Projektledning för ITSM

Vad är projektledning?

Projektledning består av de processer och aktiviteter som generellt sett krävs för att koordinera och implementera ändringar inom en affärsmässig miljö. Exempel på projekt är: driftsmässiga processändringar, ändringar av fysiska platser eller maskiner, att uppfylla kundförfrågningar, att utveckla nya produkter eller tjänster samt att göra ändringar i IT-system.

Att förstå vad projektledning är börjar med att definiera vad ett projekt är. Project Management Institute (PMI) definierar ett projekt som: ”ett tillfälligt handlande som utformats för att skapa en unik produkt, tjänst eller ett resultat. Detta har en definierad start och angivna mål, vanligtvis för att genomdriva positiva ändringar eller tillföra värde”. Det är viktigt att notera att man kallar det ett ”tillfälligt” handlande, som alltså skiljer sig från verksamheten som helhet, vars vardagliga uppgifter sker kontinuerligt. Projekt är alltså vad som driver ändringar inom företag.

Projektledning består av ett antal processer som används för att organisera, koordinera och implementera projekt. Detta inkluderar att initiera, planera, utföra, kontrollera (se över) och avsluta projekten. Projekt leds och hanteras ofta av personer med specifik kompetens (projektledare) som använder standarder, erfarenhet och organisationsmässiga processer samt stödjande verktyg och mallar för att strukturera projekt, hantera information och möjliggöra samarbeten bland personalen.

Projektledning för IT

Projektledning för IT är en typ av projektledning där man planerar, utför och kontrollerar tekniska projekt. It är en av de vanligaste platserna där man använder projektledning inom en organisation. De flesta investeringarna och initiativen som rör IT har en projektprofil med en bestämd tidslinje, en angiven omfattning, uppsatta mål samt definierade resurser som ska samordnas.

Projektledning för IT börjar på portföljnivå, där organisationens strategiska mål förvandlas till värderingar och investeringar som skapar värde. De flesta organisationerna har begränsade ekonomiska, personalmässiga och tekniska resurser. Därför används portföljhantering för att hjälpa IT-organisationen att välja bäst projekt för att skapa mest värde med hjälp av de tillgängliga resurserna. Genom att använda strukturerade processer för projektledning för att genomföra projekten i portföljen kan organisationen spåra projekten och deras värde vid varje steg av projektens livscykler.

Under de senaste åren har företag börjat att använda populära varianter av tekniker för IT-projektledning inklusive: vattenfallsmodellen, ”agile”-metoder eller iterativa tillvägagångssätt samt specialiserade tekniker såsom ”scrum”. Alla dessa variationer har unika egenskaper som påverkar hur värde skapas, hur personalen samarbetar och hur projektet integreras med andra projekt i organisationens portfölj.

Projektets livscykel – projektledningens fem stadier

Projektets livscykel består av en tydlig process som leder projektet från ursprunglig idé genom implementering och till avslut. För det används principer för projektledning som förtydligar förväntningar, strömlinjeformar kommunikation och säkerställer att problem, risker och ändringar hanteras på rätt sätt vid planering och genomförande. Vanligtvis talar man om fem stadier inom processen:

• Inledning
• Planering och design
• Konstruktion och/eller implementering
• Översyn och kontroller
• Slutförande eller stängning

En projektledare är en person med specialistkompetens inom projektledning. De har befogenhet att styra projektets personal och resurser för att uppnå dess mål. Projektledare ansvarar för alla stadier av projektets livscykel samt för att stödja funktioner såsom resurshantering, riskhantering, ändringskontroll, hantering av intressenter och projektkommunikation.

En projektledare måste ha en förståelse för de uppgifter som krävs för att genomföra projektet, inklusive den tid och de resurser som krävs samt korrekt ordning för utförande. Att hantera arbetets omfattning, de specifika uppgifter som ska utföras, projektets schema och resurser är viktiga uppgifter som faller på projektledaren. Vid större projekt kan man ha stödpersonal som hjälper projektledaren med specifika uppgifter (såsom att se över projektplanen eller att ansvara för produktdokumentation). Dock bör varje projekt ha en enda person (projektledaren) som ansvarar för projektet som helhet.

Projektledarens roll

En projektledare är en person med specialistkompetens inom projektledning. De har befogenhet att styra projektets personal och resurser för att uppnå dess mål. Projektledare ansvarar för alla stadier av projektets livscykel samt för att stödja funktioner såsom resurshantering, riskhantering, ändringskontroll, hantering av intressenter och projektkommunikation.

En projektledare måste ha en förståelse för de uppgifter som krävs för att genomföra projektet, inklusive den tid och de resurser som krävs samt korrekt ordning för utförande. Att hantera arbetets omfattning, de specifika uppgifter som ska utföras, projektets schema och resurser är viktiga uppgifter som faller på projektledaren. Vid större projekt kan man ha stödpersonal som hjälper projektledaren med specifika uppgifter (såsom att se över projektplanen eller att ansvara för produktdokumentation). Dock bör varje projekt ha en enda person (projektledaren) som ansvarar för projektet som helhet.

Därför är projektledning viktigt för ALLA företag

Projektledning handlar om att använda resurser och uppnå resultat på ett så effektivt sätt som möjligt. Att använda specifika metoder och strategier för projektledning hjälper företag att minska risker, kontrollera kostnader och förbättra resultat. För mindre företag kan projektledning erbjuda struktur och riktlinjer för snabbare resultat. För större företag hjälper projektledning till att säkerställa att man levererar konsekventa resultat och att man kan planera och se över stora projektportföljer, samtidigt som individuella projekt integreras med verksamheten.

Inom ett individuellt projekt kan disciplinerad projektledning möjliggöra:

• Tydligt definierade roller, krav och ansvarsområden, vilket främjar ägarskap, engagemang, koordinering och effektiva processer.
• Tydlig kommunikation mellan projektets team och dess sponsorer och intressenter.
• Fördefinierade metoder och mallar som hjälper teamet att se vad som behöver göras och hur deras arbete platsar i den övergripande projektstrukturen.