Vad är tillgångshantering för IT?

Enligt International Association of IT Asset Managers (IAITAM) är tillgångshantering för IT ”en uppsättning affärsmetoder som införlivar IT-tillgångar genom verksamheten inom organisationen. Det förenar ansvaret för finanser, inventarier, avtal och riskhantering för att förvalta dessa tillgångars livscykler, inklusive taktiskt och strategiskt beslutsfattande.” Med tillgångar räknas alla former av mjuk- och hårdvara som återfinns i affärsverksamheten.

Tillgångshantering för IT kallas ibland för inventariehantering för IT eftersom det typiskt sett innefattar att samla detaljerad information om mjuk- och hårdvaruinventarierna som sedan används för att fatta beslut om inköp och tillgångarnas användningssätt. Att ha ett noggrant inventarieregister över IT-tillgångarna hjälper företagen att använda sina tillgångar på ett mer effektivt sätt och undvika onödiga inköp genom att återanvända befintliga resurser. Tillgångshantering inom IT gör det också möjligt för organisationer att minska riskerna för kostnader uppkomna genom IT-projekt som omedvetet drivs på föråldrade eller okända fundament i infrastrukturen.

Tillgångshanteringen görs effektiv genom metadata och elektroniska register för att spåra och kategorisera organisationens tillgångar. Metadata är en beskrivning av fysiska och digitala tillgångar och all underliggande information som behövs för att informerade beslut rörande tillgångshantering. Metadatans djup kan variera beroende på organisationens behov.

Varför är tillgångshantering viktig för IT?

IT-organisationer hanterar en stor andel av företagets totala tillgångar. IT-tillgångarna är kostsamma att både anskaffa och underhålla. Till följd av detta spelar tillgångshantering en viktig roll i att hjälpa IT-team att försäkra effektiv användning av organisationens resurser i stöttningen av användarna och verksamhetsfunktioner.

Gartner definierar tillgångshantering för IT såhär: ”(att) erbjuda en noggrann hänsyn till de tekniska tillgångarnas livscykler, dess kostnader och risker, för att maximera affärsvärdet av den tekniska strategin, arkitektur, finansiering samt avtals- och inköpsbeslut.” Den här definitionen belyser att tillgångshanteringen inte bara handlar om att se över inventariet, utan att även använda den samlade informationen för att fatta beslut. Alltmer fokuserar IT-organisationer på användbarheten och informationsvärdet i datan för sina tillgångar för att förbättra sitt affärsvärde istället för att bara fokusera på datans kvantitet och exakthet.

Här är några nyckelmål för tillgångshantering inom IT:

Olika typer av tillgångshantering för IT

Tillgångshantering är en bred term och kan betyda många olika saker. Här är några av de vanligaste typerna av tillgångshantering som ofta är närvarande i IT-organisationer

Tillgångshantering för IT

Är den övergripande samlingen affärsmetoder som förenar finansiella, avtalsmässiga och inventariers funktioner att stötta hanteringen av dess livscykler och strategiskt beslutsfattande för IT-miljön. Tillgångshanteringen är en del av IT-tjänstens hanteringsfunktion.

Digital tillgångshantering

Är en del av företagets funktion för att hantera immateriella tillgångar och är en form av elektroniskt medieinnehåll avsett att hantera digitala tillgångar såsom foton, videos och digitala data som företaget antingen producerar eller licensierar från tredje part.

Mjukvaruhantering och licenshantering

Är avsett för effektiv hantering, kontroll och beskydd av mjukvarutillgångar. Det inkluderar det som producerats av företaget och det som licensieras av tredje part för att försäkra att all mjukvara inom organisationen betalas korrekt och i enlighet med licensavtalen.

Vad är ett exempel på en IT-tillgång?

Allt eftersom IT-miljöer blir mer och mer komplexa och varierande i takt med att tekniken utvecklas och mer erbjudanden blir tillgängliga från tredje part kan det vara svårt att föreskriva en tydlig definition om vad en IT-tillgång är. Många företag har börjat röra sig bort från strikta definitioner. Istället varierar definitionen av IT-tillgångar från organisation till organisation baserat på verksamhetens natur, specifika roller inom det övergripande ekosystemet rörande IT och behovet av information för att stötta beslutsfattande.

