Что такое управление ИТ-активами?

Управление ИТ-активами – это один из модулей фреймворка ITIL, содержащий рекомендации и практики по управлению аппаратными и программными активами организации. Другими словами, управление ИТ-активами обеспечивает видимость, управление и соответствие нормам, помогая экономить время и деньги.

Что такое ПО управления ИТ-активами?

Программное обеспечение для управления ИТ-активами (или инструмент управления активами) – это специализированный программный инструмент, обеспечивающий отслеживание и управление элементов для эффективного обслуживания аппаратных и программных активов организации на протяжении их жизненного цикла. Он предоставляет следующую информацию:

Почему лучше использовать службу поддержки, включающую ПО для управления ИТ-активами?

В идеале система управления ИТ-активами должна входить в комплект ПО службы ИТ-поддержки, хотя может работать и как отдельная программа. Есть немало преимуществ в службе поддержки, которая объединяет в себе ИТ-операции и управление ИТ-активами (ITAM). Вот некоторые из наиболее ярких преимуществ:

Возможности ПО управления активами

Существует набор необходимых функций, которые должны содержаться в любой системе управления ИТ-активами, чтобы она приносила пользу организации. Вот некоторые из самых важных функций ПО управления ИТ-активами.

Управление запасами

Мониторинг активов – очень сложный процесс. Все аппаратные и программные активы, приобретенные в организации, должны отслеживаться в специальном большом репозитории. Создание обратных ссылок на активы и дорого, и сложно. Система управления ИТ-активами с функциями управления запасами позволяет легко отслеживать и оценивать активы как в использовании, так и на складе: оборудование, ПО, контракты и прочие элементы конфигурации. Кроме того, функции по управлению запасами в системе управления ИТ-активами позволяют организации планировать закупки с учетом своевременной информации по существующим активам.

Ниже перечислены некоторые возможности по управлению запасами, которые должны быть в хорошей системе управления ИТ-активами.

Единый репозиторий мониторинга всех активов организации

Хорошая система управления ИТ-активами должна поддерживать управление складскими запасами с подробным учетом всех данных об активах (как в использовании, так и на складе). Это дает видимость сведений об активах. Кроме того, необходимо учитывать текущего и предыдущего владельцев актива. Имея информацию о доступности или возможностях актива, можно быстро и в срок принимать решения о пополнении его запасов, а точные записи исключают кражу ресурсов.

Легкая оценка стоимости активов

Функции системы управления ИТ-активами, связанные с управлением складом, также дают возможность выполнять оценку стоимости всех активов организации на протяжении их жизненного цикла. Это позволяет принимать важные решения по закупке активов. Информацию, полученную из этих активов, можно использовать для планирования бюджета и для лучшего понимания расходов на ИТ- и не-ИТ-активы.

Мониторинг закупок

Функция управления складом, присущая ПО для управления ИТ-активами, позволяет прямо из службы поддержки осуществлять точное управление активами организации. Управление активами улучшается за счет анализа структуры расходов и затраченных ресурсов.

asset management

Автоматический поиск активов

Хорошая система управления ИТ-активами должна обладать средствами автоматического обнаружения активов организации, сканирования нового оборудования и ПО и регулярного обновления информации об активах.

Ниже перечислены некоторые возможности по автоматическому поиску, которые должны быть в хорошей системе управления ИТ-активами.

Автоопределение активов

Система управления ИТ-активами должна включать в себя инструментарий для автоматического захвата и обновления точных данных об активах в реальном времени. Такие инструменты должны исключать необходимость в ручном обновлении

Периодическое обновление по расписанию

Хороший пакет по управлению ИТ-активами должен поддерживать автоматическое сканирование всей сети организации по расписанию с регулярным обновлением данных об активах, чтобы все данные были точны и полны. Периодическое обновление позволяет легко отслеживать любые изменения и обновления в активах.

Сканирование активов на ходу

Очень важно, чтобы ПО для управления ИТ-активами работало и на мобильных устройствах. Мобильное приложение по управлению ИТ-активами позволяет сканировать штрихкоды и QR-коды, что часто необходимо при управлении активами.

