Was ist SaaS-App-Management?

SaaS-Applikationsmanagement (SAM) ist eine proaktive Managementlösung, die Käufe, Lizensierungen, Wartungen, Verlängerungen sowie die Sicherheits-Compliance und das Offboarding von cloudbasierte Software-als-Service-Applikationen innerhalb eines Unternehmensportfolios überwacht.

Ein gutes SaaS-App-Managementsystem für Ihre Organisation ist eine langfristige Investition im Hinblick auf die Optimierung Ihrer SaaS-Ausgaben, der Maximierung Ihres ROI, der Einhaltung der Sicherheits-Compliance und der Nutzung ihrer cloudbasierten Investitionen. 

Software-als-Service (SaaS) ist zweifelsohne das Aushängeschild moderner Software. Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile von cloud- und abonnementsbasiertem Zugriff. Gartner geht davon aus, dass SaaS aktuell das größte Marktsegment ist und prognostiziert für 2020 ein Wachstum auf 104,7 Milliarden USD. Die IT in Großunternehmen sieht sich einem Problem gegenüber, das das SaaS-Modell perfekt löst: schneller Zugriff und ein einfaches Einrichten. Jedermann mit einer Kreditkarte und einer E-Mail-Adresse kann ein Abonnement für SaaS abschließen. Das ist die Lösung für Großunternehmen, die Lizenzen und Vereinbarung managen und die Unternehmensdaten sichern müssen.  

Gartner, das weltweit führende IT-Forschungsunternehmen, schätzt, dass die jährlichen Kosten für den Kauf und das Managen von Software-Applikationen sowie -Lizenzen bis zu viermal soviel kosten kann, wie die anfänglichen Beschaffungskosten. Unternehmen geben bis zu 75 Prozent ihres gesamten IT-Budgets nur für die Wartung und den Betrieb von Systemen und Software aus, die sie bereits besitzen.

                           Die 4 Hauptschwierigkeiten beim Managen von SaaS

SaaS-App-Management: Die Rettung aus dem SaaS-Chaos

Stoppen Sie unnötige SaaS-Ausgaben, optimieren Sie Ihr SaaS-Applikationsmanagement und nutzen Sie Ihr IT-Budget, um Ihr Geschäft zu transformieren. Eine gute Strategie ist unerlässlich, um die Kontrolle zu erlangen und Ihre SaaS-Applikationen und Lizenzen sichtbarer zu machen. Hier einige Maßnahmen, die Organisationen dabei unterstützen, den Überblick über ihre SaaS-Nutzung zu gewinnen, Geld für überflüssige Applikationen zu sparen und Experten im SaaS-Applikationsmanagement zu werden.

 

1. Sichern Sie Ihre SaaS-Konten

SaaS-Applikationen sind eine großartige Hilfe für Organisationen, denn sie sind skalierbar, einfach zu handhaben und haben nur geringe Vorlaufkosten. Im Rahmen der Schatten-IT besorgen Endnutzer oft Lizenzen und Applikationen ohne formale Autorisierung durch die IT-Abteilung, was zu blinden Flecken bei der Sicherheit führt. Das birgt die Gefahr, dass firmeneigene Daten gestohlen werden und schafft damit erhebliche Risiken bei der regulatorischen Compliance.

 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation die DSGVO, HIPAA und andere Regularien einhält, um Ihre Organisation und ihre Geheimnisse zu schützen.

Klären Sie Ihre Endnutzer zu Risiken unautorisierter Apps und Lizenzen auf.

Stellen Sie ein Team zusammen, das dafür zuständig ist, alle blinden Flecken der Sicherheit in der Organisation zu beseitigen.

Richten Sie ein Protokoll für eine regelmäßige Sicherheitsüberprüfung ein, um sicherzustellen, dass verwendete SaaS-Applikationen und SaaS-Software kein Risiko für die Organisation bedeuten.

