Verandermanagement in de organisatie

Wat is verandermanagement

Bedrijven en organisaties over de hele wereld ondergaan een ongekende snelheid van veranderingen in hun bedrijven, de markten waarop ze actief zijn en de interne werkzaamheden. Het op een bewuste, veilige en gestructureerde manier mogelijk maken van verandering is essentieel om de organisatorische wendbaarheid te ontwikkelen die bedrijven nodig hebben om te slagen in de moderne zakelijke omgeving. Verandermanagement (of Wijzigingsbeheer) is de discipline die bepaalt hoe bedrijven individuen voorbereiden, uitrusten en ondersteunen om veranderingen met succes door te voeren en het succes en de resultaten van de organisatie te stimuleren.
Wanneer uw bedrijf projecten of initiatieven start om de prestaties te verbeteren, kansen te benutten of op belangrijke problemen in te spelen, vereisen deze projecten vaak verschillende soorten veranderingen: veranderingen in strategie, beleid, processen, zakelijke relaties, rollen van functies, organisatiestructuren en IT-systemen. Verandermanagement is een proces om een gestructureerde overgang van de huidige staat naar een gewenste, toekomstige staat te coördineren om blijvende verandering binnen een organisatie te bereiken.

Organisaties veranderen niet; mensen wel

Het perspectief van veel mensen op verandermanagement in het bedrijfsleven is dat het verwijst naar veranderingen in het totaalbeeld van zakelijke elementen, zoals de cultuur en structuur van het bedrijf, waarbij verandering wordt gezien als een uitdaging van bovenaf. Beoefenaars van verandermanagement hebben uit ervaring geleerd dat dit niet het geval is. Effectieve initiatieven voor verandering kunnen van bovenaf worden gecoördineerd, maar de blijvende gevolgen treden pas op als individuen de manier waarop ze hun werk uitvoeren omarmen. Verandermanagement biedt een gestructureerde aanpak om de individuen in uw organisatie te ondersteunen om van hun eigen huidige staat naar hun toekomstige staat te gaan. Als individuen niet succesvol zijn in hun persoonlijke transities, als ze een nieuwe manier van werken niet omarmen en niet leren, dan zal het initiatief mislukken; als medewerkers veranderingen wel omarmen en toepassen om het initiatief te ondersteunen, dan levert dat de verwachte resultaten op.

Wat is organisatorisch verandermanagement?

Hoewel veranderingen pas een daadwerkelijke impact hebben als ze op individueel niveau worden omarmd, is het vaak onmogelijk voor een bedrijf of project om de verandering rechtstreeks te beïnvloeden met alle betrokken individuen zonder een mate van coördinatie, en dat is waar verandermanagement in organisaties wordt toegepast. Verandermanagement op basis van een organisatie of initiatief biedt een reeks stappen en acties die op projectniveau moeten worden ondernomen om de honderden (of zelfs duizenden) individuen te ondersteunen die verandering moeten omarmen om een project te laten slagen.

Veranderingen identificeren

Elk initiatief tot verandering is uniek, maar verandermanagement binnen organisaties biedt een gemeenschappelijke verzameling van hulpmiddelen en processen om te bepalen welke veranderingen moeten plaatsvinden om de gewenste resultaten te bereiken. Organisatorisch verandermanagement omvat ten eerste het identificeren van de groepen en mensen die moeten veranderen als gevolg van het initiatief, en hoe ze moeten veranderen. Sommige mensen zien hun hele baan veranderen, terwijl anderen zich misschien moeten aanpassen aan een nieuw proces of IT-systeem. Door de vereisten van de verandering voor elke groep te begrijpen, zorgt u ervoor dat de verandering op een gestructureerde manier plaatsvindt en dat belangrijke belanghebbenden niet over het hoofd worden gezien.

