Översikt

Kanban är ett koncept med ursprung i tillverkningssektorn men används nu i stor utsträckning i många andra sektorer och discipliner.

Kanban är ett system för arbetsflödeshantering som tillhandahåller visuella signaler för att vidarebefordra information.

Människor bearbetar visuell information mer än 5 000 gånger snabbare än de bearbetar information i text; därav bidrar Kanban till effektiv drift och optimerade processflöden.

Kanban-tekniker kan användas framgångsrikt inom både IT och IT-tjänstehantering (ITSM) för att optimera hur dagliga uppgifter planeras och utförs.

Kanban kan även tillämpas i andra discipliner som är del av IT-livscykeln, inklusive problemhantering och upphandling.

Det blir allt vanligare att använda Kanban i alla delar av en verksamhet, allteftersom organisationer eftersträvar effektivitet för att förbli ekonomiskt livskraftiga och konkurrera i sina marknadsplatser.

Kanban är en viktig del av varje implementering av Lean eller Agile och underlättar samarbete mellan olika team.

Vad är Kanban?

Kanban är ett system för arbetsflödeshantering och processhantering som tillhandahåller visuella signaler för att videbefordra information för att förbättra verkningsgraden och effektiviteten. Tillverkning, processhantering och ITSM använder Kanban. Ordet Kanban är japanska för ”anslagstavla”. Inom arbetsflödes- och processhantering har termen Kanban fyra olika betydelser:

 

Kanban-koncept

Kanban kan beskrivas med fyra enkla koncept:

Visualisera arbete

Kanban skapar ett visuellt arbetsflöde eller processmodell. Den visuella modellen kan användas för att observera flödet av arbete och produkter via Kanban-systemet. Det inkluderar att markera eventuella orsaker till förhindrad utveckling, såsom flaskhalsar som skapar en efterfrågan som är högre än kapaciteten, köer av arbete och team eller individer som misslyckas att förflytta arbete genom systemet.  Att göra det här synligt med Kanban ökar kommunikationen och förbättrar samarbetet mellan team.

Begränsa pågående arbete

Att använda Kanban för att begränsa mängden pågående arbete (där arbete på en produkt har påbörjats men inte slutförts) kan minska tiden som krävs för att produkten ska passera genom arbetsflödet. Om du har ett mindre antal artiklar med pågående arbete där Kanban-signaler utlöser produktionen ökar synligheten för varje artikel och deras framsteg kan ges tillräcklig uppmärksamhet. På så vis kan förseningar på grund av omprioritering undvikas.

Fokus på flöde

Att använda Kanban för att begränsa pågående arbete och att visualisera arbete bidrar till att bibehålla fokus på att leverera resultat med ett konstant flöde av arbete genom systemet. Kanban aktiverar den enkla samlingen av mätvärden som kan användas för att analysera flödet och tidigt varna för framtida problem.

Kontinuerlig förbättring

Användning av Kanban stödjer en kultur av kontinuerlig förbättring. Visualisering och mätning av flöde, kvaliteten på produktionen, produktionstakten och lead-tider med Kanban hjälper team och individer att mäta och förbättra sin effektivitet.

Var är Kanban vanligt förekommande?

De flesta människor har sett Kanban i drift utan att inse det. Kanban-tekniker är vanligt förekommande i ett stort antal olika branschsektorer.

Ett exempel från tillverkningssektorn

Nästan alla tillverkningsorganisationer använder Kanban i sina tillverkningsprocesser.

Bilindustrin är ett bra exempel.

Längre tillbaka tillverkades fordon och ställdes sedan på lager för att invänta försäljning.

Kanban-tekniker introducerades både som ett sätt att undvika att lager inte säljs hos återförsäljare och för att undvika flaskhalsar i tillverkningsprocessen, genom att gå över till ett ”tillverka-efter-beställning”-system med JIT.

Den första användningen av Kanban i processen är när en kund besöker en återförsäljare och beställer ett fordon.

Återförsäljaren skickar en beställning till fabriken, vilket vanligtvis är en Kanban-signal till fabriken att tillverka fordonet enligt kundens specifikationer.

