Was ist IT-Asset-Management?

IT-Asset-Management (abgekürzt: ITAM) bezeichnet die strategische Verwaltung von Software- und Hardware-Assets während ihres Lebenszyklus. Asset Management wird manchmal auch als „IT-Bestandsmanagement“ bezeichnet, da es in der Regel das Sammeln detaillierter Hard- und Software-Bestandsinformationen beinhaltet, die Unternehmen dann für die Entscheidungen über den Kauf und die Verwendung von Assets verwendet.

ITAM Software bezieht ihre Effektivität aus der Verwendung von Metadaten und elektronischen Aufzeichnungen zur Verfolgung und Kategorisierung der Unternehmens-Assets. Metadaten sind die Beschreibung der physischen und digitalen Assets, sowie aller unterstützenden Informationen, die für Asset-Management-Entscheidungen benötigt werden. Die Tiefe der Metadaten kann je nach Bedarf des Unternehmens variieren.

Inhalt:

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Welche Vorteile bietet IT-Asset-Management?

Informierte Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen

Ein wesentlicher Vorteil des IT-Asset-Managements besteht darin, zu verstehen, welche Assets vorhanden sind und wofür sie verwendet werden. Konsequent gepflegte und genaue IT-Asset-Management-Daten können einem Unternehmen helfen, vergangene Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen zu bewerten und künftige Maßnahmen zu steuern. Dazu gehört die Auswahl der besten Anbieter nicht nur auf Grundlage des Kaufpreises, sondern auch auf Basis der Produkt- und Servicequalität sowie des Kundendienstes. Das ITAM kann auch dazu beitragen, Entscheidungen über die Bereitstellung zu verbessern und den Einkauf nicht benötigter Ressourcen zu vermeiden.

Geschäftskontinuität

Katastrophen und Ausfälle können vorkommen. IT-Asset- und Konfigurationsdaten helfen Führungskräften und Mitarbeitern dabei, die Auswirkungen von geschäftsstörenden Ereignissen einzuschätzen und Entscheidungen zur Wiederherstellung von Services sicherer zu treffen. Asset-Daten können auch ein wertvoller Input für die Entwicklung von IT-Architekturen sein, die in vielen Situationen redundant und widerstandsfähig sind.

Einhaltung von Lizenzen und Abonnements

Eine der größten Herausforderungen für moderne IT-Organisationen ist die Verfolgung von Software-Lizenzen und Cloud-Abonnements. Eine IT-Verwaltungssoftware kann sicherstellen, dass ein Unternehmen keine Ressourcen nutzt, für die es nicht bezahlt hat, oder es für Ressourcen bezahlt, die es nicht benötigt und nicht nutzt. Die Nichteinhaltung von Lizenzen ist nicht nur ein rechtliches und finanzielles Risiko für das Unternehmen, potenziell können Folgeprobleme auch nur mit großem Kostenaufwand behoben werden.

Total Cost of Ownership (TCO)

Die Kosten eines IT-Assets umfassen weit mehr als nur den Anschaffungskaufpreis. Damit IT-Assets einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen kann, muss während ihres gesamten Lebenszyklus der Betrieb, der Support und die Wartung gewährleistet sein. TCO misst die Gesamtkosten des Besitzes und Betriebs eines Assets. Die Verwaltung der TCO mittels ITAM Software hilft effektiv, die Kosten für die Verdoppelung von Assets oder für deren Nichtnutzung nach dem Kauf zu eliminieren.

Standardisierung

Nicht standardmäßige IT-Ausrüstung und Software kann ein Unternehmen viel Geld kosten. Sie führt oft dazu, dass IT-Mitarbeiter weniger produktiv sind, weil ihnen das nötige Know-how fehlt, um nicht standardisierte Assets zu verwalten, sodass jedes Problem zu einem Lernprozess wird. Die Standardisierung von IT-Assets als Teil eines effizienten IT-Asset-Managements steigert nicht nur die Produktivität der IT-Mitarbeiter, sondern auch die der Anwender, da sie mit Systemen und Daten arbeiten, mit denen sie vertraut sind.

Warum ist IT-Asset-Management wichtig?

IT-Asset-Management hilft IT-Teams dabei, Ressourcen des Unternehmens effizient zu nutzen und die Bedürfnisse von Benutzern sowie die Geschäftsfunktionen zu unterstützen.

