Was ist Change Management?

Die Geschäfts- und IT-Ökosysteme von Unternehmen werden immer komplexer, mit mehr Abhängigkeiten und häufigeren Änderungen. Das Change Management (deut. „Veränderungsmanagement“) ist verantwortlich für alle Änderungen an einem System. Dazu gehören das Anfordern, Planen, Durchführen und Bewerten dieser Änderungen. Das Änderungsmanagement hat zwei Hauptziele: die Unterstützung bei der Bearbeitung von Änderungen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

Warum Change Management wichtig ist

Risikomanagement verbessern

Jede Änderung an der IT-Umgebung birgt auch gewisse Risiken. Änderungsmanagement hilft Ihnen, diese Risiken zu verstehen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Änderungen wie umgesetzt werden sollen.

Koordination und Änderungsverfolgung ermöglichen

IT-Umgebungen und damit auch die Änderungen daran sind komplex. Change Management hilft bei der Koordination einzelner Änderungen, um Konflikte zu vermeiden und Ausfallzeiten für die Anwender zu minimieren.

Kommunikation zwischen der IT und Anwendern erleichtern

Nicht alle Änderungen führen zu Funktionseinschränkungen für die Benutzer, aber es kommt vor. Das Änderungsmanagement stellt sicher, dass Benutzer über die stattfindenden Änderungen informiert werden und diese annehmen.

Vorteile von Change Management Software

Wissenswertes zum Change Management

Es gibt eine Reihe von Aktivitäten (Erfassung von Anfragen, Bewertung ihrer Auswirkungen und Priorisierung und Disposition), die immer Teil von Change-Management-Prozessen sind, unabhängig davon, ob es sich um Änderungen an Anforderungen, Verhalten, Geschäftsprozessen oder IT-Systemen handelt. Neben den Gemeinsamkeiten weisen die unterschiedlichen Formen von Change Management jedoch auch Unterschiede auf:

Mehrere Change-Management-Prozesse innerhalb einer Organisation

Die meisten Unternehmen verfügen über mehrere Change-Management-Systeme und -Prozesse zur Unterstützung einzelner Funktionen. Projektmanager haben andere Anforderungen als Ingenieure oder operative Geschäftsteile. Der Grad der Interaktion und Integration zwischen den Funktionen ist dabei unterschiedlich, aber die Ziele sind immer die gleichen: die Ermöglichung von effektiven Veränderungen mit effizientem Risikomanagement.

Automatisierung und Datenqualität

Die Effizienz des Change Managements wird stark durch den Automatisierungsgrad beeinflusst, der den Prozess unterstützt. Durch viele manuelle Tätigkeiten, z. B. bei der Datenerhebung, scheinen Prozesse langsam, komplex und frustrierend. Automatisierung ist der beste Weg, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen und manuelle Fehler zu vermeiden.

Agile Bereitstellung

Viele Unternehmen wenden Agile-, Scrum- und DevOps-Methoden an. Diese verfolgen einen integrierten, geschlossenen Ansatz für das Change Management, um die Time-to-Value („Zeit bis zur Wertschöpfung“) zu beschleunigen. Prinzipien wie Continuous Integration, Deployment und Delivery (CI/CD) und DevOps unterstreichen die Notwendigkeit einer reibungslosen Integration zwischen Change-Management-Aktivitäten und den unterstützenden Systemen.

Komponenten von Drittanbietern

Software von Drittanbietern muss für das Change Management genauso analysiert werden wie Änderungen von internen Projektteams. Für Unternehmen, die SaaS und Softwarekomponenten von Drittanbietern einsetzen, sind die größten Herausforderungen im Bereich des Änderungsmanagements:

  • Verständnis, welche neuen Funktionen in einem Build-Paket oder einer Version des Anbieters enthalten sind
  • Bewertung der Auswirkungen der Änderungen auf andere Systeme in der IT-Umgebung
  • Risikomanagement

Prozesse des ITIL Change Management

Das gebräuchlichste Rahmenwerk für Change Management ist die „IT Infrastructure Library“ (ITIL). ITIL behandelt Änderungsmanagement als kleinen, aber wichtigen Bestandteil des gesamten Entwicklungsprozesses. Innerhalb des ITIL-Change-Management-Prozesses gibt es die folgenden neun Teilprozesse:

Diese klassische Definition von Change Management wird heutzutage oftmals als zu einschränkend für agile Methoden betrachtet. In den letzten Jahren wurde daher versucht, ITIL neu zu interpretieren, um moderne Methoden wie Agile, Scrum und DevOps zu ergänzen.

Agiles Change Management

In der agilen Software-Entwicklung wird Change Management anders gestaltet als in traditionellen ITIL-Rahmenwerken. Agiles Change Management konzentriert sich weniger darauf, viele Veränderungen gleichzeitig zu koordinieren. In agilen Projekten wird der Änderungsumfang in kleinere Blöcke aufgeteilt, die unabhängig von einem großen Paket geliefert werden. Diese Änderung der Rahmenbedingungen verlagert die Verantwortung für das Change Management von einer zentralen Position auf mehrere Projektteams und Produktverantwortliche. Risiken bei der Produktion werden dadurch minimiert, dass die Teams im Fall von Problemen sehr schnell reagieren können.

