Samenvatting

Kanban is een concept dat oorspronkelijk uit de productiesector komt, maar nu volop wordt gebruikt in vele andere sectoren en vakgebieden.

Kanban is een systeem voor workflowmanagement dat visuele signalen geeft om informatie te communiceren.

Mensen verwerken visuele informatie ruim 5000 keer sneller dan informatie in tekst. Kanban draagt dus bij aan efficiënte activiteiten en geoptimaliseerde processtromen.

Kanbantechnieken kunnen met succes worden gebruikt in zowel de IT als IT-servicemanagement (ITSM) voor het optimaliseren van de planning en uitvoering van dagelijkse taken.

Kanban kan ook worden toegepast op andere gebieden die deel uitmaken van de IT-levenscyclus, waaronder projectmanagement en inkoop.

Nu organisaties streven naar meer efficiëntie om economisch rendabel te blijven en de concurrentie op de markt het hoofd te kunnen bieden, is het gebruik van kanban in alle onderdelen van het bedrijf snel de norm aan het worden.

Kanban is een essentieel onderdeel van alle implementaties van Lean en Agile en stimuleert de samenwerking tussen verschillende teams.

Wat is kanban?

Kanban is een systeem voor workflow- en procesmanagement dat visuele signalen geeft om informatie te communiceren en zo de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.

Kanban wordt gebruikt voor de productie, procesverbetering en ITSM.

Het woord 'kanban' is Japans en betekent 'visueel bord'.

In workflow- en procesmanagement heeft de term kanban vier verschillende betekenissen:

Kanbanconcepten

Kanban kan met vier eenvoudige concepten worden beschreven:

Werk visualiseren

Kanban creëert een visuele workflow of visueel procesmodel.

Dit visuele model kan worden gebruikt om de flow van werk en producten door het kanbansysteem te observeren.

Daarbij worden alle factoren gemarkeerd die de voortgang blokkeren, zoals bottlenecks die een grotere vraag creëren dan dat er capaciteit beschikbaar is, taken die in een wachtrij staan, en teams of afzonderlijke medewerkers die er niet in slagen taken vooruit te brengen in het systeem.

Door deze factoren zichtbaar te maken met kanban, wordt er al gauw meer gecommuniceerd en beter samengewerkt tussen teams.

Hoeveelheid onderhanden werk beperken

Door kanban te gebruiken om de hoeveelheid onderhanden werk (werk aan een product dat is gestart maar nog niet is voltooid, 'work in progress') te beperken, kan de workflow sneller worden doorlopen.

Als er wordt gewerkt met minder onderhanden items waarvoor kanban de productie activeert, wordt de zichtbaarheid van elk item verbeterd en kan er voldoende aandacht worden besteed aan de voortgang van deze items.

Vertragingen door het opnieuw toekennen van prioriteiten worden aldus vermeden.

Focus op de flow

Door kanban te gebruiken om de hoeveelheid onderhanden werk te beperken en het werk te visualiseren, blijft de focus gericht op het leveren van output met een constante flow van werk door het systeem.

Met kanban kunnen op een eenvoudige manier meetwaarden worden verzameld die weer kunnen worden gebruikt om de flow te analyseren en vroegtijdig waarschuwingen te geven voor toekomstige problemen.

Continue verbetering

Met kanban wordt een cultuur van continue verbetering gestimuleerd.

Door de flow, de kwaliteit van de output, de doorvoercapaciteit en de doorlooptijden te meten en te visualiseren met kanban, kunnen teams en afzonderlijke medewerkers hun effectiviteit meten en verbeteren.

Wat zijn voorbeelden van algemene toepassingen van kanban?

De meeste mensen hebben kanban al eens in werking gezien zonder zich te realiseren dat het om kanban ging. Kanbantechnieken worden op grote schaal gebruikt in vele verschillende branches.

Een voorbeeld uit de productiesector

Bijna elk productiebedrijf past kanban toe op de productieprocessen.

Een goed voorbeeld hiervan is de auto-industrie.

In het verleden werden voertuigen vervaardigd en vervolgens in voorraad gehouden in afwachting van de verkoop.