Veranderingen plannen

Organisatieveranderingsbeheer omvat het maken van een aangepast plan voor elke getroffen groep individuen. Het doel is om ervoor te zorgen dat getroffen werknemers het bewustzijn, leiderschap, coaching en training krijgen die ze nodig hebben om de verandering te begrijpen en succesvol te implementeren. Als u wilt dat individuen de veranderingen aanbrengen die uw bedrijf wenst, moeten ze eerst de veranderingen begrijpen en ook begrijpen waarom ze belangrijk zijn. Als individuen er niet achter staan, zal uw veranderingsinitiatief waarschijnlijk op weerstand stuiten en mogelijk zullen sommige individuen proberen de inspanning te ondermijnen en de huidige manier van werken te handhaven. Het veranderplan voor elke groep behandelt niet alleen individuele veranderingen, maar ook veranderingen over hoe groepen individuen met elkaar moeten omgaan.

Veranderingen implementeren

Zodra plannen voor organisatorisch verandermanagement zijn gemaakt, kunnen deze op een goed gecoördineerde manier worden uitgevoerd, rekening houdend met sequenties en afhankelijkheden, evenals de interacties tussen verschillende initiatieven voor verandering en doorlopende operationele activiteiten. Het is niet ongebruikelijk dat een organisatie veel veranderingsinitiatieven tegelijkertijd heeft, aangestuurd door verschillende leiders of verschillende functies binnen de organisatie. Een van de grootste uitdagingen bij het uitvoeren van veranderingen is ervoor te zorgen dat individuele veranderingen niet met elkaar in strijd zijn, wat leidt tot verwarring en frustratie bij medewerkers.

Verandermanagement en project management

Het beheer van organisatieveranderingen is een aanvulling op uw processen voor project management. De wisselwerking tussen project management en verandermanagement is belangrijk om te begrijpen. Project management zorgt ervoor dat de oplossing van uw project wordt ontworpen, ontwikkeld en geleverd, terwijl verandermanagement ervoor zorgt dat de beoogde wijzigingen van uw project worden omarmd, overgenomen en gebruikt. Het samenstellen van een nieuw bedrijfsproces of IT-systeem is geweldig, maar het bedrijf realiseert pas de werkelijke toegevoegde waarde van het project als het leidt tot een verandering in de manier waarop het bedrijf en de medewerkers werken. De verandering in bedrijfsvoering is waar de toegevoegde waarde van initiatieven wordt gerealiseerd, bijvoorbeeld door efficiëntie, schaalbaarheid, productiviteit en snelheid. Organisatorisch verandermanagement is belangrijk om ervoor te zorgen dat de toegevoegde waarde wordt gerealiseerd.

Best practices voor verandermanagement in de organisatie

Er zijn veel verschillende benaderingen van organisatorisch verandermanagement die ontstaan zijn door de ervaringen van verschillende bedrijven. Geleerde lessen en best practices worden openlijk online gedeeld, evenals via de kennis die professionele organisaties publiceren. Enkele van de meest gebruikte raamwerken en best practices zijn te vinden in de werken van de Association of Change Management Professionals (ACMP), the Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI) en PROSCI. Hoewel elk van deze groepen zijn eigen benaderingen, kaders en talen heeft, bekijkt elk van hen verandermanagement vanuit een organisatorisch perspectief en behandelen ze de menselijke aspecten van verandering in een organisatorische context.

Naast het werk van deze professionele organisaties, publiceren veel toonaangevende bedrijfspublicaties regelmatig artikelen over organisatorisch verandermanagement met tips van professionals over hoe veranderingen effectief kunnen worden geïmplementeerd in verschillende situaties. Zo publiceerde het CIO-magazine een artikel met 10 tips voor succes met Verandermanagement in initiatieven voor digitale transformatie.

Communicatie in verandermanagement

De meeste beoefenaars van organisatorisch verandermanagement zullen u vertellen dat communicatie essentieel is voor een effectief veranderingsinitiatief. Communicatie over verandermanagement kan niet ad-hoc worden gedaan; het moet worden beheerd en informatie moet op het juiste moment aan de juiste mensen worden verstrekt. Als u niet correct communiceert, kan het initiatief mislukken. Communicatie over verandermanagement kan niet alleen eenrichtingsverkeer zijn van de leider of initiatiefnemer van de organisatie en vervolgens door de hele organisatie worden verspreid. Het plan voor organisatorisch verandermanagement zal een beeld schetsen van verschillende groepen individuen en hun communicatiebehoeften. Vaak heeft de manier waarop een verandering wordt gecommuniceerd een grotere impact op het succes van de verandering dan het ontwerp van de oplossing.