Kanban används även inom tillverkningsprocessen.

Ett exempel är att när antalet rattar i deras Kanban-behållare i produktionslinjen minskar till en bestämd nivå så skickas en Kanban-signal till leverantören att tillhandahålla fler.

Leverantören tillhandahåller tillräckligt många rattar för att fylla på Kanban-behållaren till en överenskommen nivå.

Storleken på Kanban-behållaren är avgörande för effektiviteten i den heltäckande processen.

Ett exempel från snabbmatssektorn

En snabbmatsrestaurang som säljer hamburgare är ett annat exempel där Kanban används.

Tekniker både för Kanban-signaler och Kanban-behållare används framgångsrikt för att säkerställa att det alltid finns tillräckligt många färska hamburgare att sälja, vilket förhindrar att mat kallnar och måste slängas.

I den här användningen av Kanban har restaurangen en uppsättning rännor mellan serveringsdisken och köket, med en separat ränna för varje typ av hamburgare.

En markerad linje på varje ränna fungerar som en Kanban-signal.

När antalet hamburgare i en särskild ränna minskar till den här nivån informerar en Kanban-signal köket om att ett överenskommet antal färska hamburgare behöver tillagas.

Storleken på satsen, eller storleken på Kanban-behållaren, varierar för varje typ av hamburgare beroende på takten i vilken de vanligtvis säljs.

I vissa restauranger varierar både storleken på Kanban-behållaren och vid vilken nivå Kanban utlöses beroende på veckodag och tid på dagen, för att hantera den varierande takten på hamburgerförsäljningen.

För mindre populära hamburgare kan Kanban-storleken vara 1.

Om storleken på Kanban-behållaren och nivåerna på Kanban-utlösaren fastställs noggrant kommer de flesta kunder att få en nyligen tillagad hamburgare utan väntetid.

Vad är historian bakom Kanban?

Under sent 1940-tal ville Toyota åstadkomma ett smidigt flöde av fordonstillverkning och ha minsta möjliga färdiga fordon på lager.

Taiichi Ohno, en maskintekniker på Toyota, var upphovsmannen till Kanban för att lösa den här utmaningen.

Hans inspiration för Kanban kom från en matbutik, där personal endast beställde tillräckligt med livsmedel från leverantörer att de kunde fylla på det kunder köpt.

Ohno utvecklade användningen av ett faktiskt kort, som han kallade för Kanban, för att aktivera påfyllning i lager i det föregående steget i tillverkningsprocessen.

Kanban-systemets högt visuella natur gjorde det möjligt för olika team att lättare samtala om vilket arbete som var nödvändigt och när, vilket hjälper till att minska avfall och maximera värdet.

Senare utvecklades nya applikationer av Kanban som fungerar utanför tillverkning, inklusive år 2007 när en utökad kunskap om Kanban kom till.

Det bidrog snabbt till att Kanban:s tekniker antogs i resten av världen inom en rad olika sektorer och discipliner.

Vad är principerna i Kanban?

När Kanban först skapades utvecklade Toyota regler för hur det skulle tillämpas. Dessa kan sammanfattas i följande principer:

Vad är fördelarna med att använda Kanban?

Att använda Kanban kan ge betydande fördelar i arbetsflöden och processer i produktionen.Effektiv användning av Kanban för arbetsflöden och processhantering kan:

Den delade visualiseringen i en process som använder Kanban-tavlor bidrar till samarbete mellan olika team eftersom de aktivt kan se arbete förflyttas genom systemet mot den slutgiltiga leveransen.

De kan även enkelt identifiera uppgifter som inte slutförs som planerat så att de kan arbeta tillsammans för att ta itu med eventuella problem.

Kanban-tavlor tillhandahåller även chefer med en lättförståelig översikt över arbetsbelastningen och hur arbetet fortskrider.

Kanban-tavlor kan hjälpa chefer förstå hur oplanerat arbete påverkar deras team så att de kan sätta realistiska prioriteringar och hantera förväntningar med erfaren personal.

Vad är Kanban-tavlor?