Om onverkochte voorraden bij dealers én bottlenecks in het productieproces te voorkomen, werden kanbantechnieken geïntroduceerd voor een overgang naar een just-in-timesysteem met productie op bestelling.

De eerste toepassing van kanban in het proces vindt plaats wanneer een klant een bezoek brengt aan een dealer en een bestelling plaatst voor een nieuwe auto.

De dealer stuurt een bestelling naar de fabriek, wat in feite een kanbansignaal is voor de fabriek om de auto te produceren volgens de specificaties van de klant.

Ook in het productieproces zelf wordt kanban gebruikt.

Als bijvoorbeeld het aantal sturen in de kanbanbak voor de productielijn tot een bepaald niveau daalt, wordt er een kanbansignaal naar de leverancier verzonden om meer sturen te leveren.

De leverancier levert precies voldoende sturen om de kanbanbak tot het overeengekomen niveau te vullen.

De grootte van de kanbanbak is van essentieel belang voor de efficiëntie van het end-to-endproces.

Een voorbeeld uit de fastfoodsector

Een ander voorbeeld van een toepassing van kanban is een fastfoodrestaurant.

Daarin worden technieken voor zowel kanbansignalen als kanbanbakken gebruikt, om ervoor te zorgen dat er altijd precies genoeg vers bereide hamburgers zijn om te verkopen en er geen voedingswaren koud worden en moeten worden weggegooid.

Bij deze toepassing van kanban beschikt het fastfoodrestaurant over een aantal toevoergoten tussen de bestelbalie en de keuken, met voor elk type burger een andere toevoergoot.

Op elke toevoergoot is een lijn aangebracht die als kanbansignaal fungeert.

Als het aantal burgers in een bepaalde goot onder dit niveau zakt, wordt er een kanbansignaal naar de keuken verzonden om een overeengekomen aantal nieuwe burgers te maken.

De batchgrootte, of de grootte van de kanbanbak, is voor elk type burger anders en hangt af van de gangbare verkoopsnelheid van de burger.

In sommige restaurants zijn de grootte van de kanbanbak en het niveau waarbij er een kanban wordt geactiveerd, afhankelijk van de dag van de week en het tijdstip van de dag, zodat kan worden ingespeeld op de variërende verkoopsnelheid van de burgers.

Voor minder populaire burgers kan de kanbangrootte soms precies 1 zijn.

Als de grootte van de kanbanbak en het kanbanactiveringsniveau zorgvuldig worden bepaald, ontvangen de klanten een vers bereide burger zonder dat ze hoeven te wachten.

Wat is de geschiedenis van kanban?

In de late jaren veertig wilde Toyota een soepele workflow voor de productie van auto's realiseren en een minimaal aantal voltooide auto's in voorraad houden.

Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur bij Toyota, bedacht het kanbanprincipe voor deze uitdaging.

Zijn inspiratie voor kanban was afkomstig van een kruidenierszaak, waar precies genoeg artikelen bij de leveranciers werden besteld om datgene aan te vullen wat de klanten hadden gekocht.

Ohno ontwikkelde het gebruik van een echte kaart, die hij een 'kanban' noemde, voor het activeren van het vorige stadium in een productieproces om de voorraad aan te vullen.

De sterk visuele aard van het kanbansysteem zorgde ervoor dat teams eenvoudiger konden communiceren over welke taken wanneer moesten worden uitgevoerd, waardoor zo min mogelijk tijd verloren ging en een maximale meerwaarde werd gerealiseerd.

Vervolgens werden er nieuwe toepassingen van kanban buiten de productiesector ontwikkeld en in 2007 werd een uitgebreide 'body of knowledge' over kanban gecreëerd.

Dit leidde er weldra toe dat de verschillende technieken van kanban wereldwijd werden aanvaard in diverse sectoren en branches.

Wat zijn de principes van kanban?

In de oorspronkelijke opzet van kanban ontwikkelde Toyota regels voor het toepassen van kanban. Deze kunnen worden samengevat met de volgende principes:

Wat zijn de voordelen van het gebruik van kanban?

