Wat uw bedrijf ook verkoopt, waarschijnlijk zijn de producten opgeslagen als voorraad op een of meerdere locaties. Of het nu gaat om een stapel dozen in een garage of om onderdelen en materialen in meerdere magazijnen, strategisch verspreid over de hele wereld, uw voorraad is van groot belang voor uw bedrijf. Voordat u de voorraad met succes kunt verkopen, moet u deze beheren. 

Voorraadbeheer is een complexe, meervoudige set van onderling gerelateerde taken en processen. Het begint op het moment dat uw bedrijf de primaire voorraad opslaat, maar het (en alle onderdelen ervan) wordt beïnvloed door de toeleveringsketen van uw bedrijf. Voorraadbeheer is daarom een topprioriteit voor elk bedrijf dat goederen verkoopt.

asset

Wat is een voorraad en wat is voorraadbeheer?

‘Voorraad’ verwijst naar de voltooide producten, producten die in de maak zijn en de ruwe materialen van hetgeen uw bedrijf verkoopt en van plan is om te verkopen. Dit is een heldere, beknopte definitie.

‘Voorraadbeheer’ is echter veel complexer. Het is een veelzijdige jongleeract inclusief, maar niet beperkt tot, de volgende elementen:

Er zijn vijf primaire redenen waarom bedrijven voorraden hebben en behoefte hebben aan voorraadbeheer. 

Voorraadbeheer: een kort overzicht

Voorraadbeheer bestaat al duizenden jaren, al vanaf het moment dat mensen met elkaar begonnen te ruilen. De nul, in het leven geroepen als een tijdelijke aanduiding voor boekhouding en voorraad, werd in de vijfde eeuw in India uitgevonden. De telsystemen voor voorraadbeheer zijn minimaal 5000 jaar oud.

In recente tijden heeft voorraadbeheer een grote stap voorwaarts gezet door de uitvinding van het eerste geautomatiseerde kassasysteem. Tijdens de jaren 30 van de vorige eeuw werd het ontwikkeld aan de Harvard University en maakte gebruik van ponskaarten en een vroege computer - maar het was veel te duur voor de meeste bedrijven om te gebruiken.

Voorlopers van de hedendaagse barcodesystemen boden meer praktische en betaalbare automatiseringsalternatieven van de jaren 1940 tot 1960, toen de Universal Product Code (UPC) werd ontwikkeld. Een andere set technologieën was gebaseerd op onderzoek en ontwikkeling uit het tijdperk van WOII. Identificatie via radiofrequentie, oftewel RFID, bijvoorbeeld, is een belangrijke component van het huidige door IT aangestuurde voorraadbeheer. 

Op dit moment leveren kleine, goedkope RFID-tags draadloos voorraadinformatie aan mobiele apps op mobiele apparaten of slimme scanners in fabrieken en magazijnen. Dat is een heel groot verschil met medewerkers die alle schappen in gangpaden afgaan en van locatie naar locatie rijden met klemborden en potloden: een aanpak die bij sommige kleinere bedrijven nog steeds wordt gehanteerd. 

De meeste grote, moderne bedrijven maken gebruik van barcodes, RFID of een combinatie van de twee, naast geavanceerde gegevensverzamelings-, verwerkings- en analysesoftware. Op barcodes gebaseerde systemen worden veel gebruikt in de retail, vooral via de barcodescanners die verbonden zijn met talloze point-of-sale (POS)-terminals in winkels, restaurant en bij andere retailers. Veel productiefaciliteiten en andere branches vertrouwen op op RFID-gebaseerde systemen, in het bijzonder wanneer het essentieel is om directe toegang te hebben tot realtime informatie over voorraad- en toeleveringsketenverbindingen. Zelfs bepaalde sushi-restaurants in Japan en in de VS gebruiken RFID-tags verbonden met borden met porties om de voorraad zeevruchten en vis plus versheid te volgen.

