Wat is vendor management?

Bijna elk bedrijf maakt gebruik van IT-producten en -diensten van externe organisaties. Deze providers staan ​​bekend als leveranciers (ofwel vendors). Een leverancier kan een individu of een bedrijf zijn. De termen verkoper en dienstverlener zijn ook alternatieven voor de term leverancier. Een bedrijf kan een paar of veel verschillende leveranciers hebben, elk met verschillende voorwaarden. Vendor management (of leveranciersmanagement) is de term die wordt gebruikt om alle activiteiten te beschrijven die de klantorganisatie zou moeten uitvoeren, zodat zij de beste waarde kan halen uit haar leveranciersovereenkomsten. Deze activiteiten omvatten het onderzoeken van de IT-markt voor producten en diensten, het zoeken naar en selecteren van leveranciers, het aanvragen van offertes, het onderhandelen over contracten, het beheren van relaties, het evalueren van de prestaties van leveranciers, het beheren van geleverde producten en diensten en het betalen van de leveranciers. De gedetailleerde activiteiten voor leveranciersmanagement en het vereiste managementniveau voor elke leverancier zullen variëren, afhankelijk van de kenmerken van de leverancier en de producten en diensten die deze levert. Om effectief te zijn, vereist vendor management specifieke vaardigheden, voldoende tijd en voldoende middelen.

 

Hoe kan vendor management uitstekende dienstverlening stimuleren?

Vendor management beperkt zich in veel organisaties tot het zoeken naar de goedkoopste leverancier voor een bepaald IT-product of -dienst. Hoewel deze activiteit vanuit de discipline van vendor management kan bijdragen aan het verlagen van de bedrijfskosten van IT voor een bedrijf, is het onwaarschijnlijk dat dit zal resulteren in uitstekende dienstverlening. Om dat te bereiken, moeten technieken voor vendor management ook worden gebruikt om de voortdurende relaties met leveranciers te beheren om ervoor te zorgen dat de oorspronkelijke overeenkomsten voor beide partijen voordelig zijn. Het gebruik van effectieve vendor management processen zorgt ervoor dat leveranciersovereenkomsten de juiste vereisten voor service, kwaliteit, kosten en tevredenheid afbakenen en dat die zijn afgestemd op de strategische doelen en IT-vereisten van een organisatie. Processen voor leveranciersbeheer zullen een organisatie ook helpen leveranciers te selecteren die in staat zijn om aan deze vereisten te voldoen, en vervolgens de levering van de producten en diensten van de leverancier aan het IT-landschap te beheren. Door leveranciersmanagement toe te passen, kan een organisatie IT-kosten beheersen, risico's en prestaties van leveranciers beheren, waarbij de levering optimaal is afgestemd op strategische doelen. Leveranciersmanagement helpt dure IT-leveringsfouten te voorkomen en de beste waarde van leveranciers te verkrijgen.

Wat zijn de stappen van vendor management?

Er zijn doorgaans zes stappen voor vendor management op hoog niveau. Deze stappen moeten op volgorde worden uitgevoerd, hoewel het nodig kan zijn om elke stap van vendor management gedurende een bepaalde periode opnieuw te bekijken, aangezien de behoeften van een organisatie, de IT-vereisten en de capaciteiten van leveranciers zich doorontwikkelen.

Stel zakelijke en IT-doelen vast

Voordat u doorgaat naar stap 2 van vendor management, is het van cruciaal belang dat u de zakelijke doelen en IT-doelen vaststelt die uw leveranciers geacht worden te ondersteunen, en hoe u het succes van uw activiteiten omtrent vendor management gaat meten. Dit omvat het definiëren van prestatiestatistieken voor uw leveranciersbeheerprocessen. Een belangrijk aspect is het begrijpen van de balans tussen kosten en kwaliteit – is uw doel voor vendor management om de IT-kosten te verlagen, en met hoeveel? Of is het om de servicekwaliteit te verbeteren, en hoe wordt dat gedefinieerd? IT-organisaties mogen niet doorgaan naar de volgende stap van vendor management voordat hun doelen volledig zijn begrepen en overeengekomen zijn op senior niveau

Selecteer leveranciers

De tweede stap van vendor management is het selecteren van leveranciers die het beste aan uw eisen voldoen en uw doelen ondersteunen. Het maken van de beste keuzes is van cruciaal belang om de gewenste resultaten te bereiken. Elke leverancier heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, en verschillende leveranciers zullen er anders op reageren als u ze gaat managen. Voordat u een keuze maakt, is het belangrijk om best practices toe te passen om leveranciers te categoriseren als onderdeel van uw benadering van vendor management. Technieken voor vendor management die geschikt zijn voor leveranciers die essentiële IT-diensten leveren, zoals hostingservices, zijn waarschijnlijk niet de juiste beheerbenaderingen voor leveranciers die basisproducten leveren, zoals verbruiksartikelen voor printers. Zodra u uw categorieën heeft gedefinieerd en hoe deze overeenkomen met uw doelen, moet u de IT-markt analyseren om potentiële leveranciers te identificeren. Vendor management vereist vervolgens dat er een inkoopproces wordt uitgevoerd om de leveranciers te selecteren die het beste bij uw vereisten passen.

