Was ist Change Management? – Definition

Organisationen sind permanenten Veränderungen ausgesetzt. Intern und extern gibt es geplante und ungeplante „Changes“, welche die Arbeitswelt zunehmend komplexer machen. Das Change Management ist das systematische Management sämtlicher Veränderungsprozesse und verantwortlich für alle Änderungen an einem System. Dazu gehören die Planung, Steuerung, Kontrolle, Bewertung und Stabilisierung dieser Änderungen. Das Änderungsmanagement (Change Control) hat dabei das Ziel, Anpassungsprozesse zu vereinfachen und Risiken zu minimieren.

Bei der Ausführung verwendet der Change Manager verschiedene Methoden und Instrumente. Eine Change-Management-Software ermöglicht ihm eine strukturierte Analyse, Konzeption, Umsetzung und Kontrolle der anfallenden Veränderungen.

Weitere Informationen können Sie unserem Ratgeber „ITIL Change Management” entnehmen.

Warum ist Change Management so wichtig?

  • Change Management ist Risikomanagement.
  • Change Management ermöglicht die Koordination und Überwachung von Veränderungen.
  • Change Management verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Gesellschaftliche Veränderungen, wie die Digitalisierung, haben Einfluss auf die Wirtschaft. Wenn Unternehmen diesen Veränderungen offen und agil gegenübertreten, kann das einen positiven Einfluss auf ihr Marktbestehen haben. Wer spät und passiv agiert, riskiert irreversible Schäden.

Change Management plant, lenkt und steuert Veränderungen bewusst und gezielt. Dadurch werden Organisationen auf Dauer lebensfähig. Es ermöglicht die Aufnahme neuer, notwendiger Strukturen, Instrumente oder Strategien und vermeidet ungeplante, negative Auswirkungen. Der Einsatz von Change-Management-Tools hilft allen Beteiligten bei der erfolgreichen Umsetzung.

Change Management ist Risikomanagement.

Veränderungen bergen grundsätzlich ein gewisses Risiko. Wer sich dessen bewusst ist und gezielt ein Änderungsmanagement einsetzt, hilft, diese Risiken zu verstehen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Änderungen wie umgesetzt werden sollen. Bereits die Planung der Implementierung kann helfen, mögliche Risiken zu identifizieren. Insbesondere im IT-Umfeld sind Change Management und Workflow-Automation etablierte Erfolgsmethoden.

Change Management ermöglicht die Koordination und Überwachung von Veränderungen.

Ein sehr gutes Change-Management-Beispiel ist eine IT-Umgebung. Sie ist sehr komplex und Änderungen können ungeahnte, weitreichende Auswirkungen haben. Change Management hilft bei der Koordination einzelner Änderungen, um Konflikte zu vermeiden und Ausfallzeiten für die Anwender zu minimieren.

Change Management verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Projektmanagement-Studien belegen, dass Vorhaben in Unternehmen überwiegend an mangelnder Kommunikation scheitern. Je nach Änderungsprozess und -umgebung kann es zu Einschränkungen für die Beteiligten kommen. Im IT-Umfeld kann es zum Beispiel sein, dass eine ungeplante Änderung zu Funktionseinschränkungen beim Kunden führt. Das Änderungsmanagement stellt sicher, dass alle am Prozess Beteiligten über die stattfindenden Änderungen informiert werden.

why it is important 9c2aa1e6 why it is important 9c2aa1e6

Sicherheit und Kontrolle: Vorteile einer Change-Management-Software

Warum eine integrierte Software-Lösung für Änderungsmanagement die beste Wahl in agilen Unternehmen ist

Eine integrierte Software-Lösung bringt unterschiedliche Change Managements zusammen

Die meisten Unternehmen verfügen über mehrere Change-Management-Systeme und -Prozesse zur Unterstützung einzelner Funktionen. Projektmanager haben andere Anforderungen als Ingenieure oder operative Geschäftsteile. Der Grad der Interaktion und Integration zwischen den Funktionen ist dabei unterschiedlich, aber die Ziele sind immer die gleichen: die Ermöglichung von effektiven Veränderungen mit effizientem Risikomanagement. Daher ist eine integrierte Lösung zur ganzheitlichen Steuerung von Änderungen der effizienteste Weg.

Change-Management-Software erhöht den Grad der Automatisierung

Die Effizienz des Change Managements wird stark durch den Automatisierungsgrad beeinflusst, der den Prozess unterstützt. Durch viele manuelle Tätigkeiten, zum Beispiel bei der Datenerhebung, scheinen Prozesse langsam, komplex und frustrierend. Automatisierung ist der beste Weg, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen und manuelle Fehler zu vermeiden.