Voorraadbeheer en middelenbeheer

Voorraadbeheer en middelenbeheer zijn gekoppeld, en soms worden ze gezien als hetzelfde - al zijn ze verschillend. Voorraad is een bepaalde klasse met bedrijfsmiddelen, variërend van geld en apparatuur tot mensen, intellectueel eigendom en zelfs reputatie en goodwill. Het IT-park binnen uw bedrijf is ook een belangrijk middel. Het vormt de aansturing van uw voorraad- en middelenbeheertools, en biedt de services om uw bedrijf te laten functioneren.

Over het algemeen beheren verschillende teams, tools en processen voorraden, meerdere middelensoorten en IT-middelen. Idealiter biedt uw IT-middelenbeheer consistent adequate ondersteuning voor uw inventaris en andere initiatieven op het gebied van middelenbeheer.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Het primaire doel van voorraadbeheer is om nauwkeurige, uitgebreide en actuele informatie te bieden over de locatie en status van elk belangrijk artikel in uw voorraad. Een tweede, maar net zo belangrijke doel, is om ontbrekende of slecht werkende voorraad te identificeren en om die te vervangen of repareren, zo snel en economisch als maar mogelijk is.

Voorraadbeheer: Voordelen voor een bedrijf

Effectief voorraadbeheer kan veel meer doen dan de voorraad volgen terwijl die door de toeleveringsketen van uw bedrijf beweegt. Een variatie op het klassieke Pareto-effect, ook wel bekend als de ‘80/20-regel’, stelt dat 20 procent van de producten en/of services van uw bedrijf kan zorgen voor 80 procent van uw verkopen. Voorraadbeheer kan informatie bieden om te achterhalen welke producten en/of services van uw bedrijf de meeste verkopen voor hun rekening nemen, en bijhouden hoe die mix verandert op basis van wijzigingen van seizoenen of marktdynamiek. 

Daarnaast kan een zorgvuldige analyse van historische voorraadinformatie u helpen om nauwkeurige voorspellingen te doen over verkopen en aankopen. Met betere voorspellingen kunt u kosten verlagen, waaronder die voor opslag, verzekering en belasting. Effectief voorraadbeheer kan de verkopen vergroten, kosten verlagen en marges verbeteren.

Effectief voorraadbeheer kan ook de relaties van uw bedrijf met andere bijdragers aan uw toeleveringsketen verbeteren. Betere kennis over uw inventaris, wat u nodig hebt en waar u het nodig hebt, kan foutieve, vertraagde of voorbarige bestellingen en leveringen verminderen of zelfs elimineren. Minder misstappen zijn voordelig voor alle deelnemers in alle toeleveringsketens.

Slecht voorraadbeheer kan u uw bedrijf kosten

Voorraadbeheer is extreem belangrijk voor uw eindstreep.  In retail staat het verlies van voorraad als gevolg van diefstal, fraude of fouten in beheer of documentatie bekend als ‘krimp’ of ‘krimping’. In de Verenigde Staten gaf de National Retail Security Survey van de National Retail Federation in 2018 aan dat krimp retailers gemiddeld 1,33 procent van de totale verkopen in 2017 kostte. Dit vertaalt zich naar ‘een totale impact op de algehele Noord-Amerikaanse economie van 46,8 miljard dollar’, aldus de handelsbond.

Bedrijven van elke omvang met wat voor soort voorraadbeheer dan ook kan ernstig worden getroffen als dat niet goed gebeurt. Een onderbreking in de toeleveringsketen die niet kan worden vermeden of opgelost, kan opbrengsten, winst, verkopen, klanttevredenheid en de reputatie van een bedrijf beschadigen. Door deze factoren is effectief voorraadbeheer een essentiële vereiste voor het succes van welk bedrijf dan ook.

Voorraadbeheer en IT: kritieke connecties

Vandaag de dag sturen IT-middelen en -bronnen voorraadbeheer aan, net als vrijwel alle andere kritieke bedrijfsfuncties. Uw bedrijf moet daarom de mogelijkheid hebben om effectief voorraadbeheer te bereiken en behouden, om uw IT-park op de best mogelijke manier te beheren en beschermen. Hierdoor is beheer van uw IT-middelenvoorraad kritiek voor de overleving, groei, evolutie en kansen voor uw bedrijf om te floreren.

