Wat is IT Asset Management (ITAM)?

De betekenis van IT Asset Management is af te leiden uit de definitie van asset. Het is het beheren van de levenscyclus van die voorraad software en hardware (IT dus) binnen de organisatie of het bedrijf. De werkzaamheden bestaan uit:

  • Financiële verantwoordelijkheden
  • Inventariswerkzaamheden
  • Contracten beheren
  • Risicobeheer

Ook de tactische en strategische besluitvorming is hier onderdeel van. Denk aan het verzamelen van gedetailleerde hardware- en software-inventarisinformatie die vervolgens wordt gebruikt om beslissingen te nemen over aankopen en hoe en waar assets worden gebruikt. Het inventariseren en traceren van de assets kan bijvoorbeeld handig zijn om te kijken of deze vervangen moeten worden of dat over moet worden gegaan op nieuwere of geschiktere assets, en helpt bij het maken van geïnformeerde en weloverwogen beslissingen.

Het kan best lastig zijn om een gecentraliseerd systeem te creëren voor je bedrijf, maar het hebben van een goed systeem garandeert een goed gebruik van financiële middelen, een geoptimaliseerde IT-omgeving en de bescherming van gegevens.

IT asset management (ITAM) IT asset management (ITAM)

Soorten IT Asset Management

We hebben nu uitgelegd wat IT Asset Management is, maar in feite kan het verschillende dingen betekenen voor verschillende organisaties. Daarom zetten we hier de belangrijkste soorten op een rijtje.

IT Asset Management

Dit is de overkoepelende term voor handelspraktijken die als doel hebben een inventarisatie te maken van financiële en contractuele middelen om lifecycle management te ondersteunen en strategische keuzes te kunnen maken voor je IT-omgeving.

Hardware Asset Management

Het gaat hier om de inventarisatie van hardware. Denk hier bijvoorbeeld aan laptops, pc’s, printers, kopieerapparaten en andere apparaten.

Digitaal Asset Management

Dit is het beheer van intellectuele eigendommen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om foto’s, video’s of digitale gegevens. Deze kunnen door het bedrijf zelf geproduceerd worden of toebehoren aan derden.

Software Asset Management en Licentiebeheer

Hier gaat het om het efficiënt beheren, controleren en beschermen van software. Dit kan software zijn die door het bedrijf zelf geproduceerd wordt, maar ook software van derden. Het doel is na te gaan of er netjes voor de software betaald wordt en of er wordt voldaan aan de software-overeenkomsten.

Mobiele Asset Management

Dit gaat over het opstellen van protocollen met betrekking tot mobiele apparaten. Mogen je werknemers zelf apps installeren? Welke beveiligsmaatregelen ga je nemen?

Asset Management van de cloud

Het gebruik van een cloud kan handig en geldbesparend zijn, omdat je hierdoor bepaalde hardware en software niet meer nodig hebt. Ook worden gegevens toegankelijker.

Waarom is IT Asset Management belangrijk?

IT-organisaties beheren een groot deel van de assets van een bedrijf. IT assets zijn zowel duur in aanschaf als in onderhoud. Daarom spelen ze dus een belangrijke rol in het efficiënt uitgeven van financiële middelen en in het ondersteunen van de gebruikers binnen het bedrijf. Hieronder vind je een aantal redenen waarom IT Asset Management belangrijk is.

Weloverwogen inkoop- en implementatiebesluiten nemen

ITAM geeft inzicht krijgen in welke assets je hebt en waarvoor ze worden gebruikt. Constant onderhouden en nauwkeurige ITAM-gegevens helpen organisatie helpen bij het evalueren van eerdere inkoop- en implementatiebeslissingen en toekomstige acties begeleiden. Het helpt ook bij het vermijden van overbesteding van resources die niet nodig zijn.

Bedrijfscontinuïteit waarborgen

Soms gebeuren er onverwachte en ongewenste dingen, zoals het uitvallen van stroom. Inzicht in IT-assets en -configuratie helpen de gevolgen van de hiervan te identificeren en de juiste beslissingen te nemen om services voor gebruikers te herstellen.

Licenties en abonnementen managen

Het bijhouden van alle softwarelicenties en cloud-abonnementen kan een behoorlijk uitdaging worden voor moderne IT-organisaties. Niemand wil betalen voor middelen die niet gebruikt worden, of middelen gebruiken waar per abuis niet voor betaald is. Dit kan verstrekkende juridische en financiële gevolgen hebben.

Inzicht in Total Cost of Ownership (TCO)

De daadwerkelijke kosten van een IT-asset zijn veel hoger dan alleen de aankoopprijs. IT-assets moeten gedurende hun gehele levenscyclus worden beheerd, ondersteund en onderhouden. TCO is een maatstaf voor de totale kosten van het bezitten en beheren van een asset.

Standaardisatie

Niet-standaard IT-apparatuur en -software kan een organisatie veel geld kosten. Bijvoorbeeld omdat medewerkers niet over expertise beschikken voor niet-standaardassets, waardoor elk probleem een leerproces als gevolg heeft. Het toepassen van standaarden op IT-assets maakt IT-medewerkers niet alleen productiever, gebruikers zijn ook productiever in interactie met systemen en gegevens die ze kennen.