Kom contracten overeen met leveranciers

Er is altijd een contract tussen een klant en een leverancier. Dit kan een formeel, ondertekend contract zijn met gedefinieerde voorwaarden, of een impliciet contract dat wordt gecreëerd wanneer een overeenkomst wordt gesloten om producten of diensten te leveren. Het begrijpen van de soorten contracten en de gedetailleerde verplichtingen daarin is een cruciale activiteit binnen vendor management, aangezien het zonder dit begrip erg moeilijk, zo niet onmogelijk zal zijn om leveranciers te beheren. Voor sommige soorten leveranciers, vooral degenen die nutsvoorzieningen (zoals elektriciteitsvoorziening) en goederendiensten leveren, is de gebruikelijke benadering om de algemene voorwaarden van leveranciers te accepteren. Tenzij u iets anders doet in deze stap van vendor management, accepteert u automatisch de standaard contractuele voorwaarden als u een bestelling plaatst bij een leverancier. Deze komen mogelijk niet overeen met uw doelstellingen of uw strategie voor vendor management. Voor leveranciers die kritieke diensten leveren, of op maat gemaakte diensten, inclusief outsourcing, heeft u bij deze stap van vendor management mogelijk de hulp nodig van een specialist, zoals inkoop- en juridische experts. Als dat het geval is, is het belangrijk dat deze experts kennis opdoen van uw doelen, uw IT-landschap en uw ambities voor het managen van een bepaalde leverancier. Te weinig aandacht besteden aan het sluiten van contracten met leveranciers is de meest waarschijnlijke oorzaak van mislukking in vendor management.

Leveranciers onboarden

Het is belangrijk om het onboarden van leveranciers op te nemen in uw aanpak voor leveranciersmanagement. Dit geldt voor alle categorieën leveranciers, behalve leveranciers die nutsvoorzieningen en goederen leveren. Om uw doelen te bereiken, hebt u goede managementrelaties met uw leveranciers nodig. Het opnemen van onboarding-activiteiten in leveranciersbeheer helpt bij het ontwikkelen van die relaties en stelt leveranciers in staat uw organisatie, IT-landschap, IT-bedrijfsmodel en uw doelen beter te begrijpen. In een omgeving met meerdere leveranciers moet u als onderdeel van uw onboarding ook leveranciers aan elkaar introduceren en ze aanmoedigen om samen te werken wanneer er afhankelijkheden zijn tussen hun IT-producten en -diensten. Service-integrators worden soms gebruikt om te helpen bij dit aspect van leveranciersbeheer, omdat ze ervaring hebben met het afstemmen van verschillende leveranciers om effectief samen te werken.

Leveranciers beheren

Zodra leveranciers aan boord zijn, is het tijd om de levering van hun IT-producten en -diensten te beheren. De personen in uw IT-organisatie die verantwoordelijk zijn voor het leveranciersbeheer, moeten de prestaties en output van leveranciers routinematig controleren aan de hand van alle serviceniveaus, ervoor zorgen dat aan alle contractuele vereisten wordt voldaan, eventuele noodzakelijke wijzigingen in de contractvoorwaarden beoordelen, feedback geven en een continue, positieve relatie ontwikkelen met leveranciers. De frequentie en details van deze activiteiten zijn afhankelijk van de categorieën van leveranciers, hoe belangrijk ze voor u zijn, het huidige relatieniveau en de bereidheid van leveranciers om zich met uw beheeractiviteiten bezig te houden. Uw leveranciersbeheeractiviteiten moeten beginnen zodra de dienstverlening begint. Als u deze uitstelt totdat er problemen optreden, zal dit leiden tot een uitdagendere oplossing en een verminderde servicekwaliteit.

Beoordeel het bereiken van doelen

De laatste stap van vendor management is om regelmatig te beoordelen of uw beoogde doelen worden bereikt. Dit moet minstens jaarlijks gebeuren. Het is een goede praktijk voor vendor management om driemaandelijkse beoordelingen uit te voeren tijdens het eerste jaar van de dienstverlening, omdat het in deze vroege stadia gemakkelijker zal zijn om eventuele noodzakelijke veranderingen in de leveringen van leveranciers of in uw leveranciersverwachtingen te beïnvloeden. Dit vereist sterke werkrelaties met leveranciers, en daarom zal het investeren in de relatiebeheeraspecten van vendor management het waard zijn wanneer u leveranciers probeert te beïnvloeden om de overeengekomen prestatiedoelstellingen te bereiken.