IT-Organisationen verwalten einen großen Teil des gesamten Asset-Footprints des Unternehmens. Anschaffung und Wartung von IT-Assets sind kostspielig. Neben der Inventarisierung bestehender Assets geht es beim IT-Asset-Management auch um die effiziente Nutzung der erfassten Informationen zur Entscheidungsfindung.

IT-Organisationen konzentrieren sich zunehmend auf die Benutzerfreundlichkeit und den Informationswert von IT-Asset-Daten, um den Unternehmenswert zu steigern, anstatt sich nur auf die Datenmenge und -genauigkeit zu konzentrieren. Ein entsprechendes Software ITAM kann dabei helfen.

Ziele von IT-Asset-Management:

Grundsätzlich beschränkt sich IT-Asset-Management nicht nur auf einen Aspekt, sondern vereint gleich mehrere IT- und Unternehmensziele. Wer mit ITAM Software sein Asset Management betreibt, sollte folgende Ziele im Blick behalten:

Welche Arten von IT-Asset-Management gibt es?

IT-Asset-Management ist ein weit gefasster Begriff und kann viele verschiedene Bedeutungen haben. Hier finden Sie einige der häufigsten Formen, die in IT-Organisationen anzutreffen sind:

IT-Asset-Management (ITAM)

Das IT-Asset-Management ist eine übergreifende Reihe von Geschäftspraktiken, die Finanz-, Vertrags- und Bestandsfunktionen verbindet, um das Lebenszyklusmanagement und die strategische Entscheidungsfindung für die IT-Umgebung zu unterstützen. ITAM ist Teil der IT-Service-Management-Funktion eines Unternehmens.

Digital Asset Management

Digital Asset Management hilft, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu verwalten und ist eine Form des elektronischen Medien-Content-Managements. Die Digital Asset Management Software befasst sich mit der Verwaltung von digitalen Assets wie Fotos, Videos und digitalen Daten, die das Unternehmen entweder produziert oder von Dritten lizenziert.

Software Asset Management und Lizenz-Management

Software Asset Management und Lizenz-Management befassen sich mit der effektiven Verwaltung, Kontrolle und dem Schutz von Software-Assets. Dies gilt auch für die vom Unternehmen hergestellten und von Dritten lizenzierten Programme. So soll sichergestellt werden, dass die gesamte im Unternehmen verwendete Software ordnungsgemäß bezahlt wird und den Lizenzvereinbarungen entspricht.

Technisches Asset Management

Beim technischen Asset Management handelt es sich immobilienwirtschaftlich-technische Beratungs- und Managementleistungen für den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. Ziel ist eine nachhaltige und vor allem eine renditeorientierte Entwicklung.

Beispiele für IT-Assets

IT-Umgebungen in Unternehmen werden immer komplexer. Aufgrund neuer Technologien und der zunehmenden Angebote von Drittanbietern, ist es inzwischen schwierig, eine eindeutige und allumfassende IT-Asset-Management Definition zu finden. Vielmehr variiert die Definition von IT-Assets von Organisation zu Organisation – je nach verwendeten Service, Geschäftsform, der Rolle bestimmter Elemente innerhalb des IT-Ökosystems und dem Informationsbedarf, der zur Entscheidungsfindung gedeckt werden muss.

Folgende Aspekte und Bereiche kann ein IT-Asset-Management abdecken:

Infrastruktur-Hardware

Dazu gehören Netzwerkgeräte, Rechenzentren, physische Server usw., die Ihr Unternehmen gekauft hat und betreibt.

Gebäude- und Infrastrukturmietverträge

Die von Dritten zur Verfügung gestellte Infrastruktur gilt zunächst nicht als Asset Ihres Unternehmens. Die Vereinbarungen über den Zugang und die Nutzung der Infrastruktur von Drittanbietern können aber als Assets angesehen werden.

Eigenentwickelte Software

Dazu gehören all die Softwarelösungen, die Ihre IT-Mitarbeiter intern geschrieben oder gebaut haben und die Ihrem Unternehmen gehören.

Softwarelizenzen

Manchmal als „Commercial off-the-shelf“-Software (COTS) bezeichnet, sind dies seriengefertigte Produkte, für die Sie eine Lizenz erworben haben. Denken Sie daran, dass für Sie die Lizenz das eigentliche Asset ist und nicht die Software an sich.