Infrastrukturell hårdvara

Nätverksenheter, datacenter, fysiska servrar och liknande som ditt företag har köpt och driftar.

Hyresavtal för fastighet och infrastruktur

Infrastruktur från tredje part anses inte vara en tillgång i företaget. Avtalen för tillgång och användning av tredje parts infrastruktur kan anses vara tillgångar.

Egenutvecklad mjukvara

Mjukvara som din IT-personal har utvecklat eller byggt internt som ditt företag äger.

Mjukvarulicenser

Kallas ibland för Commercial-off-the-shelf (COTS), en beteckning på mjukvara som någon annan skapat som du har köpt en licens för att använda under en period. Kom ihåg att det är licensen som är tillgången, inte mjukvaran i sig.

Slutanvändarnas företagsägda enheter

Stationära datorer, skärmar, skrivare, telefoner och andra enheter som används av slutanvändare har traditionellt sett betraktats som IT-tillgångar. Kom ihåg att de anställdas privata enheter inte tillhör företagets tillgångar. Det här är viktigt allt eftersom BYOD blir mer och mer accepterat.

Digital data uppkommen i verksamheten

Data behandlas alltmer som en IT-tillgång som värderas, budgeteras, hanteras och underhålls under sin livscykel. Verksamhetsdata är särskilt viktig för digitala företag.

Vad är en IT-tillgångs livscykel?

Tillgångar är saker med en begränsad användbar tid. För att maximera det alstrade värdet för företaget använder processer för tillgångshantering sig av konceptet livscykler för tillgångar för att strukturera aktiviteter och stötta beslutsfattande. Som diskuterats ovan har varje typ av tillgångshanteringsfunktion inom en organisation olika definitioner för livscyklernas stadier och den information de bryr sig om, men vare sig du talar om fastigheter, utrustning eller mjukvara så är den underliggande cykeln densamma. Tillgångshantering är den systematiska processen av utveckling, drift, underhåll, uppgradering och avyttring av tillgångar på ett kostnadseffektivt sätt.

I sammanhanget tillgångshantering för IT struktureras tillgångarnas livscykler ofta såhär:

Planera

Strategier och beslut om vilka tillgångar som är nödvändiga inom organisationen, hur de ska anskaffas, hur de kommer att användas och hur det ska finansieras. Planering innefattar ofta uträkning av total ägandekostnad och kostnads-nyttoanalys av olika alternativ.

Förvärva

Anskaffningen av tillgångar genom att bygga, köpa, leasa eller licensera.

Utrusta

Introducera tillgången i IT-ekosystemet. Detta innefattar installation, integrering med andra komponenter, fastställning av verksamhets- och supportprocesser samt tillhandahållning av åtkomst till användarna.

Underhålla

När tillgången är i drift och används kan det vara nödvändigt med underhåll, reparationer, uppgraderingar och att se över den för att maximera värdet för användarna. Det kan handla om att förlänga livslängden på tillgången, mildra risker och minska på supportkostnaderna.

Avyttra

Vid slutet av tillgångens livscykel måste den avpolletteras eller på annat sätt ställas av. Avyttring inkluderar ofta att sköta användarnas övergång till andra resurser, uppdatera tillgångsregister, annullera supportavtal, avsluta licensförnyelser och initiera planeringen för ersättande tillgångar.

Alla handskas med förändring och har olika perspektiv på vad förändringsarbete innebär. Genom att förstå gemensamma nämnare och skillnader är du bättre förberedd att välja det bästa ramverket och mjukvaran för förändringsarbete som möter din organisations behov.

Vad är ett tillgångshanteringsverktyg?

Tillgångshantering är en samling av högst dataintensiva processer. Automatisering kan spela en viktig roll i att hjälpa en organisation att fånga upp, katalogisera, hantera, analysera och rapportera tillgångsdata. I moderna organisationer är tillgångshanteringstekniken viktig för att möjliggöra verksamhetsprocesser och skalbart beslutsfattande i relation till tillgångarnas omfång. Här är ett stickprov på några vanliga verktygsom företag nyttjar för att stötta processen för tillgångshantering:

Upptäckt / Automatiserad inventering

”Upptäck” de hård- och mjukvarukomponenter som finns installerade i företagets IT-ekosystem på ett intelligent sätt.

