Was ist IT Asset Management?

Im IT Asset Management (ITAM) werden Software- und Hardware-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus strategisch verwaltet, um ihren Geschäftswert zu maximieren. Dazu gehören der Definition nach auch Inventarisierung und Finanzierung sowie Vertrags-, Lizenz- und Risikomanagement.

Asset Management in der IT wird manchmal auch als „IT-Bestandsmanagement“ bezeichnet, da es in der Regel das Sammeln detaillierter Hard- und Software-Bestandsinformationen beinhaltet, die dann für Entscheidungen über den Kauf und die Verwendung von Assets verwendet werden. Eine genaue IT-Asset-Inventarisierung hilft Unternehmen, ihre Assets effektiver zu nutzen und unnötige Asset-Käufe durch die Wiederverwendung vorhandener Ressourcen zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht es IT Asset Management Unternehmen, die Risikokosten zu senken, wenn sie unwissentlich neue IT-Projekte auf veralteten (oder unbekannten) Infrastrukturgrundlagen aufbauen.

Das IT Asset Management bezieht seine Effektivität aus der Verwendung von Metadaten und elektronischen Aufzeichnungen zur Verfolgung und Kategorisierung der Assets des Unternehmens. Metadaten sind die Beschreibung der physischen oder digitalen Assets und aller unterstützenden Informationen, die für Asset-Management-Entscheidungen benötigt werden. Die Tiefe der Metadaten kann je nach Bedarf des Unternehmens variieren.

Informieren Sie sich hier im Detail über IT Asset Management:

Warum ist Asset Management für die IT wichtig?

IT-Organisationen verwalten einen großen Teil des gesamten Asset-Footprints des Unternehmens. Anschaffung und Wartung von IT-Assets sind kostspielig. Daher spielt das Asset Management eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, IT-Teams dabei zu unterstützen, die Ressourcen des Unternehmens effizient zu nutzen, um die Bedürfnisse von Benutzern und Geschäftsfunktionen zu unterstützen.

Neben der Inventarisierung von Assets geht es auch um die Nutzung der erfassten Informationen zur Entscheidungsfindung. IT-Organisationen konzentrieren sich zunehmend auf die Benutzerfreundlichkeit und den Informationswert von IT-Asset-Daten, um den Unternehmenswert zu steigern, anstatt sich nur auf die Datenmenge und -genauigkeit zu konzentrieren.

Hier sind einige der wichtigsten Ziele des IT Asset Managements:

Welche Formen des IT Asset Managements gibt es?

Asset Management ist ein weit gefasster Begriff und kann viele verschiedene Dinge bedeuten. Hier finden Sie einige der häufigsten Formen, die in IT-Organisationen anzutreffen sind:

IT Asset Management (ITAM)

Das IT Asset Management ist eine übergreifende Reihe von Geschäftspraktiken, die Finanz-, Vertrags- und Bestandsfunktionen verbindet, um das Lebenszyklusmanagement und die strategische Entscheidungsfindung für die IT-Umgebung zu unterstützen. ITAM ist Teil der IT-Service-Management-Funktion eines Unternehmens.

Management digitaler Assets

Das Management digitaler Assets ist Teil der Verwaltungsfunktion für das geistige Eigentum eines Unternehmens und eine Form des elektronischen Medien-Content-Managements. Es befasst sich mit der Verwaltung von digitalen Assets wie Fotos, Videos und digitalen Daten, die das Unternehmen entweder produziert oder von Dritten lizenziert.

Software Asset Management und Lizenz-Management

Software Asset Management und Lizenz-Management befassen sich mit der effektiven Verwaltung, Kontrolle und dem Schutz von Software Assets. Dies gilt auch für die vom Unternehmen hergestellten und von Dritten lizenzierten Programme, um sicherzustellen, dass die gesamte im Unternehmen verwendete Software ordnungsgemäß bezahlt wird und den Lizenzvereinbarungen entspricht.

Was ist ein Beispiel für ein IT Asset?

Da IT-Umgebungen immer komplexer und aufgrund neuer Technologien und der zunehmenden Angebote von Drittanbietern immer vielfältiger werden, ist es schwierig, eine klare Definition für IT Assets zu finden. Die Definition von IT Assets variiert von Organisation zu Organisation – je nach Service, Geschäftsform, der Rolle bestimmter Elemente innerhalb des gesamten IT-Ökosystems und dem Informationsbedarf, der zur Unterstützung der Entscheidungsfindung gedeckt werden muss.