Hoe kan vendor management organisaties helpen IT-kosten te verlagen?

Zorgvuldige selectie van uw leveranciers is de eerste manier waarop leveranciersmanagement u kan helpen kosten te verlagen. Door allereerst uw doelen vast te stellen in leveranciersmanagement, voordat u leveranciers selecteert en accepteert, weet u zeker hoe u kosten en kwaliteit in evenwicht wilt houden. Als het verlagen van de IT-kosten uw belangrijkste drijfveer is, helpt dit u om uw activiteiten op het gebied van leveranciersmanagement te richten op kostenreductie. Kostenreductie is afhankelijk van het opstellen van leverancierscontracten die kunnen worden beheerd om kostenbeheersing te garanderen. Organisaties die geen effectieve processen voor leveranciersmanagement hebben, ontdekken soms al snel dat hun leveranciers extra willen rekenen voor zaken waarvan ze dachten dat die in het contract waren opgenomen. Een leverancier die hostingservices levert, kan bijvoorbeeld om extra betalingen vragen om belangrijke updates voor databasesoftware toe te passen. Leveranciersmanagement kan deze situatie voorkomen door duidelijk uw doelen te bepalen, leveranciers te selecteren die deze doelen kunnen ondersteunen en contracten op te stellen die volledig specificeren wat leveranciers zullen leveren en hoe ze zullen worden beheerd.

Vendor management kan een organisatie helpen kosten te verlagen door actief te controleren of u betaalt voor wat leveranciers leveren. Een voorbeeld is een langetermijncontract waarin een leverancier zich ertoe heeft verbonden de IT-technologieën die hij gebruikt te vernieuwen naarmate de technologieën evolueren. Tenzij uw leveranciersbeheeractiviteiten controleren of dit wordt gedaan, bestaat het risico dat leveranciers niet zullen doen wat ze hebben beloofd om kosten te besparen. Vendor management kan ook de situatie vermijden waarin u, door onwetendheid over de details van leverancierscontracten of slecht beheer ervan, de activiteiten moet uitvoeren die leveranciers zouden moeten doen. Dit brengt kosten met zich mee. Een voorbeeld is wanneer een klantorganisatie middelen gebruikt om rapporten over de kwaliteit van de dienstverlening te produceren, met behulp van gegevens die ze zelf verzamelen omdat het contract met de leverancier geen rapportagevereisten bevatte.

Ineffectief vendor management en gebrek aan vertrouwen in leveranciers kunnen leiden tot het betrekken van meer personeel en hogere kosten voor u, aangezien u voortdurend de kwaliteit van de geproduceerde diensten van leveranciers controleert. Deze management overhead kan worden vermeden door de relatiebeheerbenadering van vendor management toe te passen om vertrouwen tussen de partijen op te bouwen. Het onderhouden van sterke relaties met leveranciers en effectieve processen voor vendor management kunnen helpen om betere tarieven te bedingen en toegang te krijgen tot productkortingen en technologische innovaties van leveranciers om de kosten van de dienstverlening te verlagen zonder de kwaliteit ervan in gevaar te brengen.

Het toepassen van vendor management kan leiden tot besparingen op administratieve kosten. Door de activiteiten van vendor management te centraliseren in één bekwame functie, kunnen deze besparingen worden gerealiseerd. Een centrale opslagplaats van gegevens en informatie over huidige en potentiële leveranciers kan gegevensduplicatie, dubbel werk en fouten verminderen. Deze technieken ondersteunen ook de efficiëntie in de relatiebeheeractiviteiten van vendor management, waarbij consistente benaderingen en één betrouwbare informatiebron worden gebruikt.

 

Hoe kan vendor management IT-risico’s verminderen?