En Kanban-tavla är ett verktyg inom Kanban, som tillhandahåller en visuell representation av hur arbete i ett arbetsflöde fortskrider fram till att det fullbordas.

Team använder Kanban-tavlor för att tillsammans hantera arbetsflöden, då de tillhandahåller en visuell tavla över uppgifter och deras status, men även enskilda individer kan använda Kanban-tavlor.

En Kanban-tavla har ett antal kolumner som var och en representerar ett steg i det övergripande arbetsflödet eller processen.

På en grundläggande Kanban-tavla kan dessa steg vara ”Att göra”, ”Pågående” och ”Slutfört”.

Det rekommenderas att hålla Kanban-tavlor så lättsamma som möjligt, eftersom invecklade tavlor är svåra att förstå.

Kanban-tavlor har följande funktioner:

Arbetets synlighet

Ett visuellt kort representerar varje unik arbetsuppgift och kortet inkluderar uppgiftens namn.

Kortet förflyttas från vänster till höger på Kanban-tavlan allteftersom en uppgift fortskrider genom stegen.

Om Kanban-tavlan är en fysisk tavla rekommenderas det att använda en klisterlapp för varje uppgift.

Att förflytta en klisterlapp över tavlan är ett visuellt tecken på framsteg.

Klisterlappar med olika färg kan användas på Kanban-tavlan för att skilja på olika typer av uppgifter, vilket även kan åstadkommas med olika rader på Kanban-tavlan.

Dessa visuella signaler tillhandahåller lättförståelig kommunikation.

Begränsa pågående arbete

Många användningar av Kanban-tavlor fastställer en gräns för hur många kort som kan finnas i en kolumn, som ett sätt att begränsa pågående arbete.

Innan ett annat kort kan förflyttas till kolumnen måste teamet arbeta tillsammans för att förflytta ett av de befintliga korten till nästa kolumn.

Genom att använda Kanban-tavlan på det här sättet kan flödet av arbete minskas när uppgifter behandlas och slutförs, för att göra plats för andra.

En Kanban-tavla identifierar även flaskhalsar där det finns en kö av uppgifter som väntar på att förflyttas till nästa kolumn.

Om nivån ofta uppnås är det en tecken på att mängden arbete är orimligt hög.

Att endast skapa en ytterligare Kanban-tavla är ingen lösning.

Åtagandepunkt

När en uppgift har angetts på Kanban-tavlan ska den så snabbt som möjligt förflyttas genom arbetsflödet.

Om mängden pågående arbete är begränsad finns det antagligen eftersläpande arbete som väntar på att läggas till på Kanban-tavlan.

Åtagandepunkten är den stund som teamet tar itu med att slutföra arbetet genom att lägga till uppgiften på Kanban-tavlan.

Leveranspunkt

Det är här som arbetet har slutförts till kundens förnöjdhet och uppgiften kan tas bort från Kanban-tavlan.

Digitala Kanban-tavlor

Fysiska Kanban-tavlor kan användas där det är möjligt, eftersom den bästa metoden för samarbete mellan individer är att uppdatera Kanban-tavlan manuellt.

Där det inte är möjligt, på grund av att individer och team arbetar på distans, kan en digital Kanban-tavla användas.

Dessa digitala tavlor kan enkelt delas och uppdateras över tidszoner och platser, vilket påvisar många av fördelarna med Kanban.

Det finns tillgängliga verktyg som stöder flera länkade Kanban-tavlor med spårning, verifieringskedjor och automatiska meddelanden om förändringar som gjorts på Kanban-tavlan.

Hur Kanban kan förbättra teamens prestation

Det är bäst att uppdatera status för uppgifter på Kanban-tavlan som en teamaktivitet, snarare än av individer som arbetar ensamma.

Den här metoden gör det möjligt för teammedlemmar att lära känna varandra och att öppet dela framsteg och stoppade processer med Kanban-tavlan.

Kanban-tavlan stöder gemensamt ansvar för att förflytta uppgifter genom arbetsflödet mot fullbordan.

Stoppade uppgifter är synliga för alla, vilket hindrar människor från att inte berätta om problem.