Voorraadbeheer en IT-middelenbeheer (ITAM, IT Asset Management)

In het recente verleden was het beheer van een IT-voorraad niet meer dan bijhouden hoeveel computers en welke software er werden gehost op een bedrijfslocatie. Tegenwoordig kan uw voorraad IT-middelen echter variëren van op locatie gebaseerde computers, servers en software, tot abonnementen, cloudgebaseerde bronnen en mobiele apparaten in het bezit van, geleaset of gehuurd door het bedrijf of afzonderlijke eigenaren.

Aangezien het niet mogelijk is om barcodes of Radio Frequency Identification (RFID)-tags te koppelen aan cloudgebaseerde middelen, moeten uw voorraadbeheeroplossingen op een of andere manier informatie bevatten over de licenties die toegang geven tot dergelijke middelen. Hierdoor wordt zowel de behoefte als de kans gecreëerd om uw IT-middelenbeheer (ITAM) te koppelen aan uw voorraadbeheeroplossingen, en de onderdelen van uw IT-park waarop ze worden gehost.

Voorraadbeheer en cyberbeveiliging

Cyberbeveiliging creëert aanvullende behoeften en kansen om uw ITAM- en IT-beheeroplossingen te koppelen aan uw voorraadbeheeroplossingen. Aangezien alles wordt aangestuurd door uw IT-park, zijn alle onderdelen kwetsbaar voor hackers en andere kwaadwillenden. Het is zeer belangrijk dat u zorgt voor bescherming tegen toevallige en doelbewuste uitbuiting van deze kwetsbaarheden, binnen en buiten uw voorraadbeheersystemen. 

In mei 2017 publiceerde Inc.com ‘60 Percent of Companies Fail in 6 Months Because of This (It’s Not What You Think)’. Dat artikel is gebaseerd op onderzoek van de National Cyber Security Alliance. De Alliance ontdekte dat bijna 50 procent van de kleine bedrijven last heeft gehad van een cyberaanval. Nog alarmerender was dat maar liefst 60 procent van die bedrijven hun deuren binnen zes maanden na de aanval moest sluiten.

De media meldden dat cybercriminelen zelfs de grootste bedrijven ter wereld aanvallen. Die aanvallen nemen toe, net als hun verfijndheid en gebruiksgemak. Er zijn zelfs criminelen die ‘malware-als-een-service’-pakketten verkopen en van een prijs voorzien gebaseerd op het aantal systemen dat tot doelwit moet worden gekozen en gecompromitteerd. De doorlopende evolutie en escalatie van cyberbeveiligingsdreigingen zetten steeds meer druk op IT-middelen en cyberbeveiligingsbeheerders bij bedrijven van elk formaat en type.

Voorraadbeheer en ‘big data’

Hoe groter en complexer uw voorraad, hoe breder de reeks en het aantal artikelen dat u moet volgen. Uw door IT aangestuurde trackingtechnologieën genereren dan ook een gigantische hoeveelheid data. Om gebruik te maken van die data, hebt u IT-aangestuurde tools voor ITAM en voor data-analyse nodig.

Afhankelijk van uw bedrijfsbehoeften en verfijndheid van de IT, kunt u met een eenvoudige spreadsheet-app of speciale data-analysesoftware de data analyseren. Maar dan moet u die natuurlijk wel eerst nog verzamelen, veiligstellen, controleren, rationaliseren en opslaan. Bovendien hebt u om de data om te zetten in informatie waar u wat mee kunt, flexibele rapportagemogelijkheden nodig. Mogelijk hebt u al tools met die functies voor ITAM- of andere IT-beheertaken. Vervangende tools gebruiken om data voor voorraadbeheer te rapporteren, is een sterke prikkel om uw oplossingen voor voorraadbeheer te koppelen aan die tools via IT. 

