Wat is IT asset management (ITAM)?

Volgens de Internationale Associatie van IT Asset Managers (IAITAM) is IT asset management (ITAM) "een reeks bedrijfspraktijken die IT-middelen verenigt binnen de bedrijfseenheden in een organisatie. Het sluit aan bij de financiële, inventaris-, contractuele en risicobeheerverantwoordelijkheden om de algehele levenscyclus van deze assets te beheren, inclusief tactische en strategische besluitvorming". Assets omvatten alle elementen van software en hardware die te vinden zijn in de bedrijfsomgeving.

IT asset management wordt ook wel IT-voorraadbeheer genoemd in IT-beheer omdat het meestal gaat om het verzamelen van gedetailleerde hardware- en software-inventarisinformatie die vervolgens wordt gebruikt om beslissingen te nemen over aankopen en hoe en waar assets worden gebruikt. Met een nauwkeurige inventaris van IT-assets kunnen bedrijven hun assets effectiever gebruiken en onnodige aankopen van assets voorkomen door bestaande bronnen opnieuw te gebruiken. IT asset management stelt organisaties bovendien in staat de risicokosten te verlagen van het onbewust bouwen van nieuwe IT-projecten op verouderde (of onbekende) infrastructuur.

IT asset management wordt effectief gemaakt met hulp van metagegevens en elektronische records om de assets van een organisatie bij te houden en te categoriseren. Metagegevens zijn de beschrijving van de fysieke of digitale asset en alle ondersteunende informatie die nodig is om vermogensbeheerbeslissingen te informeren. De diepte van metagegevens kan variëren naargelang de behoeften van de organisatie.

Laten we ons nu in de volgende gebieden verdiepen:

IT asset management (ITAM)

Waarom is IT asset management belangrijk voor systeembeheer of ICT-beheer?

IT-organisaties beheren een groot deel van het totale assetvermogen van het bedrijf. IT-assets zijn duur, zowel in aanschaf als onderhoud. Daardoor speelt assetbeheer een cruciale rol bij het helpen van IT-teams om te zorgen voor een efficiënt gebruik van de middelen van de organisatie bij het ondersteunen van systeembeheer, gebruikersbehoeften en zakelijke functies.

Gartner definieert IT-Asset Management (ITAM) als: "een nauwkeurige weergave van de levenscycluskosten en risico's van de technologie-assets om de bedrijfswaarde van technologiestrategie, architectuur, financiering, contractuele en inkoopbeslissingen te maximaliseren." Deze definitie benadrukt dat IT-beheer niet alleen gaat om het inventariseren van assets, het gaat om het gebruiken van de informatie die wordt vastgelegd om beslissingen te nemen. In toenemende mate richten IT-organisaties zich op de bruikbaarheid en informatieve waarde van IT-assetgegevens om bedrijfswaarde te stimuleren in plaats van alleen te focussen op datavolume en nauwkeurigheid.

Enkele van de belangrijkste doelen van IT asset management:

Soorten IT asset management

Asset management is een brede term en kan veel verschillende dingen betekenen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende soorten asset management die vaak aanwezig zijn in IT-organisaties

IT Asset Management

Is de overkoepelende set van bedrijfspraktijken die aansluiten bij financiële, contractuele en inventarisfuncties ter ondersteuning van levenscyclusbeheer en strategische besluitvorming voor de IT-omgeving. ITAM maakt deel uit van de IT-servicemanagementfunctie van een organisatie.

Digitaal Assetmanagement

Maakt deel uit van de functies voor intellectueel eigendomsbeheer van het bedrijf en is een vorm van elektronisch media-inhoudsbeheer die zich bezighoudt met het beheren van digitale assets zoals foto's, video's en digitale gegevens die het bedrijf produceert of licenties die van derden worden verkregen.

Software Asset Management en Licentiemanagement

Licentiebeheer of licentiemanagement is er voor het effectieve beheer, de controle en de bescherming van softwareassets. Dit omvat de door het bedrijf geproduceerde en door derden gelicentieerde software om ervoor te zorgen dat alle software die binnen de organisatie gebruikt wordt, correct is betaald en in overeenstemming is met licentieovereenkomsten.

Wat is een voorbeeld van een IT-Asset?

Omdat IT-omgevingen steeds complexer en uiteenlopender worden naarmate de technologie evolueert en er meer aanbiedingen beschikbaar komen van derden, kan het moeilijk zijn om een duidelijke definitie te geven van wat een IT-asset is. Veel bedrijven zijn begonnen af te stappen van strikte definities. In plaats daarvan zal de definitie van IT-middelen variëren van organisatie tot organisatie op basis van de aard van het bedrijf, de rol van specifieke soorten zaken binnen het totale IT-ecosysteem en de informatiebehoeften ter ondersteuning van de besluitvorming.