Effektiva implementeringar av Kanban bidrar till en stödjande kultur där människor hjälper varandra att lösa problem.

Alla dessa beteendemässiga och kulturella effekter som kommer från användningen av Kanban-tavlor förbättrar prestationen hos team såväl som individer.

Scrum eller Kanban?

Många team som utvecklar programvara använder både Scrum- och Kanban-tekniker.

Scrum-metoden använder en teknik som fullbordar programvaruutveckling under sprinter i standardmässiga tidsintervall.

Varje sprint inkluderar leveransen av ett antal olika delar av arbeten.

Sprinten har bestämda start- och slutdatum.

Arbete som inte har slutförts i slutet av en sprint förs vidare till det eftersläpande arbetet.

Slutdatumet fördröjs inte för att kunna slutföra arbetet.

Det här skiljer sig mot Kanban-metoden för programvaruutveckling, där det inte finns några standardmässiga tidsintervall i utvecklingscykler eller bestämda slutdatum.

I Kanban-metoden fortsätter utvecklingen av ett arbete tills det slutförs eller levereras.

Team som utvecklar programvara med Scrum använder ofta en sorts Kanban-tavla för att tillhandahålla visuella illustrationer av sprintinnehåll och -status. Däremot så rensas den här Kanban-tavlan i slutet av varje sprint.

Kanban-tavlan fylls sedan med det nya arbete som enligt överenskommelse ska fullbordas under kommande sprint.

En Kanban-tavla som används inom Scrum-tekniken har även bestämda datum för fullbordan, medan en riktig Kanban-tavla inte har några datum kopplade till kolumnerna.

Många team som utvecklar programvara använder nuförtiden en kombination av Scrum och Kanban.

Scrum används för att planerat arbete ska leverera ny funktionalitet och icke-brådskande lösningar.

Kanban används för att utveckla eventuella brådskande lösningar som måste levereras innan sprintens planerade slutdatum.

Använd Kanban i ITSM

Kanban-tekniker kan ofta tillämpas till många aspekter av ITSM för att förbättra verkningsgraden och effektiviteten i ITSM-processen.

Kanban kan hjälpa till med att visualisera ITSM-processerna och hur arbete flödar genom dem.

Det kan hjälpa till att säkerställa konsekvent tillämpning av processerna både inom ett enskilt team och där flera team är involverade i att genomföra den heltäckande processen.

Kanban kan undanröja hinder när processer måste korsa gränser mellan olika team.

Kanban underlättar även kontinuerlig förbättring eftersom den belyser förfall, såsom köer och flaskhalsar, som då kan tas bort genom att optimera processflödet.

Här är några exempel på när olika typer av Kanban kan tillämpas i ITSM.

Förändringsarbete

Kanban-tavlor används ofta under processer av förändringsarbete för att visualisera förändringarnas status.

Varje förändring representeras på Kanban-tavlan som en unik uppgift.

Typiska kolumner som visar status på uppgifter på Kanban-tavlan är ”Mottagen”, ”Under granskning”, ”Inväntar godkännande”, ”Godkänd” och ”Implementerad”.

Det kan även finnas separata områden på Kanban-tavlan för ”Avvisad” och ”Ytterligare information krävs”.

Uppgifterna förflyttas genom kolumnerna på Kanban-tavlan vid regelbundna möten där alla som är involverade i förändringsarbetet samlas för att dela information, granska framsteg, diskutera problem och utfärda eventuella kollektiva godkännanden.

Releasehantering

I denna process används ofta Kanban-tavlor för att visa framstegen för releaser under deras livscykel.

Ofta används fler Kanban-tavlor.

Kanban-tavlan på högsta nivå visar status för alla releaser, till exempel, ”Byggs”, ”Testas”, ”Under lansering” och ”Slutförd”, med en separat uppgift för varje release.

ITSM äger oftast Kanban-tavlan på högsta nivå.

Sedan kan det finnas Kanban-tavlor på lägre nivå, eller en per release som visar status för deluppgifterna för den releasen, och releasehanteraren för den releasen äger varje Kanban-tavla.

