Was ist Bestandsmanagement? – Definition

Bestandsmanagement ist ein komplexes System miteinander verbundener Aufgaben und Prozesse. Die meisten Unternehmen lagern ihre Produkte als Inventar an einer oder an mehreren Stellen, unabhängig davon, was sie verkaufen. Die Bestandsaufnahme ist wichtig für Ihr Unternehmen – ganz gleich, ob es sich um einen Stapel Kartons oder strategisch in aller Welt verteilte Warenlager mit Gütern und Materialien handelt. Bevor Sie Ihren Bestand verkaufen können, müssen Sie ihn zunächst erfassen und verwalten.

Beim Bestandsmanagement (Englisch: Inventory Management) handelt es sich um eine komplexe Aufgabe, die unter anderem folgende Bereiche umfasst:

  • Bestandssichtbarkeit und -bewertung
  • Vorlaufzeiten zur Auffüllung von Rohmaterialien und Endprodukten
  • Rücksendungen von defekten Gütern und Materialien
  • Verwaltung des verfügbaren Platzes
  • Management der Bestell-, Versand-, Bearbeitungs- und Transportkosten
  • Prognose zukünftiger Preise, Bestandsniveaus und der Nachfrage

Bestandsmanagement in historischer Perspektive

Bestandsmanagement seit 1500 Jahren

Seit Menschen vor Tausenden von Jahren angefangen haben zu handeln, wird Bestandsmanagement betrieben. Die Ziffer Null wurde im fünften Jahrhundert nach Christus in Indien als Platzhalter für die Buchhaltung und den Bestand erfunden. Das Zählsystem für die Bestandsführung ist demnach über 1500 Jahre alt.

Automatische Kassensysteme als Meilenstein der Bestandsverwaltung

In jüngerer Zeit hat das Bestandsmanagement einen großen Schritt nach vorne getan. Der Grund dafür war die Erfindung des ersten automatischen Kassensystems. Dieses wurde in den 1930er Jahren an der Harvard-Universität entwickelt und funktionierte über Lochkarten. Seinerzeit war es aber zu teuer, um in den meisten Unternehmen genutzt zu werden.

UPC im Bestandsmanagement

Die Vorläufer der modernen Barcode-Systeme boten eine praktischere und bezahlbarere Alternative, um eine Automatisierung zu erreichen. Von 1940 bis in die 1960er Jahre, als der Universal Produkt Code (UPC) erfunden wurde, waren diese Alternativen besonders beliebt. Ein weiterer Satz an Technologie basierte auf der Forschung und Entwicklung aus der Zeit des 2. Weltkrieges. Die Radiofrequenz-Identifikation (RFID) wurde zum Beispiel zu einer wichtigen Komponente des heutigen IT-gestützten Bestandsmanagement.

Wie funktioniert Bestandsmanagement in modernen Unternehmen?

Heute liefern kleine, günstige RFID-Etiketten Inventarinformationen an Mobilgeräte-Apps oder intelligente Scanner in Fabriken und Warenlagern. Das ist ein großer Schritt vorwärts im Vergleich zu dem manuellen Verfahren, bei dem Mitarbeitern zwischen Regalen umherlaufen und von Ort zu Ort fahren, um mit Klemmbrettern und Stiften das Inventar aufzunehmen. In einigen kleineren Unternehmen findet sich dieser Ansatz allerdings auch heute noch.

Die meisten größeren Unternehmen verwenden inzwischen Barcodes, RFID oder eine Kombination beider Systeme. Zusätzlich nutzen sie fortschrittliche Datensammel-, Bearbeitungs- und Analysesoftware. Systeme mit Barcodes werden häufig im Einzelhandel verwendet, wo sie mit Barcode-Scannern und Kassensystemen (POS) verbunden sind. Aber auch in Restaurants und anderen Orten verwendet man diese Systeme.