Voorraadbeheer: Uitdagingen voor uw succes

In oktober 2018 vroeg hoofdredacteur van SearchERP.Techtarget.com David Essex een ‘handvol analisten, leveranciers en gebruikers’ wat zij vonden van de belangrijkste uitdagingen waarvoor voorraadbeheerders stonden. De ondervraagden ‘noemden eenduidig vijf thema's, die allemaal te maken hebben met eersteklas informatie in handen geven van de experts op het juiste moment’. Die thema's worden hier in woorden weergegeven en de volgorde waarop ze verschenen in het oorspronkelijke artikel.

“Vraag- en voorraadplanning integreren”

Deze allen even belangrijke, onafhankelijke functies worden vaak beheerd door verschillende mensen, processen en tools. Voor effectief voorraadbeheer moeten de systemen en de informatie die elk gebruikt onderling verbonden worden om een compleet overzicht te krijgen van de huidige realiteit en om nauwkeuriger te kunnen voorspellen. Het kan echter lastig, langdurig en duur zijn om deze systemen, data en andere gerelateerde apps en functies te integreren.

“Gebruikers van voorraadplanning- en voorraadbeheersoftware trainen”

De beste voorraadplanning- of voorraadbeheersoftware ter wereld biedt pas complete bedrijfswaarde als degenen die deze gebruiken er behendig en bekend mee zijn. Het zijn complexe disciplines en de software die ervoor wordt gebruikt reflecteert die complexiteit vaak. Het kan daarom moeilijk en duur zijn om opgeleide, ervaren gebruikers te vinden en die intern te laten ‘groeien’.

“Weg met die ouderwetse spreadsheets en papieren”

Oude gewoonten en gebruiken zijn lastig te doorbreken, zelfs bij nieuwere, betere alternatieven op technologisch gebied, helemaal voor sommige voorraadbeheerders en gebruikers (en zelfs ontwijkers daarvan). Weerstand tegen gemoderniseerde processen of tools kan vele vormen aannemen; maar allemaal kunnen ze bijdragen aan inconsistent, inadequaat voorraadbeheer als u het niet erkent en oplost.

“Data standaardiseren”

Uw bedrijfs- en voorraadbeheerinitiatieven zijn kwetsbaar voor het bekende en vaak herhaalde gezegde: “garbage in, garbage out.” Bij voorraadbeheer kunnen meerdere versies en definities van dezelfde data resulteren in onnauwkeurige, onvolledige of verouderde weergaven van voorraden en toeleveringsketens. Het directe gevolg hiervan zijn suboptimale bedrijfsbesluiten die de verkopen, opbrengsten, klanttevredenheid en de perceptie van uw bedrijf kunnen benadelen.

“Software kiezen die bij uw bedrijf past”

Elk bedrijf dat goederen van welke soort dan ook verkoopt heeft een bepaalde vorm van voorraadbeheer nodig; alleen zijn de specifieke behoeften van uw bedrijf uniek. Die behoeften moeten de specifieke voorraadbeheeroplossingen die u kiest en inzet bepalen en prioriteren. Waar bevinden de producten die u verkoopt zich? Waar zijn uw klanten? Hoe kunt u de producten bij hen bezorgen? Zijn de meeste verkopen grote of kleine transacties? Deze en andere factoren hebben direct gevolgen voor de tools die u nodig hebt en hun relatieve belang voor uw bedrijf.

Voorraadbeheer: aanbevolen richtlijnen

Er zijn meerdere vereisten voor doorlopend effectief voorraadbeheer. U kunt deze op willekeurige volgorde van onderstaande lijst nastreven, maar elk punt op de lijst is onontbeerlijk voor het slagen van uw voorraadbeheer.

Voorraadbeheer: Wat nu?