Die Erfahrungen in der agilen Softwarelieferung haben gezeigt, dass die Anwendungsentwicklung erst dann abgeschlossen ist, wenn die Anforderungen des Endbenutzers erfüllt sind. Die allgemeine Liefergeschwindigkeit wird daher eher an der Fähigkeit der Benutzer und Geschäftsfunktionen gemessen, die produzierten Änderungen zu nutzen als durch die Entwicklungsgeschwindigkeit.

Change Management Software ermöglicht den Einsatz agiler Methoden durch regelbasierte Automatisierung und Prozessverwaltung:

Verschlankung der Arbeitsabläufe

Änderungsbezogene Workflows sind auf Geschwindigkeit und Durchsatz optimiert, um die Verluste in den Release- und Deployment-Prozessen zu reduzieren. Dies macht es für Entwickler einfacher und schneller, Änderungen für Benutzer freizugeben.

Datensammlung

Agile Prozesse werden oft durch ausgefeilte Werkzeuge unterstützt. Die automatische Erfassung von Änderungsdaten aus diesen Werkzeugen reduziert den Erfassungsaufwand für eine Produktionsänderung.

Entscheidungsgrundlage

Change Management setzt eine Risikobewertung und die Koordination des Änderungszeitpunkts voraus, um die Auswirkungen auf die Anwender zu minimieren. Change Management Software erleichtert diesen Prozess, indem sie die Daten sammelt, die die Entscheidungsträger benötigen, um Änderungen effektiv zu bewerten und zu genehmigen.

Vereinfachung komplexer Change-Management-Prozesse

Die IT-Mitarbeiter und Fachanwender in vielen Unternehmen beklagen häufig, dass Änderungsmanagement komplex, frustrierend und zu langsam ist. Die drei Hauptgründe dafür sind:  

 

Zum Glück gibt es effektive Change-Management-Methoden, die eingesetzt werden können, um die Prozesse zu vereinfachen:


Automatisierte Echtzeit-Workflows 

Skalierung der Change-Management-Prozesse durch Reduzierung von manuellen ToDos. Anfragen kommen nur in Ausnahmefällen in die Warteschlage.

Automatisierte Dokumentation

Durch die Integration mit anderen IT-Systemen erfolgen die Erfassung und Zusammenstellung von nötigen Daten mit minimaler Dateneingabe durch Antragsteller und Change Manager.

Vereinfachte Entscheidungsstrukturen

Die automatisierte Freigabe von einfachen Change Requests und automatisierte Freigabeprozesse durch das CAB reduzieren die Wartezeiten erheblich.

Auswahl einer geeigneten Change Management Software

Die Auswahl einer Softwarelösung für das Change Management ist keine leichte Aufgabe. Sie ist nicht nur wesentlicher Bestandteil der ITSM-Lösung Ihres Unternehmens, sondern spielt auch eine Schlüsselrolle bei der Frage, wie schnell sich Ihr Unternehmen ändern kann und wie sicher diese Änderungen durchgeführt werden können. Da Change Management Software nicht unabhängig von anderen Komponenten funktionieren kann, muss sie sich an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens orientieren.

Prozessunterstützung

Änderungsmanagement-Software sollte alle Arten von Entwicklungsmethoden unterstützen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden:

  • Unterstützt die Lösung zur gleichen Zeit sowohl traditionelle Change-Management-Methoden als auch CI/CD-Ansätze?
  • Kann die Software Release-Notes von Lieferanten und/oder Entwicklungsteams verarbeiten?
Integration

Workflows müssen über mehrere Systeme hinweg integriert und verwaltet werden:

  • Kann die Lösung in automatisierte Deployment-Systeme integriert werden oder müssen Sie Produktionsänderungen noch manuell durchführen?
  • Kann die Change Management Software Status-Updates und Fehlermeldungen während des Deployments an das Projektmanagement oder Engineering liefern?
Krisenszenarien

Es ist auch wichtig, wie sich die Change Management Software sowohl unter normalen Alltagsbedingungen als auch in Problem-/Krisenszenarien verhält.

  • Können im Notfall noch Änderungen vorgenommen werden, wenn das Change-Management-System ausgefallen ist?
  • Sind die Nutzer in der Lage, auf die benötigten Funktionen in der Cloud zuzugreifen oder brauchen sie eine Verbindung zu den physischen Rechenzentren?

Change Management Software implementieren

Um den vollen Wert der Software-Investition Ihres Unternehmens auszuschöpfen, ist eine durchdachte Implementierung unerlässlich. Jeder Implementierungsplan ist anders und richtet sich nach den Besonderheiten Ihrer Unternehmenskultur, den Lieferprozessen, der IT-Umgebung und den Zielen des Change Managements. Die zwei wichtigsten Aspekte, die man bei der Implementierung von Änderungsmanagement-Software beachten sollte, sind:

1. Prozessautomatisierung

2. Datenhygiene

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan zur regelmäßigen Verwaltung der Datenhygiene haben. Im Laufe der Zeit werden viele Transaktionsdaten generiert. Nur weil Sie die Informationen einmal benötigt haben, heißt das nicht, dass Sie sie für immer aufbewahren müssen.

Den nächsten Schritt gehen

Änderungen müssen nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein, wenn Sie die richtigen Werkzeuge nutzen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Change-Management-System und Ihre Prozesse die unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllen, ohne Ihr Unternehmen mit unnötigem Overhead zu verlangsamen.

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