Viele Produktionsunternehmen sowie auch andere Branchen setzen für ihr Bestandsmanagement auf RFID-basierte Systeme, besonders wenn sie sofortigen Datenzugriff auf das Inventar und die Lieferkettenverbindungen in Echtzeit haben wollen. Sogar einige Sushi-Restaurants in Japan und den USA nutzen RFID-Etiketten an Portionstellern, um ihren Bestand an Meeresfrüchten und dessen Haltbarkeit zu überwachen.

5 Gründe: Warum ist Bestandsverwaltung für Ihr Unternehmen so wichtig?

Das Ziel einer Bestandsaufnahme ist es, zutreffende, umfassende und aktuelle Informationen zum Ort und Status wichtiger Artikel in Ihrem Inventar zu bieten. Ein sekundäres, aber ebenso wichtiges Ziel ist es, fehlende oder nicht funktionierende Artikel zu identifizieren und diese so schnell und ökonomisch wie möglich zu ersetzen oder zu reparieren.

Es gibt fünf Gründe, warum Unternehmen Bestände verwalten und eine Bestandsverwaltung benötigen:

 

Bestandsmanagement: Die Vorteile für Ihr Unternehmen

Eine effektive Bestandsführung kann viel mehr als nur Inventar auf seinem Weg durch die Lieferkette Ihres Unternehmens zu verfolgen.

Erfolgreiche Produkte

Auf Unternehmen angewendet, besagt das klassische Pareto-Prinzip (auch bekannt als „80-zu-20-Regel“), dass 20 Prozent der Produkte und Dienste 80 Prozent Ihrer Verkäufe ausmachen. Mithilfe von Bestandsmanagement können Sie ermitteln, welche der Produkte und Dienste den Großteil der Verkäufe ausmachen und nachverfolgen, wie sich diese mit der Saison oder dynamischen Marktveränderungen ändert.

Genauere Prognosen

Zusätzlich kann eine sorgfältige Analyse der vorherigen Inventarinformationen Ihnen helfen, genauere Prognosen zu Verkäufen und Einkäufen zu treffen. Solche Vorhersagen können dazu beitragen, die Transportkosten zu verringern, ebenso wie die Kosten für die Lagerung, Versicherungen und Steuern. Damit wiederum verbessern Sie Ihre Marge.

Bessere Zusammenarbeit

Effektive Bestandsführung kann die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten in Ihrer Lieferkette verbessern. Bessere Kenntnis Ihres Inventars und das Wissen, was Sie wo benötigen, vermindern zudem das Risiko, dass Sie zu spät oder zu früh bestellen oder Lieferungen nicht zur richtigen Zeit ankommen. Weniger Fehler sind ein Vorteil für alle Beteiligten der Lieferkette.

Mehr Umsatz

Eine effektive Bestandsführung ist sehr wichtig für Ihren Umsatz. Im Einzelhandel werden Verluste im Inventar durch Diebstahl oder durch Betrug und Fehler in der Verwaltung bzw. Dokumentation allgemein als „Schwund“ bezeichnet. Eine im Jahr 2018 in den USA durchgeführte Studie der National Retail Federation hat herausgefunden, dass der „Schwund“ die Einzelhändler im Schnitt 1,33 Prozent ihrer Gesamtverkäufe des Jahres 2017 kostete. Das bedeutete, so die Handelsvereinigung, einen Gesamtausfall für die US-Wirtschaft in Höhe von 46,8 Milliarden USD.

Mehr Sicherheit

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann ernsthaften Schaden erleiden, wenn es seinen Bestand nicht gut verwaltet. Jede Unterbrechung der Lieferkette, die nicht vermieden oder schnell gelöst werden kann, kann den Umsatz, den Profit, die Verkäufe, die Kundenzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen. Diese Faktoren machen eine effektive Inventarverwaltung zu einer wichtigen Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens.