Het gebruik van kanban kan aanzienlijke voordelen opleveren in het produceren van output via workflows en processen. Met een effectief gebruik van kanban in workflow- en procesmanagement kan het volgende worden bereikt:

De gedeelde visualisatie van een proces door middel van een kanbanbord stimuleert de samenwerking tussen teams, omdat zij actief kunnen zien hoe de werkzaamheden door het systeem vorderen tot en met de uiteindelijke oplevering.

Het is ook eenvoudig om taken te identificeren die niet volgens de planning worden voltooid, zodat de teams kunnen samenwerken om eventuele problemen aan te pakken.

Kanbanborden bieden managers tevens een eenvoudig te begrijpen totaaloverzicht van de werklast en de voortgang van het werk.

Met behulp van kanbanborden kunnen managers de impact van ongeplande taken op hun teams beter begrijpen en daardoor realistische prioriteiten stellen en verwachtingen afstemmen met senior medewerkers.

Wat zijn kanbanborden?

Een kanbanbord is een hulpmiddel waarmee een visuele weergave wordt gecreëerd van de voortgang van taken in een workflow.

Teams gebruiken kanbanborden om workflows gemeenschappelijk te beheren en een visueel beeld te geven van taken en de status daarvan. Maar ook afzonderlijke personen kunnen gebruikmaken van kanbanborden.

Een kanbanbord bevat een aantal kolommen die elk een stadium in de algehele workflow of het algehele proces vertegenwoordigen.

In een eenvoudig kanbanbord kunnen deze stadia 'Doen', 'Onderhanden' en 'Klaar' heten.

Het is een goede gewoonte om kanbanborden zo eenvoudig mogelijk te houden, omdat complexe borden moeilijk te begrijpen zijn.

Kanbanborden hebben de volgende kenmerken:

Zichtbaarheid van taken

Elke unieke werktaak wordt weergegeven door middel van een visuele kaart met daarop onder andere de naam van de taak.

De kaart wordt van links naar rechts verplaatst op het kanbanbord als de taak de verschillende stadia doorloopt.

Als het kanbanbord een fysiek bord is, is het gebruikelijk om voor elke taak een post-it te gebruiken.

De verplaatsing van een post-it op het kanbanbord is een visueel signaal van voortgang.

Er kunnen verschillende kleuren post-its worden gebruikt op het kanbanbord, om verschillende typen taken van elkaar te onderscheiden. Het is ook mogelijk om daarvoor verschillende rijen te gebruiken op het kanbanbord.

Deze visuele signalen vormen een eenvoudig te begrijpen communicatie.

Beperkte hoeveelheid onderhanden werk

Bij veel toepassingen van een kanbanbord wordt er een beperking gesteld aan het aantal kaarten dat in een kolom mag worden geplaatst, en dus aan de hoeveelheid onderhanden werk.

Voordat er een andere kaart naar de kolom kan worden verplaatst, moet het team samenwerken om een van de in de kolom aanwezige kaarten naar de volgende kolom te verplaatsen.

Op die manier kan er met het kanbanbord een snellere workflow worden gerealiseerd, omdat taken eerst moeten worden voltooid om plaats te maken voor andere taken.

Met een kanbanbord worden ook bottlenecks zichtbaar gemaakt op plaatsen waar taken in de wachtrij staan om naar de volgende kolom te worden verplaatst.

Als de limiet vaak wordt bereikt, duidt dat op een te grote hoeveelheid aangenomen werk.

Dit kan niet worden opgelost door een extra kanbanbord te maken.

Toezeggingspunt

Nadat een taak aan het kanbanbord is toegevoegd, moet deze zo snel mogelijk de workflow doorlopen.

Als de hoeveelheid onderhanden werk beperkt is, zal er waarschijnlijk een backlog met taken zijn die wachten om te worden toegevoegd aan het kanbanbord.

Het toezeggingspunt is het moment waarop het team 'toezegt' het werk te voltooien door de taak op te nemen in het kanbanbord.