Agile Change-Management-Methoden erfordern eine agile Softwarelösung

Viele Unternehmen wenden Agile-, Scrum- und DevOps-Methoden an. Diese verfolgen einen integrierten, geschlossenen Ansatz für das Change Management, um die Time-to-Value (Zeit bis zur Wertschöpfung) zu beschleunigen. Prinzipien wie Continuous Integration, Deployment und Delivery (CI/CD) und DevOps unterstreichen die Notwendigkeit einer reibungslosen Integration zwischen Change-Management-Aktivitäten und den unterstützenden Systemen.

Komponenten von Drittanbietern in den Change-Management-Prozess integrieren

Software von Drittanbietern muss für das Change Management genauso analysiert werden wie Änderungen von internen Projektteams. Für Unternehmen, die SaaS und Softwarekomponenten von Drittanbietern einsetzen, sind die größten Herausforderungen im Bereich des Änderungsmanagements:

  • Verständnis, welche neuen Funktionen in einem Build-Paket oder einer Version des Anbieters enthalten sind
  • Bewertung der Auswirkungen der Änderungen auf andere System in der IT-Umgebung
  • Risikomanagement

IT-Änderungsmanagement – welche Prozesse lassen sich in der ITIL-Change-Management-Software durchführen?

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ist ein Service Management Framework. Es definiert Begriffe, Prozesse und Rollen in der IT-Umgebung, um die Zusammenarbeit von Entwicklern auf einen Nenner zu bringen. ITIL ist ein gemeinsames Regelwerk, an das sich alle am Prozess beteiligten Entwickler halten. Es ist zugleich eine Best Practice Sammlung, die Unternehmen an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen müssen.

Das Change Management ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden IT-Entwicklungsprojekts, daher ist es auch Bestandteil des ITIL. In dem ITIL-Change-Management-Prozess gibt es zehn Teilprozesse. All diese Prozesse lassen sich sicher und effizient mit einer Change Management Software planen, steuern und bewerten.

Change Management Support

Der Support stellt Vorlagen und Anleitungen für die Autorisierung von Änderungen zur Verfügung und versorgt andere IT-Servicemanagement-Prozesse mit Informationen über geplante und laufende Änderungen.

Bewertung von Änderungsvorschlägen

Teil der ITIL-Strategie ist die Evaluierung geplanter und ungeplanter Änderungen, um mögliche Probleme vor Beginn der Umsetzung zu identifizieren.

Filtern von Änderungsanfragen

Requests for Change (RFC), die nicht alle für die Bewertung erforderlichen Informationen enthalten oder als nicht praktikabel erachtet werden, werden entsprechend kategorisiert.

Bewertung und Umsetzung von Notfalländerungen

In Notfallsituationen müssen Änderungen schnellstmöglich bewertet, genehmigt und umgesetzt werden, um zum Beispiel schwerwiegende Vorfälle zu lösen oder Sicherheitslücken zu schließen.

Bewertung durch den Change Manager

Der Change Manager bestimmt den erforderlichen Genehmigungsgrad für die vorgeschlagene Änderung (zum Beispiel Projektteam, Change Advisory Board oder Management-Entscheidungsträger). Diese führen dann eine Bewertung durch.

Bewertung der Änderung durch das CAB

Das Change Advisory Board bewertet vorgeschlagene Änderungen und genehmigt die Planungsphase.

Planung und Freigabe der Build Phase

Nach einer Bewertung der möglichen Änderungen, Chancen und Risiken, werden die detaillierte Change- und Release-Planung sowie die Umsetzungsphase (Build-Phase) genehmigt.

Freigabe der Change-Deployment-Phase

In der Change-Deployment-Phase wird geprüft, ob alle erforderlichen Änderungskomponenten erstellt sowie ordnungsgemäß getestet wurden und es kommt zur anschließenden Freigabe.

Implementierung von kleineren Changes

Risikoarme und überschaubare Änderungen, die kein Release Management erfordern, können zwischendurch immer wieder implementiert werden.

Review und Abschluss

Nach der Umsetzung einer Änderung wird die Implementierung überprüft. Es wird untersucht, wie die Änderung umgesetzt wurde, ob die richtigen Aufzeichnungen aufbewahrt werden und alle mit der Änderung verbundenen Probleme als Lektionen für die Zukunft erfasst werden.

Die klassische Change-Management-Definition wird heutzutage oftmals als zu einschränkend für agile Methoden betrachtet. In den letzten Jahren wurde daher versucht, ITIL neu zu interpretieren, um moderne Methoden wie Agile, Scrum und DevOps zu ergänzen.