Mit diesen 5 Aspekten gelingt Ihnen erfolgreiches Bestandsmanagement

 

Im Oktober 2018 befragte David Essex, der Herausgeber von SearchERPTechtarget.com, einige Analysten, Verkäufer und Nutzer, welche Probleme ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für Bestandsmanager darstellen. Die Antworten kreisten um fünf Aspekte, bei denen es immer um die Schwierigkeit ging, den richtigen Leuten zur passenden Zeit hochwertige Informationen in die Hand zu geben.

Integration von Bedarfs- und Bestandsplanung

Verschiedene Personen, Prozesse und Tools behandeln diese gleichermaßen wichtigen, ineinandergreifenden Funktionen. Effektive Bestandsführung macht es erforderlich, dass die von jedem genutzten Informationen verbunden sind, um so ein vollständiges Bild des derzeitigen Standes zu erhalten und eine präzisere Prognose treffen zu können. Die Integration dieser Systeme und Daten sowie anderer, damit zusammenhängender Funktionen kann jedoch schwierig sein, sich länger hinziehen und teuer werden.

Training der Nutzer von Bedarfs- und Bestandsplanungssoftware

Auch wenn die Software zur Bedarfs- und Bestandsplanung gut ist – einen Mehrwert liefert sie erst, wenn auch ihre Benutzer geübt und erfahren in ihrer Handhabung sind. Die Software erledigt komplexe Aufgaben, dementsprechend anspruchsvoll ist auch ihre Anwendung. Aus diesem Grund kann es schwierig und teuer sein, geschulte und erfahrene Nutzer zu finden oder sie intern „aufzubauen“.

Digitalisierung alter Papierunterlagen und Befreiung von „alten Tabellen“

Alte Gewohnheiten und verinnerlichte Praktiken sind schwer abzulegen, selbst wenn es neuere und bessere Alternativen gibt. Dies gilt besonders für einige Bestandsmanager und Nutzer (ebenso wie viele „Skeptiker“) von moderner Technologie. Der Widerstand gegen modernisierte Prozesse und Tools kann verschiedene Formen annehmen. Wenn dies nicht früh genug behoben wird, kann es passieren, dass die Bestandsführung uneinheitlich und unzureichend abläuft.

Standardisierung von Daten

Ihr Unternehmen und seine Bestandsführung sind anfällig für die alte Informatikerweisheit: „Wenn man Unsinn eingibt, kommt auch Unsinn heraus“. Im Fall der Bestandsführung bedeutet das: Verschiedene Versionen und Definitionen derselben Daten können zu ungenauen, unvollständigen oder veralteten Inventaren und fehleranfälligen Lieferketten führen. Diese münden in schlechte Geschäftsentscheidungen, die den Verkäufen, dem Umsatz, der Kundenzufriedenheit und dem Ruf Ihres Unternehmens schaden.

Auswahl von Software, die zu Ihrem Geschäft passt

Jedes Unternehmen, das Produkte verkauft, benötigt eine Bestandsführung. Trotzdem sind die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens individuell. Diese Anforderungen legen die Prioritäten fest und bestimmen, welche speziellen Bestandführungslösungen Sie auswählen und einsetzen. Folgende Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl der Software stellen:

Diese und andere Faktoren beeinflussen direkt, welche Tools Sie benötigen und welche relative Bedeutung diese für Ihr Unternehmen haben.

Wie Sie bei der Bestandsführung vorgehen – 18 Schritte

Es gibt mehrere Voraussetzungen für ein dauerhaft effektives Bestandsmanagement. Im Folgenden erhalten Sie eine Liste mit den wichtigsten Vorgehensweisen. Sie können die genannten Schritte in jeder beliebigen Reihenfolge umsetzen, aber jeder Schritt ist wichtig für Ihren Erfolg in der Bestandsführung.

