Kanban: de ultieme versterking voor uw workflow management

Een uitgebreide handleiding om te beginnen met kanban

Bedrijven in alle sectoren worden steeds productiever en moeten continu op zoek naar efficiëntere manieren om de concurrentie het hoofd te bieden. Hierdoor is het gebruik van kanban tegenwoordig in alle onderdelen van het bedrijf snel de norm aan het worden. Kanban is een essentieel onderdeel van alle implementaties van Lean en Agile en stimuleert de samenwerking tussen verschillende teams.

Denkt u er zelf ook aan om het kanban-systeem te implementeren in uw bedrijf? Lees dan hier onze handige gids waarin wij de volgende vragen beantwoorden:

• Wat is kanban? Betekenis en geschiedenis
• Wat is een kanban board?
• Digital task board: kan een kanban board online ook gebruikt worden?
• Wat zijn de 5 principes in de kanban methode voor goede projectmanagement?
• Wat zijn de voordelen van kanban?
• Wat is het verschil tussen scrum en kanban?
• Hoe kunt u kanban gebruiken in uw bedrijf? 5 tips

Wat is kanban? Betekenis en geschiedenis

Kanban is een systeem voor workflow- en procesmanagement dat visuele signalen geeft om informatie te communiceren en zo de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren. Het woord 'kanban' is Japans en betekent 'visueel bord'.

In de late jaren veertig wilde Toyota een soepele workflow voor de productie van auto's realiseren en een minimaal aantal voltooide auto's op voorraad houden. Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur bij Toyota, bedacht de kanban methode voor deze uitdaging. Ohno ontwikkelde het gebruik van een echte kaart, die hij een 'kanban' noemde, waarbij de voltooiing van een later stadium de eerdere stadia weer activeerde. Dit resulteerde in een productieproces dat de voorraad blijvend kon aanvullen.

Vervolgens werden er nieuwe toepassingen van kanban buiten de productiesector ontwikkeld en in 2007 werd een uitgebreide 'body of knowledge' over kanban gecreëerd. Dit leidde er weldra toe dat de verschillende technieken van kanban wereldwijd werden aanvaard in diverse sectoren en branches.

Het kanban systeem kan met vier eenvoudige maar essentiële kenmerken worden omschreven:

Visualisatie

Kanban creëert een visuele workflow of visueel procesmodel. Dit visuele model kan worden gebruikt om de flow van werk en producten door het kanban systeem te observeren. Daarbij worden alle factoren gemarkeerd die de voortgang blokkeren. Door deze factoren zichtbaar te maken met kanban, wordt er al gauw meer gecommuniceerd en beter samengewerkt tussen teams.

Beperking van lopende processen

Door kanban te gebruiken om de hoeveelheid onderhanden werk ('work in progress') te beperken, kan de workflow sneller worden doorlopen. Als er wordt gewerkt met minder lopende processen, wordt de zichtbaarheid van elk stadium in het productieproces verbeterd en kan er voldoende aandacht worden besteed aan de voortgang van deze items. Vertragingen door het opnieuw toekennen van prioriteiten worden aldus vermeden.

Focus op de flow

Door kanban te gebruiken om de hoeveelheid onderhanden werk te beperken en het werk te visualiseren, blijft de focus gericht op het leveren van output met een constante flow van werk door het systeem. Met kanban kunt u ook eenvoudig het gehele werkproces analyseren om onderbrekingen in de flow of productiestoringen op te sporen.

Continue verbetering

Met kanban wordt een cultuur van continue verbetering gestimuleerd. Door de flow, de kwaliteit van de output, de doorvoercapaciteit en de doorlooptijden te meten en te visualiseren met kanban, kunnen teams en afzonderlijke medewerkers hun effectiviteit meten en verbeteren.

Wat is een kanban board?

Een kanban board, of kanban bord, is een visueel systeem voor het weergeven van taken, hun status en hun voortgang ten opzichte van het gehele productieproces. Dit kanban systeem maakt gebruik van verschillende kolommen en kleuren om onderscheid te maken tussen verschillende typen taken en hun status. Dit is de meest gebruikte vorm van kanban.

De sterk visuele aard van het kanban systeem zorgt ervoor dat teams eenvoudiger kunnen communiceren over welke taken wanneer moeten worden uitgevoerd, waardoor zo min mogelijk tijd verloren gaat en een maximale meerwaarde wordt gerealiseerd.

Een kanban board bevat een aantal kolommen die elk een stadium in de algehele workflow of het algehele proces vertegenwoordigen. In een eenvoudig kanban bord kunnen deze stadia 'To Do', 'In Progress' en 'Done' heten.

Digital task board: kan een kanban board online ook gebruikt worden?

Waar mogelijk moeten fysieke kanban boards worden gebruikt, omdat het handmatig bijwerken van een kanban board de beste methode is om samen te werken met andere personen. Als dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld doordat de teams of afzonderlijke medewerkers zich te ver van elkaar bevinden, kan een zogeheten digital task board worden gebruikt. Deze digitale borden kunnen eenvoudig in verschillende tijdzones en op verschillende locaties worden gedeeld en bijgewerkt.

Er zijn ook tools beschikbaar voor meerdere gekoppelde kanban boards. Met de juiste projectmanagement tool kunt u uit uw kanban board online veel voordeel halen. Hieronder hebben we een aantal van deze voordelen verzameld:

Wat zijn de 5 principes in de kanban methode voor goede projectmanagement?