Erfahren Sie mehr über die Geschichte und Konzepte des bekannten ITIL-Frameworks in unserem Beitrag „ITIL-Framework: Definition, Konzepte, Geschichte.“

Was ist agiles Change Management?

Permanentes Überwachen und Experimentieren

In der agilen Software-Entwicklung wird Change Management anders gestaltet als in traditionellen ITIL-Rahmenwerken. Agiles Change Management schafft einen Zustand, in dem Projektteams permanent experimentieren können. Es konzentriert sich weniger darauf, viele Veränderungen gleichzeitig zu koordinieren. In agilen Projekten wird der Änderungsumfang in kleinere Blöcke aufgeteilt, die unabhängig von einem großen Paket geliefert werden. Diese Änderung der Rahmenbedingungen verlagert die Verantwortung für das Change Management von einer zentralen Position auf mehrere Projektteams und Produktverantwortliche. Produktionsrisiken werden zum einen minimiert, weil die Teams im Fall von Problemen sehr schnell reagieren können. Zum anderen, weil Änderungen in einer Change-Management-Software permanent überwacht werden.

Anpassungsfähigkeit einer Organisation

Die Erfahrungen in der agilen Software-Lieferung haben gezeigt, dass die Anwendungsentwicklung erst dann abgeschlossen ist, wenn die Anforderungen des Endbenutzers erfüllt sind. Die allgemeine Liefergeschwindigkeit wird daher eher an der Fähigkeit der Benutzer und Geschäftsfunktionen gemessen, die produzierten Änderungen zu nutzen als durch die Entwicklungsgeschwindigkeit. Die Anpassungsfähigkeit einer Organisation durch agile Prozesse bedeutet flexibel auf sich verändernde Anforderungen (zum Beispiel Kundenanforderungen) zu reagieren. Das ist eine umfangreiche und anspruchsvolle Herausforderung für Unternehmen.

Change-Management-Software ermöglicht den Einsatz von agilen Methoden in Unternehmen durch eine regelbasierte Automatisierung und Prozessverwaltung:

Verschlankung der Arbeitsabläufe

Änderungsbezogene Workflows sind auf Geschwindigkeit und Effizienz optimiert, um die Verluste in den Release- und Deployment-Prozessen zu reduzieren. Dies macht es für Entwickler einfacher und schneller, Änderungen für Benutzer freizugeben.

Automatisierung der Datensammlung

Agile Prozesse werden oft durch ausgefeilte DevOps- und Projektmanagement-Tools unterstützt. Die automatische Erfassung von Änderungsdaten aus diesen Werkzeugen reduziert den Erfassungsaufwand für eine Produktionsänderung. Das Beispiel Change-Management-Software verdeutlicht, wie agil und effizient Änderungen umgesetzt und Risiken minimiert werden können.

Vereinfachung der Entscheidungsgrundlage

Change Management setzt eine Risikobewertung und die Koordination des Änderungszeitpunkts voraus, um die Auswirkungen auf die Anwender zu minimieren. Die Change-Management-Software erleichtert diesen Prozess, indem dort Daten gesammelt werden, die die Entscheidungsträger benötigen, um Änderungen effektiv zu bewerten und zu genehmigen.

Welche sechs Hauptfaktoren erschweren Change-Management-Prozesse?

Wenn Änderungsmanagement-Softwares von Unternehmen nicht eingesetzt werden, laufen sie Gefahr, dass Prozesse zu komplex und unübersichtlich werden.


Fehlende vollautomatische Arbeitsabläufe

Abhängig von der Beantragung von Changes, zum Beispiel durch Mitarbeiter, kann die für die Analyse und Genehmigung benötigte Zeit je nach Umfang der Anfragen variieren. Ohne eine Change Automatisierung, dauern Kommunikation, Umsetzung und Implementierung von Changes wesentlich länger.

Manuelle Dokumentation

Die klare Dokumentation über den gesamten Change ist wesentlicher Bestandteil des Änderungsmanagements. Ohne entsprechende Software ist die manuelle Dokumentation zeit- und kostenintensiv.

Automatisierte Echtzeit-Workflows 

Skalierung der Change-Management-Prozesse durch Reduzierung von manuellen To-dos. Anfragen kommen nur in Ausnahmefällen in die Warteschlage.

Automatisierte Dokumentation

Durch die Integration mit anderen IT-Systemen erfolgen die Erfassung und Zusammenstellung von notwendigen Daten mit minimaler Dateneingabe durch Antragsteller und Change Manager.