Holen Sie Ihr Management an Board

Die Bestandsführung erfordert einen hohen, dauerhaften Einsatz von Ressourcen. Die Unterstützung des Managements können nicht nur den Einsatz von Ressourcen fördern, sondern auch für die notwendigen Änderungen in der Unternehmenskultur sorgen. Wenn es Ihnen gelingt, bereits in einer frühen Phase einer Bestandsführungsinitiative die Unterstützung eines Managers zu gewinnen, verringern Sie das Risiko von Widerstand oder plötzlichen Richtungswechseln nach Beginn Ihrer Initiative.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Sie können Ihren Bestand nicht verwalten, bevor Sie eine solide Basis an präzisen, umfassenden und aktuellen Informationen dazu haben. Je nach Größe und Komplexität Ihres Inventars und der verfügbaren Managementressourcen lohnt es sich, mit einem sorgfältigen, manuellen Audit Ihres Bestandes zu beginnen.

Kategorisieren Sie

Sie können nicht etwas verwalten, von dem Sie nicht wissen, dass Sie es haben. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre wichtigen IT-Assets erfassen und die Informationen auf dem aktuellen Stand sind. Ohne eine umfassende Übersicht über Ihre IT-Assets können Sie diese nicht effektiv vor Cyberangriffen schützen und präzise messen oder nachverfolgen, wie Applikationen, Daten und andere Ressourcen in Ihrem Unternehmen genutzt (oder nicht genutzt) werden.

Priorisieren Sie

Nicht alle Inhalte in einem Inventar sind von gleicher Bedeutung. Das Bestandsmanagement Ihres Unternehmens profitiert, wenn Sie bestimmte Artikel in Ihrem Bestand direkt verwalten, je nach der Wichtigkeit des Artikels oder seinem Wert für Ihr Unternehmen.

Wählen Sie Ihre Bestandsmanagement-Methode(n)

Es gibt mehrere Methoden und Techniken für die Bestandsverwaltung. Zum Verwalten Ihrer Einkäufe können Sie zum Beispiel Formeln zu ökonomischen Bestellmengen (EOQ) oder Minimum-Maximum-Berechnungen einsetzen. Sie können eine kontinuierliche Überprüfung (dieselbe Menge für jede Bestellung) oder eine regelmäßige Überprüfung (zur gleichen Zeit für jede Bestellung) verwenden. Halten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele vor Augen, um zu bestimmen, welche Methoden für Ihren Standort am besten geeignet sind.

Wählen Sie Ihre Einführungsmethode(n)

Wenn Sie mehrere Management-Methoden auswählen, müssen Sie mehrere Wege zur Einführung in Betracht ziehen. Zu den Alternativen gehören ein speziell dafür eingerichteter Management-Stab, Berater und vom Anbieter gelieferte Methoden („Bestandsführung als Dienst“). Schauen Sie sich die infrage kommenden Methoden genau an. Wenn Sie externes Fachwissen benötigen, achten Sie besonders auf die entsprechende Erfahrung des Anbieters und die Transparenz im Hinblick auf die Kosten.

Planen Sie

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kriterien für die Qualitätskontrolle und die Auftragserfüllung als Wegweiser bei der Planung der Bestandsführung dienen. Achten Sie zusätzlich darauf, dass Ihre Bestandsführungspläne an die Anforderungen, Erwartungen und Beschränkungen Ihrer primären Vertriebs- und Erfüllungskanäle angepasst sind.

Bereinigen Sie Ihre Daten

Bevor Sie zu weit auf einem bestimmten Lösungspfad voranschreiten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre existierenden Daten einheitlich, vollständig, stimmig und so aktuell wie möglich sind. Es kann sein, dass Sie Altdaten neu formatieren müssen, bevor die ausgewählte Bestandsführungslösung diese verarbeiten kann.

Automatisieren Sie

Identifizieren Sie alltägliche und sich wiederholende Aufgaben, die am einfachsten automatisiert werden können. Nutzen Sie dann geschäftliche Richtlinien und Prozesse als Leitfaden, um diese Aufgaben zu automatisieren. Überlegen Sie dabei, ob es vielleicht am besten ist, mit Aufgaben zu beginnen, die mit dem regelmäßigen Erfassen von Barcode und/oder RFID-Etikettendaten zusammenhängen. Dies wird häufig auch als automatische Identifikation und Datenerfassung (AIDC) bezeichnet.