Infrastruktur-Hardware

Netzwerkgeräte, Rechenzentren, physische Server usw., die Ihr Unternehmen gekauft hat und betreibt.

Gebäude- und Infrastrukturmietverträge

Die von Dritten zur Verfügung gestellte Infrastruktur gilt nicht als Asset Ihres Unternehmens. Die Vereinbarungen über den Zugang und die Nutzung der Infrastruktur von Drittanbietern können als Assets angesehen werden.

Eigenentwickelte Software

Dinge, die Ihre IT-Mitarbeiter intern geschrieben oder gebaut haben und die Ihrem Unternehmen gehören.

Softwarelizenzen

Manchmal als „Commercial off-the-shelf“-Software (COTS) bezeichnet, sind dies seriengefertigte Produkte, für die Sie eine Lizenz erworben haben. Denken Sie daran, dass die Lizenz für Sie das eigentliche Asset ist und nicht die Software an sich.

Firmeneigene Endgeräte

Desktop-Computer, Monitore, Drucker, Telefone und andere Endgeräte werden traditionell als IT Assets betrachtet. Denken Sie daran, dass Geräte, die sich im Besitz der Mitarbeiter befinden bzw. von diesen zur Verfügung gestellt werden, keine Unternehmens-Assets sind. Dies ist wichtig, da sich „Bring your own device“ – BYOD – immer mehr durchsetzt.

Digitale Daten aus dem Betrieb

Daten werden zunehmend als IT Asset behandelt, das über den gesamten Lebenszyklus bewertet, kalkuliert, verwaltet und gepflegt wird. Betriebsdaten sind besonders wichtig für digitale Unternehmen.

Was ist der IT-Asset-Lebenszyklus?

Assets haben eine begrenzte Nutzungsdauer. Um die Wertschöpfung für das Unternehmen zu maximieren, nutzen Asset-Management-Prozesse das Konzept des Asset-Lebenszyklus, um Aktivitäten zu strukturieren und Entscheidungen zu unterstützen. Wie oben beschrieben, kann jede Art von Asset-Management-Funktion innerhalb einer Organisation ihre eigene Definition für die Lebenszyklusphasen und Informationen haben. Jedoch ist, unabhängig davon, ob es sich nun um Gebäude, Geräte oder Software handelt, der zugrunde liegende Zyklus derselbe. IT Asset Management beschreibt damit den systematischen Prozess, bei dem es darum geht, Assets kosteneffektiv zu entwickeln, zu betreiben, zu warten, zu aktualisieren und zu entsorgen.

Im Rahmen des IT Asset Managements ist der Asset-Lebenszyklus oft wie folgt strukturiert:

Planung

Die Planung ist die Strategieentwicklung und Entscheidung darüber, welche Assets innerhalb der Organisation benötigt werden und wie diese beschafft, verwendet und finanziert werden. Die Planung beinhaltet oft TCO- und Kosten-Nutzen-Analysen von Alternativen.

Erwerb

Der Erwerb ist die Beschaffung von Assets durch Bauen, Kaufen, Leasen oder Lizenzieren.

Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme ist die Einführung des Assets in das IT-Ökosystem. Dazu gehören die Installation, die Integration mit anderen Komponenten, die Einrichtung von Betriebs-/Supportprozessen und die Bereitstellung des Anwenderzugriffs.

Wartung

Da das Asset betrieben und genutzt wird, können Wartung, Reparatur, Upgrades und Überarbeitungen notwendig werden, um den Wert für die Nutzer zu maximieren, die Lebensdauer des Assets zu verlängern, Risiken zu minimieren und die Support-Kosten zu senken.

Stilllegung

Am Ende der Nutzungsdauer muss das Asset entsorgt oder anderweitig veräußert werden. Die Stilllegung beinhaltet häufig die Umstellung von Anwendern auf andere Ressourcen, die Aktualisierung von Asset-Datensätzen, die Kündigung von Supportverträgen, die Kündigung von Lizenzverlängerungen und die Einleitung der Planung für Ersatz-Assets.

Was ist ein Asset Management Tool?

