Vad är SaaS-apphantering?

SaaS-apphantering, eller applikationshantering för SaaS (SaaS Application Management, SAM), är en proaktiv lösning som låter dig se över och hantera köp, licenser, underhåll, förnyelse, säkerhetsefterlevnad och offboarding för molnbaserad programvara i form av tjänst (SaaS-applikationer) i företagets portfölj.

Ett bra system för SaaS-apphantering för ditt företag är en långsiktig investering för att optimera vad du betalar för SaaS, maximera avkastning på investering, följa säkerhetsbestämmelser för efterlevnad och använda dina molnbaserade investeringar på bästa sätt. 

SaaS är en representation av modern programvara och allt fler företag drar nytta av fördelarna med moln- och abonnemangsbaserad åtkomst. Gartner anger att programvara som en tjänst (Software as a Service, SaaS) för närvarande är det största marknadssegmentet och förväntas växa till 104,7 miljarder dollar år 2020. Men vad som gör SaaS-modellen till det mest populära valet är även vad som skapar de största utmaningarna för företagets IT: snabb åtkomst och implementering. Vem som helst som har ett kreditkort och en e-postadress kan köpa ett abonnemang. Det skapar en stor utmaning för företag som vill ligga steget före konkurrensen när det kommer till att hantera licenser och avtal samt skydda företagets data.  

Gartner, ledarna inom IT-analys, uppskattar att den årliga kostnaden för att köpa och hantera programvaruapplikationer och -licenser kan uppstiga till fyra gånger det ursprungliga köpets värde. Företag spenderar upp till 75 % av den totala IT-budgeten på att underhålla och driva befintliga system och existerande programvara.

                           De 4 största utmaningarna för SaaS-apphantering

SaaS-apphantering och SaaS-kaos

Ta chansen att stoppa slöseri med SaaS, strömlinjeforma din applikationshantering för SaaS och använd IT-budgeten för företagets affärsmässiga omvandling. En solid strategi är A och O för att kunna återta kontrollen och få ökad insyn i företagets SaaS-applikationer och -licenser. Här kan du läsa om ett par åtgärder som hjälper organisationen att ta kontroll över SaaS-användningen, spara pengar på redundanta applikationer och få expertis inom SaaS-apphantering.

 

1. Säkra dina SaaS-konton

SaaS-applikationer är en stor hjälp för organisationen eftersom de erbjuder skalbarhet, enkelhet och lägre initiala kostnader. Men på grund av skugg-IT slutar det ofta med att slutanvändare köper licenser och applikationer utan formellt tillstånd från IT-avdelningen, vilket orsakar säkerhetsrisker. Detta försätter företaget i en situation där de riskerar stöld av data, vilket kan skapa enorma risker för efterlevnad.

Utbilda slutanvändarna om riskerna som otillåtna appar och licenser medför.

Se även till att organisationen följer GDPR, HIPAA och annan reglering för att skydda dess integritet och konfidentialitet.

Skapa ett team som arbetar med att hantera företagets säkerhetsbrister.

Använd därför ett protokoll för regelbundna säkerhetskontroller för att säkerställa att SaaS-applikationer och programvara som används ej utgör risker för organisationen.

 2. Optimera pengarna som spenderas på SaaS

Ställ följande fråga: används varje applikation och licens som köps in till 100 %? Erbjuder du all personal fullfjädrade paket med funktioner de kanske inte behöver? Har din organisation fallit offer för dolda SaaS-kostnader?

Det är enkelt att köpa in och använda SaaS. I själva verket kan vem som helst med ett kreditkort och en e-postadress göra det på nolltid. Men problemet med SaaS är att det sprider ut sig. De flesta SaaS-applikationerna som köps in används inte ens. Detta orsakar att man förlorar kontrollen över SaaS-kostnaderna. 

 

Skapa en solid strategi för SaaS-licenshantering.

Minska SaaS-redundansen.

Lär dina användare om hur de kan förbättra SaaS-användningen och engagemanget.

Förhandla regelbundet om villkoren med dina leverantörer.

Investera i automatisering för att strömlinjeforma SaaS-applikationer samt inköp och förnyelser av licenser.

3. Identifiera skugg-SaaS

Personal köper ofta licenser och applikationer utan formellt godkännande från IT. Detta på grund av antagandet att IT-processer är tidskrävande och komplicerade. För många i personalen används skugg-IT helt enkelt för att kunna utföra sitt arbete så effektivt som möjligt. Detta orsakar svåra utmaningar såsom redundanta SaaS-abonnemang, otillåtna applikationer som innehåller företagets data, säkerhetsfrågor och regleringsmässiga risker.  

 

Identifiera skugg-applikationer i form av SaaS.

Håll ett öga på alla dina SaaS-applikationer och -licenser: auktoriserade, ej auktoriserade, godkända och andra.

4. Hantera SaaS-förnyelser

Att hantera SaaS-licenser kräver ett sinne för detaljer. Det är inte lätt att få komplett insyn i organisationens molnbaserade köp och förnyelser. Ju fler SaaS-licenser och -applikationer som personalen köper in, desto svårare blir systemet att hantera. Dessa SaaS-köp, förnyelser, kontrakt och licenser har oöverskådliga bestämmelser för fakturering, längder och svårlästa villkor.

För att hantera denna utmaning är det viktigt att ha en bestämd process för SaaS-förnyelse. Det låter även organisationen spara pengar.

 

Bestäm en avdelning för inköp och en individuell ägare för varje SaaS-applikation.

Få insyn i alla SaaS- och molnköp.

Håll ett öga på alla kontrakt och bestämmelser för enklare hantering.

Skapa en kalender med information om förnyelser, viktiga datum och automatiska förnyelser.

Se till att du har en automatisk process för att köpa SaaS-/molnapplikationer och licenser.

Det rekommenderas att organisationen har en enad informationskälla för att få ökad insyn i och kontroll över molnanvändning. Med hjälp av denna informationskälla kan du ta kontroll över SaaS-budgeten och säkerställa ökad säkerhet. Freshservices SaaS-experter kan hjälpa dig att välja rätt SAM-lösning som passar din organisation som handen i handsken.