Was sind die bewährten Vorgehensweisen beim Lieferantenmanagement?
Beim Lieferantenmanagement gibt es viele optimale Vorgehensweisen. Die Auswahl und Anwendung dieser Vorgehensweisen hängt von den Lieferantenkategorien, den Lieferantenmanagement-Fähigkeiten Ihrer Organisation und Ihrer IT-Landschaft ab. Ebenfalls eine Rolle spielen das verfügbare Budget und die Vorteile, die die Anwendung der bewährten Vorgehensweisen Ihrer Organisation bietet. Es ist wichtig, dass Sie bei Ihren Lieferantenmanagement-Aktivitäten die richtige Balance zwischen den Kosten und Aufwand der Anwendung einerseits und den erwarteten Vorteilen andererseits einhalten. Ebenfalls einberechnen müssen Sie die wahrscheinliche Haltung des Lieferanten im Hinblick auf das Management. Manche Lieferanten, besonders große und solche, die Versorgungsleistungen erbringen, bevorzugen es, Ihre Dienste selbst zu managen und lehnen vermutlich alle Ihre Versuche zum Lieferantenmanagement ab, sobald die Verträge unterzeichnet sind. In solchen Fällen sollten Sie abwägen, ob es den Versuch wert ist, einem solchen Lieferanten ein Lieferantenmanagement aufzuerlegen. Wenn solche Lieferanten Ihnen gute Dienste oder gute Produkte liefern, ist es vielleicht ausreichend, wenn Sie Ihre Ziele erreichen. Zusätzliche Lieferantenmanagement-Aktivitäten bringen dann möglicherweise keine zusätzlichen Vorteile.
Managen der Lieferantenbeziehungen
Für Lieferantenkategorien, in denen Sie einen Lieferanten halten möchten, ist es wichtig, dass Sie planen, wie Sie ein Beziehungsmanagement in Ihr Lieferantenmanagement einbauen. Der Aufbau von Beziehungen zu wichtigen Lieferanten beginnt schon deutlich vor dem Zeitpunkt, zu dem Sie das eigentliche Management beginnen, nämlich zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie zum ersten Mal mit ihnen in Kontakt treten. Das dürfte also ein früher Schritt im (allgemeinen) Lieferantenmanagement sein, etwa während der Vorbereitungsphase zur Auswahl der Lieferanten. Überlegen Sie dort, wie die Lieferanten Sie sehen sollen. Wenn Sie einen Ansatz bevorzugen, der die beiderseitigen Vorteile unterstreicht, sollten Sie dieses vom ersten Treffen an klar kommunizieren. Wenn der Lieferanten schon beim ersten Kontakt merkt, dass Sie die Zügel gerne in der Hand haben, kann es sein, dass sich dieser Eindruck fortsetzt und ein Management des Lieferanten erschwert. Darüber hinaus kann ein solcher Eindruck dazu führen, dass Lieferanten, die lieber partnerschaftlich mit ihren Kunden arbeiten, die Beziehung abbrechen, wenn sie nach dem ersten Treffen den Eindruck haben, dass eine Zusammenarbeit mit Ihnen schwierig sein wird.