Die Automation stellt sicher, dass Aufgaben einheitlich und nach den Vorgaben von Geschäftsregeln und -zielen ausgeführt werden. Automation beim Bestandsmanagement kann das Risiko menschlicher Fehler, die bei sich wiederholenden, alltäglichen Aufgaben auftreten können, verringern oder sogar gänzlich eliminieren. Zugleich kann sie den Team-Mitgliedern mehr Zeit für komplexere Aufgaben verschaffen, so dass diese für das Unternehmen wertvoller werden und ihren Beruf als befriedigender erleben.

Vereinfachen Sie

Nutzen Sie die von Ihnen ausgewählten Bestandsführungs-Tools und -Prozesse, um bestandsbezogene Aufgaben zu vereinfachen. So können Ihnen zum Beispiel AIDC-Lösungen helfen, die Nachbestellung von Bestandskomponenten zu vereinfachen. So verkürzen oder vermeiden Sie Verzögerungen in der Lieferkette. Auch Fehler und Reparatur- sowie Ersatzerfordernisse können so vermieden werden.

Integrieren Sie

Wo immer dies möglich ist, sollten Sie die Bestandsführung mit anderen IT-basierten Funktionen, etwa der Warenwirtschaft (ERP) und dem IT Asset Management (ITAM), integrieren. Vermeiden Sie unbedingt die Einführung mehrerer Tools für Aufgaben, für die Sie bereits Funktionen oder Lösungen haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise nicht schon ein Konfigurationsmanagement (CMDB) zur Konsolidierung der IT-Managementdaten einsetzt, könnte die Möglichkeit zur Einbindung der Bestandführungsdaten die Investition und den Aufwand rechtfertigen.

Lernen Sie von anderen

Ihr Unternehmen ist nicht das erste Unternehmen in Ihrer Branche, das mit den Herausforderungen bei der Bestandsführung konfrontiert ist. Dies ist ein Vorteil für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen. Handelskammern, Branchenveranstaltungen, Publikationen, Online-Branchengruppen und sogar Anbieterwebsites geben Einblicke, wie andere Unternehmen ganz ähnliche Probleme gelöst haben. Lassen Sie sich diese Gelegenheit nicht entgehen und lernen Sie von den Fehlern anderer.

Stärken Sie durch Trainings

Stellen Sie sicher, dass alle direkt an der Bestandsführung beteiligten Mitarbeiter ein umfassendes Training und regelmäßige Entwicklungsmöglichkeiten für die von Ihnen gewählten Lösungen und Prozesse erhalten. Kommunizieren Sie mit diesen Mitarbeitern und den Schlüssel-Stakeholdern Ihres Unternehmens, um ein Bewusstsein für die Bestandsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

Schließen Sie sich zusammen

Um nachhaltige Vorteile für Ihr Unternehmen zu erzielen, muss Ihre Bestandsführungsinitiative ein langfristiges Projekt auf hoher Ebene sein. Zusätzlich zu den Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, muss der ausgewählte Dienstanbieter gleichermaßen engagiert sein. Sie müssen darauf achten, dass Ihre Lösungs- und Dienstanbieter die Stärke und die entsprechende Erfahrung haben, ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu erfüllen.

Beginnen Sie mit Ihrem schwierigsten Artikel

Sie sollten beim Aufbau einer optimalen Bestandsführung mit Ihren wichtigsten und schwierigsten Bestandsartikel beginnen, etwa hochwertigen Fertigwaren, schwierig zu beschaffenden Rohmaterialien, Abschnitten Ihrer Lieferketten und anderen. Egal, worum es sich handelt – wenn Sie die Verwaltung ihrer wichtigsten oder schwierigsten Inventarartikel richtig managen, schaffen Sie ein erstes Erfolgserlebnis und eine gute Grundlage für nachfolgende Initiativen.