Vereinfachte Entscheidungsstrukturen

Die automatisierte Freigabe von einfachen Change Requests und automatisierte Freigabeprozesse durch das CAB reduzieren die Wartezeiten erheblich.

Komplexe Entscheidungsstrukturen

Abhängigkeit vom Change müssen Entscheidungspersonen und -gruppen festgelegt werden. Komplexe Strukturen erfordern mehrere Entscheidungsebenen, die ohne die Unterstützung einer Change-Software-Lösung schnell unübersichtlich werden können.

Gezielte Change-Management-Methoden sprechen genau die genannten Probleme an. Sie zielen darauf ab, komplexe Prozesse zu vereinfachen. Schon bei kleinen Unternehmensgrößen bietet sich eine Änderungsmanagement Software an, um den Überblick zu behalten und bestmöglich jeden Change Lebenszyklus zu verwalten. Sie bietet eine Lösung, um den Herausforderungen des Change-Managements zu begegnen.

Welche Change-Management-Software ist die beste für Sie? – Stellen Sie die entscheidenden Fragen

Die Auswahl einer Software-Lösung für das Change Management ist keine leichte Aufgabe. Sie ist nicht nur wesentlicher Bestandteil der ITSM-Lösung Ihres Unternehmens, sondern spielt auch eine Schlüsselrolle bei der Frage, wie schnell sich Ihr Unternehmen ändern kann und wie sicher diese Änderungen durchgeführt werden können. Da eine Change-Management-Software nicht unabhängig von anderen Komponenten funktionieren kann, muss sie sich an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren.

Unterstützt die Änderungssoftware bestehende Prozesse?

Die Änderungsmanagement-Software sollte alle Arten von Entwicklungsmethoden unterstützen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Stellen Sie sich vor dem Erwerb folgende Fragen:

  • Unterstützt die Lösung zur gleichen Zeit sowohl traditionelle Change-Management-Methoden als auch CI/CD-Ansätze?
  • Kann die Software Release Notes von Lieferanten und/oder Entwicklungsteams verarbeiten?
Ist die Software in bestehende Systeme integrierbar?

Workflows müssen über mehrere Systeme hinweg integriert und verwaltet werden. Folgende Fragen sind von Wichtigkeit dabei:

  • Kann die Lösung in automatisierte Deployment-Systeme integriert werden oder müssen Sie Produktionsänderungen noch manuell durchführen?
  • Kann die Change-Management-Software Status-Updates und Fehlermeldungen während des Deployments an das Projektmanagement oder Engineering liefern?
Wie verhält sich die Software in Krisenzeiten?

Es ist auch wichtig, wie die Change-Management-Software sowohl unter normalen Alltagsbedingungen als auch in Problem-/Krisenszenarien zu verwenden ist. Seien Sie sich folgenden Punkten bewusst:

  • Können im Notfall noch Änderungen vorgenommen werden, wenn das Change-Management-System ausgefallen ist?
  • Sind die Nutzer in der Lage, auf die benötigten Funktionen in der Cloud zuzugreifen oder brauchen sie eine Verbindung zu den physischen Rechenzentren?

Wie Sie die Change-Management-Software implementieren können

Um den vollen Wert der Software-Investition Ihres Unternehmens auszuschöpfen, ist eine durchdachte Implementierung unerlässlich. Jeder Implementierungsplan ist anders und richtet sich nach den Besonderheiten Ihrer Unternehmenskultur, den Lieferprozessen, der IT-Umgebung und den Zielen des Change Managements. Die zwei wichtigsten Aspekte, die man bei der Implementierung von Änderungsmanagement-Software beachten sollte, sind:

1. Prozessautomatisierung vorbereiten

2. Plan zur Datenhygiene festlegen

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan zur regelmäßigen Verwaltung der Datenhygiene haben. Im Laufe der Zeit werden viele Transaktionsdaten generiert. Nur weil Sie die Informationen einmal benötigt haben, heißt das nicht, dass Sie sie für immer aufbewahren müssen.

Change-Management-Software von Freshservice: Unterstützung für Ihr Unternehmen

Änderungen müssen nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein, wenn Sie die richtigen Werkzeuge nutzen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Change-Management-System und Ihre Prozesse die unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllen, ohne Ihr Unternehmen mit unnötigem Overhead zu verlangsamen.

Freshservice unterstützt Sie mit einem ITIL-konformen Change Management zur Risikominimierung:

 

Konzentrieren Sie sich mit Freshservice auf Ihr Geschäft, nicht auf einzelne Prozesse!