Oberoende av vad ditt företag säljer är det sannolikt att du har produkter i lager på en eller flera platser. Det kan vara ett par lådor i källaren eller material och delar i flertalet lagerlokaler som strategiskt placerats världen över. I vilket fall är ditt lager något av det viktigaste du har. Innan du kan sälja ditt lager måste du dock hantera det.

Lagerhantering är en komplex, mångfasetterad uppsättning länkade uppgifter och processer. Lagerhantering (eller lagerstyrning) börjar när företaget tar emot sitt lager men påverkas av varje del av leverantörskedjan. Alltså är lagerhantering A och O för varje företag som säljer produkter.

Vad är lager, och vad är lagerhantering?

Ett lager består av produkter som produceras, material och färdiga produkter som företaget säljer eller planerar att sälja.

Lagerhantering är däremot ett mer komplext begrepp. Det är ett mångfacetterat koncept som inkluderar (men ej är begränsat till) följande:

Det finns fem grundläggande anledningar till att hantera lager och inventarier:

Lagerhanteringens historia

Lagerhantering är ett begrepp som funnits i flera årtusenden och på alla platser där människor handlat med produkter. Nollan skapades i Indien på 400-talet som en platshållare för räkenskaper och inventarier. Räknesystemet som används för lagerhantering är dock ännu äldre – minst 5 000 år.

Ett par tusen år efter att nollan ”uppfanns” skedde ett stort framsteg inom lagerhantering: det första automatiska kassasystemet. Det skapades på Harvard University och använde hålkort i en tidig dator. Dock var det alldeles för dyrt för de flesta företagen.

Moderna system med streckkoder har sina rötter i de praktiska och prisvärda systemen som skapades från 1940-talet till 1960-talet, då man bytte till en universal produktkod (UPC). Man använde även annan teknik som uppfanns under andra världskriget. Radiofrekvensidentifiering (RFID) är ett exempel på teknik som uppfanns på den tiden och som än idag är en viktig komponent av lagerhantering.

Dagens små, billiga FRID-taggar skickar trådlöst lagerinformation till appar på mobila enheter eller smarta skanningsenheter i fabriker och lagerlokaler. Numera slipper personalen kräla under lagerhyllor eller köra från lager till lager med papper och penna (även om vissa mindre företag fortfarande använder detta tillvägagångssätt).

De flesta större moderna företagen använder streckkoder, RFID eller en kombination av båda teknikerna inom program för avancerad datainsamling, användning och analys. System som baseras på streckkoder används i stor utsträckning inom detaljhandeln, till exempel i kassor i butiker och restauranger. RFID används vanligtvis inom produktion och annan industri, särskilt i fall där man behöver omedelbar åtkomst till information om inventarier och distributionskedjor i realtid. Vissa sushirestauranger i Japan och USA använder faktiskt RFID-taggar på portioner, så att de kan spåra matens lagerstatus och färskhet i realtid.

Lagerhantering och tillgångshantering

Lagerhantering och tillgångshantering är relaterade begrepp som ibland förväxlas, trots att de skiljer sig åt. Lager är en typ av tillgång, medan tillgångar även kan vara pengar och utrustning, personal, immateriell äganderätt eller till och med rykte. Även företagets IT är en viktig tillgång. Vanligtvis driver det lagerhantering och tillgångshantering genom verktyg och system, jämte tjänsterna som används för företagets drift.

Vanligtvis hanterar olika avdelningar, verktyg och processer flera typer av tillgångar och IT-tillgångar. Enligt bästa praxis bör IT-tillgångshantering konsekvent tillhandahålla support för initiativ såsom lagerhantering och tillgångshantering.

Varför är lagerhantering viktigt?

Det huvudsakliga syftet med lagerhantering är att tillhandahålla korrekt, omfattande och aktuell information om plats och status för varje viktig del av lagret. Ett sekundärt, men lika viktigt, mål är att identifiera saknade eller defekta inventarier och att ersätta eller reparera dem så snabbt och ekonomiskt som möjligt.