Entwicklung des Lieferanten-Auswahlprozesses
Der Lieferantenmanagement-Prozess beginnt mit der Auswahl der richtigen Lieferanten anhand der richtigen Kriterien. Die Auswahl der Lieferanten kann sowohl kompliziert als auch emotional werden, wenn Sie nicht vorher entschieden haben, wie Sie die Auswahl angehen und managen wollen. Sie sollten zunächst sicherstellen, dass Ihnen die Ressourcen und Mitarbeiterkräfte zur Verfügung stehen, um Ihre IT- und Unternehmensanforderungen zu analysieren und die Auswahlkriterien festzulegen. Dann suchen Sie mögliche Produkte sowie Lieferanten aus und führen das Team bei der Auswahl des besten Lieferanten für Ihre Anforderungen. Anschließend erstellen Sie einen geeigneten Vertrag und handeln diesen mit dem Lieferanten (ggf. auch seiner Rechtsabteilung) aus, während Sie zugleich darauf achten, Ihre Ziele nicht zu beeinträchtigen. Wenn Sie Lieferanten ohne Vorbereitung auswählen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie mit Ihrem Lieferantenmanagement optimale Ergebnisse erzielen. Es kann dann etwa passieren, dass Sie unbewusst Gesetze zur Auftragsvergabe in Ihrem Land verletzen, insbesondere, wenn Sie im öffentlichen Bereich oder einer regulierten Branche tätig sind. Die Lieferantenauswahl als Teil Ihres Lieferantenmanagement-Prozesses muss genügend Zeit zur Ausführung jedes Schrittes lassen, ebenso wie Zeit zum Überprüfen des Fortschritts und der Übereinstimmung mit Ihren Zielen sowie Ihrer IT-Landschaft. Falls Sie versuchen, die Lieferanten schnell auszuwählen, um eine Zeitvorgabe einzuhalten, führt das normalerweise zu Fehlschlägen. Wenn Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz eine Ausschreibung erfordert, schränkt das Festlegen von unrealistischen Zeitvorgaben für die Antworten der Lieferanten Ihre Auswahl ein, da vermutlich eine Reihe von Lieferanten gar kein Angebot abgibt. Die Lieferanten benötigen genügend Zeit, um Ihre Anforderungen an die von ihnen zu liefernden Produkte und Dienste zu verstehen, ebenso wie Ihren Ansatz zum Lieferantenmanagement. Nur so können sie die Erfüllung sicherstellen und ein verständliches Angebot abgeben. Zeitdruck kann dies alles beeinträchtigen, was es unwahrscheinlich macht, dass Sie das bestmögliche Ergebnis erzielen.
Bewerten potenzieller Lieferanten
Während der Erstellungsphase des Lieferantenmanagements sollten Sie Kriterien festlegen, anhand derer potenzielle Lieferanten miteinander verglichen werden. Sobald Sie sich dann einzelne Lieferanten ansehen, sollten Sie sorgfältig darauf achten, wie gut die Lieferanten Ihre Auswahlkriterien erfüllen und sich nicht von bloßen Verkaufsgesprächen überzeugen lassen. Viele Lieferanten werden nahezu alles zusagen, nur, um das Geschäft zu machen. Dazu kann es auch gehören, dass sie ihre „Experten“ schicken, die Ihnen Produkte, Funktionen und Dienste verkaufen sollen, die Sie nicht wirklich benötigen. Konzentrieren Sie Ihre Bewertung auf Ihre Vorgaben und testen Sie, ob die Lieferanten zusagen, dass sie die Vorgaben erfüllen werden. Behalten Sie bei der Bewertung die Zügel in der Hand und lassen Sie nicht zu, dass die Lieferanten das Tempo oder die Agenda bestimmen. Zudem ist es eine gute Idee, im Rahmen des Lieferantenmanagements einen mehrstufigen Bewertungsprozess durchzuführen. Auch wenn das mehr Zeitaufwand bedeutet, ist so doch wahrscheinlicher, dass Ihr Lieferantenmanagement-Prozess dazu führt, dass Sie die für Sie besten Lieferanten auswählen. In der ersten Phase sollten Sie eine Reihe von Vorgaben der obersten Ebene an potenzielle Lieferanten schicken und sie um eine Antwort bitten. Die Kriterien sollten die Schlüsselunterscheidungen enthalten, anhand derer Sie früh die wahrscheinlich ungeeigneten Lieferanten aussortieren können. Beispiele dafür sind der Preis, IT-Standards, Sicherheitsvorgaben oder die Bereitschaft, an Ihrem Lieferantenmanagement-Ansatz mitzuarbeiten.