Individuella leveransteam, såsom applikationer, infrastruktur och nätverk kan sedan ha sin egen Kanban-tavla som innehåller detaljerade och nödvändiga uppgifter för att slutföra sina releaseaktiviteter.

Invecklade releaser som involverar flera team drar störst nytta av den hierarkiska användningen av Kanban-tavlor.

När denna metod används är det viktigt att säkerställa att alla Kanban-tavlor förblir synkroniserade.

Representanter från varje team upprätthåller den här synkroniseringen genom att delta i möten där Kanban-tavlan för nästa, högre nivå i versionen uppdateras.

Den här metoden förhindrar att en enda invecklad releaseplanering måste upprätthållas och gör det möjligt för team att hantera sin egen arbetsbelastning, samtidigt som det ger alla berörda parter en nödvändig statusrapport.

Incidenthanterinng

När en organisation regelbundet mottar få incidenter kan en Kanban-tavla användas för att hantera dessa incidenter.

Kanban-tavlan har kolumner för ”Eftersläpande arbete”, ”Pågående”, Löst men väntar på godkännande från användare” och ”Helt löst”.

En uppgift skapas för varje mottagen incident och läggs i kolumnen ”Inväntar tilldelning” på Kanban-tavlan.

Uppgiften förflyttas sedan genom kolumnerna allteftersom dess status ändras.

Att använda Kanban-tavlan på det här sättet understryker om en kö av incidenter blir längre.

Om uppgiften färgkodas enligt påverkan och angelägenhet kan Kanban-tavlan även hjälpa med att prioritera incidenterna.

Hantering av större incidenter

För att kunna undersöka och åtgärda orsaken till större incidenter krävs det ofta att flera människor med ett stort antal tydliga uppgifter involverar sig samtidigt.

Kanban-tavlor kan vara väldigt effektiva för att förbättra tiden det tar att lösa stora incidenter genom att Kanban-tavlan används för att visualisera och dela framsteg.

Team som är involverade kan ”svärma” runt Kanban-tavlan, vilket uppmuntrar till diskussioner om hur man bäst ska ta itu med problem.

Vid hantering av större incidenter skapas en uppgift på Kanban-tavlan för varje uppgift, inklusive alla olika undersökningar som krävs.

Uppgifter kan färgkodas för att skilja på uppgifter tilldelade till olika team.

Att använda Kanban-tavlan på det här sätter underlättar kommunikationen mellan team och kan hjälpa till att säkerställa att uppgifter inte glöms bort när pressen på att lösa den stora incidenten ökar.

Problemhantering

När Kanban används på det här sättet har varje problem sin egen uppgift på Kanban-tavlan.

Den kan kopplas till Kanban-tavlan för incidenthantering så att det skapas en problemuppgift för varje incident med en okänd orsak.

Problemuppgifter förflyttas på Kanban-tavlan när deras status ändras, till exempel från ”Undersöks” till ”Orsaken har identifierats”.

Vid användning av Kanban-tavlor för problemhantering lyfts det ofta fram att det är fler problem att åtgärda än vad kapaciteten tillåter.

Det kan stoppa användningen av Kanban-tavlor för problemhantering.

Att hantera flödet av arbete i testfaser

I många organisationer har ofta teststeget i en releaselivscykel en bestämd kapacitet som ofta begränsar flödet av releaser som distribueras.

Kanban-tekniker kan användas både för att lyfta fram den här bristen på kapacitet och för att hantera flödet som testas.

Kanban-signaler används för att kontrollera flödet av arbete i flaskhalsar, såsom begränsade testresurser.

Kanban-principen att inget ska tillverkas utan en Kanban-signal bör tillämpas så att utvecklare inte skickar releasen till testning innan de har mottagit en Kanban-signal från testteamet.

En releasebaserad Kanban-tavla kan användas för att tillhandahålla den här signalen genom att ha en kolumn för ”Testning” med en bestämd kapacitet.

Testteamet förflyttar en uppgift som har genomgått testning till nästa steg vid mötet där Kanban-tavlan uppdateras.

Sedan diskuterar testteamet med de utvecklare som närvarar vid mötet vilken uppgift som ska förflyttas till testning.