Leveranciers, en dus leveranciersmanagement, zijn cruciaal voor het succes van elke organisatie en voor het beperken van IT-risico's. Vrijwel elke organisatie gebruikt IT-producten die door leveranciers worden geleverd. Voor sommige organisaties voeren leveranciers veel van hun IT-processen en -activiteiten uit. Alle leveranciers vormen daarom een ​​risico voor de IT-services die door een organisatie worden gebruikt. Het gebruik van leveranciersmanagement kan helpen om die risico's te verkleinen door effectieve en herhaalbare benaderingen voor het beheer van leveranciers te gebruiken. Om het beste rendement op investering en het laagste algemene risico voor uw bedrijf te krijgen, moet u een strategische benadering kiezen om uw leveranciers efficiënt te beheren door gebruik te maken van leveranciersmanagement. In het verleden hebben veel organisaties hun activiteiten op het gebied van leveranciersmanagement verwaarloosd nadat contracten waren getekend. De continuïteit van IT-services in elke organisatie die zijn leveranciers niet actief beheert nadat contracten zijn gegund, loopt gevaar, aangezien u er in feite gewoon van uitgaat dat alles volgens plan zal verlopen, dat leveranciers zullen presteren zoals u had verwacht, en geen enkel probleem of problemen zullen optreden. Dat is zelden het geval.

De risicogebieden die vendor management kan helpen verminderen door effectief beheer van leveranciers, zijn onder meer operationele IT-risico's (afhankelijk van hun specifieke producten of diensten), onvoorziene kosten, algemene kostenbeheersing, naleving van regelgeving (zoals licentiebeheer), continuïteit van IT-diensten, een leverancier stopt ermee, verlies van personeel van belangrijke leveranciers en slechte prestaties van de leverancier. Vendor management kan de zichtbaarheid van risico's op deze en andere gebieden vergroten, zodat ze kunnen worden beheerd en gecontroleerd. Goede relaties met leveranciers door middel van sterk leveranciersbeheer kunnen samenwerking tussen u en uw leveranciers mogelijk maken om risico's te beperken, aangezien beide partijen zouden worden beïnvloed als de risico's zich voordoen. Waar een dergelijke samenwerking niet plaatsvindt, kunt u nog steeds profiteren van vendor management door zelf stappen te ondernemen om eventuele risico's te verkleinen en, in het ergste geval, voor een alternatieve leverancier te kiezen. Als u vendor management gebruikt om de prestaties van leveranciers bij te houden en te meten, kunt u ongunstige trends identificeren, zodat u problemen kunt aanpakken voordat ze uw bedrijf beïnvloeden. Hiermee beheert u de risico’s effectief.

Wat zijn de voordelen van vendor management?

Simpel gezegd: de voordelen die u kunt behalen met zorgvuldig ontworpen, gepland en uitgevoerd vendor management, zijn onder meer: verhoogde klanttevredenheid, lagere kosten, snelle probleem- en incidentoplossing, verbeterde servicekwaliteit, betere dienstverlening van leveranciers en een vermindering van uw inspanningen om uw leveranciers te beheren. Hoewel het moeilijk kan zijn om rechtstreeks te vergelijken en rekening te houden met de tijd, het geld en de energie die wordt gebruikt om een positieve leveranciersrelatie te koesteren, rechtstreeks in overeenstemming met uw IT-functies, helpt leveranciersbeheer u om uw budgetten te bereiken, klanttevredenheid te behouden en uw IT-doelen te behalen. Hoe u vendor management aanpakt, is onzichtbaar voor uw interne klanten, aangezien u in hun ogen zelf de interne leverancier van IT-diensten bent. Als u echter niet aan vendor management doet, of u doet het niet zo goed, dan zullen uw klanten alleen u de schuld geven van eventuele fouten die uw leveranciers hebben veroorzaakt.

Wat zijn de best practices voor vendor management?

Er zijn veel best practices voor vendor management. De selectie en toepassing hiervan is afhankelijk van de categorieën van leveranciers, de vaardigheden van uw organisatie op het gebied van vendor management, uw IT-landschap, het beschikbare budget en het voordeel van het toepassen van elke handelswijze op uw organisatie. Het is belangrijk dat uw activiteiten op het gebied van vendor management altijd de juiste balans bereiken tussen kosten en inspanning van de toepassing en de verwachte voordelen. U moet ook rekening houden met de waarschijnlijke houding van leveranciers ten aanzien van beheer. Sommige leveranciers, vooral grote leveranciers en leveranciers van goederendiensten, geven er de voorkeur aan om hun leveringen te beheren en zullen het u kwalijk nemen als u eventuele pogingen doet om technieken voor vendor management toe te passen nadat contracten zijn ondertekend. Als dit het geval is voor een categorie leveranciers, is het belangrijk om vast te stellen of het de moeite waard is om hen vendor management op te leggen. Als u goede diensten en producten van goede kwaliteit van een leverancier ontvangt, kan dat voldoende zijn om uw doelen te bereiken, en eventuele aanvullende activiteiten op het gebied van vendor management hebben dan mogelijk geen toegevoegde waarde.

