Bestandsmanagement ist ein komplexes System miteinander verbundener Aufgaben und Prozesse. Unabhängig davon, was Ihr Unternehmen verkauft – wahrscheinlich werden die Produkte als Inventar an einer oder mehreren Stellen gelagert. Die Bestandsaufnahme ist wichtig für Ihr Unternehmen, ganz gleich, ob es sich (nur) um einen Stapel Kartons oder strategisch in aller Welt verteilte Warenlager mit Teilen und Materialien handelt. Bevor Sie Ihren Bestand verkaufen können, müssen Sie ihn aufnehmen und auch verwalten.

Die Inventarverwaltung beginnt am Hauptlager Ihres Unternehmens, doch jedes Element in der Lieferkette kann die Bestandsführung beeinflussen. Bestandsmanagement hat für jedes Geschäft, bei dem Güter verkauft werden, höchste Priorität.

Was ist ein Bestand und was ist Bestandsmanagement?

„Bestand“ bezeichnet die fertigen Güter, laufenden Arbeiten und Rohmaterialien dessen, was Ihr Unternehmen verkauft oder zu verkaufen plant. Die Definition ist also recht klar.

Beim Bestandsmanagement (oder Bestandsverwaltung) handelt es sich um eine vielschichtige Aufgabe, die unter anderem folgende Elemente umfasst:

Es gibt fünf Hauptgründe, warum Unternehmen Bestände verwalten und eine Bestandsverwaltung benötigen:

Bestandsaufnahme – ein kurzer historischer Abriss

Bestandsaufnahmen gibt es seit Tausenden von Jahren, seit Menschen miteinander handeln. Die Ziffer Null wurde im fünften Jahrhundert in Indien als Platzhalter für die Buchhaltung und den Bestand erfunden. Das Zählsystem für die Bestandsführung ist mindestens 5.000 Jahre alt.

In jüngerer Zeit hat die Bestandsführung einen großen Schritt nach vorne getan. Der Grund dafür war die Erfindung des ersten automatischen Kassensystems. Dieses wurde in den 1930er Jahren an der Harvard-Universität entwickelt und funktionierte über Lochkarten und einen frühen Computer. Seinerzeit war es aber zu teuer, um in den meisten Unternehmen genutzt zu werden.

Die Vorläufer der modernen Barcode-Systeme boten eine praktischere und bezahlbarere Alternative, um eine Automatisierung zu erreichen. Das galt von den 1940er bis in die 1960er Jahre, als der Universal Product Code (UPC) erfunden wurde. Ein weiterer Satz an Technologie basierte auf der Forschung und Entwicklung aus der Zeit des 2. Weltkrieges. Die Radiofrequenz-Identifikation (RFID) ist zum Beispiel eine wichtige Komponente des heutigen IT-gestützten Bestandsmanagement (auf Englisch: Inventory Management). 

Heute liefern kleine, günstige RFID-Etiketten drahtlos Inventarinformationen an Mobilgeräte-Apps auf Handgeräten oder intelligente Scanner in Fabriken und Warenlagern. Das ist ein großer Schritt vorwärts im Vergleich zu dem herkömmlichen Verfahren, bei dem Mitarbeitern zwischen Regalen umherlaufen und von Ort zu Ort fahren, um mit Klemmbrettern und Stiften das Inventar aufzunehmen. In einigen kleineren Unternehmen findet sich dieser Ansatz allerdings auch heute noch.

Die meisten größeren modernen Unternehmen verwenden inzwischen Barcodes, RFID oder eine Kombination der beiden Systeme. Zusätzlich nutzen sie fortschrittliche Datensammel-, Bearbeitungs- und Analysesoftware. Systeme mit Barcodes werden häufig im Einzelhandel verwendet, wo sie mit Barcode-Scannern und Kassensystemen (POS) verbunden sind. Auch in Restaurants und anderen Orten verwendet man dieses System. Viele Produktionsunternehmen und andere Branchen setzen auf RFID-basierte Systeme, besonders dann, wenn es darauf ankommt, sofortigen Datenzugriff auf das Inventar und die Lieferkettenverbindungen in Echtzeit zu haben. Sogar einige Sushi-Restaurants in Japan und den USA nutzen RFID-Etiketten an Portionstellern, um ihren Bestand an Meeresfrüchten und dessen Frische zu überwachen.

Was ist der Unterschied zwischen Bestands- und Assetmanagement?