Leveringspunt

Dit is het punt waarop het werk naar tevredenheid van de klant is voltooid en de taak van het kanbanbord kan worden verwijderd.

Digitale kanbanborden

Waar mogelijk moeten fysieke kanbanborden worden gebruikt, omdat het handmatig bijwerken van het kanbanbord de beste methode is om samen te werken met andere personen.

Als dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld doordat de teams of afzonderlijke medewerkers zich te ver van elkaar bevinden, kan een digitaal kanbanbord worden gebruikt.

Deze digitale borden kunnen eenvoudig in verschillende tijdzones en op verschillende locaties worden gedeeld en bijgewerkt. Op die manier kan toch van veel voordelen van kanban worden geprofiteerd.

Er zijn hulpmiddelen beschikbaar voor meerdere gekoppelde kanbanborden, met traceringsmogelijkheden, audittrajecten en automatische melding van wijzigingen die worden aangebracht op het kanbanbord.

Hoe kunnen de prestaties van teams worden verbeterd met kanban?

Het bijwerken van de status van taken op het kanbanbord kan beter in teamverband worden gedaan dan per afzonderlijke medewerker.

Op die manier leren de teamleden elkaar kennen en kunnen de voortgang van het werk en eventuele problemen die daarbij optreden, openlijk met behulp van het kanbanbord worden gedeeld.

Het kanbanbord ondersteunt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het verplaatsen van taken door de verschillende stadia van de workflow, totdat deze voltooid zijn.

Taken die niet vooruitgaan, zijn zichtbaar voor iedereen, waarmee wordt voorkomen dat medewerkers problemen verborgen houden.

Een effectieve implementatie van kanban stimuleert een ondersteunende cultuur waarin iedereen elkaar helpt bij het oplossen van problemen.

De impact van deze gedrags- en culturele factoren als gevolg van het gebruik van kanbanborden zorgt ervoor dat de prestaties van teams én van afzonderlijke medewerkers beter worden.

Scrum of kanban?

Veel teams die zich bezighouden met softwareontwikkeling, gebruiken zowel scrum- als kanbantechnieken.

Bij de scrumbenadering wordt er gebruikgemaakt van een techniek om softwareontwikkelingen te voltooien tijdens sprints met standaardtijdsintervallen.

Elke sprint omvat de oplevering van een aantal verschillende (deel)producten.

Een sprint heeft een vastgelegde start- en einddatum.

Werkzaamheden die aan het eind van een sprint nog niet zijn voltooid, worden overgezet naar de backlog met producten.

De einddatum wordt niet uitgesteld om bepaalde werkzaamheden te kunnen voltooien.

Op dit punt wijkt scrum af van de kanbanmethode voor softwareontwikkeling, waarbij niet wordt gewerkt met standaardtijdsintervallen van ontwikkelingscycli of vaste einddatums.

Bij de kanbanbenadering gaat de ontwikkeling van een (deel)product door totdat dit is voltooid en geleverd.

Softwareontwikkelingsteams die gebruikmaken van scrum, gebruiken een soort kanbanbord om de inhoud en status van sprints visueel weer te geven. Dit kanbanbord wordt echter aan het eind van elke sprint leeggemaakt.

Vervolgens wordt het kanbanbord tijdens de volgende sprint weer gevuld met nieuw werk dat moet worden uitgevoerd.

Kanbanborden die voor de scrumtechniek worden gebruikt, hebben ook vaste datums voor de oplevering van producten, terwijl er aan kolommen in een echt kanbanbord geen datum is gekoppeld.

Veel softwareontwikkelingsteams gebruiken tegenwoordig een combinatie van scrum en kanban.

Scrum wordt gebruikt voor geplande werkzaamheden voor het opleveren van nieuwe functionaliteit en niet-urgente fixes.

Kanban wordt gebruikt om urgente fixes te ontwikkelen die voor de geplande einddatum van de sprint moeten worden opgeleverd.

Kanban gebruiken in ITSM

Kanbantechnieken kunnen op vele aspecten van ITSM worden toegepast om de efficiëntie en effectiviteit van ITSM-processen te verbeteren.