U moet uw reis naar optimaal voorraadbeheer beginnen met de belangrijkste en/of meest uitdagende artikelen in uw voorraad, zoals eindproducten van grote waarde, moeilijk verkrijgbare ruwe materialen, onderdelen van uw toeleveringsketen of andere. Wat ze ook zijn, door het juiste beheer van die allerbelangrijkste en meest uitdagende voorraadartikelen te initiëren, schept u een positief precedent voor de inspanningen daarna.

De volgende stap moet zorgvuldige, uitgebreide documentatie van die eerste ervaringen zijn, zowel positief als negatief. Gebruik deze ervaringen om de benadering van uw toekomstige voorraadbeheerinspanningen te verfijnen. Een populaire benadering onder ondernemers in Silicon Valley en daarbuiten is ‘snel falen’. Ontwikkel een eerste plan en kies uw tools, voer het uit en leer van alle eventuele fouten en misstappen die u maakt, om dit vervolgens snel te herhalen. 

Naarmate uw bedrijf verbetert en het voorraadbeheer uitbreidt, zorgt u ervoor dat u de integratie met uw ITAM en overige relevante IT-beheerinspanningen optimaliseert. Dergelijke integraties kunnen uitdagend zijn, afhankelijk van de functies en flexibiliteit van uw oplossingen op die gebieden. De inspanning, echter, kan aanzienlijke voordelen opleveren voor al uw verbonden beheerinitiatieven.

Optimaal voorraadbeheer dat is doorgevoerd in uw IT-park, kan de ITAM verbeteren. Verbeterde ITAM kan weer zorgen voor verbeterde cyberbeveiliging van het hele IT-park, evenals van de levering en het beheer van IT- en zakelijke services. Een veiliger, goed beheerd IT-park kan rechtstreeks leiden tot extra verbeteringen op het gebied van voorraadbeheer.

Voorraadbeheer: Fundamenteel voor het succes van uw bedrijf

U hebt samen met uw collega's meerder opties en keuzes om uw voorraad zo goed mogelijk te beheren. De mate waarop uw bedrijf de voorraad beheert heeft direct gevolgen voor de verkopen, opbrengsten, winst, kosten, de tevredenheid van klanten en partners, en voor de perceptie en reputatie van uw bedrijf. De keuzes die u maakt op het gebied van voorraadbeheer zijn dan ook heel erg belangrijk en uw collega's, klanten, partners, leidinggevenden en influencers houden deze goed in de gaten.

U moet de best mogelijke processen, services en tools voor voorraadbeheer implementeren. U moet voortbouwen op uw eerste successen om het beheer van alle artikelen in uw voorraad en van de toeleveringsketen waarmee uw voorraad bij de klanten wordt gebracht te optimaliseren.

Uw initiatief op het gebied van voorraadbeheer bestaat waarschijnlijk uit meerdere oplossingsproviders en mogelijk ook externe experts. De door u gekozen partners moeten begrip tonen voor de unieke behoeften van uw bedrijf. Ze moeten ook geloofwaardig bewijs leveren dat zij de oplossingen, expertise en het ecosysteem hebben om u uw doelen te laten bereiken.

Freshworks: uw partner voor IT-aangestuurd voorraadbeheer

Freshworks biedt verschillende cloudgebaseerde oplossingen om u te helpen uw IT-park te beheren, betrokken te zijn met uw klanten en hen te ondersteunen, de bezoekers van uw website te converteren en uw teams en partners te verbinden. Freshworks-oplossingen en -experts kunnen uw inspanningen op het gebied van voorraadbeheer ondersteunen, versnellen en verbeteren naarmate uw bedrijf en de toeleveringsketen ervan groeit en ontwikkelt.

Freshworks wil graag met u in contact komen om uw IT- en voorraadbeheeruitdagingen en -mogelijkheden te bespreken. Meer info over Freshworks en de oplossingen voor IT-beheer en andere zakelijke functies vindt u online, of u kunt contact opnemen met Freshworks. We willen u graag laten zien wat we weten, wat we hebben gedaan en wat we met en voor u kunnen doen.

Overige gerelateerde bronnen