Lagerhantering: Fördelar för företag

Effektiv lagerhantering handlar om mycket mer än att spåra lager som rör sig genom företagets distributionskedja. En variant på den klassiska Pareto-effekten (som även kallas för 80-regeln) anger att 20 % av företagets produkter och/eller tjänster kan utgöra 80 % av försäljningen. Med lagerhantering kan man få information som hjälper företaget att ta reda på vilka produkter och/eller tjänster som står för störst del av försäljningen och spåra hur detta förändras beroende på trender, årstider eller marknader.

Därtill kan noggrann jämförelse av information om tidigare inventarier hjälpa dig att skapa bättre prognoser om försäljning och inköp. Bättre prognoser leder i sin tur till minskade kostnader, till exempel för förvaring, försäkring och skatt. Effektiv lagerhantering kan alltså öka försäljningen, minska kostnaderna och förbättra marginalerna.

Effektiv lagerhantering kan till och med förbättra företagets relationer till andra parter inom distributionskedjan. Bättre kunskaper om dina inventarier, vad du behöver och var det behövs kan minska eller undvika felaktiga, försenade eller för tidiga beställningar och leveranser. Färre fel skapar fördelar för alla parter inom varje distributionskedja.

Dålig lagerhantering kostar skjortan

Lagerhantering är mycket viktigt för företagets ekonomi. Inom detaljhandeln kallar man förluster som orsakas av stöld, bedrägeri eller fel i dokumentation eller hantering för ”krympning” (”shrink” eller ”shrinkage” på engelska). I USA upptäckte National Retail Federation i sin National Retail Security-enkät år 2018 att krympning i genomsnitt kostar 1,33 % av den totala försäljningen för återförsäljare. Det blir ”en total effekt på 46,8 miljarder dollar på den amerikanska ekonomin” anger branschorganisationen.

Både små och stora företag med någon typ av lager kan skadas om man inte hanterar lagret på rätt sätt. En störning i distributionskedjan som inte kan undvikas eller hanteras snabbt kan orsaka minskade intäkter, minskad försäljning, minskad kundnöjdhet och försämrat rykte. Detta innebär att effektiv lagerhantering är ett grundläggande krav för framgångsrika företag.

Lagerhantering och IT: viktiga kopplingar

Inom moderna företag driver IT-tillgångar och -resurser lagerhantering, precis som de flesta andra av företagets viktiga processer och funktioner. Alltså måste man kunna uppnå och bibehålla effektiv lagerhantering för bästa möjliga hantering och skydd av företagets IT-tillgångar. Det gör i sin tur hantering av IT-tillgångar till en mycket viktig funktion som möjliggör företagets överlevnad, tillväxt, utveckling och möjligheter.

Lagerhantering och IT-tillgångshantering (ITAM)

Under det senaste årtiondet har hantering av IT-inventarier vanligtvis inneburit att man helt enkelt håller koll på datorer och programvara som installerats på plats. Men numera kan IT-tillgångshantering täcka allt från datorer, servrar och programvara på plats till abonnemang på molnbaserade resurser och mobila enheter som företaget eller individuella anställda äger, leasar eller hyr.

Eftersom det är omöjligt att fästa streckkoder eller RFID-taggar på molnbaserade resurser bör lösningar för IT-tillgångshantering inkludera information om licenserna som styr åtkomst till de relevanta resurserna. Det skapar ett behov av (och en möjlighet) ansluta IT-tillgångshantering (IT Asset Management, ITAM) till lösningar för lagerhantering och de delar av organisationens IT som är värd för lösningarna.

Lagerhantering och cybersäkerhet

Cybersäkerheten skapar behov och möjligheter att ansluta ITAM och dina lösningar för IT-hantering till dina verktyg för lagerhantering. Eftersom dina IT-tillgångar driver alla dessa är de känsliga för hackers och andra obehöriga. Att skydda mot oavsiktlig eller medveten exploatering av denna känslighet (inom och utanför dina system för lagerhantering) är av högsta vikt.

