¿Cuáles son los beneficios de Kanban?
El uso de Kanban ofrece importantes beneficios en los flujos de trabajo y los procesos a la hora de obtener resultados. El uso eficaz de este método permite:
- Disminuir las pérdidas y el material desechado.
- Resolver problemas con mayor rapidez.
- Mejorar la comunicación entre equipos.
- Facilitar el aumento de la producción.
- Mejorar la calidad del producto.
- Aumentar la eficiencia de los procesos.
- Identificar los cuellos de botella que retrasan la producción.
- Favorecer un trabajo en equipo más cercano.
- Reducir el estrés de todos los implicados en el flujo de trabajo.
La visualización común de un proceso mediante tableros Kanban impulsa la colaboración entre los equipos, ya que estos pueden ver cómo avanza el trabajo a través del sistema y hacia la entrega final. También pueden identificar fácilmente las tareas que no se están completando según lo planificado y, gracias a ello, pueden trabajar juntos para resolver cualquier problema. Los tableros Kanban también proporcionan a los directivos una visión general de la carga de trabajo y de cómo fluye el proceso. Además, esta herramienta puede ayudar a los gestores a comprender el impacto que tiene el trabajo no planificado, para que puedan establecer prioridades realistas y gestionar las expectativas con el personal de mayor rango.
¿Qué son los tableros Kanban?
Un tablero Kanban es una herramienta que proporciona una representación visual de cómo el trabajo está avanzando en un flujo. Los equipos lo utilizan para gestionar los flujos de trabajo de forma colectiva, a fin de proporcionar una imagen visual de las tareas y sus estados, pero también pueden utilizarse a nivel individual. Un tablero Kanban tiene una serie de columnas, cada una de las cuales representa una etapa en el flujo de trabajo o proceso general. En un tablero Kanban sencillo, estas etapas podrían ser “Por hacer”, “En curso” y “Completado”. Se aconseja que los tableros Kanban sean lo más sencillos posible, ya que cuanto más complejos sean más difícil es interpretarlos. Los tableros Kanban tienen las siguientes características:
Visibilidad del trabajo
Cada tarea se representa con una tarjeta, la cual se mueve de izquierda a derecha en el tablero Kanban a medida que la tarea avanza por las distintas etapas. Si es un tablero físico, la práctica normal es utilizar un sticker para cada tarea. Mover un sticker en el tablero Kanban es una señal visual de progreso. Se pueden utilizar tarjetas de diferentes colores para distinguir a los distintos tipos de tareas, lo que también se puede conseguir al colocarlas en diferentes filas. El uso de estas señales visuales proporciona información fácil de comprender.
Limitar el trabajo en curso
Muchos tableros Kanban limitan la cantidad de tarjetas que puede haber en una columna, como forma de controlar la cantidad de trabajo en curso. En estos casos, antes de hacer avanzar una tarjeta, el equipo debe asegurarse de no sobrepasar ese límite. Utilizar el tablero Kanban de esta manera puede ayudar a aumentar el flujo de trabajo, ya que las tareas se realizan y completan para dar paso a otras. Un tablero Kanban también identificará los cuellos de botella en los que hay una lista de tareas que esperan pasar a la siguiente columna. Si el límite se alcanza con frecuencia, es una señal de que hay una cantidad excesiva de trabajo; no se soluciona creando un tablero Kanban adicional.
Punto de compromiso
Una vez que se introduce una tarea en el tablero Kanban, debe moverse a través del flujo de trabajo lo más rápido posible. Si se limita el trabajo en curso, es probable que haya una serie de tareas a la espera de ser añadidas al tablero. El punto de compromiso es el momento en el que el equipo se “compromete” a completar una tarea introduciendo su tarjeta correspondiente en el tablero Kanban.
Punto de entrega
Aquí es donde el trabajo se ha completado a satisfacción del cliente, y la tarea puede ser quitada del tablero Kanban.
Tableros Kanban digitales
Los tableros físicos deben utilizarse siempre que sea posible, ya que el acto de actualizarlo manualmente es el mejor método de colaboración entre las personas. Cuando esto no es posible, debido a la ubicación remota de los individuos o equipos, entonces se puede utilizar un tablero Kanban digital. Estos tableros digitales pueden ser fácilmente compartidos y actualizados a través de zonas horarias y países, lo que permite aprovechar muchos de los beneficios de Kanban. Existen herramientas que admiten tableros Kanban con múltiples enlaces, con seguimiento, registros de auditorías y notificaciones automáticas de los cambios realizados.
Cómo Kanban puede mejorar el rendimiento de los equipos
La actualización de los estados de las tareas se realiza mejor como una actividad de equipo que como individuos aislados. Este enfoque permite que los miembros del equipo se conozcan entre sí y compartan abiertamente los avances y los retrasos. En este sentido, el tablero Kanban promueve la responsabilidad colectiva de hacer avanzar las tareas a través del flujo de trabajo. Las tareas bloqueadas son visibles para todos, lo que evita que las personas se guarden los problemas para sí mismas. Las implementaciones eficaces de Kanban dan lugar a una cultura de solidaridad en la que las personas se ayudan mutuamente para resolver los problemas. Todos estos impactos conductuales y culturales del uso de tableros Kanban mejorarán el rendimiento de los equipos y de los individuos.
Kanban vs. Scrum
Muchos equipos de desarrollo de software utilizan Scrum y Kanban. El enfoque Scrum es una técnica para completar los desarrollos de software durante sprints de intervalos de tiempo estandarizados. Cada sprint incluirá la entrega de varias piezas de trabajo diferentes, y tendrá fechas definidas de inicio y finalización. Todo el trabajo que no se haya completado al final de un sprint se traslada a una lista de espera y la fecha de finalización no se retrasa para poder completarlo.
Esto contrasta con el enfoque Kanban para el desarrollo de software, en el que no existe el concepto de intervalos de tiempo estándar de los ciclos de desarrollo ni fechas fijas de finalización. En este método, el desarrollo de un trabajo continúa hasta que se completa y se entrega. Los equipos de desarrollo que utilizan Scrum a menudo utilizan una variante del tablero Kanban para proporcionar indicaciones visuales sobre el contenido y el estado del sprint. Sin embargo, este tablero se vacía al final de cada sprint y se rellena con el nuevo trabajo pactado para el siguiente. Un tablero Kanban adaptado a la técnica Scrum también tiene fechas fijas de finalización, mientras que un tablero Kanban auténtico no tiene fechas asociadas a las columnas.
En la actualidad, muchos equipos de desarrollo de software utilizan una combinación de Scrum y Kanban. Scrum se utiliza para el trabajo planificado, como entregar nuevas funcionalidades y correcciones no urgentes. En cambio, Kanban se utiliza para desarrollar correcciones urgentes que deben entregarse antes de la fecha de finalización prevista del sprint.