Infrastructuurhardware

Netwerkapparaten, datacenters, fysieke servers, enz. die uw organisatie heeft gekocht en in gebruik heeft.

Leaseovereenkomsten inzake infrastructuur en voorzieningen

Infrastructuur die door derden wordt geleverd, wordt niet als asset van uw bedrijf beschouwd. De overeenkomsten voor toegang tot en gebruik van de externe infrastructuur kunnen wel als assets worden beschouwd.

Intern ontwikkelde software

Zaken die uw IT-personeel intern heeft geschreven of gebouwd die uw bedrijf bezit.

Softwarelicenties

Soms wordt dit de Common Off the Shelf (COTS) -software genoemd. Dit is software die iemand anders heeft gemaakt en waarvoor u een licentie heeft aangeschaft voor een bepaalde periode. Houd er rekening mee dat de licentie de asset is en niet de software zelf.

Apparatuur in gebruik bij eindgebruikers, maar eigendom van het bedrijf

Desktopcomputers, monitoren, printers, telefoons en andere apparaten voor eindgebruikers worden traditioneel beschouwd als IT-middelen. Houd er rekening mee dat apparaten die eigendom zijn van medewerkers geen bedrijfsmiddelen zijn. Dit is belangrijk omdat BYOD meer algemeen geaccepteerd wordt.

Digitale data van activiteiten

Gegevens worden in toenemende mate behandeld als een IT-asset met een waarde, kostprijs, beheer en onderhoud gedurende de levenscyclus. Operationele data zijn vooral belangrijk voor digitale ondernemingen.

Wat is de levensduur van een IT-asset in een ITAM-systeem?

Assets zijn zaken die een eindig nuttig leven hebben. Om de waarde die voor het bedrijf wordt gegenereerd te maximaliseren, gebruiken assetmanagementprocessen het concept van een assetlevenscyclus om activiteiten te structureren en besluitvorming te ondersteunen. Zoals hierboven besproken, kan elk type assetmanagementsfunctie binnen een organisatie een eigen definitie hebben voor de levenscyclusstadia en informatie waar het om gaat, maar of u het nu heeft over gebouwen, apparatuur of software, de onderliggende cyclus is hetzelfde. IT asset management is het systematische proces voor het kosteneffectief ontwikkelen, beheren, onderhouden, upgraden en afdanken van assets.

In het kader van IT-activabeheer wordt de asset-levenscyclus vaak gestructureerd als:

ITAM Asset Lifecycle voor inventarisbeheer
Plannen (Plan)

De strategie en beslissingen over welke middelen nodig zijn binnen de organisatie, hoe ze te verkrijgen, hoe ze zullen worden gebruikt en hoe ze zullen worden gefinancierd. Planning omvat vaak een TCO- en kosten / batenanalyse van alternatieven.

Verwerven (Acquire)

Het verkrijgen van assets door ze te bouwen, kopen, leasen of in licentie te nemen

Ingebruikname (Commission)

Introductie van de asset in het IT-ecosysteem. Dit omvat installatie, integratie met andere componenten, instellen van bewerkings-/ ondersteuningsprocessen en verschaffen van gebruikerstoegang.

Onderhouden (Maintain)

Aangezien de asset wordt gebruikt, kunnen onderhoud, reparatie, upgrades en revisies nodig zijn om de waarde voor gebruikers te maximaliseren, de gebruiksduur van de asset te verlengen, risico's te beperken en ondersteuningskosten te verlagen.

Afdanken (Retire)

Aan het einde van de levensduur van een asset moet de asset worden verwijderd of anderszins buiten gebruik worden gesteld. Afdanken houdt vaak in dat gebruikers andere bronnen moeten gebruiken, assetgegevens moeten worden bijgewerkt, ondersteuningscontracten worden opgezegd, licenties worden beëindigd en de planning voor vervangende asset opgestart.

Iedereen houdt zich bezig met verandering en heeft een ander perspectief van wat changemanagement is. Door de overeenkomsten en de verschillen te begrijpen, bent u beter voorbereid op het selecteren van het beste framework voor changemanagement en changemanagementsoftware die aan de behoeften van uw organisatie voldoet.