Bestandsmanagement und das Assetmanagement werden manchmal miteinander verwechselt, obwohl sie ganz verschieden sind. Der Bestand ist eine Klasse der Unternehmensassets, die von Bargeld und Ausstattung über Mitarbeiter, geistige Eigentumsrechte bis hin zu Ruf und Firmenwert reicht. Der IT-Besitz in Ihrem Unternehmen ist ebenfalls ein wichtiges Asset. Er bildet die Grundlage für die Bestands- und Assetverwaltungs-Tools sowie die Systeme und die Dienste, die Ihren Geschäftsoperationen zugrunde liegen.

Üblicherweise werden der Bestand, mehrere Assetarten und IT-Assets von getrennten Teams sowie mit verschiedenen Tools und Prozessen verwaltet. Im Idealfall sollte Ihr IT-Assetmanagement durchgängig angemessene Unterstützung für Ihre Bestandsmanagement-Initiativen bieten.

Warum ist Bestandsmanagement so wichtig?

Das Hauptziel der Bestandsaufnahme ist es, zutreffende, umfassende und aktuelle Informationen zum Ort und Status jedes wichtigen Artikels in Ihrem Inventar zu bieten. Ein sekundäres, aber ebenso wichtiges Ziel ist es, fehlendes oder nicht funktionierendes Inventar zu erkennen und dieses so schnell und ökonomisch wie möglich zu ersetzen oder zu reparieren.

Bestandsmanagement: Vorteile für Ihr Unternehmen

Eine effektive Bestandsführung kann viel mehr als nur Inventar zu verfolgen, wie es durch die Lieferkette Ihres Unternehmens läuft. Als Variation des klassischen Pareto-Prinzips (auch bekannt als „80-zu-20-Regel“) bedeutet das, dass 20 Prozent der Produkte und/oder Dienste Ihres Unternehmens 80 Prozent Ihrer Verkäufe ausmachen. Die Bestandsführung kann Informationen liefern, anhand derer Sie ermitteln können, welche der Produkte und/oder Dienste den Großteil der Verkäufe ausmachen und nachverfolgen, wie sich diese Mischung mit der Saison oder dynamischen Marktveränderungen ändert. 

Zusätzlich kann eine sorgfältige Analyse der vorherigen Inventarinformationen Ihnen helfen, genauere Prognosen zu Verkäufen und Einkäufen zu treffen. Diese genaueren Vorhersagen können dazu beitragen, die Transportkosten zu verringern, ebenso wie die Kosten für die Lagerung, Versicherungen und Steuern. Damit wiederum verbessern Sie Ihre Marge.

Effektive Bestandsführung kann auch das Verhältnis zu anderen Beteiligten in Ihrer Lieferkette verbessern. Bessere Kenntnis Ihres Inventars und das Wissen, was Sie wo benötigen, vermindern das Risiko, dass Sie zu spät oder zu früh bestellen oder Lieferungen nicht zur richtigen Zeit ankommen. Weniger Fehler sind ein Vorteil für alle Beteiligten der Lieferkette.

Schlechte Bestandsverwaltung verursacht Kosten für Ihr Unternehmen

Bestandsführung ist extrem wichtig für Ihren Gewinn. Im Einzelhandel werden Verluste im Inventar durch Diebstahl, Betrug oder Fehler in der Verwaltung oder Dokumentation allgemein als „Schwund“ bezeichnet. Eine im Jahr 2018 in den USA durchgeführte Studie der National Retail Federation hat herausgefunden, dass der „Schwund“ die Einzelhändler im Durchschnitt 1,33 Prozent ihrer Gesamtverkäufe des Jahres 2017 kostete. Das bedeutete, so die Handelsvereinigung, einen Gesamtausfall für die US-Wirtschaft in Höhe von 46,8 Milliarden USD.

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, das einen Bestand führt, kann ernsthaften Schaden erleiden, wenn es seinen Bestand nicht gut verwaltet. Jede Unterbrechung der Lieferkette, die nicht vermieden oder schnell gelöst werden kann, kann den Umsatz, den Profit, die Verkäufe, die Kundenzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen. Diese Faktoren machen eine effektive Inventarverwaltung zu einer wichtigen Voraussetzung für den Erfolg jedes Unternehmens.

Bestandsmanagement und IT

Heutzutage sind IT-Assets und -Ressourcen die Grundlagen der Bestandsführung, ebenso wie bei nahezu allen anderen wichtigen Unternehmensfunktionen. Ihr Unternehmen muss daher die Fähigkeiten haben, eine effektive Bestandsführung aufzubauen und zu erhalten, um die bestmögliche Verwaltung und optimalen Schutz Ihres IT-Besitzes zu gewährleisten. Dies wiederum macht die Verwaltung Ihrer IT-Assets einen wichtigen Faktor für das Überleben und Wachstum Ihres Unternehmens, ebenso wie für seine Fortentwicklung und Erfolgsmöglichkeiten.

