Mobiele en flexibele manieren van werken leveren onvoorstelbare voordelen op voor bedrijven over de hele wereld. Met de aanhoudende verschuiving naar de cloud verandert de manier waarop bedrijven en mensen werken snel – en dat geldt ook voor hun verwachtingen. De snelheid van door technologie gedreven veranderingen vertoont geen tekenen van vertraging. Organisaties hebben dus werkwijzes voor wijzigingsbeheer nodig om zich aan te passen aan de steeds veranderende zakelijke omgeving.

Change management is een manier om ervoor te zorgen dat IT-werkzaamheden systematisch en naadloos worden verplaatst van bestaande werkwijzen naar een geoptimaliseerde staat.

Wat is change management?

Change management is een gestructureerd proces dat ervoor zorgt dat alle benodigde wijzigingen – of het nu gaat om eenvoudige procesveranderingen of grote strategische veranderingen – soepel worden uitgevoerd, waarbij de langetermijnvoordelen van de wijziging worden gerealiseerd.

De verschillende niveaus van change management

Change management is een gestructureerd proces dat ervoor zorgt dat alle benodigde wijzigingen – of het nu gaat om eenvoudige procesveranderingen of grote strategische veranderingen – soepel worden uitgevoerd, waarbij de langetermijnvoordelen van de wijziging worden gerealiseerd.

Individueel change management

Mensen vormen de kern van elke inspanning op het gebied van change management. Individueel change management vereist inzicht in wat mensen in staat stelt te veranderen en hoe zij de verandering ervaren.

Organisatorisch change management

Het is vaak niet realistisch voor een projectteam om wijzigingen op individuele basis te managen. Organisatorisch change management ondersteunt projecten door het in kaart brengen van op maat gemaakte plannen, trainingen, te nemen stappen en acties die van invloed zijn op de vele individuen in een project.
Terwijl project management zorgt voor het ontwerp, de ontwikkeling en levering van projectoplossingen, zorgt organisatorisch change management ervoor dat de oplossing van het project effectief wordt toegepast.

Enterprise change management

Wanneer change management een essentieel onderdeel wordt van structuren, leiderschap, rollen, processen en projecten, wordt het enterprise change management. Dit stelt organisaties in staat om nieuwe technologie snel in gebruik te nemen en sneller te reageren op marktveranderingen, met minimale impact op de productiviteit.

Waarom is change management belangrijk?

Het Change management proces is in wezen een cyclus. In grote lijnen zijn de vier fasen van het proces:

Populaire modellen voor change management

Er worden geschikte modellen voor change management gekozen om een plan uit te voeren. Enkele veelgebruikte modellen zijn:

  • Applicatiebeheer
  • Beschikbaarheid en prestaties
  • Configuratiebeheer
  • Database management systemen (DBMS)
  • Beheer van gebeurtenissen, fouten en logbestanden
  • IT asset management (ITAM)
  • IT servicedesk/helpdesk
  • Werk inplannen
  • Netwerkbeheer
  • Outputbeheer, inclusief beheer van printers en andere hardware en randapparatuur
Het ADKAR-Model

Dit model richt zich op het creëren van de juiste omstandigheden voor mensen die worden beïnvloed door een wijziging, zodat ze zich kunnen aanpassen aan nieuwe manieren van werken. Het heeft vijf opeenvolgende stappen:

Het 8-Stappenproces voor Verandering van Kotter

Acht stappen voor succesvolle organisatorische transformatie:

Het 7S Model van McKinsey

Acht stappen voor succesvolle organisatorische transformatie:

Het transitiemodel van Bridges

Acht stappen voor succesvolle organisatorische transformatie:

Er bestaat geen twijfel dat mensen persoonlijke interactie waarderen en misschien niet alles digitaal willen doen. Digitale transformatie speelt echter een belangrijke rol in niet-digitale interacties, zoals het versterken van klantgerichte agents. Het traject voor digitale transformatie dwingt organisaties om agile change management in te voeren om wendbaar te zijn en zich snel aan te passen aan veranderingen.

Wat is agile change management?

In de afgelopen jaren is Agile verder gegaan dan alleen softwareontwikkeling. Het houdt zich bezig met projectbeheer, productbeheer, besluitvorming en nu ook wijzigingsbeheer. Het iteratieve karakter van agile levering vraagt om meer flexibele tactieken om wijzigingen op organisatieniveau te beheren. Agile wordt vaak verkeerd geïnterpreteerd, er wordt gezegd dat het zorgt voor minder controle over de levering. Het tegenovergestelde is waar; agile biedt meer transparantie en zichtbaarheid op de projectvoortgang en een grotere cross-functionele samenwerking dan traditionele benaderingen. Agile change management biedt beoefenaars een flexibele en iteratieve aanpak om duurzame verandering te bereiken.