I maj 2017 publicerade Inc.com ”60 % av företag misslyckas inom 6 månader på grund av det här (det är inte vad du tror)”. Artikeln är baserad på research från National Cyber Security Alliance. Denna organisation upptäckte att närmare 50 % av småföretagare har varit offer för cyberattacker. Vad som är ännu värre är att 60 % av dessa företag stänger ner inom 6 månader från attacken.

Media har rapporterat att cyberskurkar attackerar även de största företagen. Dessa attacker ökar, likaså hur sofistikerade attackerna är. Det finns till och med kriminella som säljer skadlig programvara som en sorts tjänst i olika paket, med prissättning som görs baserat på antalet system som man ska bryta sig in i. Den fortsatta utvecklingen och eskaleringen av cybersäkerhetshot sätter ökad press på ansvariga för IT-tillgångar och cybersäkerhet inom alla branscher och typer av företag.

Lagerhantering och ”stora data”

Ju större och ju mer komplext ditt lager är desto fler objekt måste du spåra. Alltså genererar dina valda IT-drivna funktioner enorma mängder data. För att använda dessa data krävs IT-drivna verktyg för ITAM och dataanalys.

Beroende på företagets behov och hur avancerad dess IT är kan en enkel applikation med kalkylblad eller specifik programvara för dataanalys användas för att analysera data. Först måste dock alla data samlas in, säkras, verifieras, rationaliseras och lagras. För att förvandla data till värdefull information krävs även flexibla funktioner för rapportering. Du kanske redan har verktyg med dessa funktioner inom ITAM eller annan typ av IT-hantering. Att använda dessa verktyg för att rapportera lagerdata är en drivkraft för att ansluta lösningar för lagerhantering till dessa verktyg via IT.

Lagerhantering: Utmaningar

I oktober 2018 frågade chefredaktör David Essex vid SearchERP.Techtarget.com ”ett antal analytiker, säljare och användare” om de största utmaningarna för personal med ansvar för lager. Svaren rörde ”fem teman som alla handlade om att tillhandahålla kvalitetsinformation till de mest kvalificerade personerna vid rätt tidpunkt”. Dessa koncept presenteras här i de uttryck och i den ordning som de beskrevs i artikeln.

”Integrera planering för efterfrågan och lager”

Det händer ofta att dessa viktiga, ömsesidigt beroende funktioner hanteras av olika personer, processer och verktyg. Effektiv lagerhantering grundas på att system och information som används kopplas samman för att skapa en komplett vy över aktuell information och för att skapa bättre prognoser. Att integrera dessa system och data samt relaterade applikationer och funktioner kan dock vara dyrt, tidskrävande och svårt.

”Utbilda användare inom programvara för planering och lagerhantering”

Även världens bästa programvara för planering eller lagerhantering kan inte erbjuda maximalt värde om de som använder systemet inte drar nytta av det till fullo. Dessa är komplexa begrepp, vilket återspeglas av programvaran som används. Alltså kan det vara både svårt och dyrt att hitta erfarna, kunniga användare och att internt erbjuda utveckling av deras kunskaper.

”Dumpa gamla kalkylblad och papper”

Gamla vanor sitter i, till och med när det finns nyare, bättre alternativ. Detta gäller i allra högsta grad för personal med lageransvar och användare (och för många som undviker ämnet). Att stå emot moderna processer eller verktyg kan ta sig an många uttryck som alla bidrar till inkonsekvent, otillräcklig lagerhantering om de inte identifieras och löses.

”Standardisera data”

Ditt företag och dess lagerhantering kan lätt bli till en enda röra om man arbetar med ”skräp in, skräp ut”. Inom lagerhantering kan flera versioner och definitioner av samma data orsaka felaktiga, ej kompletta eller ej aktuella rapporter som rör inventarier eller distributionskedjor. Detta kan leda till felaktiga beslut som i sin tur skadar försäljningen, intäkterna, kundnöjdheten och företagets rykte.