Den här metoden främjar samarbete mellan alla involverade team.

Använd Kanban överallt inom IT

Kanban kan även användas inom IT utanför ITSM.

Kanban-tavlor kan användas för att kontrollera alla IT-projekt, till exempel att bygga nya servrar och använda Kanban för projekthantering, som beskrivs i nästa avsnitt.

Kanban-tavlor kan användas inom IT-drift för att kontrollera hanteringen av schemalagda aktiviteter, som att utföra batch-jobb och hushållningsuppgifter.

En uppgift skapas för varje aktivitet och förflyttas på Kanban-tavlan när dess status ändras.

IT-drift kan också dra fördel av att använda en Kanban-tavla på hög nivå för att visuellt hantera alla sina uppgifter på ett ställe.

När den används på det här sättet visas alla uppgifter som IT-driften utför på samma Kanban-tavla, inklusive en översiktsuppgift för varje projekt.

Det gör så att IT-driftsteamet är informerade och arbetar tillsammans och Kanban-tavlan kan också belysa problem, som överbelastning och försenade uppgifter.

Använd Kanban utanför IT

Kanban-tekniker kan även användas i många områden utanför IT, ITSM och tillverkning. Här är några exempel:

Projekthantering

Kanban-tavlor kan användas för att tillhandahålla alla som är involverade i projektet med visuella indikationer på status för varje projektuppgift och hjälpa till att belysa status för hela projektet.

Det är bäst att använda en fysisk tavla när det är möjligt.

Kanban-tavlan ska delas in i kolumner för varje steg i projektet, som ”Ej påbörjat”, ”Pågående” och ”Slutfört”.

Det kan också vara användbart att skapa ett separat område på Kanban-tavlan för uppgifter med problem som behöver åtgärdas, som försenade uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Den visuella Kanban-tekniken som använder olikfärgade klisterlappar för olika uppgifter kan underlätta för att förstå helheten.

Effektiva sektorsövergripande team kan skapas genom att varje dag använda den fysiska Kanban-tavlan för projekt och involvera viktiga personer från var och ett av projektets arbetsflöden.

Som ett resultat kan hinder mellan olika parter undanröjas när Kanban används för projekt.

Händelsehantering

Kanban-tavlor kan användas för att planera händelser.

Dessa är huvudsakligen projekt så samma visuella Kanban-teknik används för att planera händelser.

Eftersom det är enkelt och billigt att skapa Kanban-tavlor kan de tillämpas på rutinhändelser av alla storlekar, som att organisera ett möte, eller en stor händelse, som en konferens för delegater.

För att organisera ett möte behövs en separat uppgift utses för varje deltagare och rum.

Inför en stor händelse finns det uppgifter på högre nivå, som att skicka ut inbjudningar och organisera catering.

Börja använda Kanban inom ITSM

En bra metod för att börja använda Kanban inom ITSM är att introducera Kanban-tavlor.

Det är enkelt och billigt att skapa Kanban-tavlor; många organisationer startar med en whiteboard-tavla som kan suddas ren och pennor.

Din organisation har antagligen redan lanseringsplaner så releasehantering är en bra process för att börja använda Kanban-tavlor.

Skapa en Kanban-tavla i flera nivåer som visar nuvarande status för alla releaser, med en klisterlapp som indikerar en uppgift för varje release.

Inför möten vid Kanban-tavlan med nyckelpersoner som ansvarar för varje release, antingen en gång i veckan eller mer ofta.

Processägaren för releasehantering i ITSM bör styra mötet genom att be varje representant att sammanfatta status för hans eller hennes release och förflytta uppgiften till nästa steg där det är lämpligt.

Varje uppgift på Kanban-tavlan bör tillhandahålla tillräckligt med information.

Skapa en separat Kanban-tavla för en pågående stor release med en invecklad handlingsplan och uppmuntra involverade team och individer att fylla Kanban-tavlan med uppgifter från sina projektplaner.

Nyckeln till att lyckas med Kanban är börja smått och sedan utöka användningen allteftersom kunskap och förtroende byggs upp.

Andra relaterade källor