Asset Management of inventarisbeheer in IT-beheer

Asset Management is een erg data-intensieve verzameling processen. Automatisering kan een belangrijke rol spelen bij het helpen vastleggen, catalogiseren, beheren, analyseren en rapporteren van assetgegevens van een organisatie. In moderne organisaties is assetmanagementtechnologie van essentieel belang om operationele processen en besluitvorming mogelijk te maken in overeenstemming met grote asset footprints. Hier volgt een greep uit enkele van de meest voorkomende soorten toolmogelijkheden die bedrijven gebruiken voor de ondersteuning van assetmanagementprocessen:

Opsporen / Geautomatiseerde Inventaris

Met ITAM-software krijg je intelligente "opsporing" van hardware- en softwarecomponenten die zijn geïnstalleerd in het IT-ecosysteem van het bedrijf.

Licentiemanagement

Creëer een bewaarplaats voor licentierechten (die vervolgens kunnen worden afgestemd op gegevens die zijn verkregen via inventarisatiehulpmiddelen om de organisatie een overzicht te geven van waar de organisatie te weinig licenties heeft (risico op een nalevingscontrole) of te veel licenties heeft (geldverspilling aan onnodige softwareaankopen). Licentiebeheerhulpprogramma’s (software licentiebeheer) volgt ook licentievoorwaarden die soms worden aangeduid als EULA's) en vervaldatums.

Patch- en Versiemanagement

Automatiseert de inzet van softwarepatches om ervoor te zorgen dat computers up-to-date zijn en voldoen aan toepasselijke beveiligings- en efficiëntienormen.

Requestmanagement

(is vaak onderdeel van een inkoop- of provisioningsysteem) stelt werknemers in staat om aanvragen voor softwareproducten, apparaten en andere assets in een gecentraliseerde vorm in te dienen en is ontworpen om specifieke licentievereisten vast te leggen en te beoordelen, en om het inkoop- en implementatieproces te beheren en volgen.

Product- / Servicecatalogus

Is een lijst van assets en middelen die zijn goedgekeurd voor gebruik binnen de organisatie. Dit kunnen zowel standaardaanbiedingen als niet-standaard goedgekeurde items zijn. De catalogus legt productspecifieke informatie vast zoals naam, editie, versie en licentieovereenkomststypes, evenals andere belangrijke gegevens.

Configuratiemanagement Database (CMDB)

Typisch een onderdeel van het IT-servicemanagementsysteem van een organisatie. De CMDB biedt een gecentraliseerde opslagplaats voor het registreren van IT-assets, hun configuratie en relaties met andere componenten.

Vastgelegd Assetsysteem

De bewaarplaats van vaste assets is een onderdeel van het financiële beheersysteem van de organisatie en is verantwoordelijk voor het beheren en rapporteren van assetgegevens ter ondersteuning van financiële processen.

Digitaal Assetmanagement

Het bedrijfsproces voor het organiseren, opslaan en ophalen van rich media en het beheren van digitale rechten en machtigingen. Tot de rich media-assets behoren foto's, muziek, video's, animaties, podcasts en andere multimedia-inhoud.

Assettrackingsoftware

Assettracking combineert fysieke apparaten, desktopsoftware, barcodescanners, barcodelabels en mobiele apparaten om het volgen van assets, van de verwerving tot het afdanken, in een organisatie te stroomlijnen.

Assettracking heeft in principe drie hoofdfuncties:
Waarom hebben we Assettrackingsoftware nodig?

Assets worden over het algemeen op verschillende plaatsen ingekocht en ingezet. Als u rekening houdt met IT-assets, varieert de inzet ook vaak en worden ze verspreid over meerdere kantoren of locaties. Wanneer een bepaald asset een probleemoplossing nodig heeft, kan het erg moeilijk zijn om precies bij te houden wat er met de asset is gebeurd. U heeft niet genoeg gegevens om een beslissing te nemen. Assettracking biedt u de geschiedenis van assets en alle changes die het asset in een bepaalde periode heeft doorlopen, zodat het voor een servicedeskmedewerker heel eenvoudig wordt om eventuele problemen met het asset op te lossen.

Na verloop van tijd verouderen assets en moeten ze worden vervangen of onderhouden. Assettracking zorgt voor de voorspelbaarheid waarin dit gebeurt en u kunt de assets gedurende de hele levenscyclus volgen, zodat u zeker weet dat de financiën en werking niet in het gedrang komen.

Software Licentiebeheer

Licentiemanagement helpt ons bij de vermindering van risico’s, kosten en complexiteit van softwareassets. Iedereen wil minder uitgeven aan softwareassets en tegelijkertijd controleren of ze volledig voldoen aan de licentieregels. Software licentiebeheer omvat meestal het maken van een demo of proefversie voor de software, het verkrijgen van licentiesleutels voor de software, het activeren en deactiveren van de software en het waarborgen dat de software op het juiste moment wordt vernieuwd om te zorgen dat de werkzaamheden soepel verlopen voor de eindgebruikers. Het omvat ook het regelmatig controleren van alle softwarelicenties waarvoor u betaalt om te waarborgen dat u niet te veel uitgeeft aan licenties.