Hulpmiddelen voor verandermanagement

Net als alle andere onderdelen van moderne bedrijven, kunnen processen voor verandermanagement met behulp van technologie aanzienlijk worden verbeterd en effectiever worden gemaakt. Hulpmiddelen voor organisatorisch verandermanagement helpen veranderingsleiders bij het plannen, uitvoeren en bewaken van veranderingen in grote organisaties. Freshservice is onlangs gerangschikt in de Top 5 Change Management Tools. Ondersteund door een robuuste verzameling van moderne tools, kunnen veranderaars hun initiatieven sneller en veiliger implementeren en snellere, betere resultaten behalen. Dit is belangrijk voor bedrijven die meer wendbaarheid zoeken bij het reageren op zakelijke kansen en bedreigingen.

Certificeringen voor verandermanagement

Verandermanagement (zoals de meeste andere professionele disciplines) heeft veel verschillende certificeringsmogelijkheden om beoefenaars te helpen kennis en competentie in hun vakgebied aan te tonen.

Hoewel het bezit van een certificering voor verandermanagement niet garandeert dat de beoefenaar de nodige ervaring heeft om het veranderingsinitiatief van uw bedrijf te leiden (u moet nog steeds goed uw eigen achtergrondonderzoek doen), is certificering een goede indicator dat deze persoon het proces van organisatorisch verandermanagement begrijpt en weet hoe hij toegang kan krijgen tot de raamwerken en best practices van hun collega's in de branche.

Wanneer is organisatorisch verandermanagement nodig?

Organisatorisch verandermanagement is nodig wanneer een bedrijf een project of initiatief start dat de dagelijkse activiteiten onderbreekt of verandert. Verandermanagement vermindert het risico dat individuen nieuwe systemen, processen of andere veranderingen afwijzen en helpt ervoor te zorgen dat de gewenste resultaten van de verandering volledig worden behaald. Beheer van organisatieveranderingen verlaagt niet alleen de kosten of verhoogt de inkomsten, maar helpt vooral om een omgeving te creëren waarin individuen in de hele organisatie beter kunnen begrijpen welke veranderingen nodig zijn om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken en hoe ze deze kunnen ondersteunen. Er zijn drie hoofdscenario's waarin verandermanagement binnen organisaties belangrijk is:

Veranderingen van de rollen van individuele werknemers

Wanneer het bedrijf functieomschrijvingen wijzigt, verandert dit de aard van de relatie tussen werknemer en bedrijf. Dit is vaak verontrustend voor werknemers die een bepaald niveau van stabiliteit verwachten tijdens hun dagelijkse activiteiten en ook van de verwachtingen die bedrijfsleiders van ze hebben. Organisatorisch verandermanagement kan werknemers helpen de noodzaak van verandering te begrijpen en soepele overgangen mogelijk te maken die zowel aan de behoeften van het bedrijf voldoen als de impact van de verandering op de betrokken personen verzachten.

Veranderingen in hoe individuen en teams samenwerken

Veel veranderingsinitiatieven omvatten het implementeren of aanpassen van IT-systemen en bedrijfsprocessen die de structuur bieden voor hoe werknemers in uw bedrijf met elkaar omgaan. Wanneer deze veranderingen worden aangebracht, vereist dit vaak veranderingen in gedrag en activiteiten van alle personen die bij het proces betrokken zijn of het systeem gebruiken. Organisatorisch verandermanagement kan medewerkers helpen begrijpen welke veranderingen van hen worden verwacht, waarom de veranderingen worden doorgevoerd en wanneer van hen wordt verwacht dat ze hun activiteiten veranderen.