Firmeneigene Endgeräte

Desktop-Computer, Monitore, Drucker, Telefone und andere Endgeräte werden traditionell als IT-Assets betrachtet. Denken Sie daran, dass Geräte, die sich im Besitz der Mitarbeiter befinden bzw. von diesen zur Verfügung gestellt werden, keine Unternehmens-Assets sind. Dies ist wichtig, da sich „Bring your own device“ – BYOD – immer mehr durchsetzt.

Digitale Daten aus dem Betrieb

Daten werden ebenfalls zunehmend als IT-Assets behandelt, die über den gesamten Lebenszyklus bewertet, kalkuliert, verwaltet und gepflegt werden. Betriebsdaten sind besonders wichtig für digitale Unternehmen.

 

Wie sieht der IT-Asset-Management-Prozess aus?

IT-Asset-Management ist ein Prozess, mit dem Sie Assets kosteneffektiv entwickeln, betreiben, warten, aktualisieren und entsorgen können. Assets haben aber nur eine begrenzte Nutzungsdauer: Um die Wertschöpfung für das Unternehmen zu maximieren, nutzen IT-Asset-Management-Prozesse das Konzept des Asset-Lebenszyklus, um unternehmensinterne Aktivitäten zu strukturieren und Entscheidungen für die Unternehmenszukunft zu unterstützen.

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Im Rahmen des IT-Asset-Managements ist der Prozess oft wie folgt strukturiert:

Planung

Die Planung ist im IT-Asset-Management die Strategieentwicklung und Entscheidung darüber, welche Assets innerhalb der Organisation benötigt werden und wie diese beschafft, verwendet und finanziert werden. Die Planung beinhaltet oft Total-Cost-of-Ownership- (TCO-) und Kosten-Nutzen-Analysen von verschiedenen Alternativen.

Erwerb

Der Erwerb ist die Beschaffung von Assets durch Bauen, Kaufen, Leasen oder Lizenzieren.

Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme ist die Einführung des Assets in das IT-Ökosystem. Dazu gehören die Installation, die Integration in andere Komponenten, die Einrichtung von Betriebs-/Supportprozessen und die Bereitstellung des Anwenderzugriffs.

Wartung

Währen der Nutzung eines Assets können Wartung, Reparatur, Upgrades und Überarbeitungen notwendig werden, um den Wert für die Nutzer zu maximieren, die Lebensdauer des Assets zu verlängern, Risiken zu minimieren und die Support-Kosten zu senken. Die Wartung ist somit ebenfalls Teil des IT-Asset-Managements.

Stilllegung

Am Ende der Nutzungsdauer muss das Asset entsorgt oder anderweitig veräußert werden. Die Stilllegung beinhaltet häufig die Umstellung auf andere Ressourcen, die Aktualisierung von Asset-Datensätzen, die Kündigung von Supportverträgen und Lizenzverlängerungen und die Planung für Ersatz-Assets.

Was ist ein Software Asset Management Tool?

IT-Asset-Management ist ein datenintensiver Prozess und so überrascht es nicht, dass die IT-Verwaltung Software einsetzt, um diese Datenmengen zu bewältigen und Prozesse zu automatisieren. In modernen Unternehmen sind Asset-Management-Systeme unerlässlich, um betriebliche Prozesse und Entscheidungsprozesse über große Asset-Profile hinweg zu skalieren. Die Automatisierung des IT-Asset-Management kann eine entsprechend wichtige Rolle bei der Erfassung, Katalogisierung, Verwaltung, Analyse und Berichterstellung von Asset-Daten spielen.

Hier finden Sie eine Auswahl der gängigsten Tools, die Unternehmen für das IT-Asset-Management einsetzen.

Discovery / Automatische Inventarisierung

Gemeint ist hier die intelligente „Entdeckung” der im IT-Ökosystem des Unternehmens installierten Hardware- und Softwarekomponenten.

Lizenzverwaltung

Das Software Asset Management Tool stellt hier Repositorys für Lizenzansprüche bereit, die dann mit Daten abgeglichen werden können und durch bereits angesprochene Inventarisierungstools bereitgestellt werden. So kann eine Organisation prüfen, inwieweit sie unterlizenziert ist, und das Risiko eines Compliance-Audits eingeht, oder überlizenziert ist und entsprechend Geld für unnötige Softwarekäufe verschwendet. Lizenzmanagement-Tools verfolgen auch Lizenzbedingungen (manchmal auch als EULAs bezeichnet) und Ablaufdaten.