Kanban kan helpen om de ITSM-processen en de manier waarop de werkzaamheden de procesflow doorlopen, zichtbaar te maken.

Met behulp van deze weergave kunnen de processen op een consistente manier worden toegepast, zowel binnen een team als in situaties waarbij meerdere teams betrokken zijn bij de uitvoering van end-to-endprocessen.

Kanban kan barrières wegnemen als er grenzen tussen teams moeten worden overschreden.

Kanban kan ook een continue verbetering bewerkstelligen, aangezien punten waar tijd wordt verspild, zoals wachtrijen en bottlenecks, aan het licht worden gebracht. Door de procesflow te optimaliseren, kunnen deze probleempunten worden weggenomen.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van de toepassing van verschillende typen kanban in ITSM.

Verandermanagement

Kanbanborden worden vaak gebruikt bij de processen van verandermanagement om de status van veranderingen te visualiseren.

Elke verandering wordt op het kanbanbord als een unieke taak weergegeven.

De kolommen van het kanbanbord met de status van de taken hebben doorgaans namen als 'Ontvangen', 'In behandeling', 'In afwachting van goedkeuring', 'Goedgekeurd' en 'Geïmplementeerd'.

Het kanbanbord kan ook aparte gebieden bevatten voor de status 'Afgekeurd' en 'Meer informatie nodig'.

De taken worden van de ene naar de andere kolom op het kanbanbord verplaatst tijdens periodieke stand-upmeetings, waarbij iedereen die betrokken is bij de veranderingsworkflow, samenkomt om informatie te delen, de voortgang te evalueren, discussies te voeren en collectieve goedkeuringen te geven.

Releasemanagement

Bij dit proces worden kanbanborden gebruikt om de voortgang van releases weer te geven via hun levenscyclus.

Vaak zijn er meerdere kanbanborden in gebruik.

Een overkoepelend kanbanbord toont de status van alle releases, bijvoorbeeld 'Wordt gebouwd', 'Wordt getest, 'Wordt geïmplementeerd' en 'Voltooid', met een afzonderlijke taak voor elke release.

Dit overkoepelende kanbanbord wordt meestal beheerd door ITSM.

Daaronder kunnen kanbanborden op een lager niveau worden gebruikt, of één per release met de status van de verschillende taken voor die release. Een kanbanbord voor een bepaalde release wordt dan beheerd door de releasemanager.

Afzonderlijke teams die bijvoorbeeld de applicaties, infrastructuur of netwerken verzorgen, kunnen hun eigen kanbanbord hebben met hun eigen gedetailleerde taken, waarmee de aan hen gedelegeerde activiteiten voor de release worden gevisualiseerd.

Deze hiërarchische toepassing van kanbanborden levert vooral voordelen op bij complexe releases waarbij meerdere teams betrokken zijn.

Als voor deze benadering wordt gekozen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle kanbanborden gesynchroniseerd blijven.

Deze synchronisatie wordt verzorgd door vertegenwoordigers van elk team die een bijeenkomst bijwonen waarin het kanbanbord voor het volgende, hogere niveau in de release wordt bijgewerkt.

Met deze werkwijze wordt voorkomen dat er één complex releaseplan moet worden bijgehouden en kunnen afzonderlijke teams hun eigen werklast beheren en tevens alle belanghebbenden van de noodzakelijke statusupdates voorzien.

Incidentbeheer

Als er bij een organisatie steeds slechts een klein aantal incidenten wordt gemeld, kan er een kanbanbord worden gebruikt om deze incidenten te beheren.

Het kanbanbord bevat de kolommen 'Backlog', 'Onderhanden', 'Opgelost, te accepteren door gebruiker' en 'Volledig opgelost'.

Voor elk gemeld incident wordt er een taak gemaakt en deze taak wordt in de kolom 'In afwachting van toewijzing' op het kanbanbord geplaatst.

Vervolgens wordt de taak van de ene naar de andere kolom verplaatst naarmate de status van de taak verandert.

Door het kanbanbord op deze manier te gebruiken, wordt het direct zichtbaar als er een wachtrij van incidenten ontstaat.