 

Relatiebeheer ontwerp

Voor leverancierscategorieën waarvan u de leverancier wilt behouden, is het belangrijk dat u ontwerpt hoe u relatiebeheer wilt toevoegen aan uw benadering voor vendor management. Het ontwikkelen van relaties met deze belangrijke leveranciers begint lang voordat u ze gaat beheren; het begint al vanaf de eerste keer dat u met leveranciers in contact komt. Dit is waarschijnlijk tijdens de eerste stappen van vendor management, tijdens het voorbereidende werk voor leveranciersselectie. Bedenk hoe u wilt dat leveranciers u zien. Als u wilt worden gezien als iemand met een wederzijds voordelige benadering van vendor management, moet u zich vanaf de eerste ontmoeting met een leverancier concentreren op het duidelijk communiceren van deze boodschap. Als de leverancier tijdens uw eerste ontmoeting het idee krijgt dat u de leiding hebt, dan kan dat gedurende lange tijd de perceptie van de leverancier blijven en kan het zijn dat de leverancier moeilijk te managen is. Leveranciers die als partner met hun klanten willen werken, kunnen de relatie zelfs verbreken na de eerste betrokkenheid bij vendor management als ze denken dat het een uitdaging zal zijn om met u samen te werken.

Ontwerp het selectieproces voor leveranciers

Het proces voor vendor management begint met het selecteren van de juiste leveranciers en om de juiste redenen. Het selectieproces voor leveranciers kan zowel gecompliceerd als emotioneel zijn als u niet vanaf het begin heeft besloten hoe u het moet benaderen en beheren. U moet middelen beschikbaar hebben en over de juiste vaardigheden beschikken om uw IT- en zakelijke vereisten te analyseren, overeenstemming te bereiken over de selectiecriteria, potentiële producten en leveranciers te zoeken, het team te leiden om de beste leveranciers voor uw behoeften te selecteren en een bruikbaar contract te ontwerpen, en vervolgens met succes onderhandelen over het contract met de leverancier en mogelijk zijn juridische team, terwijl u er tegelijkertijd voor zorgt dat u uw doelen niet in gevaar brengt. Als u doorgaat met het selecteren van leveranciers zonder enige voorbereiding, is het onwaarschijnlijk dat u het optimale resultaat behaalt met vendor management en overtreedt u mogelijk de aanbestedingswetten in uw land, vooral als u zich in de publieke sector of gereguleerde industrie bevindt. Het gedeelte van vendor management waarin u leveranciers selecteert moet voldoende tijd bieden om elke stap uit te voeren, de voortgang te beoordelen terwijl u bezig bent en voortdurend de afstemming met uw doelen en IT-landschap te controleren. Als u snel leveranciers probeert te selecteren om aan een deadline te voldoen, mislukt dit meestal. Als uw benadering van vendor management het gebruik van aanbestedingen vereist voor leveranciers om te bieden op werk, zal het instellen van onrealistische tijdschema's voor de reacties van leveranciers uw selectie beperken, aangezien leveranciers besluiten om niet te bieden. Leveranciers hebben voldoende tijd nodig om uw vereisten voor zowel de producten en diensten die zij zullen leveren als uw voorgestelde benadering van vendor management te begrijpen, vast te stellen of ze in staat zijn om hieraan te voldoen en vervolgens een begrijpelijk voorstel op te stellen. Als de tijdsdruk een van deze factoren in gevaar brengt, is het onwaarschijnlijk dat de belangrijke stap van leveranciersselectie in leveranciersbeheer u het beste resultaat zal opleveren.

Potentiële leveranciers evalueren

Tijdens de ontwerpfase van vendor management moet u overeenstemming bereiken over de criteria om de ene potentiële leverancier te beoordelen ten opzichte van de andere. Als u eenmaal naar individuele leveranciers begint te kijken, moet u letten op hoe goed de leveranciers voldoen aan uw selectiecriteria en moet u niet toestaan ​​dat de verkooppraatjes van leveranciers u afleiden. Veel leveranciers zullen bijna alles doen en zeggen om zaken met u te doen. Dit kan inhouden dat ze hun “experts” erbij betrekken, die u misschien producten, functies en services proberen te verkopen die u niet echt nodig hebt. Richt uw evaluatie op uw vereisten en test leveranciers om te bevestigen dat aan de vereisten kan worden voldaan. Blijf verantwoordelijk voor de evaluatieactiviteiten van vendor management en laat leveranciers het tempo of de agenda niet bepalen. Het is een goed idee om een ​​evaluatieproces in meerdere fasen te gebruiken in vendor management. Hoewel dit meer tijd lijkt te kosten om uit te voeren, is het waarschijnlijker dat uw benadering van vendor management de beste leveranciers voor u selecteert. De eerste fase is het indienen van een reeks vereisten op hoog niveau aan potentiële leveranciers en hen vragen te reageren. Deze leveranciers moeten belangrijke onderscheidende factoren bevatten die u in een vroeg stadium zullen helpen bij het elimineren van leveranciers die waarschijnlijk niet geschikt zijn. Voorbeelden zijn prijs, IT-normen, beveiligingsvereisten en bereidheid om te werken met uw benadering van vendor management.