In de oorspronkelijke opzet van kanban ontwikkelde Toyota regels voor het toepassen van kanban. Deze kunnen worden samengevat met de volgende principes:

• Maak gebruik van visuele signalen
• Ieder stadium mag pas beginnen als daar een kanban signaal voor is gecommuniceerd.
• Output mag alleen worden gecreëerd als er een kanban vraag naar is vanuit een hoger punt in de procesketen.
• Defecten moeten worden geïdentificeerd en zo dicht mogelijk bij de bron worden verholpen.
• Er mogen geen plotselinge of grote veranderingen worden aangebracht in de plannen.

Wat is het verschil tussen scrum en kanban?

Een andere methode die veel gebruikt wordt in projectmanagement is de zogeheten scrum. Bij de scrumbenadering wordt vooral gewerkt met sprints waarin taken in bepaalde standaardtijdsintervallen voltooid moeten worden. Werkzaamheden die aan het eind van een sprint nog niet zijn voltooid worden overgezet naar de backlog en het takenbord wordt weer weggeveegd voor de volgende sprint.

Het voornaamste verschil tussen scrum en kanban is dus dat bij kanban de ontwikkeling van het product doorgaat totdat het voltooid en geleverd is. Bij de scrum wordt de tijdsduur van een project van tevoren ingesteld.

Bij de scrumbenadering worden echter wel vaak kanban boards gebruikt. Binnen elke sprint kan een kanban board opgezet worden met alle taken, die aan het eind weer leeggemaakt wordt om voor te bereiden op de volgende sprint.

Wilt u meer weten over de exacte verschillen tussen scrum en kanban, en ook leren hoe deze goed samen kunnen werken? Lees dan ook ons blog ‘Kanban vs. Scrum’.

Hoe kunt u kanban gebruiken in uw bedrijf? 5 tips

Het implementeren van de kanban methode en (online) kanban boards kan veel voordelen voor uw bedrijf opleveren en is zeker de moeite waard om de efficiëntie van uw werkprocessen te verhogen. Wilt u zelf ook beginnen met de kanban methode of wilt u uw bestaande kanban board verbeteren? Lees dan onze vijf tips voor effectief kanban projectmanagement hieronder:

• Begin bij de basis
• Zorg voor regelmaat
• Laat iedereen spreken
• Precies genoeg informatie
• Klein beginnen, dan uitbreiden

Tip #1: Begin bij de basis

Maak het uzelf vooral niet te ingewikkeld. Een goed begin is het introduceren van een simpel kanban board. Deze zijn eenvoudig te maken en niet duur; veel organisaties beginnen gewoon met een whiteboard en enkele stiften.

Tip #2: Zorg voor regelmaat

Nieuwe technieken in uw projectmanagement werken pas als iedereen meewerkt en het kan een tijdje duren voordat alle medewerkers gewend zijn aan de kanban methode. Zorg daarom voor regelmaat en structuur in uw gebruik van de kanban boards. Denk bijvoorbeeld aan wekelijkse meetings waarin iedere deelnemer zijn of haar taken op het kanban board zet, uitlegt waar ze mee bezig zijn en hoe ze vinden dat het werk verloopt.

Denk ook bij de volgende elementen aan structuur en regelmaat:

• Taakomschrijvingen: het is handig als deze altijd in dezelfde stijl geschreven worden zodat het iedere keer duidelijk is wat er verwacht wordt.
• Verantwoordelijkheden: als de taken iedere maand weer helemaal verschuiven heeft niemand meer een idee wat er aan de hand is. Zorg er dus voor dat verantwoordelijkheden vastgesteld zijn en iedereen altijd weet bij wie ze moeten aankloppen.

Tip #3: Laat iedereen spreken

In de vorige tip is het belang van acceptatie door uw team al genoemd. Om hier echt aan te werken is het ook belangrijk dat iedereen mee kan spreken over het projectmanagement. Niemand kent namelijk de processen beter dan de teams die er mee bezig zijn. Door open te staan voor input en feedback van uw medewerkers kunt u…

• … de werkprocessen continu verbeteren
• … ervoor zorgen dat medewerkers de kanban methode sneller aannemen
• … de effectiviteit van uw projectmanagement versterken

Tip #4: Precies genoeg informatie

Het is belangrijk dat het kanban board een duidelijk overzicht weergeeft van alle lopende processen, maar als er te veel informatie op komt te staan ziet u door de bomen het bos niet meer. Zorg er dus voor dat u geen onnodige details over iedere taak opneemt in het takenbord maar alleen de essentiële informatie opschrijft.

Een taakomschrijving op uw kanban board moet vooral de volgende vragen beantwoorden:

• Wat is de taak?
• Wie zijn verantwoordelijk voor het werk?
• Aan wie wordt het product overgeleverd?
• Wanneer moet het werk af zijn?

Tip #5: Klein beginnen, en dan uitbreiden

Het is belangrijk dat u bij de basis begint, maar daar moet u natuurlijk niet te lang blijven. Als u merkt dat uw team zich de kanban methode goed eigen heeft gemaakt, begin dan rustig met uitbreiden.

Zo kunt u beginnen met een bepaalde team of afdeling en uiteindelijk door het hele bedrijf kanban boards implementeren. Denk ook bijvoorbeeld aan overkoepelende kanban boards die u helpen het hele bedrijf te integreren.