Veranderingen aan het bedrijf zelf

Grootschalige veranderingen in het bedrijf, zoals fusies, reorganisaties, veranderingen in leiderschap en verschuivingen in de bedrijfsstrategie, vereisen doorgaans gestructureerde veranderingsbeheerplannen om te implementeren. Organisatorisch verandermanagement biedt de tools voor het analyseren, plannen en uitvoeren van bedrijfsbrede veranderingen en het meten van de impact en effectiviteit van veranderingsinitiatieven in verband met de bedrijfsdoelen. Organisatorisch verandermanagement is de verzameling capaciteiten die leiders in staat stellen om grote organisaties effectief te leiden.

Wat zijn de vereisten voor het succesvol organisatorisch verandermanagement?

Elk veranderingsinitiatief heeft unieke vereisten voor organisatorisch verandermanagement. Deze eisen zijn het makkelijkst te herkennen wanneer het bedrijf al beschikt over een kern van capaciteiten voor organisatorisch verandermanagement.

Sponsor voor verandering

De juiste sponsor is cruciaal voor effectief verandermanagement. Sponsors van veranderingen zijn verantwoordelijk voor het verdedigen van de verandering bij werknemers, het veiligstellen van geschikte middelen voor verandermanagement en het verzekeren van de volledige ondersteuning van de bedrijfsleiding bij het implementeren van de verandering. Als er weerstand wordt ondervonden van individuen binnen de organisatie, kan de autoriteit, of de directe betrokkenheid van een sponsor, helpen om het nodige draagvlak voor de verandering te creëren.

Scope van veranderingsinitiatieven

De kern van het vermogen om te veranderen is de competentie van het bedrijf om te herkennen wanneer verandering nodig is, wie de verandering moet doorvoeren en welke gewenste resultaten het bedrijf wil bereiken. Dit zijn de stappen die nodig zijn om veranderingsinitiatieven te bepalen en vast te leggen.

Framework voor verandermanagement

Het effectief plannen van veranderingsinitiatieven kan het beste worden bereikt met een gestructureerde aanpak. De meeste succesvolle programma's voor het beheer van organisatorische veranderingen zijn gebaseerd op een model of raamwerk dat wordt gebruikt om het plannings- en implementatieproces te sturen. Het selecteren van een raamwerk kan helpen om consistentere resultaten te garanderen en het planningsproces te versnellen. Veel raamwerken zijn verkrijgbaar bij brancheorganisaties of via begeleiding van adviesbureaus. Het selecteren van het perfecte raamwerk is minder belangrijk dan het verkrijgen van organisatorische bereidheid om het gekozen raamwerk te volgen.

Culturele bereidheid om verandering te omarmen

Verandering is moeilijk, en iedereen verzet zich tot op zekere hoogte tegen verandering. Professionals op het gebied van veranderingen horen vaak : “Als het niet kapot is, repareer het dan niet.” Deze uitspraak kan duiden op weerstand tegen verandering of het kan gewoon een signaal zijn dat de organisatie niet begrijpt waarom verandering nodig is. Het ontwikkelen van een bedrijfscultuur die bereid en gretig is om verandering te omarmen, is moeilijk, maar met het versnelde tempo van veranderingen in de bedrijfs- en marktomgevingen, vinden de meeste bedrijven een veranderingsgerichte cultuur een noodzaak. Individuen moeten bereid zijn om nieuwe informatie te onderzoeken en nieuwe gedragingen en benaderingen aan te nemen om hun bedrijven te helpen overleven en floreren.

Waarom is verandermanagement moeilijk?

Verandermanagement is moeilijk omdat de meeste mensen gelukkiger zijn met het bekende dan met de onzekerheid van veranderingen, die altijd nieuw zijn. De meeste mensen accepteren alleen veranderingen die zinvol zijn en die hun werkomgeving op een of andere manier verbeteren. Professionals in verandermanagement gebruiken een gemeenschappelijke tool om weerstand tegen verandering uit te leggen en te beheersen. Dit is het Kubler-Ross Five Stages-model, dat oorspronkelijk werd ontwikkeld om de stadia van verdriet die verband houden met dood of verlies uit te leggen. Het is echter ook effectief geweest om de menselijke reactie op andere soorten veranderingen weer te geven.