Wat is IT Asset Management software?

Eerder gaven we antwoord op de vraag ‘Wat is IT Asset Management?’ Maar wat is nu precies een IT Asset Management software, of een IT Asset Management tool? Asset Management is logischerwijs een erg data-intensieve verzameling proces. Automatisering kan een belangrijke rol spelen bij het helpen vastleggen, catalogiseren, beheren, analyseren en rapporteren van assetdata van een organisatie. Hierbij is technologie van essentieel belang om operationele processen en besluitvorming mogelijk te maken.

Dit is waar IT Asset Management software bij helpt:

Opsporen/ geautomatiseerde Inventaris

Intelligente 'opsporing' van hardware- en softwarecomponenten die zijn geïnstalleerd in het IT-ecosysteem van het bedrijf.

Licentiemanagement

Creëer één plek voor licentierechten om een overzicht te krijgen van waarvoor u te weinig licenties heeft (risico bij een audit) of juist te veel licenties (geldverspilling aan onnodige softwareaankopen). Software voor licentiebeheer volgt ook licentievoorwaarden en vervaldatums.

Patch- en versiemanagement

Automatiseer de inzet van softwarepatches om ervoor te zorgen dat computers up-to-date zijn en voldoen aan geldende beveiligings- en efficiëntienormen.

Requestmanagement

Requestmanagement stelt werknemers in staat om aanvragen voor softwareproducten, apparaten en andere assets in een gecentraliseerde vorm in te dienen. Het is ontworpen om specifieke licentievereisten vast te leggen en te beoordelen, en om het inkoop- en implementatieproces te beheren en volgen.

Product- /servicecatalogus

Stel een lijst van assets en middelen samen die zijn goedgekeurd voor gebruik binnen de organisatie. Zo'n catalogus legt productspecifieke informatie vast zoals naam, versie en licentieovereenkomststypes.

Configuratiemanagement Database (CMDB)

CMDB is een typisch onderdeel van het IT-servicemanagementsysteem van een organisatie en biedt een centrale opslagplaats voor het registreren van IT-assets, hun configuratie en relaties met andere componenten.

Vastgelegd Assetsysteem

De bewaarplaats van vaste assets is een onderdeel van het financiële beheersysteem van de organisatie, en is verantwoordelijk voor het beheren en rapporteren van assetdata ter ondersteuning van financiële processen.

Digitaal Asset Management

Het bedrijfsproces voor het organiseren, opslaan en ophalen van rich media en het beheren van digitale rechten en machtigingen. Tot de rich media-assets behoren foto's, muziek, video's, animaties, podcasts en andere multimedia-bestanden.

De voordelen van IT-asset management software

Het is belangrijk om goede IT-asset management software te hebben. Je voorkomt hier onder andere boetes, kunt efficiënter werken en je geld zo slim mogelijk uit te geven. We hebben nog een aantal andere voordelen op een rijtje gezet:

Verlaag de kosten

Het is belangrijk om te weten welke software je gebruiken, hoe ze die gebruiken en het is vooral ook belangrijk om te weten welke software niet gebruikt wordt. Zo voorkom je onnodige aankopen, onnodig onderhoud en verminder je ook nog eens de ecologische voetafdruk van je organisatie.

Dit kun je doen door in kaart te brengen wat welke gebruikers gebruiken, wie een duurdere licentie nodig heeft, wie niet en welke repetitieve processen in de IT-asset levenscyclus kunnen worden geautomatiseerd.

Voorkom boetes

Met ITAM zorg je ervoor dat je je verplichtingen, als het aankomt op wetgeving, beter in kaart brengt. Het registreren van licenties zorgt ervoor dat je ze minder snel zult overschrijden. Ook kun je automatische meldingen inschakelen om ervoor te zorgen dat je gewaarschuwd wordt bij een inbreuk op de naleving van je verplichtingen.

Vergroot de flexibiliteit

Met verbeterde ITAM zorg je ervoor dat je op een meer rationele manier aankopen doet. Het gebeurt al snel dat aankopen op gevoel wordt gedaan. ITAM geeft je de mogelijkheid om een bepaalde tijd bij te houden hoe je organisatie de beschikbare middelen gebruikt.

Deze kennis zorgt ervoor dat je je aankopen op een meer strategische en rationele manier kunt doen, en alleen dat koopt waar je organisatie echt behoefte aan heeft.

Verbeter de beveiliging

ITAM verbetert je beveiliging en maakt deze ook nog eens goedkoper. Je weet namelijk precies wie toegang heeft tot welke gevoelige informatie. Hierdoor weet je beter waar extra beveiliging nodig is.

Daarbij moet je IT-team alle IT-middelen die binnen je bedrijf worden gebruikt beveiligen, bijwerken, controleren en beheren. Zoals eerder gezegd kun je dankzij IT-assets die niet gebruikt worden schrappen. Hierdoor hoeven deze uiteraard ook niet meer beveiligd te worden. Dit bespaart niet alleen geld, maar ook tijd die anders besteed kan worden.

