Wat zijn de best practices voor vendor management?
Er zijn veel best practices voor vendor management. De selectie en toepassing hiervan is afhankelijk van de categorieën van leveranciers, de vaardigheden van uw organisatie op het gebied van vendor management, uw IT-landschap, het beschikbare budget en het voordeel van het toepassen van elke handelswijze op uw organisatie. Het is belangrijk dat uw activiteiten op het gebied van vendor management altijd de juiste balans bereiken tussen kosten en inspanning van de toepassing en de verwachte voordelen. U moet ook rekening houden met de waarschijnlijke houding van leveranciers ten aanzien van beheer. Sommige leveranciers, vooral grote leveranciers en leveranciers van goederendiensten, geven er de voorkeur aan om hun leveringen te beheren en zullen het u kwalijk nemen als u eventuele pogingen doet om technieken voor vendor management toe te passen nadat contracten zijn ondertekend. Als dit het geval is voor een categorie leveranciers, is het belangrijk om vast te stellen of het de moeite waard is om hen vendor management op te leggen. Als u goede diensten en producten van goede kwaliteit van een leverancier ontvangt, kan dat voldoende zijn om uw doelen te bereiken, en eventuele aanvullende activiteiten op het gebied van vendor management hebben dan mogelijk geen toegevoegde waarde.
Relatiebeheer ontwerp
Voor leverancierscategorieën waarvan u de leverancier wilt behouden, is het belangrijk dat u ontwerpt hoe u relatiebeheer wilt toevoegen aan uw benadering voor vendor management. Het ontwikkelen van relaties met deze belangrijke leveranciers begint lang voordat u ze gaat beheren; het begint al vanaf de eerste keer dat u met leveranciers in contact komt. Dit is waarschijnlijk tijdens de eerste stappen van vendor management, tijdens het voorbereidende werk voor leveranciersselectie. Bedenk hoe u wilt dat leveranciers u zien. Als u wilt worden gezien als iemand met een wederzijds voordelige benadering van vendor management, moet u zich vanaf de eerste ontmoeting met een leverancier concentreren op het duidelijk communiceren van deze boodschap. Als de leverancier tijdens uw eerste ontmoeting het idee krijgt dat u de leiding hebt, dan kan dat gedurende lange tijd de perceptie van de leverancier blijven en kan het zijn dat de leverancier moeilijk te managen is. Leveranciers die als partner met hun klanten willen werken, kunnen de relatie zelfs verbreken na de eerste betrokkenheid bij vendor management als ze denken dat het een uitdaging zal zijn om met u samen te werken.
Ontwerp het selectieproces voor leveranciers
Het proces voor vendor management begint met het selecteren van de juiste leveranciers en om de juiste redenen. Het selectieproces voor leveranciers kan zowel gecompliceerd als emotioneel zijn als u niet vanaf het begin heeft besloten hoe u het moet benaderen en beheren. U moet middelen beschikbaar hebben en over de juiste vaardigheden beschikken om uw IT- en zakelijke vereisten te analyseren, overeenstemming te bereiken over de selectiecriteria, potentiële producten en leveranciers te zoeken, het team te leiden om de beste leveranciers voor uw behoeften te selecteren en een bruikbaar contract te ontwerpen, en vervolgens met succes onderhandelen over het contract met de leverancier en mogelijk zijn juridische team, terwijl u er tegelijkertijd voor zorgt dat u uw doelen niet in gevaar brengt. Als u doorgaat met het selecteren van leveranciers zonder enige voorbereiding, is het onwaarschijnlijk dat u het optimale resultaat behaalt met vendor management en overtreedt u mogelijk de aanbestedingswetten in uw land, vooral als u zich in de publieke sector of gereguleerde industrie bevindt. Het gedeelte van vendor management waarin u leveranciers selecteert moet voldoende tijd bieden om elke stap uit te voeren, de voortgang te beoordelen terwijl u bezig bent en voortdurend de afstemming met uw doelen en IT-landschap te controleren. Als u snel leveranciers probeert te selecteren om aan een deadline te voldoen, mislukt dit meestal. Als uw benadering van vendor management het gebruik van aanbestedingen vereist voor leveranciers om te bieden op werk, zal het instellen van onrealistische tijdschema's voor de reacties van leveranciers uw selectie beperken, aangezien leveranciers besluiten om niet te bieden. Leveranciers hebben voldoende tijd nodig om uw vereisten voor zowel de producten en diensten die zij zullen leveren als uw voorgestelde benadering van vendor management te begrijpen, vast te stellen of ze in staat zijn om hieraan te voldoen en vervolgens een begrijpelijk voorstel op te stellen. Als de tijdsdruk een van deze factoren in gevaar brengt, is het onwaarschijnlijk dat de belangrijke stap van leveranciersselectie in leveranciersbeheer u het beste resultaat zal opleveren.