Patch- und Versionsverwaltung

Es automatisiert die Bereitstellung von Software-Patches als Bestandteil des Software ITAM, um sicherzustellen, dass die Computer auf dem neuesten Stand sind und den geltenden Sicherheits- und Effizienzstandards entsprechen.

Serviceanfragen-Management

Das Serviceanfragen-Management ist oft Teil eines Beschaffungs- oder Bereitstellungssystems und ermöglicht es den Mitarbeitern über ein zentralisiertes Formular Anfragen zu Softwareprodukten, Geräten und anderen Assets zu stellen, um spezifische Lizenzanforderungen zu erfassen und zu bewerten. Zugleich kann so der Beschaffungs- und Bereitstellungsprozess verwaltet und verfolgt werden.

Produkt-/Servicekatalog

Das entsprechende Software Asset Management Tool bietet eine Hauptliste der Assets und Ressourcen, die für die Verwendung innerhalb des Unternehmens zugelassen sind. Dies kann sowohl Standardangebote als auch nicht standardisierte genehmigte Artikel umfassen. Der Service- bzw. Produktkatalog erfasst produktspezifische Informationen wie Name, Edition, Version und Lizenzvertragstypen sowie weitere Schlüsseldaten.

Configuration Management Database (CMDB)

Die CMDB ist in der Regel ein Teil des IT-Service-Management-Systems eines Unternehmens und bietet ein zentrales Repository zur Aufzeichnung von IT-Assets, deren Konfiguration und Beziehungen zu anderen Komponenten.

Asset Repository

Als Teil des Finanzmanagementsystems der Organisation ist das Asset Repository für die Verwaltung und das Reporting der Asset-Daten zur Unterstützung der Finanzprozesse zuständig.

Digital Asset Management

Hier geht es um den Geschäftsprozess für das Organisieren, Speichern und Abrufen von Rich Media und um die Verwaltung digitaler Rechte und Berechtigungen. Rich-Media-Assets umfassen Fotos, Musik, Videos, Animationen, Podcasts und andere multimediale Inhalte.

Asset Tracking Software

Asset Tracking kombiniert physische Geräte, Desktop-Software, Barcode-Scanner, Barcode-Etiketten und mobile Geräte, um die Verfolgung von Assets im Unternehmen zu verfolgen und zu optimieren – vom Erwerb bis zur finalen Stilllegung.

Das Asset Tracking hat im Wesentlichen drei Hauptfunktionen:

Warum braucht man Asset Tracking Software?

Wenn Sie IT-Assets kaufen, werden Sie diese im alltäglichen Betreib oft an verschiedenen Orten einsetzen. Tritt dann aber ein Fehler auf, kann es ziemlich kompliziert werden, nachzuverfolgen, was genau mit dem Asset passiert. Asset Tracking Software liefert die notwendige Historie und alle Änderungen, die ein Asset im Laufe der Zeit erfahren hat. Damit wird es für den Service-Desk-Agent einfacher, die mit dem Asset zusammenhängenden Probleme ausfindig zu machen und zu lösen. Darüber hinaus hilft Asset Tracking dabei, vorauszusagen, wann Assets gewartet oder ersetzt werden müssen. Die ITAM Software gibt somit einen Überblick über den gesamten Lebenszyklus.

Lizenzverwaltung

Lizenzmanagement hilft im IT-Asset-Management dabei, die Risiken, Kosten und Komplexität von Software-Assets zu reduzieren. Jedes Unternehmen ist bestrebt, möglichst wenig für Software-Assets auszugeben und gleichzeitig den Lizenzbestimmungen zu entsprechen. Das Lizenzmanagement beinhaltet in der Regel die Erstellung von Testversionen oder Demos, die Beschaffung von Lizenzschlüsseln, sowie die Aktivierung und Deaktivierung der Software. Zudem können Sie sicherstellen, dass die Software zum richtigen Zeitpunkt erneuert wird. So wird der Betrieb für die Endanwender reibungslos gestaltet. Dazu gehört auch, dass alle Softwarelizenzen regelmäßig überprüft werden, damit nicht zu viel Geld für Lizenzen ausgegeben wird.

Was sind die IT-Asset-Management-Normen?

Während ITIL und andere Rahmenwerke Leitlinien für Asset-Management-Prozesse im operativen Bereich bieten, werden die offiziell anerkannten Standards für das IT-Asset-Management von der International Organization for Standardization (ISO) unterhalten. Die Normenfamilie ISO 19770 besteht aus 5 Hauptteilen und wurde kürzlich im Jahr 2017 aktualisiert.

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