Licenshantering

Tillhandahåll ett lager av licensrättigheter som kan förenas med data försedd av inventarieverktyg för att tillhandahålla organisationen med en insyn i var den är underlicensierad, och i riskzonen vid en revision, eller överlicensierad och därmed slösar pengar på onödiga köp av mjukvara. Licenshanteringsverktyg har också koll på licensvillkoren, ibland kallat licensavtal för slutanvändare eller EULA, samt utgångsdatum.

Programfixar och versionshantering

Automatisera utrullningen av programfixar för att försäkra att datorerna är aktuella och möter tillämpade säkerhets- och effektivitetsstandarder.

Förfråganhantering

Ofta en del av ett anskaffnings- eller provisioneringssystem. Tillåter anställda att göra en förfrågan av mjukvaruprodukter, enheter och andra tillgångar genom en centraliserad plattform som är utformad för att fånga upp och bedöma specifika licenskrav såväl som att hantera och följa anskaffnings- och implementeringsprocessen.

Produkt- och tjänstekatalog

Tillhandahåll en huvudlista över tillgångar och resurser som är godkända för användning inom organisationen. Det kan inkludera både standarderbjudanden och artiklar som inte godkänns som standard. Katalogen fångar upp produktspecifik information som namn, utgåva, version och licensavtal såväl som annan nyckeldata.

Konfigurationsdatabas (CMDB)

Typiskt sett tillhandahåller konfigurationsdatabasen ett centraliserat lager som registrerar IT-tillgångar samt dess konfigurationer och relationer med andra komponenter i organisationen.

System för anläggningstillgångar

Som en del av organisationens finanshanteringssytem bär lagret ansvar för att hantera och rapportera tillgångsdata för att stötta finansprocesserna.

Digital tillgångshantering

Affärsprocesserna för organisering, lagring och hämtning av rik media och hantering av digitala rättigheter och tillstånd. Rik media innefattar foton, musik, videos, animeringar, podcasts och andra former av multimediainnehåll.

Alla handskas med förändring och har olika perspektiv på vad förändringsarbete innebär. Genom att förstå gemensamma nämnare och skillnader är du bättre förberedd att välja det bästa ramverket och mjukvaran för förändringsarbete som möter din organisations behov.

Mjukvara för spårning av tillgångar

Spårning av tillgångar kombinerar fysiska enheter, programvaror, streckkodsläsare, etiketter och mobila enheter för att strömlinjeforma spårningen av tillgångar i organisationen, från förvärv till avyttring.

Att spåra tillgångar har tre huvudsakliga funktioner:
Varför behövs program som spårar tillgångar?

Av sin natur anskaffas tillgångar och placeras ut på olika platser. Om du tänker på IT-tillgångar så varierar implementeringen frekvent och den sprider sig över flera kontor eller platser. När en särskild tillgång kräver felsökning kan det vara riktigt svårt att spåra allt som har hänt med den tillgången, vilket innebär att du inte kommer ha nog med data för att fatta ett beslut. Spårning av tillgångar förser oss med tillgångarnas historia och alla de förändringar som de har gått igenom över tid, vilket gör det enkelt för en tekniker i servicedesken att lösa alla frågeställningar som kan ha med tillgången att göra.

Över tid åldras tillgångar och behöver ersättas eller underhållas. Spårning av tillgångar skapar en förutsägbarhet för dessa händelser och vi kan hålla reda på tillgångarna genom dess livscykler och därigenom försäkra oss om att ekonomin och skatterna hålls i schack.

Licenshantering

Licenshantering hjälper oss att mildra risker, kostnader och komplexitet associerad med mjukvarutillgångar. Vi vill alla spendera mindre på mjukvarutillgångar samtidigt som vi ser till att de följer licensreglerna. Licenshantering innefattar vanligtvis att få en visning eller demo av mjukvarorna, införskaffa licensnycklar för dessa, aktivering och avaktivering samt se till att mjukvarorna förnyas vid rätt tidpunkt för att försäkra en smidig drift för slutanvändarna. Det involverar också frekventa kontroller av alla mjukvarulicenser som vi betalar för samt se till att vi inte spenderar för mycket på licenser.