Potentiële leveranciers evalueren
Tijdens de ontwerpfase van vendor management moet u overeenstemming bereiken over de criteria om de ene potentiële leverancier te beoordelen ten opzichte van de andere. Als u eenmaal naar individuele leveranciers begint te kijken, moet u letten op hoe goed de leveranciers voldoen aan uw selectiecriteria en moet u niet toestaan dat de verkooppraatjes van leveranciers u afleiden. Veel leveranciers zullen bijna alles doen en zeggen om zaken met u te doen. Dit kan inhouden dat ze hun “experts” erbij betrekken, die u misschien producten, functies en services proberen te verkopen die u niet echt nodig hebt. Richt uw evaluatie op uw vereisten en test leveranciers om te bevestigen dat aan de vereisten kan worden voldaan. Blijf verantwoordelijk voor de evaluatieactiviteiten van vendor management en laat leveranciers het tempo of de agenda niet bepalen. Het is een goed idee om een evaluatieproces in meerdere fasen te gebruiken in vendor management. Hoewel dit meer tijd lijkt te kosten om uit te voeren, is het waarschijnlijker dat uw benadering van vendor management de beste leveranciers voor u selecteert. De eerste fase is het indienen van een reeks vereisten op hoog niveau aan potentiële leveranciers en hen vragen te reageren. Deze leveranciers moeten belangrijke onderscheidende factoren bevatten die u in een vroeg stadium zullen helpen bij het elimineren van leveranciers die waarschijnlijk niet geschikt zijn. Voorbeelden zijn prijs, IT-normen, beveiligingsvereisten en bereidheid om te werken met uw benadering van vendor management.
Blijf flexibel
Sommige leveranciers willen misschien een exclusieve relatie of een relatie die uw mogelijkheden om samen te werken met andere concurrerende leveranciers beperkt. Dit beperkt uw opties voor vendor management en moet worden vermeden, ongeacht hoe aantrekkelijk leveranciers het proberen te maken. Leveranciers kunnen bekwaam en bereid lijken om samen te werken tijdens de vroege stadia van het selectieproces van vendor management, maar kunnen de kwaliteit van dienstverlening veranderen en uw leveranciersmanagement uitdagen zodra ze hun geplande winst hebben gemaakt. Het risico dat dit gebeurt, is groter bij langdurige uitbestede en beheerde servicecontracten. Korte termijncontracten met verlengingsopties verdienen de voorkeur boven langetermijncontracten, aangezien deze het vervangen van leveranciers en wijzigingen in uw aanpak van leveranciersbeheer vergemakkelijken. U moet er altijd voor openstaan om contractwijzigingen aan te brengen op verzoek van leveranciers, op voorwaarde dat de algemene voordelen voor u opwegen tegen eventuele nadelen. Het aanvaarden van een verandering kan uw leveranciersmanagement op de lange termijn ten goede komen, aangezien het blijk geeft van uw goede trouw en uw bereidheid om de standpunten van leveranciers te begrijpen en te werken aan een benadering die voor beide partijen voordelig is.
Voortdurende prestatiebewaking
Ga er niet vanuit dat zodra het contract is getekend, uw leveranciersrelaties volgens plan zullen verlopen en dat de contracten precies zoals gespecificeerd zullen worden uitgevoerd. Uw benadering van vendor management moet vanaf de eerste dag een voortdurende bewaking van de prestaties en het bereiken van het serviceniveau van leveranciers omvatten. Bij het monitoren van leveranciers moet worden geverifieerd dat aan al uw vereisten wordt voldaan, maar in het bijzonder de vereisten die het meest cruciaal zijn voor uw bedrijf. Deze zijn afhankelijk van de specifieke producten en services die leveranciers leveren, maar typische voorbeelden zijn de tijd om producten te leveren, servicekwaliteit en beschikbaarheid van services. Uw benadering van vendor management moet ook de voortdurende bewaking omvatten van het behalen van de voorwaarden en bepalingen die u bent overeengekomen. Een voor de hand liggende vereiste zijn uw betalingen aan leveranciers, volgens het betalingsschema in het contract, maar sommige contracten zullen ook andere vereisten bevatten die u, als klant, geacht wordt te respecteren. Als uw vendor management systeem geen aandacht besteedt aan deze vereisten, kunnen uw leveranciersrelaties nadelig worden beïnvloed. Een best practice benadering voor vendor management is het gebruik van “balanced scorecards” om de prestaties van leveranciers te beoordelen. Dit is waar zachtere aspecten van prestaties, zoals de bereidheid om samen te werken, worden geëvalueerd naast de meer tastbare metingen, zoals het bereiken van het serviceniveau. Het gebruik van een gebalanceerde verzameling evaluaties in vendor management geeft een veel beter beeld van hoe leveranciers presteren en ondersteunt verbeterde relaties.
Voortdurende communicatie in twee richtingen
Actieve en effectieve tweerichtingscommunicatie is de sleutel tot succes in alle stappen van vendor management. U moet er niet van uitgaan dat leveranciers uw IT-bedrijfsmodel goed kennen of uw gedachten kunnen lezen. Het gebruik van zorgvuldig ontworpen, vastgestelde en onderhouden communicatielijnen tussen u, als klant, en uw leveranciers als een fundamenteel onderdeel van vendor management, helpt misverstanden te voorkomen, positieve relaties te onderhouden en de proactieve oplossing van problemen te ondersteunen voordat ze echte problemen worden. Elke leverancier is echter anders. U moet de tijd nemen om te begrijpen hoe zij willen communiceren. Een goede benadering van vendor management bevat een combinatie van persoonlijke communicatie, mondelinge communicatie en e-mail. U moet altijd controleren of alle gecommuniceerde berichten zijn ontvangen en begrepen, vooral als een leverancier uit een andere cultuur of een ander land komt. Zonder deze bevestiging wordt vendor management een grotere uitdaging.