Dokumentieren Sie sorgfältig

Der nächste Schritt ist eine sorgfältige, umfassende Dokumentation der (positiven und negativen) Anfangserfahrungen. Nutzen Sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse, um Ihr Bestandsmanagement für die Zukunft fit zu machen. Ein von Unternehmern im Silicon Valley und anderswo verwendeter Leitspruch lautet, dass man „schnell scheitern“ soll. Entwickeln Sie einen Anfangsplan und wählen Sie Ihre Tools. Führen Sie den Plan aus und lernen Sie aus möglichen Fehlern. Wiederholen Sie diesen Ablauf in schneller Folge.

Optimieren Sie die Integration mit ITAM

Wenn sich schließlich der Ablauf in Ihrem Unternehmen verbessert und sich die Bestandsverwaltung ausweitet, sollten Sie die Integration mit Ihrem ITAM und anderen relevanten IT-Verwaltungsanstrengungen optimieren. Solche Integrationen können, je nach den Funktionen und der Flexibilität Ihrer Lösungen in diesen Bereichen, eine Herausforderung bedeuten. Der Aufwand kann jedoch erhebliche Vorteile für alle damit zusammenhängenden Managementinitiativen bringen.

Achten Sie auf die Cybersicherheit

Eine optimale Bestandsverwaltung für Ihren IT-Besitz kann Ihr ITAM verbessern. Besseres ITAM wiederum kann die Cybersicherheit des gesamten IT-Besitzes erhöhen und die Lieferung sowie das Management von IT- und Geschäftsdiensten verbessern. Eine sichere, gut gemanagte IT-Ressource kann direkt zu weiteren Verbesserungen in der Bestandsführung führen.

Inventarverwaltung als Grundlage für Ihren Geschäftserfolg

Ihnen und Ihren Kollegen stehen mehrere Methoden offen, um Ihren Bestand so gut wie möglich zu führen. Wie gut Ihr Unternehmen sein Inventar verwaltet, beeinflusst direkt:

Daher sind Ihre Entscheidungen bei der Bestandsführung besonders wichtig und Ihre Kollegen, Kunden, Partner, Manager und Influencer werden sie genau unter die Lupe nehmen.

Aus diesem Grund sollten Sie die bestmöglichen Prozesse, Dienste und Tools für die Bestandsführung einsetzen. Bauen Sie auf den Anfangserfolgen auf, optimieren Sie die Verwaltung jedes Artikels in Ihrem Inventar und in der Lieferkette, die Ihr Inventar zu den Kunden bringt.

Ihre Bestandsführungsinitiative wird vermutlich mehrere Lösungsanbieter umfassen und vielleicht auch externe Experten einbinden. Die von Ihnen ausgewählten Partner müssen zeigen, dass sie die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen. Zudem müssen sie zeigen, dass sie Lösungen, das Wissen und das Umfeld bieten können, um Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützen.

Freshworks: Ihr Partner für IT-gestütztes Bestandsmanagement

Freshworks bietet verschiedene cloud-basierte Lösungen, mit denen Sie Ihre IT-Assets verwalten und mit Kunden in Kontakt treten können. Unseren Lösungen Support bieten darüber hinaus Support für Ihre Kunden, machen aus Besuchern Ihrer Website Kunden und verbinden Teams sowie Partner. Die Lösungen von Freshworks unterstützen Sie bei Ihren Bestandsführungsanstrengungen und beschleunigen diese. Zudem liefert die Software von Freshworks eine ideale Basis für weitere Verbesserungen, wenn Ihr Unternehmen und seine Lieferkette wachsen und sich weiterentwickeln.

Wir bei Freshworks würden uns freuen, mit Ihnen über die Herausforderungen und Möglichkeiten Ihrer IT- und Bestandsführungslandschaft zu sprechen.

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