Blijf flexibel

Sommige leveranciers willen misschien een exclusieve relatie of een relatie die uw mogelijkheden om samen te werken met andere concurrerende leveranciers beperkt. Dit beperkt uw opties voor vendor management en moet worden vermeden, ongeacht hoe aantrekkelijk leveranciers het proberen te maken. Leveranciers kunnen bekwaam en bereid lijken om samen te werken tijdens de vroege stadia van het selectieproces van vendor management, maar kunnen de kwaliteit van dienstverlening veranderen en uw leveranciersmanagement uitdagen zodra ze hun geplande winst hebben gemaakt. Het risico dat dit gebeurt, is groter bij langdurige uitbestede en beheerde servicecontracten. Korte termijncontracten met verlengingsopties verdienen de voorkeur boven langetermijncontracten, aangezien deze het vervangen van leveranciers en wijzigingen in uw aanpak van leveranciersbeheer vergemakkelijken. U moet er altijd voor openstaan ​​om contractwijzigingen aan te brengen op verzoek van leveranciers, op voorwaarde dat de algemene voordelen voor u opwegen tegen eventuele nadelen. Het aanvaarden van een verandering kan uw leveranciersmanagement op de lange termijn ten goede komen, aangezien het blijk geeft van uw goede trouw en uw bereidheid om de standpunten van leveranciers te begrijpen en te werken aan een benadering die voor beide partijen voordelig is.

Voortdurende prestatiebewaking

Ga er niet vanuit dat zodra het contract is getekend, uw leveranciersrelaties volgens plan zullen verlopen en dat de contracten precies zoals gespecificeerd zullen worden uitgevoerd. Uw benadering van vendor management moet vanaf de eerste dag een voortdurende bewaking van de prestaties en het bereiken van het serviceniveau van leveranciers omvatten. Bij het monitoren van leveranciers moet worden geverifieerd dat aan al uw vereisten wordt voldaan, maar in het bijzonder de vereisten die het meest cruciaal zijn voor uw bedrijf. Deze zijn afhankelijk van de specifieke producten en services die leveranciers leveren, maar typische voorbeelden zijn de tijd om producten te leveren, servicekwaliteit en beschikbaarheid van services. Uw benadering van vendor management moet ook de voortdurende bewaking omvatten van het behalen van de voorwaarden en bepalingen die u bent overeengekomen. Een voor de hand liggende vereiste zijn uw betalingen aan leveranciers, volgens het betalingsschema in het contract, maar sommige contracten zullen ook andere vereisten bevatten die u, als klant, geacht wordt te respecteren. Als uw vendor management systeem geen aandacht besteedt aan deze vereisten, kunnen uw leveranciersrelaties nadelig worden beïnvloed. Een best practice benadering voor vendor management is het gebruik van “balanced scorecards” om de prestaties van leveranciers te beoordelen. Dit is waar zachtere aspecten van prestaties, zoals de bereidheid om samen te werken, worden geëvalueerd naast de meer tastbare metingen, zoals het bereiken van het serviceniveau. Het gebruik van een gebalanceerde verzameling evaluaties in vendor management geeft een veel beter beeld van hoe leveranciers presteren en ondersteunt verbeterde relaties.

Voortdurende communicatie in twee richtingen

Actieve en effectieve tweerichtingscommunicatie is de sleutel tot succes in alle stappen van vendor management. U moet er niet van uitgaan dat leveranciers uw IT-bedrijfsmodel goed kennen of uw gedachten kunnen lezen. Het gebruik van zorgvuldig ontworpen, vastgestelde en onderhouden communicatielijnen tussen u, als klant, en uw leveranciers als een fundamenteel onderdeel van vendor management, helpt misverstanden te voorkomen, positieve relaties te onderhouden en de proactieve oplossing van problemen te ondersteunen voordat ze echte problemen worden. Elke leverancier is echter anders. U moet de tijd nemen om te begrijpen hoe zij willen communiceren. Een goede benadering van vendor management bevat een combinatie van persoonlijke communicatie, mondelinge communicatie en e-mail. U moet altijd controleren of alle gecommuniceerde berichten zijn ontvangen en begrepen, vooral als een leverancier uit een andere cultuur of een ander land komt. Zonder deze bevestiging wordt vendor management een grotere uitdaging.