”Välj programvara som passar ditt företag”

Alla företag som säljer produkter av någon typ behöver ett system för lagerhantering. Dock kan de individuella behoven variera. Dessa behov måste definiera och prioritera de specifika lösningarna för lagerhantering som används. Var lagras dina produkter? Var befinner sig dina kunder? Hur levererar du produkter till dem? Säljer du i stora omgångar eller enstaka produkter? Dessa faktorer bör betänkas för att se vad de har för relativ vikt. Sedan kan du använda denna information för att välja rätt verktyg.

Bästa praxis för lagerhantering

Det finns flertalet principer som måste användas för effektiv lagerhantering. Dessa kan du läsa om i listan nedan. Du kan välja att använda dem i valfri ordning, men de är alla viktiga för att du ska lyckas med lagerhantering.

Lagerhantering: vad är nästa steg?

Du bör påbörja din resa mot optimal lagerhantering med ditt viktigaste (eller mest komplicerade) lager, såsom färdiga produkter med högt värde, råvaror som är svåra att hitta, delar av distributionskedjan eller annat. Oberoende av vilka objekt du väljer är det viktigt att börja med de mest kritiska eller mest komplicerade för att hamna på rätt spår.

Nästa steg är att skapa grundlig och noggrann dokumentation av dina upplevelser av lagerhanteringen – både positiva och negativa upplevelser. Dessa bör du använda för att finslipa ditt tillvägagångssätt och din framtida lagerhantering. I Silicon Valley och inom många branscher använder man uttrycket ”fail fast” (alltså misslyckas snabbt). Med andra ord: skapa en första plan, välj dina verktyg och utför planen. Lär dig sedan av alla misstag och gå vidare till nästa steg.

I och med att ditt företag förbättrar och expanderar sin lagerhantering bör du se till att du optimerar integrering med ITAM och andra relevanta IT-initiativ. Denna integrering kan vara en stor utmaning beroende på systemens funktioner och flexibilitet. Dock kan den även medföra markanta fördelar för alla länkade initiativ för hantering.

Optimal lagerhantering kan i kombination med IT förbättra ITAM. Förbättrad ITAM stärker i sin tur hela IT-organisationens cybersäkerhet samt leveransen och hanteringen av IT och organisationsmässiga tjänster. En tryggare, kontrollerad IT-organisation kan även möjliggöra ytterligare förbättringar inom lagerhantering.

 

Lagerhantering: grunden för framgångsrika företag

Du och dina kollegor har otaliga val när det kommer till effektiv lagerhantering. Hur organisationen hanterar lager har en direkt effekt på dess försäljning, intäkter, vinster, kostnader, kundnöjdhet och samarbeten samt företagets rykte. Alltså är det mycket viktigt att välja rätt verktyg för lagerhantering, då dessa verktyg i allra högsta grad kommer att påverka (och bedömas av) dina kollegor, kunder, partners och chefer.

Du måste implementera bästa möjliga processer, tjänster och verktyg för lagerhantering. Sedan måste du använda detta som en grund för att optimera hantering av varje objekt i lagret och inom distributionskedjan som för lagret till dina kunder.

Ditt initiativ för lagerhantering inkluderar sannolikt flera olika leverantörer och kan även inkludera externa experter. Dina valda samarbetspartners måste ha en förståelse för ditt företag och dess unika behov. De måste även kunna uppvisa att de har relevant erfarenhet och att de har de lösningar, den expertis och det system som krävs för att hjälpa dig att uppnå dina mål.

Freshworks: Din partner för IT-driven lagerhantering

Freshworks har ett utbud av molnbaserade lösningar som hjälper dig att hantera dina IT-tillgångar, engagera och stödja dina kunder, konvertera besökare på din webbsida och koppla samman dina teams och partners. Freshworks lösningar och experter kan erbjuda dig support och kan påskynda dina initiativ för lagerhantering i takt med att ditt företag och dess distributionskedja växer och utvecklas.

Vi vill gärna diskutera dina utmaningar inom IT och lagerhantering och hitta lösningar åt dig. Läs mer om Freshworks och våra lösningar för IT-hantering och andra organisationsmässiga funktioner online eller kontakta Freshworks. Lås oss visa dig vad vi kan, vad vi har gjort och vad vi kan åstadkomma med och åt dig.