IT Asset Management ist ein sehr datenintensiver Prozess. Automatisierung kann eine wichtige Rolle bei der Erfassung, Katalogisierung, Verwaltung, Analyse und Berichterstellung von Asset-Daten spielen. In modernen Unternehmen ist die Asset-Management-Technologie unerlässlich, um betriebliche Prozesse und Entscheidungsprozesse über große Asset-Profile hinweg zu skalieren. Hier finden Sie eine Auswahl der gängigsten Werkzeugtypen, die Unternehmen zur Unterstützung von Asset-Management-Prozessen einsetzen:

Discovery/Automatische Inventarisierung

Intelligente „Entdeckung” der im IT-Ökosystem des Unternehmens installierten Hard- und Softwarekomponenten.

Lizenzverwaltung

Bereitstellung eines Repositorys für Lizenzansprüche, die dann mit Daten abgeglichen werden können, die durch Inventarisierungstools bereitgestellt werden. So kann eine Organisation prüfen, inwieweit sie unter- (mit dem Risiko eines Compliance-Audits) oder überlizenziert ist (Verschwendung von Geld für unnötige Softwarekäufe). Lizenzmanagement-Tools verfolgen auch Lizenzbedingungen (manchmal auch als EULAs bezeichnet) und Ablaufdaten.

Patch- und Versionsverwaltung

Automatisiert die Bereitstellung von Software-Patches, um sicherzustellen, dass die Computer auf dem neuesten Stand sind und den geltenden Sicherheits- und Effizienzstandards entsprechen.

Serviceanfragen-Management

Das Serviceanfragen-Management (oft Teil eines Beschaffungs- oder Bereitstellungssystems) ermöglicht es den Mitarbeitern, Anfragen zu Softwareprodukten, Geräten und anderen Assets über ein zentralisiertes Formular zu stellen, um spezifische Lizenzanforderungen zu erfassen und zu bewerten. Zugleich kann so der Beschaffungs- und Bereitstellungsprozess verwaltet und verfolgt werden.

Produkt-/Servicekatalog

Bietet eine Hauptliste der Assets und Ressourcen, die für die Verwendung innerhalb des Unternehmens zugelassen sind. Dies kann sowohl Standardangebote als auch nicht standardisierte genehmigte Artikel umfassen. Der Service- bzw. Produktkatalog erfasst produktspezifische Informationen wie Name, Edition, Version und Lizenzvertragstypen sowie weitere Schlüsseldaten.

Configuration Management Database (CMDB)

Die CMDB ist in der Regel ein Teil des IT-Service-Management-Systems eines Unternehmens und bietet ein zentrales Repository zur Aufzeichnung von IT-Assets, deren Konfiguration und Beziehungen zu anderen Komponenten.

Asset Repository

Als Teil des Finanzmanagementsystems der Organisation ist das Asset Repository für die Verwaltung und das Reporting der Asset-Daten zur Unterstützung der Finanzprozesse zuständig.

Management digitaler Assets

Der Geschäftsprozess für das Organisieren, Speichern und Abrufen von Rich Media und das Verwalten von digitalen Rechten und Berechtigungen. Rich-Media-Assets umfassen Fotos, Musik, Videos, Animationen, Podcasts und andere multimediale Inhalte.

Asset Tracking Software 

Asset Tracking kombiniert physische Geräte, Desktop-Software, Barcode-Scanner, Barcode-Etiketten und mobile Geräte, um die Verfolgung von Assets vom Erwerb bis zur Stilllegung in einem Unternehmen zu optimieren.

Das Asset Tracking hat im Wesentlichen drei Hauptfunktionen:

Warum braucht man Asset Tracking Software?

Es liegt in der Natur der Sache, dass Assets gekauft und an verschiedenen Orten eingesetzt werden. Wenn Sie IT-Assets in Betracht ziehen, variiert der Einsatz häufig und erfolgt auf mehrere Büros oder Standorte verteilt. Wenn ein bestimmtes Asset eine Fehlersuche erfordert, kann es ziemlich kompliziert sein, nachzuverfolgen, was mit dem Asset passiert ist. Meist liegen nicht genügend Daten vor, um eine Entscheidung zu treffen. Asset Tracking liefert die Historie des jeweiligen Assets und alle Änderungen, die das Asset im Laufe der Zeit erfahren hat. Damit wird es für den damit befassten Service-Desk-Agent einfacher, die mit dem Asset zusammenhängenden Probleme zu lösen.

