Wat is de definitie van asset?

Wat is een asset? Asset betekent in het Nederlands letterlijk: bezit. In de praktijk wordt deze term in de ITAM context niet vertaald, en gebruiken we dus ook in het Nederlands het woord 'asset'. Maar wat is dan een asset? Dat is vrij eenvoudig: een asset is alle software en hardware binnen een bedrijfsomgeving, die dus in bezit zijn van het bedrijf. Enkele voorbeelden van IT assets:

  • Apparatuur die in gebruik is door werknemers, maar eigendom is van het bedrijf. Denk aan laptops, mobiele telefoons, printers, etc.
  • Softwarelicenties. Let op: hierbij is de licentie de asset, de software zelf niet.
  • Intern ontwikkelde software, die bijvoorbeeld door een IT-afdeling is ontwikkeld en in gebruik is binnen het bedrijf.
  • Infrastructuur hardware. Fysieke servers, netwerkapparaten die door het bedrijf zijn aangeschaft en in gebruik zijn.
  • Data. Data wordt steeds meer gezien als daadwerkelijke IT asset, omdat het waarde heeft en goed beheerd moet worden.
IT asset management (ITAM)

Wat is ITAM of IT Asset Management?

De betekenis van IT Asset Management is af te leiden uit de definitie van asset. Het is het beheren van de levenscyclus van die voorraad software en hardware (IT dus) binnen de organisatie of het bedrijf. De werkzaamheden bestaan uit:

  • Financiële verantwoordelijkheden
  • Inventariswerkzaamheden
  • Contracten beheren
  • Risicobeheer

 Ook de tactische en strategische besluitvorming is hier onderdeel van. Denk aan het verzamelen van gedetailleerde hardware- en software-inventarisinformatie die vervolgens wordt gebruikt om beslissingen te nemen over aankopen en hoe en waar assets worden gebruikt.

IT asset management (ITAM)

Waarom is IT Asset Management belangrijk?

Weloverwogen inkoop- en implementatiebesluiten nemen

ITAM geeft inzicht krijgen in welke assets u heeft en waarvoor ze worden gebruikt. Constant onderhouden en nauwkeurige ITAM-gegevens helpen organisatie helpen bij het evalueren van eerdere inkoop- en implementatiebeslissingen en toekomstige acties begeleiden. Het helpt ook bij het vermijden van overbesteding van resources die niet nodig zijn.

Bedrijfscontinuïteit borgen

Soms gebeuren er onverwachte en ongewenste dingen, zoals het uitvallen van stroom. Inzicht in IT-assets en -configuratie helpen de gevolgen van de hiervan te identificeren en de juiste beslissingen te nemen om services voor gebruikers te herstellen. 

Licenties en abonnementen managen

Het bijhouden van alle softwarelicenties en cloudabonnementen kan een behoorlijk uitdaging worden voor moderne IT-organisaties. Niemand wil betalen voor middelen die niet gebruikt worden, of middelen gebruiken waar per abuis niet voor betaald is. Dit kan verstrekkende juridische en financiële gevolgen hebben.

Inzicht in Total Cost of Ownership (TCO)

De daadwerkelijke kosten van een IT-asset zijn veel hoger dan alleen de aankoopprijs. IT-assets moeten gedurende hun gehele levenscyclus worden beheerd, ondersteund en onderhouden. TCO is een maatstaf voor de totale kosten van het bezitten en beheren van een asset. 

Standaardisatie

Niet-standaard IT-apparatuur en -software kan een organisatie veel geld kosten. Bijvoorbeeld omdat medewerkers niet over expertise beschikken voor niet-standaardassets, waardoor elk probleem een leerproces als gevolg heeft. Het toepassen van standaarden op IT-assets maakt IT-medewerkers niet alleen productiever, gebruikers zijn ook productiever in interactie met systemen en gegevens die ze kennen.

Wat is IT Asset Management software?

Eerder gaven we antwoord op de vraag ‘Wat is IT Asset Management?’ Maar wat is nu precies een IT Asses Management software, of een IT Asset Management tool? Asset Management is logischerwijs een erg data-intensieve verzameling proces. Automatisering kan een belangrijke rol spelen bij het helpen vastleggen, catalogiseren, beheren, analyseren en rapporteren van assetdata van een organisatie. Hierbij is technologie van  van essentieel belang om operationele processen en besluitvorming mogelijk te maken.

Dit is waar IT Asset Management software bij helpt:

Opsporen / geautomatiseerde Inventaris

Intelligente 'opsporing' van hardware- en softwarecomponenten die zijn geïnstalleerd in het IT-ecosysteem van het bedrijf.

Licentiemanagement

Creëer één plek voor licentierechten om een overzicht te krijgen van waarvoor u te weinig licenties heeft (risico bij een audit) of juist te veel licenties (geldverspilling aan onnodige softwareaankopen). Software voor licentiebeheer volgt ook licentievoorwaarden en vervaldatums.

Patch- en versiemanagement

Automatiseer de inzet van softwarepatches om ervoor te zorgen dat computers up-to-date zijn en voldoen aan geldende beveiligings- en efficiëntienormen.

Requestmanagement

Rewuestmanagement stelt werknemers in staat om aanvragen voor softwareproducten, apparaten en andere assets in een gecentraliseerde vorm in te dienen. Het is ontworpen om specifieke licentievereisten vast te leggen en te beoordelen, en om het inkoop- en implementatieproces te beheren en volgen.

Product- /servicecatalogus

Stel een lijst van assets en middelen samen die zijn goedgekeurd voor gebruik binnen de organisatie. Zo'n catalogus legt productspecifieke informatie vast zoals naam, versie en licentieovereenkomststypes.

Configuratiemanagement Database (CMDB)

CMDB is een typisch onderdeel van het IT-servicemanagementsysteem van een organisatie en biedt een centrale opslagplaats voor het registreren van IT-assets, hun configuratie en relaties met andere componenten.

Vastgelegd Assetsysteem

De bewaarplaats van vaste assets is een onderdeel van het financiële beheersysteem van de organisatie, en is verantwoordelijk voor het beheren en rapporteren van assetdata ter ondersteuning van financiële processen.

Digitaal Asset Management

Het bedrijfsproces voor het organiseren, opslaan en ophalen van rich media en het beheren van digitale rechten en machtigingen. Tot de rich media-assets behoren foto's, muziek, video's, animaties, podcasts en andere multimedia-bestanden.