Voordelen van ITAM

Weloverwogen inkoop- en implementatiebesluiten

Een van de belangrijkste voordelen van IT-assetmanagement is inzicht krijgen in welke assets u heeft en waarvoor ze worden gebruikt. Constant onderhouden en nauwkeurige ITAM-gegevens kunnen een organisatie helpen bij het evalueren van eerdere inkoop- en implementatiebeslissingen en toekomstige acties begeleiden. Dit omvat het selecteren van de beste leveranciers op basis van niet alleen de aanschafprijs, maar ook de product/servicekwaliteit en ondersteuning na de verkoop. IT-assetbeheer kan ook helpen bij het verbeteren van implementatiebeslissingen en het vermijden van overbesteding van resources die niet nodig zijn.

Bedrijfscontinuïteit

Rampen en stroomonderbrekingen komen voor. Gegevens over IT-assets en -configuratie kunnen de leiding en medewerkers helpen de gevolgen van de invloed op een bedrijf bij zulke verstoringen te identificeren en meer zelfverzekerd beslissingen nemen om services voor gebruikers te herstellen. Assetgegevens kunnen ook een waardevolle bijdrage leveren aan de ontwikkeling van IT-architecturen die bestand zijn tegen veel situaties.

Licentie- en abonnementnaleving

Een van de grootste uitdagingen voor moderne IT-organisaties is het volgen van softwarelicenties en cloudabonnementen binnen het bedrijf, zodat geen middelen worden gebruikt waarvoor niet betaald is, of juist betaald wordt voor onnodige middelen. Niet-naleving is niet alleen een juridisch en financieel risico voor het bedrijf, maar een potentieel probleem wat duur is om te verhelpen.

Totale eigendomskosten

De kosten van een IT-asset zijn veel hoger dan alleen de aankoopprijs die werd betaald om het te verwerven. Om voor IT-assets waarde te creëren, moeten ze gedurende hun gehele levenscyclus worden beheerd, ondersteund en onderhouden. TCO is een maatstaf voor de totale kosten van het bezitten en beheren van een asset. Het effectief beheren van de TCO helpt kosten te elimineren voor dubbel aangeschafte assets of ze niet te gebruiken nadat ze zijn gekocht.

Standaardisatie

Niet-standaard IT-apparatuur en -software kan een organisatie veel geld kosten. Het zorgt ervoor dat IT-personeel minder productief is omdat ze niet over expertise beschikken voor niet-standaardassets, waardoor elk probleem een leerproces als gevolg heeft. Het toepassen van standaarden op IT-assets maakt IT-medewerkers niet alleen productiever, gebruikers zijn ook productiever in interactie met systemen en gegevens waarmee ze vertrouwd zijn.

IT asset managementstandaarden

Hoewel ITIL en andere frameworks richtlijnen geven voor assetmanagementprocessen in de context van activiteiten, worden de officieel erkende standaarden voor IT-assetmanagement onderhouden door de International Standards Organisation (ISO). De ISO 19770-familie van normen bestaat uit 5 belangrijke onderdelen en is onlangs bijgewerkt in 2017.

ISO/IEC 19770-1: Een procesraamwerk waarin de beste werkwijzen voor IT-Asset management in een organisatie worden geschetst. Het stelt een organisatie in staat te bewijzen dat ITAM in overeenstemming met de standaard voldoende presteert om te voldoen aan de eisen van het ondernemingsbestuur en de IT-servicemanagementactiviteiten te ondersteunen.

ISO/IEC 19770-2: Een gegevensstandaard voor software-identificatielabels (SWID). Met deze standaard kunnen organisaties op unieke wijze identificeren dat software op een bepaald apparaat wordt ingezet.

ISO/IEC 19770-3: Een gegevensstandaard voor het beschrijven van de benamingen en rechten die horen bij een stuk software en de methode voor het meten van het licentie-/gebruiksrechtgebruik.

ISO/IEC 19770-4: Een meetstandaard die gestandaardiseerde rapportage van resourcegebruik mogelijk maakt. Deze standaard is vooral belangrijk bij het beheer van complexe datacenterlicenties en voor het beheer van cloudgebaseerde software en hardwarebronnen.

ISO/IEC 19770-5: Biedt een overzicht van de ISO-gedefinieerde ITAM-standaarden en woordenschat