Im Laufe der Zeit altern die Assets und müssen ersetzt oder gewartet werden. Asset Tracking ermöglicht eine Vorhersagbarkeit der Zeitpunkte, so dass Sie den Überblick über die Assets während ihrer gesamten Lebenszyklen behalten. So bleiben Finanzen und Steuern unter Kontrolle.

Lizenzverwaltung

Lizenzmanagement hilft dabei, Risiken, Kosten und Komplexität im Zusammenhang mit Software Assets zu reduzieren. Jedes Unternehmen ist bestrebt, weniger für Software Assets ausgeben und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie den Lizenzbestimmungen entsprechen. Das Lizenzmanagement beinhaltet in der Regel die Erstellung von Testversionen oder Demos für die Software, die Beschaffung von Lizenzschlüsseln für die Software, die Aktivierung und Deaktivierung der Software sowie die Sicherstellung, dass die Software zum richtigen Zeitpunkt erneuert wird. So wird der Betrieb für die Endanwender reibungslos gestaltet. Dazu gehört auch, dass alle Softwarelizenzen, für die man bezahlt, regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass nicht zu viel Geld für Lizenzen ausgegeben wird.

Vorteile von IT Asset Management

Informierte Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen

Ein wesentlicher Vorteil des IT Asset Managements besteht darin, zu verstehen, welche Assets vorhanden sind und wofür sie verwendet werden. Konsequent gepflegte und genaue IT-Asset-Management-Daten können einem Unternehmen helfen, vergangene Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen zu bewerten und künftige Maßnahmen zu steuern. Dazu gehört die Auswahl der besten Anbieter nicht nur auf der Grundlage des Kaufpreises, sondern auch auf Basis der Produkt- und Servicequalität sowie des Kundendienstes. Das IT Asset Management kann auch dazu beitragen, Entscheidungen über die Bereitstellung zu verbessern und den Einkauf nicht benötigter Ressourcen zu vermeiden.

Geschäftskontinuität

Katastrophen und Ausfälle können vorkommen. IT-Asset- und Konfigurationsdaten können Führungskräften und Mitarbeitern helfen, die Auswirkungen von geschäftsstörenden Ereignissen einzuschätzen und Entscheidungen zur Wiederherstellung von Services für Anwender sicherer zu treffen. Asset-Daten können auch ein wertvoller Input für die Entwicklung von IT-Architekturen sein, die in vielen Situationen redundant und widerstandsfähig sind.

Einhaltung von Lizenzen und Abonnements

Eine der größten Herausforderungen für moderne IT-Organisationen ist die Verfolgung von Software-Lizenzen und Cloud-Abonnements. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen keine Ressourcen nutzt, für die es nicht bezahlt, oder für Ressourcen bezahlt, die es nicht benötigt. Die Nichteinhaltung ist nicht nur ein rechtliches und finanzielles Risiko für das Unternehmen, sondern auch ein Problem, das potenziell nur mit großem Kostenaufwand behoben werden.

Total Cost of Ownership (TCO)

Die Kosten eines IT-Assets umfassen weit mehr als nur den Anschaffungskaufpreis. Damit IT-Assets Werte schaffen, muss während ihres gesamten Lebenszyklus der Betrieb, der Support und die Wartung gewährleistet sein. Die TCO sind ein Maß für die Gesamtkosten des Besitzes und Betriebs eines Assets. Die Verwaltung der TCO hilft effektiv, die Kosten für die Verdoppelung von Assets oder für deren Nichtnutzung nach dem Kauf zu eliminieren.

Standardisierung

Nicht standardmäßige IT-Ausrüstung und Software kann ein Unternehmen viel Geld kosten. Es führt dazu, dass IT-Mitarbeiter weniger produktiv sind, weil ihnen das Know-how fehlt, die nicht standardisierten Assets zu verwalten, so dass jedes Problem zu einem Lernprozess führt. Die Standardisierung von IT-Assets steigert nicht nur die Produktivität der IT-Mitarbeiter, sondern auch die Produktivität der Anwender, da sie mit Systemen und Daten arbeiten, mit denen sie vertraut sind.

IT-Asset-Management-Normen

Während ITIL und andere Rahmenwerke Leitlinien für Asset-Management-Prozesse im operativen Bereich bieten, werden die offiziell anerkannten Standards für das IT Asset Management von der International Organization for Standardization (ISO) unterhalten. Die Normenfamilie ISO 19770 besteht aus 5 Hauptteilen und wurde kürzlich im Jahr 2017 aktualisiert.