Wat is een IT asset?

Wat is een IT-asset? Asset betekent in het Nederlands letterlijk: bezit. In de praktijk wordt deze term in de ITAM-context niet vertaald, en gebruiken we dus ook in het Nederlands het woord 'asset'.

Maar wat is dan een IT-asset? Dat is vrij eenvoudig: een IT-asset is alle software en hardware binnen een bedrijfsomgeving, die dus in bezit zijn van het bedrijf. In veel bedrijven zijn de computers en software-licenties van vitaal belang bij het verkopen, creëren en ondersteunen van producten.

IT-assets hebben vaak een beperkte levensduur, en om de asset zo efficiënt mogelijk te gebruiken, zul je dus zoveel mogelijk uit de IT-asset lifecycle moeten halen.

Vroeger was het beheren van IT-assets niet zo moeilijk en dit kon vaak door alleen het eigen domein van het bedrijf te gebruiken. Vandaag de dag is dit echter lastiger, omdat veel assets op basis van een abonnement zijn, en medewerkers hogere eisen hebben als het gaat om het aan kunnen passen van software.

Assets voorbeelden:

Infrastuctuur hardware

Fysieke servers, netwerkapparaten die door het bedrijf zijn aangeschaft en in gebruik zijn.

Digitale gegevens

Data wordt steeds meer gezien als daadwerkelijke IT-asset, omdat het waarde heeft en goed beheerd moet worden.

Softwarelicenties

Softwarelicenties worden ook wel Common Off the Shelf (COTS) software genoemd. Het gaat hierbij om software die door iemand anders is ontwikkeld en die jouw bedrijf voor een beperkte tijd mag gebruiken. Let op: hierbij is de licentie de asset, de software zelf niet.

In-house ontwikkelde software

Intern ontwikkelde software, die bijvoorbeeld door een IT-afdeling is ontwikkeld en in gebruik is binnen het bedrijf.

Apparaten in bedrijfseigendom

Apparatuur die in gebruik is door werknemers, maar eigendom is van het bedrijf. Denk aan laptops, mobiele telefoons, printers, etc. Apparaten die toebehoren aan de medewerker behoren niet tot de assets van het bedrijf.

Wat is de IT asset lifecycle?

Een IT-asset lifecycle of levenscyclus bestaat uit een reeks verschillende fasen in het beheer van de asset. De levenscyclus begint wanneer het besluit wordt genomen dat een bepaalde asset nodig is en loopt door tot het einde van de nuttige levensduur van het asset en het asset uit de inventaris wordt verwijderd.

Het is belangrijk dit allemaal goed bij te houden om zo kosten te kunnen besparen. Een levenscyclus verschilt natuurlijk afhankelijk van de asset en de processen van jouw organisatie, maar vaak kunnen we wel ongeveer de volgende fasen onderscheiden:

Aanschaffen

Dit is een belangrijke stap in het proces. Dit is namelijk het moment waarop wordt vastgesteld dat er een bepaalde behoefte is en dat er dus een bepaalde asset moet worden aangeschaft. Deze zal ook moeten worden geïmplementeerd en geïnstalleerd. Als de verkeerde asset wordt gekozen, of als deze niet goed wordt geïmplementeerd en geïnstalleerd kan dit grote gevolgen hebben voor de rest van het proces.

Gebruik

Als het goed is, is dit de fase die het langste duurt. Dit is de reden waarom je de asset hebt aangeschaft in de vorige stap. Vaak wordt deze fase gecombineerd met de volgende stap, het onderhoud, omdat deze twee stappen vaak samenvallen, maar het doel van deze twee stappen is heel verschillend.

Onderhoud

Naarmate het goed wordt gebruikt, kunnen onderhoud, reparatie en upgrades nodig zijn om de waarde voor de gebruikers te maximaliseren, de nuttige levensduur van de asset te verlengen, risico's te beperken en ondersteuningskosten te verminderen.

Vernieuwen/verwijderen

Dit is de laatste fase, het moment waarop de asset zijn levensduur heeft bereikt. Dit is het moment om de balans op te maken en vast te stellen hoe waardevol de asset was. Met deze informatie kun je vervolgens betere beslissingen maken in de toekomst, en de verdere ontwikkeling van je ITAM.

Gerelateerde artikelen

what is agile itsm what is agile itsm
Krijg inzicht in IT-middelen met IT Asset Management Software

Krijg inzicht in IT-middelen, maak efficiënt IT-wijzigingsbeheer mogelijk, verbeter het gebruik van middelen en verlaag de kosten.

Meer lezen

getting started with knowledge management 1355f2f6 getting started with knowledge management 1355f2f6
Ultieme zichtbaarheid in je assets met Configuratio Management

Met nauwkeurige asset-tracking en asset-afhankelijke mapping, bouw je een sterke basis voor intelligent change management, software asset management en andere IT-activiteiten.

Meer lezen

2 fs features it service management 2 fs features it service management
Voeg toe aan de winkelwagen met de servicecatalogus

Vereenvoudig de toegang met een uniform serviceportaal voor alle serviceaanvragen en stroomlijn de levering van diensten.

Meer lezen