Bestandsverwaltung und IT-Assetmanagement (ITAM)

In der jüngeren Vergangenheit bedeutete die Verwaltung der IT eines Unternehmens meist nur wenig mehr als das Nachhalten der Computer und Software auf dem Firmengelände. Heutzutage jedoch kann Ihr Bestand an IT-Assets von Computern, Servern und Software auf dem Firmengelände bis hin zu Softwareabonnements, cloudbasierten Ressourcen und Mobilgeräten des Unternehmens (oder der Mitarbeiter) reichen. Zudem besteht die Möglichkeit, dass diese Assets nicht im Eigentum stehen, sondern geleast oder gemietet sind.

Da man keine Barcodes oder Radiofrequenz-Identifikationsetiketten an cloudbasierten Ressourcen anbringen kann, muss Ihre Bestandsführungslösung irgendwie Informationen zu den Lizenzen enthalten, die den Zugriff auf diese Ressourcen ermöglichen. Dieser Umstand erzeugt sowohl den Bedarf als auch die Möglichkeit, Ihr IT-Assetmanagement (ITAM) mit Ihrer Bestandsführungslösung und den Elementen Ihres IT-Besitzes, auf denen sie gehostet werden, zu verknüpfen.

Bestandsführung und Cybersicherheit

Die Cybersicherheit schafft zusätzlichen Bedarf und Möglichkeiten zur Verknüpfung Ihrer ITAM und IT-Management-Lösungen mit Ihren Bestandführungslösungen. Da Ihr IT-Besitz diesen allen zugrunde liegt, sind sie möglicherweise anfällig für Hacker und andere Übeltäter. Der Schutz vor versehentlicher und bewusster Ausnutzung dieser Verletzlichkeiten, seien sie innerhalb oder außerhalb Ihrer Bestandsführungssysteme, ist von entscheidender Bedeutung.

Im Mai 2017 veröffentlichte Inc.com einen Artikel mit dem Titel: „60 Prozent der Unternehmen gehen während der ersten 6 Monate aus einem bestimmten Grund pleite (es ist etwas anderes, als Sie denken)“. Der Artikel beruhte auf Untersuchungen der National Cyber Security Alliance. Die Organisation hatte herausgefunden, dass beinahe 50 Prozent aller kleinen Unternehmen einem Cyberangriff zum Opfer gefallen waren. Schlimmer noch: Bis zu 60 Prozent dieser Unternehmen mussten binnen sechs Monaten nach dem Angriff schließen

Die Medien berichten, dass Cyberkriminelle auch die größten Unternehmen der Welt erfolgreich angegriffen haben. Diese Angriffe nehmen zu, ebenso wie ihre Raffinesse und ihre Zugänglichkeit. Es gibt sogar Kriminelle, die „Malware-Dienstpakete“ anbieten, deren Preise sich nach der Anzahl der angegriffenen und gefährdeten Systeme richten. Die fortlaufende Entwicklung und Eskalation der Bedrohungen für die Cybersicherheit setzen IT-Assets und Cybersicherheits-Manager in Unternehmen aller Arten und Größen immer mehr unter Druck.

Bestandsführung und „Big Data“

Je größer und komplexer Ihr Inventar ist, desto größer ist die Bandbreite und Anzahl der Artikel, die Sie nachverfolgen müssen. Daher erzeugen die von Ihnen ausgewählten, IT-gestützten Nachverfolgungs-Technologien eine große Menge an Daten. Um diese Daten zu nutzen, benötigen Sie IT-gestützte Tools für ITAM und die Datenanalyse.

Je nach den geschäftlichen Anforderungen und der Komplexität der IT können dazu einfache Tabellenprogramme ausreichend sein. Es kann aber auch notwendig sein, eine besondere Datenanalysesoftware einzusetzen, um die Daten auszuwerten. Trotzdem müssen die Daten als Erstes gesammelt, gesichert, verifiziert, rationalisiert und gespeichert werden. Zudem benötigen Sie flexible Berichtswesenfunktionen, um die Daten in handlungsgeeignete Informationen umzuwandeln. Möglicherweise nutzen Sie Tools mit diesen Funktionen bereits für ITAM- oder IT-Verwaltungsaufgaben. Die Verwendung der vorhandenen Tools zum Melden der Bestandsverwaltungsdaten ist ein starker Anreiz zum Verknüpfen Ihrer Inventar-Verwaltungslösungen mit diesen Tools über die IT.