Steeds meer bedrijven omarmen vandaag de dag agile methoden en principes en de manier waarop ze functioneren. De meeste praktijken voor change management komen echter voort uit lineaire manieren van werken, in tegenstelling tot agile.

Lineaire methoden werken goed in traditionele organisaties die op sequentiële manieren werken - zoals eerst het doel van verandering begrijpen, vervolgens de belangrijkste belanghebbenden in kaart brengen, vervolgens communicatieplannen ontwikkelen, enzovoort. Agile change management is echter allesbehalve lineair. In een agile omgeving is een bedrijf amper klaar met de eerste of tweede stap van change management, maar de eerste agile sprint is al voorbij en wordt al in productie genomen om de resultaten van het minimal work-product te zien. In dergelijke omgevingen zal traditioneel wijzigingsbeheer te traag of te ingewikkeld zijn voor het tempo waarin het bedrijf functioneert. Dit is waar agile change management helpt; realtime, doelgerichte benaderingen die goed aansluiten bij een agile manier van werken. Agile change management maakt plaats voor een gezamenlijke aanpak van veranderingen die veranderaars in staat stelt zich aan te passen aan veranderende prioriteiten en snel hun inspanningen te richten op gebieden die de meeste impact zullen hebben.

 

Change management in een agile organisatie

Traditionele raamwerken voor verandermanagement zijn langlopend en gaan over grote hoeveelheden veranderingen. Wanneer organisaties met succes overstappen naar Agile, hebben ze Agile-modellen voor verandermanagement nodig die ze net zo Agile maken als hun nieuw aangenomen Agile-raamwerken. Dit stelt organisaties in staat om met succes de constante stroom van gewaardeerde veranderingen te beheren die ze in het ecosysteem van hun bedrijf introduceren.

Het doorvoeren van organisatorische veranderingen in realtime

Agile-principes leggen sterk de nadruk op het in realtime dingen uitvoeren: snel en face-to-face. Leiders moeten veranderprocessen en Agile change management inbrengen dat plaatsvindt op het moment zelf, waarbij de betrokkenen bij de sprints de veranderingen doorvoeren terwijl ze aan het werk zijn, zodat het een essentieel onderdeel wordt van het werk zelf.

Het omarmen van een “fit for purpose” houding

“Fit for purpose” is inherent aan Agile, en betekent dat een oplossing niet bol staat van inefficiënte eigenschappen en functionaliteiten. Agile change management is de toepassing van “fit for purpose” concepten in change management, waarbij enquêtes, analyses, spreadsheets en projectplannen niet langer constant hoeven te worden doorgenomen.
Om een voorbeeld te noemen: als er niet genoeg tijd is om een volledig communicatieplan op te stellen, helpt agile change management bij het bepalen van de minimale essentiële berichten die de belangrijkste geïdentificeerde belanghebbenden moeten bereiken voordat de oplossing wordt uitgerold.

Het aanpassen van gebruikte platforms

Omdat agile werken gebeurt wanneer het uitkomt, is het niet altijd mogelijk om te voorzien hoe dingen zullen gebeuren, of te bepalen wat nodig is om de verandering te voltooien. Teams voor agile change management zorgen voor het bewustzijn van heersende structuren en platforms die kunnen worden gebruikt voor agile oplossingen.
Sociale media is bijvoorbeeld een platform waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en informatie kunnen delen, openbaar of privé. Om snel een boodschap over een veranderingsproces naar buiten te brengen (ongeacht het type), draait agile change management om het benutten van bestaande communicatieplatforms zonder onnodige vertraging op te lopen. Als er binnen een organisatie gecommuniceerd moet worden naar personeel, gaat agile change management ook over sociale en fysieke structuren die aangepast kunnen worden aan agile gebruik. Een snelle bijeenkomst van personeel in de kantine of loungeruimte van het kantoor om de verandering fysiek te communiceren is ook agile change management. Hoewel een groot aantal dingen, zoals video's of posters, gebruikt kan worden om de boodschap over te brengen, kan het gebruik van een reeds bestaand platform ook zeer succesvol zijn.

Het beheren van veranderingen in een wendbare organisatie vereist een meer vloeiende aanpak. Bij agile change management draait alles om proactief meedenken over middelen, voorspellingen en/of obstakels.

Veelvoorkomende obstakels bij het introduceren van change management in een agile project

Change management is simpelweg een ander soort projectmanagement. Het draait allemaal om het beheren van de implementatie en uitvoering van beschikbare functies in de organisatieomgeving. Het verwelkomen van agile change management, vertrouwd raken met meerdere perspectieven en een onophoudelijke klantgerichtheid kan een uitdaging zijn voor organisatieculturen waarin een Watervalmodel diep geworteld is.