Door gebruik te maken van kleurcodes voor de impact en urgentie van taken, kan met behulp van het kanbanbord tevens de prioriteit van de incidenten worden beheerd.

Beheer van grote incidenten

Bij het onderzoeken en verhelpen van de oorzaak van grote incidenten zijn vaak veel mensen tegelijk betrokken die een groot aantal specifieke taken moeten uitvoeren.

Kanbanborden kunnen zeer effectief zijn in het verbeteren van de tijd waarbinnen grote incidenten worden opgelost, door de voortgang te visualiseren en te delen.

De betrokken teams kunnen samenkomen rondom het kanbanbord en daardoor worden gestimuleerd om te bespreken hoe problemen het best kunnen worden aangepakt.

Bij het beheer van grote incidenten wordt er voor elke taak een kaart toegevoegd aan het kanbanbord, met daarop alle verschillende onderzoeken die nodig zijn.

Er kan gebruik worden gemaakt van kleurcodes om onderscheid te maken tussen taken die aan verschillende teams zijn toegewezen.

Door het kanbanbord op deze manier te gebruiken voor het beheren van grote incidenten, kan de communicatie tussen teams worden vereenvoudigd en wordt voorkomen dat er taken vergeten worden naarmate de druk om het grote incident op te lossen toeneemt.

Probleembeheer

Bij deze toepassing van kanban correspondeert elk probleem met een taak op het kanbanbord.

Dit bord kan worden gekoppeld aan een kanbanbord voor incidentbeheer, zodat er voor elk incident waarvan de oorzaak onbekend is, een probleemtaak wordt gecreëerd.

Probleemtaken worden verplaatst op het kanbanbord naarmate hun status verandert en bijvoorbeeld onder 'Wordt onderzocht' of 'Onderliggende oorzaak bepaald' gezet.

Als kanbanborden worden gebruikt voor probleembeheer, blijken er vaak meer problemen te zijn dan capaciteit om de problemen op te lossen.

Daardoor kan het gebruik van kanbanborden voor probleembeheer lastig zijn.

De flow van werk naar de testfase beheren

In veel organisaties heeft het teststadium in de levenscyclus van een release een vaste capaciteit, waardoor de voortgang van een release naar het implementatiestadium wordt beperkt.

Met behulp van kanbantechnieken kan het tekort aan capaciteit zichtbaar worden gemaakt en de doorstroming van werk naar de testfase worden beheerd.

Er worden kanbansignalen gebruikt om de flow van werk naar bottlenecks, zoals beperkte testresources, te regelen.

Een van de kanbanprincipes is dat er niets mag worden gedaan zonder een kanbansignaal, wat betekent dat ontwikkelaars de release pas in de testfase mogen zetten als ze een kanbansignaal van het testteam ontvangen.

Dit signaal kan worden gerealiseerd met behulp van een kanbanbord voor de release met een kolom 'Testen' die een vaste capaciteit heeft.

Tijdens de vergadering waarbij het kanbanbord wordt bijgewerkt, verplaatst het testteam een taak waarvoor het testen is afgerond naar het volgende stadium.

Samen met de ontwikkelaars die aanwezig zijn bij de vergadering, wordt vervolgens besproken welke taak naar de testfase moet worden verplaatst.

Deze aanpak stimuleert de samenwerking tussen alle betrokken teams.

Kanban elders in IT gebruiken

Kanban kan ook op andere plaatsen in de IT worden gebruikt, buiten ITSM.

Er kunnen kanbanborden worden gebruikt om IT-projecten, bijvoorbeeld het bouwen van nieuwe servers, te beheren of voor projectmanagement, zoals hieronder wordt beschreven.

Kanbanborden kunnen in IT-processen worden gebruikt voor het beheren van geplande activiteiten, bijvoorbeeld het uitvoeren van routinematige batchtaken en onderhoudstaken.

Voor elke activiteit wordt een taak gemaakt die wordt verplaatst over het kanbanbord naarmate de status van de taak verandert.