Wie Sie Bestandsmanagement meistern können

Im Oktober 2018 befragte David Essex, der Herausgeber von SearchERPTechtarget.com, einige Analysten, Verkäufer und Nutzer, welche Probleme ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für Bestandsmanager darstellen. Die Antworten kreisten um fünf Hauptthemen, bei denen es immer darum ging, den richtigen Leuten zur passenden Zeit hochwertige Informationen an die Hand zu geben. Diese Punkte finden Sie unten in der Wortwahl und Reihenfolge, in der sie auch im seinerzeitigen Artikel aufgeführt waren.

„Integrieren von Bedarfs- und Bestandsplanung“

Verschiedene Personen, Prozesse und Tools behandeln diese gleichermaßen wichtigen, ineinandergreifenden Funktionen. Effektive Bestandsführung macht es erforderlich, dass die von jedem genutzten Informationen verbunden sind, um so ein vollständiges Bild des derzeitigen Standes zu erhalten und eine präzisere Prognose treffen zu können. Die Integration dieser Systeme und Daten sowie anderer, damit zusammenhängender Funktionen kann jedoch schwierig sein, sich länger hinziehen und teuer werden.

„Trainieren der Nutzer der Bedarfs- und Bestandsplanungssoftware“

Die beste Software zur Bedarfs- und Bestandsplanung der Welt wird niemals den vollen Geschäftswert liefern können, bis diejenigen, die sie bedienen, in ihrer Benutzung geübt und erfahren sind. Es geht um komplexe Aufgaben und die dafür verwendete Software spiegelt oft diese Komplexität. Es kann daher schwierig und teuer sein, geschulte und erfahrene Nutzer zu finden oder sie intern „aufzubauen“.

„Endlich diese alten Tabellen und das Papier loswerden“

Alte Gewohnheiten und lieb gewonnene Praktiken sind schwer abzulegen, auch, wenn es neuere, bessere Alternativen gibt. Das gilt besonders für einige Bestandsmanager und Nutzer (ebenso wie viele „Vermeider“) von moderner Technologie. Der Widerstand gegen modernisierte Prozesse und Tools kann viele Formen annehmen. Wenn dies nicht erkannt und behoben wird, tragen jedoch alle dazu bei, dass die Bestandsführung uneinheitlich und unzureichend wird.

„Daten standardisieren“

Ihr Unternehmen und seine Bestandsführung sind anfällig für die alte und oft wiederholte Informatikerweisheit: „Wenn man Unsinn eingibt, kommt auch Unsinn heraus“. Bei der Bestandsführung können verschiedene Versionen und Definitionen derselben Daten zu ungenauen, unvollständigen oder veralteten Ansichten von Inventaren und Lieferketten führen. Diese können dann direkt in schlechte Geschäftsentscheidungen münden, die den Verkäufen, dem Umsatz, der Kundenzufriedenheit und der Wahrnehmung Ihres Unternehmens schaden.

„Software auswählen, die zu Ihrem Geschäft passt“

Jedes Unternehmen, das Güter irgendeiner Art verkauft, benötigt eine Art der Bestandsführung. Trotzdem sind die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens natürlich einzigartig. Diese Anforderungen legen die Prioritäten fest und bestimmen, welche speziellen Bestandführungslösungen Sie auswählen und einsetzen: Wo befinden sich die Güter, die Sie verkaufen? Wo sind Ihre Kunden? Wie liefern Sie die Güter an die Kunden? Sind die meisten Ihrer Verkäufe große oder kleine Transaktionen? Diese und andere Faktoren beeinflussen direkt, welche Tools Sie benötigen und welche relative Bedeutung diese für Ihr Unternehmen haben.

Bestandsführung: Bewährte Vorgehensweisen

Es gibt mehrere Voraussetzungen für ein dauerhaft effektives Bestandsmanagement. Diese finden Sie unten als Liste. Sie können die Einträge auf der Liste in jeder beliebigen Reihenfolge umsetzen, aber jeder Eintrag ist wichtig für Ihren Erfolg in der Bestandsführung.

Bestandsführung: Was kommt als Nächstes?

