IT Asset Management (ITAM)

De voordelen van IT-asset management software

Het is belangrijk om goede IT-asset management software te hebben. Je voorkomt hier onder andere boetes, kunt efficiënter werken en je geld zo slim mogelijk uit te geven. We hebben nog een aantal andere voordelen op een rijtje gezet:

Verlaag de kosten

Het is belangrijk om te weten welke software je gebruiken, hoe ze die gebruiken en het is vooral ook belangrijk om te weten welke software niet gebruikt wordt. Zo voorkom je onnodige aankopen, onnodig onderhoud en verminder je ook nog eens de ecologische voetafdruk van je organisatie.

Dit kun je doen door in kaart te brengen wat welke gebruikers gebruiken, wie een duurdere licentie nodig heeft, wie niet en welke repetitieve processen in de IT-asset levenscyclus kunnen worden geautomatiseerd.

Voorkom boetes

Met ITAM zorg je ervoor dat je je verplichtingen, als het aankomt op wetgeving, beter in kaart brengt. Het registreren van licenties zorgt ervoor dat je ze minder snel zult overschrijden. Ook kun je automatische meldingen inschakelen om ervoor te zorgen dat je gewaarschuwd wordt bij een inbreuk op de naleving van je verplichtingen.

Vergroot de flexibiliteit

Met verbeterde ITAM zorg je ervoor dat je op een meer rationele manier aankopen doet. Het gebeurt al snel dat aankopen op gevoel wordt gedaan. ITAM geeft je de mogelijkheid om een bepaalde tijd bij te houden hoe je organisatie de beschikbare middelen gebruikt.

Deze kennis zorgt ervoor dat je je aankopen op een meer strategische en rationele manier kunt doen, en alleen dat koopt waar je organisatie echt behoefte aan heeft.

Verbeter de beveiliging

ITAM verbetert je beveiliging en maakt deze ook nog eens goedkoper. Je weet namelijk precies wie toegang heeft tot welke gevoelige informatie. Hierdoor weet je beter waar extra beveiliging nodig is.

Daarbij moet je IT-team alle IT-middelen die binnen je bedrijf worden gebruikt beveiligen, bijwerken, controleren en beheren. Zoals eerder gezegd kun je dankzij IT-assets die niet gebruikt worden schrappen. Hierdoor hoeven deze uiteraard ook niet meer beveiligd te worden. Dit bespaart niet alleen geld, maar ook tijd die anders besteed kan worden.

Wat is de IT asset lifecycle?

Een IT-asset lifecycle of levenscyclus bestaat uit een reeks verschillende fasen in het beheer van de asset. De levenscyclus begint wanneer het besluit wordt genomen dat een bepaalde asset nodig is en loopt door tot het einde van de nuttige levensduur van het asset en het asset uit de inventaris wordt verwijderd.

Het is belangrijk dit allemaal goed bij te houden om zo kosten te kunnen besparen. Een levenscyclus verschilt natuurlijk afhankelijk van de asset en de processen van jouw organisatie, maar vaak kunnen we wel ongeveer de volgende fasen onderscheiden:

Aanschaffen

Dit is een belangrijke stap in het proces. Dit is namelijk het moment waarop wordt vastgesteld dat er een bepaalde behoefte is en dat er dus een bepaalde asset moet worden aangeschaft. Deze zal ook moeten worden geïmplementeerd en geïnstalleerd. Als de verkeerde asset wordt gekozen, of als deze niet goed wordt geïmplementeerd en geïnstalleerd kan dit grote gevolgen hebben voor de rest van het proces.

Gebruik

Als het goed is, is dit de fase die het langste duurt. Dit is de reden waarom je de asset hebt aangeschaft in de vorige stap. Vaak wordt deze fase gecombineerd met de volgende stap, het onderhoud, omdat deze twee stappen vaak samenvallen, maar het doel van deze twee stappen is heel verschillend.

Onderhoud

Naarmate het goed wordt gebruikt, kunnen onderhoud, reparatie en upgrades nodig zijn om de waarde voor de gebruikers te maximaliseren, de nuttige levensduur van de asset te verlengen, risico's te beperken en ondersteuningskosten te verminderen.

Vernieuwen/verwijderen

Dit is de laatste fase, het moment waarop de asset zijn levensduur heeft bereikt. Dit is het moment om de balans op te maken en vast te stellen hoe waardevol de asset was. Met deze informatie kun je vervolgens betere beslissingen maken in de toekomst, en de verdere ontwikkeling van je ITAM.