Voor IT-processen kan ook een overkoepelend kanbanbord worden ingezet om alle activiteiten op één plaats visueel te beheren.

In dat geval worden alle taken die door IT worden uitgevoerd, plus een overzichtstaak voor elk project op hetzelfde kanbanbord weergegeven.

Zo kan het IT-procesteam op de hoogte blijven en samenwerken. Het kanbanbord kan ook problemen laten zien, zoals overbelasting en vertraagde taken.

Kanban gebruiken buiten de IT

Kanbantechnieken kunnen ook op veel plaatsen buiten de IT, ITSM en productie worden gebruikt. Hier volgen enkele voorbeelden:

Projectmanagement

Kanbanborden kunnen worden gebruikt om iedereen die betrokken is bij het project, een visuele indicatie van de status van alle projecttaken te geven en een overzicht te bieden van de status van het project als geheel.

Het is het beste om waar mogelijk een fysiek bord te gebruiken.

Het kanbanbord moet kolommen bevatten voor alle verschillende stadia van het project, met namen zoals 'Niet gestart', 'Onderhanden' en 'Voltooid'.

Het kan ook zinvol zijn een afzonderlijke zone op het kanbanbord te reserveren voor taken met problemen die moeten worden opgelost, zoals taken waarbij vertraging optreedt en die onmiddellijk aandacht vereisen.

Het gebruik van post-its in verschillende kleuren voor verschillende typen taken, kan helpen om een beter totaaloverzicht te krijgen.

Door het fysieke kanbanbord iedere dag bij te werken en daarbij sleutelpersonen uit alle projectstromen te betrekken, kunnen effectieve, cross-functionele teams worden opgebouwd.

Zodoende kan het gebruik van kanban voor projecten als gevolg hebben dat de barrières tussen verschillende partijen verdwijnen.

Eventbeheer

Kanbanborden kunnen worden gebruikt om evenementen te plannen.

Dit zijn in wezen projecten, dus dezelfde visuele kanbantechnieken kunnen ook worden gebruikt voor het plannen van evenementen.

Omdat kanbanborden eenvoudig te maken en niet duur zijn, kunnen ze worden toegepast op grote en kleine periodieke evenementen, zoals het organiseren van een bijeenkomst of een groot evenement, bijvoorbeeld een delegatieconferentie.

Voor het organiseren van een bijeenkomst wordt aan elke aanwezige en aan de ruimte een afzonderlijke taak toegewezen.

Voor een groot evenement worden ook overkoepelende taken gedefinieerd, zoals het versturen van uitnodigingen en het organiseren van de catering.

Beginnen met kanban in ITSM

Een goede methode om met kanban te beginnen in ITSM is het introduceren van kanbanborden.

Kanbanborden zijn eenvoudig te maken en niet duur; veel organisaties beginnen gewoon met een whiteboard en enkele stiften.

Een goed startpunt voor het gebruik van een kanbanbord is releasemanagement, omdat uw organisatie waarschijnlijk al plannen voor releases heeft klaarliggen.

Maak een overkoepelend kanbanbord dat de huidige status van alle releases weergeeft, met post-its die de taken voor elke release vertegenwoordigen.

Organiseer wekelijks (of vaker) een bijeenkomst bij het kanbanbord met de verantwoordelijke medewerkers van elke release.

De proceseigenaar voor releasemanagement in ITSM moet de bijeenkomst leiden en elke vertegenwoordiger vragen om een kort overzicht te geven van de status van zijn of haar release. Daarbij wordt de taak naar de volgende status verplaatst, als dat van toepassing is.

De taken op het kanbanbord moeten precies genoeg informatie bieden.

Als er aan een grote release met een complex plan wordt gewerkt, kunt u een afzonderlijk kanbanbord maken voor deze release en de betrokken teams en afzonderlijke medewerkers stimuleren om dit kanbanbord te vullen met taken uit hun projectplannen.

Om succes te boeken met kanban, moet u klein beginnen en het kanbansysteem uitbreiden naarmate er meer kennis en vertrouwen wordt opgebouwd.

Overige gerelateerde bronnen