Sie sollten beim Aufbau einer optimalen Bestandsführung mit Ihren wichtigsten und/oder schwierigsten Bestandsartikel beginnen, etwa hochwertigen Fertigwaren, schwierig zu beschaffenden Rohmaterialien, Abschnitten Ihrer Lieferketten und anderen. Worum auch immer es geht – wenn Sie die Verwaltung dieser wichtigsten oder schwierigsten Inventarartikel richtig managen, schaffen Sie ein positives Vorbild für nachfolgende Initiativen.

Der nächste Schritt muss eine sorgfältige, umfassende Dokumentation der (positiven und negativen) Anfangserfahrungen sein. Nutzen Sie diese gewonnenen Erfahrungen dann, um Ihr Bestandsmanagement für die Zukunft fit zu machen. Ein von Unternehmern im Silicon Valley und anderswo verwendeter Leitspruch lautet, dass man (wenn schon, dann) „schnell scheitern“ soll. Entwickeln Sie einen Anfangsplan und wählen Sie Ihre Tools. Führen Sie den Plan aus und lernen Sie von möglichen (und allen) Fehlern. Wiederholen Sie dann diesen Ablauf in schneller Folge.

Wenn sich schließlich der Ablauf in Ihrem Unternehmen verbessert und sich die Bestandsverwaltung ausweitet, sollten Sie die Integration mit Ihrem ITAM und anderen relevanten IT-Verwaltungsanstrengungen optimieren. Solche Integrationen können, je nach den Funktionen und der Flexibilität Ihrer Lösungen in diesen Bereichen, eine Herausforderung bedeuten. Der Aufwand kann jedoch erhebliche Vorteile für alle damit zusammenhängenden Managementinitiativen bringen.

Eine optimale Bestandsverwaltung für Ihren IT-Besitz kann Ihr ITAM verbessern. Besseres ITAM wiederum kann die Cybersicherheit des gesamten IT-Besitzes erhöhen und die Lieferung sowie das Management von IT- und Geschäftsdiensten verbessern. Ein sicherer, gut gemanagter IT-Besitz kann direkt zu weiteren Verbesserungen in der Bestandsführung führen.

Inventarverwaltung bildet die Grundlage für Ihren Geschäftserfolg

Ihnen und Ihren Kollegen stehen mehrere Optionen und Auswahlmöglichkeiten offen, um Ihren Bestand so gut wie möglich zu führen. Wie gut Ihr Unternehmen sein Inventar verwaltet, beeinflusst direkt die Verkäufe, den Umsatz, den Profit, die Kosten, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Partner sowie das Bild und den Ruf Ihres Unternehmens. Daher sind Ihre Entscheidungen bei der Bestandsführung besonders wichtig und Ihre Kollegen, Kunden, Partner, Manager und Influencer werden sie genau unter die Lupe nehmen.

Sie müssen die bestmöglichen Prozesse, Dienste und Tools für die Bestandsführung einsetzen. Bauen Sie auf den Anfangserfolgen auf, optimieren Sie die Verwaltung jedes Artikels in Ihrem Inventar und in der Lieferkette, die Ihr Inventar zu den Kunden bringt.

Ihre Bestandsführungsinitiative wird vermutlich mehrere Lösungsanbieter umfassen und vielleicht auch externe Experten einbinden. Die von Ihnen ausgewählten Partner müssen zeigen, dass sie die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen. Zudem müssen sie glaubhafte Beweise vorlegen, dass sie Lösungen, das Wissen und das Umfeld bieten können, um Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützen.

Freshworks: Ihr Partner für IT-gestütztes Inventory Management

Freshworks bietet eine ganze Reihe von cloud-basierten Lösungen, mit denen Sie Ihre IT-Assets verwalten und mit Kunden in Kontakt treten können. Darüber hinaus bieten Sie mit unseren Lösungen Support für Ihre Kunden, wandeln Besucher Ihrer Website zu Kunden um und verbinden Teams sowie Partner. Die Lösungen von Freshworks und seine Experten können Sie bei Ihren Bestandsführungsanstrengungen unterstützen und diese beschleunigen. Zudem ist Freshworks die ideale Basis für weitere Verbesserungen, wenn Ihr Unternehmen und seine Lieferkette wachsen und sich weiterentwickeln.

Wir bei Freshworks würden uns freuen, mit Ihnen über die Herausforderungen und Möglichkeiten in Ihrer IT- und Bestandsführungslandschaft zu sprechen. Mehr zu Freshworks und seinen Lösungen für das IT-Management sowie anderen Geschäftsfunktionen erfahren Sie auf unserer Website oder über einen direkten Kontakt mit uns. Lassen Sie sich zeigen, was wir wissen, was wir erreicht haben und was wir damit für Sie tun können.

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