Change Management Software Implementeren
Om het meeste uit de change management software voor uw bedrijf te halen is een doordachte implementatie essentieel. De twee belangrijkste zaken om in gedachten te houden bij het implementeren van change management software zijn:
- De software automatiseert de door u gedefinieerde processen
- Na verloop van tijd genereert u veel gegevens die beheerd moeten worden
Elk implementatieplan zal anders zijn op basis van de unieke aard van uw bedrijfscultuur, leveringsprocessen, IT-omgeving en doelstellingen voor change management.
Procesautomatisering
Het eerste aandachtsgebied tijdens de implementatie van change management software is de vereenvoudiging van processen en bedrijfsregels. Automatiseer niet zomaar een kapot proces - het zal nog steeds kapot zijn. Zoek naar mogelijkheden om uw proces te optimaliseren door het elimineren van onnodige stappen, het verminderen van het aantal procesvarianten door standaardisatie, het benutten van sjablonen en het automatiseren van beslisregels om handmatige taken voor gegevensinvoer te vermijden.
Integreer change management software met uw engineering- en projectbeheertools om gesloten change management processen te bieden die de hele levenscyclus van de wijziging omvatten. Dit is vooral belangrijk als uw organisatie gebruik maakt van agile, scrum of DevOps-methodologieën (of dit van plan is). Integraties stellen projectteamleden in staat om wijzigingen voor te bereiden zonder de vertragingen van een afzonderlijk proces voor wijzigingsaanvragen.
Vermijd het beperken van activiteiten in uw change management software tot een enkele gebruiker (zoals een facilitator voor veranderingscontrole). Dit zorgt voor knelpunten in uw change management proces. Gebruik in plaats daarvan automatisering om schaalbaarheid van processen mogelijk te maken. Als u nog steeds denkt dat u een betrokken persoon nodig heeft, moet u de potentiële capaciteitsbeperkingen begrijpen en noodplannen hebben als die persoon niet beschikbaar is.
Gegevenshygiëne
Zorg ervoor dat u een plan heeft om gegevenshygiëne regelmatig te beheren. Naarmate uw change management proces wordt uitgevoerd, zullen er in de loop van de tijd veel transactiegegevens worden gegenereerd. Alleen omdat u de informatie nodig had om een beslissing te nemen, betekent niet dat u deze voor altijd moet bewaren.
- Projecten zullen worden voltooid en/of geannuleerd en wanneer dat gebeurt, zult u eventuele achtergebleven wijzigingsgegevens willen adresseren.
- Veel van de ondersteunende gegevens die in uw change management software zijn geïmporteerd, zijn elders beschikbaar (in bronsystemen of in een data warehouse). Overweeg om gekopieerde gegevens te vervangen met verwijzingen naar de bron (indien deze niet gewijzigd zijn).
- De meeste gegevens raken in de loop van de tijd verouderd en verliezen hun betekenis en bruikbaarheid bij besluitvorming. Een goede strategie om gegevens te archiveren en op te schonen is essentieel.
Procesoptimalisatie en planning voor gegevenshygiëne zijn beide activiteiten die moeten worden uitgevoerd als onderdeel van de implementatie van change management software. Het is veel beter om in het begin schone processen en gegevens te hebben dan later terug te gaan en een puinhoop op te ruimen.