Bleiben Sie flexibel
Einige Lieferanten wollen vielleicht eine Exklusivbeziehung eingehen oder Ihre Möglichkeiten einschränken, mit Konkurrenzanbietern zusammenzuarbeiten. Damit werden Ihre Lieferantenmanagement-Möglichkeiten eingeschränkt. Sie sollten solchen Bestrebungen daher eine Absage erteilen, unabhängig davon, wie schmackhaft der Lieferant es Ihnen machen will. Es kann sein, dass der Lieferant nur in den frühen Phasen des Lieferantenmanagement-Prozesses kompetent und bereit zu Kooperation erscheint, dann aber (nach dem Erzielen seines Profites) die Qualität ändert oder Ihr Lieferantenmanagement erschwert. Das Risiko, dass es dazu kommt, ist bei langfristig ausgelagerten und gemanagten Dienstverträgen höher. Kurzfristige Verträge mit Erneuerungsmöglichkeiten sollten gegenüber langfristigen Verträgen bevorzugt werden, denn so wird der Ersatz von Lieferanten vereinfacht, ebenso wie Änderungen an Ihrem Lieferantenmanagement-Prozess. So sollten immer offen dafür sein, auf Bitten des Lieferanten Änderungen an dem Vertrag vorzunehmen, solange die Gesamtvorteile für Sie die möglichen Nachteile überwiegen. Das Annehmen einer Änderung kann langfristig ein Vorteil für Ihr Lieferantenmanagement sein, denn es zeigt Ihr Vertrauen und die Bereitschaft, die Position des Lieferanten zu verstehen. Zugleich demonstrieren Sie damit, dass Sie auf einen Lieferantenmanagement-Ansatz hinarbeiten, der für beide Seiten vorteilhaft ist.
Fortlaufendes Überwachen der Leistung
Sie sollten nicht davon ausgehen, dass nach der Vertragsunterzeichnung die Lieferantenbeziehungen wie geplant verlaufen und dass die Verträge genau wie vereinbart ausgeführt werden. Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz sollte vom ersten Tag an eine fortlaufende Überwachung der Leistung und der Einhaltung der Service Level umfassen. Die Überwachung der Lieferanten sollte eine Prüfung einschließen, ob alle Ihre Anforderungen erfüllt werden, insbesondere solche, die für Ihr Geschäft am wichtigsten sind. Das hängt von den speziellen Produkten und Diensten ab, die der jeweilige Lieferant erbringt. Typische Beispiele sind die Lieferzeit für Produkte sowie die Qualität und die Verfügbarkeit von Diensten. Ihr Lieferantenmanagement-Ansatz sollte auch die fortlaufende Überwachung der Einhaltung der allgemeinen Vertragsbedingungen umfassen, auf die Sie sich mit dem Lieferanten geeinigt haben. Eine offensichtliche Vorgabe sind Ihre vertraglich vereinbarten Zahlungen an den Lieferanten. Andere Verträge können andere Vorgaben enthalten, die Sie als Kunde einhalten müssen. Wenn Ihr Lieferantenmanagement-System diese nicht beachtet, kann das Ihre Beziehung zum Lieferanten negativ beeinflussen. Ein optimaler Lieferantenmanagement-Ansatz ist es „Balanced Scorecards“ (ausgewogene Wertungslisten) zur Messung der Lieferantenleistung zu verwenden. Damit beziehen Sie neben leichter messbaren Werten (etwa das Einhalten der Service Level) auch andere, zahlenmäßig schwerer zu erfassende Aspekte der Leistung ein, etwa die Bereitschaft zur Kooperation. Die Verwendung einer ausgewogenen Wahl von Bewertungen im Lieferantenmanagement ermöglicht Ihnen eine viel bessere Sicht darauf, was die Lieferanten leisten und fördert so die Beziehung zu ihnen.
Fortlaufende Zwei-Wege-Kommunikation
Aktive und effektive Zwei-Wege-Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg im Lieferantenmanagement. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass die Lieferanten Ihr operatives IT-Modell kennen oder Ihre Gedanken lesen können. Verwenden Sie sorgfältig ausgearbeitete, festgelegte und gepflegte Kommunikationswege zwischen Ihnen (dem Kunden) und Ihren Lieferanten. Wenn Sie dies als grundlegenden Teil des Lieferantenmanagements umsetzen, vermeiden Sie Missverständnisse, erhalten eine positive Beziehung und fördern die proaktive Lösung von Schwierigkeiten, bevor sie zu Problemen werden. Natürlich ist jeder Lieferant anders. Sie sollten sich daher die Zeit nehmen, zu verstehen, wie jeder Lieferant gerne kommunizieren würde. Ein guter Ansatz beim Lieferantenmanagement ist es, eine Kombination aus persönlicher sowie mündlicher Kommunikation und Kommunikation per E-Mail zu wählen. Prüfen Sie immer, ob alle übermittelten Nachrichten auch angekommen sind und verstanden wurden, besonders dann, wenn ein Anbieter aus einem anderen Land oder einer anderen Kultur stammt. Ohne diese Bestätigungen ist das Lieferantenmanagement schwieriger.