Ein umfassender Leitfaden für das Vertragsmanagement

Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was Sie über Vertragsmanagement wissen müssen. Dazu gehört, welche Vorteile eine Contract Management Software für Ihr Unternehmen hat und wie die richtige Software Ihr Vertragsmanagement verbessert. Im Folgenden erfahren Sie mehr zu den folgenden Themen:

Was ist Vertragsmanagement?

In Verträgen werden Vereinbarungen schriftlich festgehalten. Sie definieren, wie das Arbeitsverhältnis zweier Parteien aussieht und wie diese zusammenarbeiten sollen. Vertragsmanagement (Contract Management) beschreibt die Betreuung, Implementierung und Änderung von Verträgen zwischen einem Auftraggeber und Auftragnehmer. 

Egal, ob Sie einen kleinen Aktenschrank mit Verträgen haben oder hunderte Verträge im Jahr verwalten müssen: Vertragsmanagement stellt sicher, dass all Ihre Verträge leicht zu finden und immer aktuell sind.

Der Vertragsmanagement-Prozess geht aber über das Wiederauffinden von Verträgen hinaus. Durch ihn machen Sie Vertragsdaten aktiv nutzbar, sodass sie Geschäftsprozesse überwachen und beeinflussen. 

Die Aufgaben von Vertragsmanagement

Warum ist Vertragsmanagement wichtig? Weil ein gutes Vertragsmanagement-System Sie bei allen Prozessen während des gesamten Lifecycles eines Vertrags unterstützt. Zu den typischen Aufgaben können unter anderem folgende Dinge gehören:

Die Vorteile des Contract Managements

Um Ihr Contract Management zu optimieren, lohnt sich der Einsatz einer leistungsfähigen Software-Lösung. Hier erfahren Sie, welche Vorteile die Vertragsmanagement-Software Ihrem Unternehmen bringen kann.

Alles an einem Ort

Mit einer guten Software für Vertragsmanagement müssen Sie nie wieder nach alten Verträgen suchen. Diese sind alle an einem Ort gespeichert, sodass Sie auf einen Klick alle gesuchten Informationen vorliegen haben.

Automatische Benachrichtigungen

Wichtige anstehende Termine wie das Ende einer Probezeit, eine nahende Deadline oder eine anstehende Vertragsverlängerung sollten Sie im Blick behalten. Eine Vertragsmanagement-Software benachrichtigt Sie automatisch, damit Sie immer wissen, wann der nächste Termin ansteht.

Zugriff von überall

Eine Vertragsmanagement-Software kann Ihre Verträge auch in der Cloud speichern. So können Sie immer und von überall auf der Welt von Ihrem Laptop oder Ihrem Smartphone auf alle wichtigen Vereinbarungen zugreifen.

Aufschlussreiche Berichte

Messen heißt Wissen und Wissen ist Macht. Das gilt auch für Ihre Verträge. Denn eine gute Vertragsmanagement-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, mit detaillierten Berichten automatische und personalisierte Analysen zu generieren.

Automatisierte Aufgaben

Die richtige Software erleichtert den Vertragsmanagement-Prozessablauf deutlich, wodurch den verantwortlichen Vertragsmanagern eine Menge Arbeit abgenommen werden kann. Nutzen Sie maßgeschneiderte Workflows, um einfache Aufgaben zu automatisieren. Das spart Zeit und Geld.

Zusammenarbeit verbessern

Weniger Missverständnisse und Verzögerungen: Weil Vereinbarungen immer abgespeichert und für alle Beteiligten einsehbar sind, kann das digitale Vertragsmanagement Ihre Zusammenarbeit verbessern – sowohl innerhalb eines Teams als auch mit externen Ansprechpartnern.

Warum die Freshworks Vertragsmanagement-Software die richtige Wahl für Sie ist

Nutzen Sie für Ihre Vertragsverwaltung eine Software, die Ihnen bei wichtigen Verwaltungsaufgaben hilft. So können Sie sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren.

Nutzen Sie nur ein einziges System zur Vertragsaufzeichnung

Verfolgen Sie mit der Vertragsmanagement-Software alle Verträge durch ihre Lebenszyklen – von Softwarelizenzen über Leasingverträge bis zu Wartungsverträgen und mehr.

Erstellen Sie eigene Vertragstypen, die genau auf Ihre besonderen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Stellen Sie die Compliance und Audit-Bereitschaft sicher, indem Sie alle Aktivitäten, die mit einem Vertrag zusammenhängen, präzise nachverfolgen. 

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Behalten Sie mit einer Contract Management Lifecycle Software den Überblick über Vertragsverlängerungen und -abläufe

Lassen Sie sich über anstehende Vertragsverlängerungen oder -abläufe informieren und planen Sie diese einfach im Voraus. 

Steuern und organisieren Sie Erneuerungsprozesse und überprüfen Sie regelmäßig, ob es mit einem Vertrag Probleme gibt.

Treffen Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen, basierend auf der Nutzung und dem Wert Ihrer Ressourcen.

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Verwalten und automatisieren Sie Genehmigungen

Vereinfachen Sie die Vertragsverwaltung mit dem Vertragsplaner, der regelmäßig prüft, ob alle genehmigten Verträge zur richtigen Zeit aktiviert und deaktiviert werden.

Mit dem Vertragsmanagement-Tool können Sie darüber hinaus Genehmigungs-Workflows nutzen, um Vertragsgenehmigungen zu automatisieren.

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Häufig gestellte Fragen

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