 2. Optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben

Fragen Sie sich bei jeder beschafften Applikation und Lizenz, ob sie zu 100 % ausgenutzt wird. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern unabhängig von ihrem Bedarf die größten Funktionspakete zur Verfügung? Hat Ihre Organisation versteckte Ausgaben für SaaS?

SaaS ist einfach zu beschaffen und einzurichten. Jedermann mit einer E-Mail-Adresse und einer Kreditkarte kann im Handumdrehen SaaS bekommen. Das Problem bei SaaS ist, dass sie „wuchert“. Die meisten beschafften SaaS-Applikationen werden nicht einmal genutzt. Das führt dazu, dass die Ausgaben für SaaS aus dem Ruder laufen. 

 

Führen Sie eine solide SaaS-Lizenzmanagementstrategie ein.

Verringern Sie SaaS-Überlappungen

Schulen Sie Ihre Nutzer, wie sie die SaaS-Annahme und das Engagement verbessern.

Verhandeln Sie Ihre Vertragsbedingungen mit Ihren Anbietern regelmäßig neu.

Investieren Sie in Automatisierung, um SaaS-Applikationen, die Lizenzbeschaffung und den Verlängerungsprozess zu optimieren.

3. Spüren Sie die Schatten-SaaS auf

Mitarbeiter kaufen häufig Lizenzen und Applikationen ohne formale Genehmigung der IT. Der Grund dafür ist, dass man allgemein davon ausgeht, dass IT-Prozesse lange dauern und lästig sind. Für die meisten Mitarbeiter ist die Schatten-IT bloß ein Mittel, um ihre Aufgaben am effektivsten und effizientesten zu erfüllen. Das führt zu echten Herausforderungen wie mehrfachen SaaS-Abonnements, dem Hosten Ihrer Daten auf nicht autorisierten Applikationen sowie erhöhten Risiken im Hinblick auf die Sicherheit und regulatorische Vorschriften.  

 

Finden Sie Schatten-SaaS-Applikationen.

Behalten Sie alle Ihre SaaS-Applikationen und Lizenzen im Blick, unabhängig davon, ob sie autorisiert, nicht autorisiert, genehmigt oder nicht genehmigt sind.

4. Managen Sie Ihre SaaS-Verlängerungen

Das Managen von SaaS-Lizenzen erfordert einen genauen Blick auf die Details. Es ist nie einfach, vollständige Sichtbarkeit in alle Käufe und Verlängerungen auf Cloudbasis in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Je mehr SaaS-Lizenzen und -Applikationen Ihre Mitarbeiter beschaffen, desto schwieriger ist es, die Übersicht zu behalten. Diese SaaS-Käufe und Vertrags- oder Lizenzverlängerungen haben oft lange Abrechnungsregeln, verschiedene Vertragslängen und schwer verständliche Bedingungen.

Ein festgelegter SaaS-Verlängerungsprozess ist unerlässlich, um diese Hürden zu überwinden und Ihrer Organisation Geld zu sparen.

 

Bestimmen Sie die kaufende Abteilung und einzelne, zuständige Mitarbeiter für jede SaaS-Applikation.

Verschaffen Sie sich Einblicke in alle mit SaaS oder der Cloud zusammenhängenden Ausgaben.

Verfolgen Sie alle Verträge und Vertragsdetails nach und vereinfachen Sie so deren Verwaltung.

Führen Sie einen Kalender mit Verlängerungsdetails, wichtigen Terminen und automatischen Verlängerungen.

Erstellen Sie einen automatisierten Prozess für den Kauf von SaaS-/Cloud-Applikationen und -Lizenzen.

Im Idealfall sollten Organisationen eine zentrale Stelle für mehr Sichtbarkeit und Kontrolle über die Nutzung der Cloud schaffen. So können sie ihre SaaS-Ausgaben anpassen und mehr Sicherheit gewährleisten. Sprechen Sie mit unseren SaaS-Managementexperten bei Freshservice, um die richtige SAM-Lösung zu finden, die genau zu Ihrer Organisation passt.