Fördelar med tillgångshantering inom IT

Informerade beslut kring köp och implementering

En nyckelfördel med tillgångshantering inom IT är förståelsen för vilka tillgångar du har och vad de används till. Konsekvent upprätthållning och noggrann hantering av tillgångshanteringsdata kan hjälpa en organisation att utvärdera tidigare beslut rörande införskaffning och implementering och vägleda framtida åtgärder. Det innefattar att välja de bästa leverantörerna baserat inte bara på inköpspris utan också kvaliteten på deras produkter och tjänster och supporten de levererar efter försäljningen. Tillgångshantering för IT kan också hjälpa till att ta bättre implementeringsbeslut och förhindra överköp av resurser som inte behövs.

Verksamhetskontinuitet

Katastrofer och avbrott händer. Tillgångs- och konfigurationsdata för IT kan hjälpa chefer och personal att identifiera inverkan av händelser som påverkar verksamheten och att mer självsäkert fatta beslut för att återställa tjänster till användare. Tillgångsdata kan också vara en värdefull input i utvecklingen av redundanta IT-arkitekturer som är motståndskraftiga i många situationer.

Efterlevnad av licenser och abonnemang

En av de största utmaningarna för moderna IT-organisationer är att hålla reda på mjukvarulicenser och abonnemang i molnet och att de inte betalar för resurser som de inte använder eller behöver. Bristande efterlevnad är inte bara en juridisk risk för företaget utan också ett potentiellt kostsamt problem att avhjälpa.

Total ägandekostnad

Kostnaden för en IT-tillgång är så mycket mer än bara det inköpspris som betalades vid anskaffningen. För att IT-tillgångar ska kunna skapa värde måste de skötas, supportas och underhållas genom sin livscykel. Total ägandekostnad är ett mått på den övergripande kostnaden att äga och sköta om en tillgång. Genom att effektivt hantera den totala ägandekostnaden elimineras kostnaden för duplicering av tillgångar eller bristen på dess användning efter inköp.

Standardisering

Icke-standardiserad IT-utrustning och mjukvara kan kosta organisationen mycket pengar. Det orsakar en lägre produktivitet hos IT-personalen eftersom de saknar nödvändig expertis att hantera icke-standardiserade tillgångar vilket gör varje ny förfrågan till en inlärningsprocess. Att tillämpa standarder till IT-tillgångarna gör IT-personalen inte bara mer produktiv, användarna blir också mer produktiva när de använder system och data som de är vana vid.

Standarder för tillgångshantering inom IT

Medan ITIL och andra ramverk ger vägledning för tillgångshanteringsprocesser i verksamhetssammanhang är de officiellt erkända standarderna för tillgångshantering inom IT underhållna av International Standards Organization (ISO). Den samling av standarder som är ISO 19770 består av fem större delar och uppdaterades år 2017.

ISO/IEC 19770-1: En processram som beskriver god praxis för tillgångshantering för IT i en organisation (internationellt förkortat ITAM). Det gör det möjligt för en organisation att bevisa att de utför ITAM i enlighet med standarden på ett sätt som är tillräckligt för att tillfredsställa företagsstyrningskrav och supportera aktiviteterna för hantering av IT-tjänster.

ISO/IEC 19770-2: En datastandard för identifieringstaggar för mjukvara (software identification tags, eller SWID). Den här standarden gör det möjligt för organisationer att identifiera unik mjukvara som distribueras på en given enhet.

ISO/IEC 19770-3: En datastandard för att beskriva berättiganden eller rättigheter som åtföljer en mjukvara och metod för mätning av konsumtionen av licenser och berättiganden.

ISO/IEC 19770-4: En mätstandard som tillåter standardiserad rapportering av resursanvändning. Den här standarden är särskilt viktig när man hanterar komplexa licenser för datacenter, molnbaserad mjukvara och mjukvaruresurser.

ISO/IEC 19770-5: Tillhandahåller en översikt av de ITAM-standarders ordlistor som är definierade i ISO.