Asset discovery

Управление CMDB/конфигурациями

Одна из наиболее критических свойств системы управления ИТ-активами –управление CMDB/конфигурациями. Таким образом поддерживается репозиторий активов организации с полной видимостью всех связей между активами. Потенциальные риски минимизируются за счет важных активов и анализа влияния на повседневные операции в организации.

Ниже перечислены некоторые возможности по управлению CMDB/запасами, которые должны быть в хорошей системе управления ИТ-активами.

Учет всех единиц

Система управления ИТ-активами с функциями управления CMDB/конфигурациями должна обеспечивать видимость всех активов и контрактов на одной панели. Должны выводиться такие данные, как тип актива, местоположение, лицо или отдел, использующий его.

Должна быть простая возможность добавления активов в пакетном режиме. При необходимости организация должна быстро получить полный контроль над всеми активами.

Легкое отслеживание связей и зависимостей между активами

Важно иметь видимость и понимание того, как элементы конфигурации (ЭК) связаны с бизнесом. Это осуществляется за счет визуализации зависимостей и связей на интерактивной карте. Не менее важно понимание того, как то или иное изменение влияет на различные активы, с возможностью массово создать нужные зависимости в одном окне.

Минимизация потенциальных рисков

Мощная система управления ИТ-активами с возможностями управления CMDB/конфигурациями создает полную картину того, как инциденты, запросы услуг, проблемы и изменения связаны с различными активами организации. Это позволяет легко выявить критичные активы организации, приведшие к сбою. Анализ влияния элементов конфигурации (ЭК) позволяет принимать информированные решения с использованием доступных данных.

Управление жизненным циклом активов

Управление жизненным циклом активов – это критический аспект ПО управления ИТ-активами. Подобная функциональность позволяет управлять и отслеживать активами на всех фазах жизненного цикла: закупка, обслуживание, амортизация и утилизация.

Ниже перечислены некоторые возможности по управлению жизненным циклом активов, которые должны быть в хорошей системе управления ИТ-активами.

Мониторинг жизненного цикла активов в одном окне

Управление, мониторинг и отслеживание всех активов организации через все фазы жизненного цикла активов, будь то закупка, обслуживание, амортизация или утилизация, должно осуществляться легко и в одном окне. Ручные операции должны быть сведены к минимуму ради экономии времени и снижения числа ошибок.

Понимание хронологии одним взглядом

ПО для управления ИТ-активами позволяет просматривать все события, связанные с активами и учтенные в журнале действий, вместе с информацией об активах, связанных с ними действиях, мониторинге их использования в прошлом и сейчас.

Обновление и закупка активов

В организации должен быть гладкий процесс размещения активов. Также важно держать руку на пульсе близящихся обновлений или истечений. Для этого нужно точно отслеживать лицензионные и гарантийные сроки активов, чтобы заблаговременно планировать их обновление и закупку.

Управление контрактами

Функция системы управления ИТ-активами по управлению контрактами позволяет отслеживать и планировать обновление и утилизацию активов.

Ниже перечислены некоторые возможности по управлению контрактами, которые должны быть в хорошей системе управления ИТ-активами.

Единая система учета контрактов

ПО управления активами должно предоставлять подробную информацию обо всех контрактах организации со сторонними поставщиками. Так можно учитывать контракты на аренду, обслуживание, программное обеспечение и любые другие виды контрактов на протяжении всего жизненного цикла.

Простое управление обновлением и окончанием контрактов

Обновление и окончание срока действия контракта нужно планировать организованно и заблаговременно. Периодически необходимо проверять контракты на предмет возможных рисков. Это крайне важная функция системы управления ИТ-активами.

Автоматизация

Для всех проще, когда процесс утверждения контрактов автоматизирован. Также необходимо автоматизировать регулярные и своевременные проверки с целью активации утвержденных контрактов и деактивации отклоненных.

Другие ресурсы