Wanneer verwachtingen veranderen, voelen mensen zich vaak ongemakkelijk. Zelfs positieve veranderingen, zoals een promotie of een nieuwe kans, kunnen ongemak veroorzaken. Enkele van de meest voorkomende redenen waarom mensen zich verzetten tegen verandering zijn:

Het niet willen accepteren van de voorgestelde verandering omdat ze het er niet mee eens zijn
Veranderingsmoeheid: de meeste mensen verlangen naar stabiliteit
Gebrek aan de benodigde vaardigheden of kennis om in de nieuwe omgeving te werken – de verandering als een bedreiging zien
Persoonlijke problemen – individuen begrijpen wellicht de redenen voor de verandering, maar emotioneel gezien vinden ze het vaak moeilijk of onmogelijk om de verandering te omarmen

Weerstand tegen verandering is niet per definitie een teken dat mensen niet loyaal of competent zijn. Weerstand is een natuurlijk onderdeel van het veranderingsproces. Het geeft vaak aan dat mensen die zich verzetten het niet eens zijn met de visie of niet in staat zijn om de verandering door te voeren.

Tips voor succesvol organisatorisch verandermanagement

Hier zijn 5 tips om problemen met verandermanagement te overwinnen en betere resultaten te behalen:

Betrek individuen – Uw team voor verandermanagement moet rechtstreeks in contact treden met individuen die door de verandering worden beïnvloed om te begrijpen hoe de verandering hen zal beïnvloeden, hoe zij erover denken en wat hun zorgen zijn. Alleen dan kan een passend plan worden ontwikkeld.
Vergeet het middenmanagement niet – Leiders aan de top van de organisatie zijn vaak degenen die verandering in gang zetten en eerstelijnsmedewerkers zijn degenen die het moeten implementeren. Helaas bevinden zich tussen deze twee groepen vaak meerdere lagen van middenmanagement die het veranderingsinitiatief kunnen verstoren. Het middenmanagement is een belangrijke groep belanghebbenden die in uw plan moet worden opgenomen.
Houd rekening met culturele overwegingen – Communicatiestijl, tijdgerichtheid, egalitarisme en lokale culturele normen moeten worden gerespecteerd om inspanningen op het gebied van verandermanagement succesvol te laten zijn. Zelfs wereldwijde initiatieven moeten vaak worden gelokaliseerd voor elke groep belanghebbenden.
Plan vooruit – Verandermanagement uitstellen tot het einde van een project of het helemaal vergeten is een goede manier om de gewenste effecten van een procesveranderingsinitiatief of IT-project te ondermijnen. Projecten waarin de plannen voor verandermanagement in een vroeg stadium worden uitgevoerd, hebben een grotere kans om de gewenste resultaten van het bedrijf te behalen.
Zorg ervoor dat de verandering nuttig is – Medewerkers zijn niet dom. Als uw voorgestelde verandering niet klopt, zal zelfs de beste poging tot organisatorisch verandermanagement hen niet overtuigen en zult u geen steun krijgen.

Veel bedrijven zijn tegenwoordig gefocust op digitale transformatie – het opnieuw uitvinden van bedrijfsmodellen en -processen met behulp van gegevens en technologie, zoals cloud, mobiel, IoT-apparaten, machinaal leren en kunstmatige intelligentie. Deze initiatieven voor digitale transformatie veranderen de kern van het bedrijf en de manier waarop het werkt.

Verandermanagement is een cruciaal proces om de gewenste resultaten te bereiken bij initiatieven voor digitale transformatie. Enkele van de belangrijkste veranderingen zijn onder meer een nieuwe afstemming van hoe werknemers uw bedrijf en hun rollen zien, hoe u de markt op gaat, hoe u klanten betrekt en hoe u technologie gebruikt. Medewerkers reageren vaak met angst en weerstand op grootschalige verschuivingen. Organisatorisch verandermanagement biedt de hulpmiddelen om de steun van individuen te krijgen voor uw bedrijfsdoelstellingen en -strategie, zodat zij de veranderingen kunnen omarmen die nodig zijn om de gewenste transformatie te bereiken.