Leveranciers categoriseren voor effectief beheer

Om succesvol te zijn met vendor management, moet u begrijpen dat er verschillende soorten leveranciers zijn, die elk verschillende beheerniveaus vereisen. Een monolithische benadering van vendor management, waarbij wordt geprobeerd om elke leverancier exact hetzelfde te beheren, zal niet succesvol zijn. Uw benadering van vendor management moet in eerste instantie specifieke categorieën creëren, op basis van de verschillende soorten IT-diensten, producten en hoe kritiek ze zijn voor uw bedrijf. Zodra dit is gebeurd, moet u de gedetailleerde leveranciersbeheeractiviteiten definiëren die voor elke categorie vereist zijn. Technieken voor risicobeheer kunnen voor deze definitie nuttig zijn. Identificeer voor elke categorie de risico's die van invloed kunnen zijn op uw dagelijkse IT-levering, zoals een leverancier die geen nieuwe softwareversie levert volgens de planning, het niet halen van serviceniveaus of de leverancier die niet met u verder wilt. Bepaal vervolgens welke leveranciersbeheeractiviteiten u zult gebruiken om elk risico te beheren en te beperken. Deze beheeractiviteiten zijn afhankelijk van de leverancierscategorieën die u hebt gemaakt. U heeft bijvoorbeeld een categorie aangemaakt voor kant-en-klare softwareproducten, maar een leverancier levert niet of blijkt moeilijk te managen. U kunt de producten dan eenvoudig van een andere leverancier ontvangen. Voor applicatieservices die aan uw behoeften zijn aangepast, is het waarschijnlijk echter een uitdaging als u een alternatieve leverancier wilt zoeken als u beheer- of leveringsproblemen heeft.

Typische categorieën voor leveranciers zijn:

Integratieleveranciers

Deze leveranciers leveren diensten om de integratie tussen verschillende technologische producten en services te beheren. De integratie is specifiek voor uw behoeften, daarom moet uw strategie voor leveranciersmanagement voor deze categorie erop gericht zijn deze leveranciers te behouden, aangezien ze waarschijnlijk van cruciaal belang zijn voor uw bedrijf en moeilijk te vervangen zijn.

Maatwerkleveranciers

Dit zijn leveranciers die u gebruikt om producten en diensten te maken die zijn aangepast aan uw behoeften. Dit omvat traditionele outsourcing, waarbij een externe organisatie de verantwoordelijkheid op zich neemt voor applicaties en services die u eerder in uw bedrijf heeft ontwikkeld. Het omvat ook een managed-serviceverlening waarbij de leverancier u aangepaste services biedt voor gedefinieerde serviceniveaus en leveranciers die applicaties leveren die zijn ontwikkeld volgens uw specificaties. Uw benadering voor vendor management voor deze categorie moet de uitdagingen erkennen van het vervangen van de leverancier als u problemen ondervindt, aangezien er specifieke wijzigingen zijn aangebracht en u geen standaardproducten of -diensten van de leverancier koopt.

Standaardleveranciers

Standaardleveranciers leveren diensten op basis van configureerbare standaardapplicaties, waarbij de klant zelf de configuratie doet. De leverancier biedt een ondersteunende service voor het basisproduct van de klant. Een voorbeeld is een applicatie voor salarisadministratie waarbij de klant details kan configureren, zoals analysecodes, maar de logica voor salarisverwerking niet kan wijzigen. Het leveranciersbeheer voor deze categorie moet worden aangepast om deze leverancierskenmerken te herkennen, aangezien het veel gemakkelijker is om een leverancier in deze categorie te vervangen. Als de diensten en producten echter van cruciaal belang zijn voor uw bedrijf, moet uw leveranciersmanagement ernaar streven de leverancier te behouden door er een langdurige relatie mee op te bouwen.

Goederenleveranciers

Elke leverancier die een product of dienst levert die algemeen verkrijgbaar is en niet kan worden geconfigureerd, is een goederenleverancier. De benadering van leveranciersbeheer voor deze categorie moet “licht” zijn, aangezien het makkelijk zou zijn om alternatieve leveranciers te vinden als er problemen optreden. Voorbeelden van deze categorie zijn onder meer leveranciers die kant-en-klare software en applicatieproducten, hardware en hulpmiddelen voor computers, elektriciteit en breedband leveren en ook internetproviders. Sommige van de goederen kunnen van cruciaal belang zijn voor uw bedrijf, en als dit het geval is, moet uw benadering van leveranciersbeheer hiermee rekening houden. Dit kan zo eenvoudig zijn als het instellen van beheersmaatregelen voor verkopers van deze kritieke goederen om ervoor te zorgen dat ze altijd op tijd worden betaald, anders kunnen ze het aanbod verminderen, zoals bij een netwerkverbinding in een groot gebied.