Conflicten tussen benaderingen voor agile leveringen en change management ontstaan omdat organisaties zich niet realiseren dat change management ook naar agile moet groeien. Activiteiten voor levering en implementatie mogen niet met elkaar in conflict zijn en moeten in evenwicht zijn, zodat ze in een ritmisch patroon worden uitgevoerd. De voordelen van agile levering kunnen alleen worden gerealiseerd wanneer traditioneel change management overgaat naar agile change management door middel van een overeenkomstige applicatiecadans.
Hier zijn vijf veelvoorkomende obstakels waarmee organisaties worden geconfronteerd wanneer ze change management in een agile project introduceren:

Coaching en mentoring om agile change management tot stand te brengen kan moeilijk zijn, omdat naast technische problemen ook de mentaliteit een rol speelt van de mensen die al gewend zijn aan traditioneel change management. Kennisbeheer is nog een ander probleem bij agile methoden. Terwijl bij plangestuurde methoden zware documentatie en rigide rapporten vereist zijn, bevindt kennis zich bij agile change management vaak in het hoofd van de belanghebbenden.

Het efficiënt managen van de transitie NAAR Agile en de daadwerkelijke toepassing van change management IN Agile is een van de grootste obstakels die in veel organisaties worden gezien bij het implementeren van agile change management. De belangrijkste obstakels bij het toepassen van agile change management waren in de eerste plaats vaak indicaties van ineffectieve ondersteuning en goedkeuring voor agile methodologieën.

10 BELANGRIJKE GEBIEDEN VAN CHANGE MANAGEMENT
HOE ZE ERUIT ZIEN IN EEN AGILE RAPPORT

Sponsoring

Sponsors moeten de agile denkwijze waarderen en omarmen. Deelname van sponsors moet duidelijker en efficiënter worden.

Benadering

De benadering van change management moet in lijn zijn met agile procesfasen en selectief zijn met betrekking tot de acties die voor toegevoegde waarde zorgen.

Middelen

De behoefte aan middelen van change management varieert per agile ontwikkelingsinspanning. Het moet klaar zijn om te functioneren op basis van de impact op werknemers van een bepaalde procesfase.

Integratie van change management en project management

Teams voor change management en projectteams moeten eerder samenkomen, met betere communicatie en samenwerking

Betrokkenheid van werknemers

Werknemers moeten  betrokkener zijn en  de agile-cultuur promoten.

Communicatie

Communicatie vereist nauwkeurigheid en een hogere frequentie die afgestemd is op het agile-proces, en moet tegelijkertijd niet bezwijken aan overbelasting.

Betrokkenheid van managers

Managers hebben middelen en training nodig over agile, samen met betrokken face-to-face communicatie

Training

Training moet gericht, beknopt en frequent zijn, met een focus op just-in-timing

Managen van weerstand

Een formeel plan voor weerstandsbeheer met meer communicatie, nadruk op de noodzaak van zowel agile als het project

Versterking

Vroege en frequentere versterking dat past bij de iteratieve aanpak, nadruk op de doelen en voortgang
Wat houdt dit in?

Agile groeit voortdurend als een nieuwe manier om praktijken aan te pakken door ze op te splitsen in iteratieve segmenten. De toepassing van agile change management gaat veel verder dan software- en IT-projecten en omvat ook niet-IT-projecten. Binnen een project dat Agile gebruikt, kan change management de implementatie en het gebruik handhaven die nodig zijn om daadwerkelijke resultaten te bereiken; maar het tempo en de aard van een agile inspanning betekent dat change management ook moet veranderen. Nauwkeurigheid, competentie, focus, tijdige afwegingen, vroege betrokkenheid, balans - het moet allemaal aanwezig zijn om change management effectief te laten werken in een project dat iteratieve ontwikkeling gebruikt.
Agile change management is een methodologie voor project management die werkt door wijzigingen, net als projecten, te vereenvoudigen in iteratieve cycli. In de kern is agile change management gebaseerd op de veronderstelling dat omstandigheden veranderen naarmate een project vordert. Bij agile change management blijven de plannings-, ontwerp-, ontwikkelings- en testcycli veranderen naarmate het project vorm krijgt.

Net als bij andere disciplines van project management gaat agile change management over het realiseren van zakelijke functies en het beheren van zakelijke wijzigingen op een tijdige en kosteneffectieve manier, zonder concessies te doen aan de kwaliteit.

 

                            

Overige ITSM-Bronnen