Sterke relaties ontwikkelen met leveranciers

Om de voordelen van uw leveranciersbeheerprocessen te maximaliseren, moet u een strategische benadering volgen om relaties met uw leveranciers te ontwikkelen en te onderhouden. Voor leveranciers van nutsvoorzieningen en goederen kan dit simpelweg het op tijd betalen van rekeningen inhouden, maar voor alle andere leverancierscategorieën is het belangrijk om een goede en wederzijds voordelige relatie te hebben met de leveranciers die u niet wilt verliezen. Het binnenhalen en onboarden van leveranciers zijn uitdagende activiteiten in vendor management, omdat het geen zin heeft om het proces te herhalen puur omdat u niet genoeg aandacht heeft besteed aan relatiebeheer en daardoor afscheid moet nemen van een leverancier. Leveranciers willen inkomsten, maar zonder een goede relatie kunnen ze alleen aan de minimumvereisten voldoen en niet de toegevoegde waarde bieden die u had verwacht. De volgende activiteiten op het gebied van relatiebeheer zullen u helpen het rendement van uw investering in vendor management te maximaliseren:

Gedeelde informatie

Als u wilt dat uw leveranciers u helpen, moet u hen informatie verstrekken die relevant is voor hun behoeften. Dit moet in een vorm zijn die ze gemakkelijk kunnen begrijpen, en niet vol staan met uw organisatorische jargon en afkortingen. Bij vendor management is het een goed idee om alle leveranciers een verklarende woordenlijst te geven met alle niet-standaardwoorden en afkortingen die u gebruikt. Andere nuttige informatie omvat het IT-landschap, prognoses van de gebruikersvraag, het IT-bedrijfsmodel en alle andere relevante informatie die van invloed kan zijn op de dienstverlening van leveranciers of die u kan helpen bij het beheren van leveranciers.

Gemeenschappelijke prioriteiten

Uw leveranciers moeten uw prioriteiten begrijpen, zowel wat betreft het bereiken van uw doelen als uw strategie voor leveranciersmanagement. Voor sommige van uw leveranciers ligt de prioriteit bij het aanschaffen van IT-producten en -diensten tegen de laagste kosten, voor anderen is uw prioriteit dienstverlening van hoge kwaliteit, waarbij de kosten een lagere prioriteit hebben. Uw benadering van leveranciersbeheer moet in staat zijn om de relevante prioriteiten voor elk van uw leveranciers te identificeren, die vervolgens met hen moeten worden gedeeld.

Stimuleer gezamenlijke ontwikkeling en innovatie

Voor uw belangrijkste leveranciers met wie u verwacht een langdurige en strategische relatie te hebben, is het in vendor management een goed idee om samen te werken aan het ontwikkelen van de strategie voor hun IT-producten en -diensten. Een manier om dit te doen, is door gezamenlijke managementvergaderingen te houden met elke leverancier. Als u deze techniek gebruikt bij vendor management, krijgt u toegang tot de expertise van leveranciers. Ze kunnen waardevolle inzichten en innovatieve suggesties bieden om de toegevoegde waarde van hun producten te maximaliseren, wat u een concurrentievoordeel zou kunnen opleveren.

Ontwikkel langdurige relaties

De meeste leveranciers willen langdurige, winstgevende relaties met hun klanten. Als ze zien dat u in uw benadering voor vendor management niet hetzelfde wilt, dan is het onwaarschijnlijk dat leveranciers in een relatie met u zullen investeren. De beste waarde komt voort uit het ontwikkelen van langdurige partnerschappen met vertrouwen en toewijding tussen beide partijen.

Streef naar win-win

Vendor management is geen strijd waarbij winnaars en verliezers zijn. Voor goede relaties moeten zowel de klant als de leverancier iets uit de samenwerking halen. Het is onwaarschijnlijk dat het gebruik van hardhandige tactieken en taal de relatie met leveranciers zal helpen. Als leveranciers denken dat ze oneerlijk of onrechtvaardig zijn behandeld, dan zal deze perceptie waarschijnlijk leiden tot wrok en het verlies van enige medewerking. Zoek in elke situatie naar een oplossing die beide partijen ten goede komt.

Begrijp uw leverancier

Om de beste relaties in vendor management tot stand te brengen, is het nuttig om uw leveranciers grondig te begrijpen: wat hen drijft, wat zijn hun zakelijke doelen en ambities met u, welk jargon en afkortingen gebruiken ze en welke beperkingen hebben ze, vooral van eventuele onderaannemers. Begrijp welke kosten van uw leveranciers vast zijn en waarop u korting kunt krijgen, want dit kan erg handig zijn in vendor management bij het onderhandelen over prijzen.