¿Qué es la gestión de activos de TI?

De acuerdo a la Asociación Internacional de Gerentes de Activos de TI (IAITAM, del inglés de International Association of IT Asset Managers) la gestión de activos de TI (ITAM, del inglés IT Asset Management) es un "conjunto de prácticas de negocios que incorpora los activos de TI a las unidades de negocios dentro de la organización". Junto con las responsabilidades financieras, de inventario, contractuales y de gestión de riesgos, sirve para gestionar el ciclo de vida en general de tales activos, incluyendo la toma de decisiones tácticas y estratégicas". Los activos incluyen todos los elementos de software y de hardware que se encuentran en el entorno del negocio.

A la gestión de activos de TI también se le conoce como gestión de inventarios de TI, debido a que suele implicar el recopilar información detallada acerca de los inventarios de hardware y de software, que se usa posteriormente para tomar decisiones acerca de las compras y del uso que se les da a los activos. El contar con un inventario preciso de activos de TI ayuda a las empresas a emplear sus activos de manera más efectiva, y a evitar compras innecesarias de activos mediante la reutilización de los recursos existentes. La gestión de activos de TI también les permite a las organizaciones el disminuir los riesgos asociados a los costos de construir inadvertidamente nuevos proyectos de TI sobre cimientos desactualizados (o desconocidos).

La gestión de activos de TI se vuelve efectiva usando registros electrónicos y de metadatos para hacer seguimiento y clasificar los activos de una organización. Los metadatos son la descripción del activo físico o digital, y cualquier información de apoyo que haga falta para documentar las decisiones de gestión de activos. La profundidad de los metadatos puede variar dependiendo de las necesidades de la organización.

Profundicemos en las siguientes áreas:

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¿Cuál es la importancia de la gestión de activos para las TI?

Las organizaciones de TI gestionan una parte importante de los activos totales de la empresa. Los activos de TI son costosos tanto de comprar como de mantener. Como resultado, la gestión de activos desempeña un rol fundamental para ayudar a los equipos de TI a garantizar un uso eficiente de los recursos de las organizaciones para apoyar tanto las necesidades de los usuarios como las funciones del negocio.

Gartner define la gestión de activos de TI (ITAM) como: "el proporcionar un registro preciso de los costos y riesgos de los ciclos de vida de las tecnologías, con el fin de maximizar el valor que traen al negocio las decisiones relativas a la estrategia tecnológica, arquitectura, financiación, contratos y procura" Cada vez más, las organizaciones de TI se están basando en la facilidad de uso y valor informativo de los datos de los activos de TI para generar valor al negocio, en vez de enfocarse simplemente en la cantidad y precisión de los datos.

Aquí se presentan algunos de los objetivos fundamentales de la gestión de activos de TI:

Tipos de gestión de activos de TI

La gestión de activos es un término amplio, que puede tener una multitud de significados. Aquí se presentan los tipos más comunes de gestión de activos que suele haber en las organizaciones de TI.

Gestión de activos de TI

Es el conjunto global de prácticas de negocios que aglutina las funciones financieras, contractuales y de inventario para apoyar a la gestión y toma de decisiones estratégicas del ciclo de vida en el entorno de las TI. La ITAM es parte de las funciones de gestión de servicios de TI de una empresa.

Gestión de activos digitales

Es parte de las funciones de gestión de la propiedad intelectual de la empresa, y es la figura de la gestión de medios electrónicos que se encarga de la gestión de activos digitales, tales como fotos, videos y datos digitales que la compañía produce o para los cuales otorga licencias a terceros.

Gestión de activos de software y gestión de licencias

Se encargan de la gestión, control y protección efectivas de los activos de software. Esto incluye aquellos producidos por la compañía, y aquellos de los cuales se otorgan licencias a terceros para garantizar que todo el software que se use en las organizaciones se haya pagado, y esté conforme a los acuerdos de licencia.

¿Cuáles serían algunos ejemplos de activos de TI?

Con el constante aumento en la complejidad y diversidad de los entornos de TI a medida que la tecnología va avanzando y aparecen cada vez más ofertas de terceros, se vuelve complicado el ofrecer una definición clara de lo que es un activo de TI. Muchas empresas han empezado a alejarse de las definiciones estrictas y, en lugar de eso, optar por definiciones de activos de TI que varían entre una organización y otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, el rol que las cosas desempeñan dentro del ecosistema de TI, y las necesidades de información para apoyar la toma de decisiones.

Hardware de infraestructura

Dispositivos de redes, centros de datos, servidores físicos, etc. que su empresa ha comprado y opera.

Acuerdos de arrendamiento de instalaciones e infraestructuras

Las infraestructuras proporcionadas por terceros no se consideran parte de los activos de su empresa. Los acuerdos que rigen el acceso y uso de las infraestructuras de terceros pueden ser considerados activos.

Software desarrollado internamente

Cosas que su equipo de TI haya escrito o construido internamente, que sean propiedad su empresa.

Licencias de software

También conocidos como paquetes de software comercial (o COTS, del inglés Common Off the Shelf Software), son cosas que alguien más ha creado, y para cuyo uso durante cierto período usted ha comprado una licencia. Tenga en cuenta que el activo es la licencia, y no el software.

Dispositivos para usuarios finales que sean propiedad de la empresa

Las Computadores de escritorio, monitores, impresoras, teléfonos y otros dispositivos para usuarios finales se han considerado tradicionalmente como activos de TI. Tenga en cuenta que los dispositivos que sean propiedad de los empleados no son activos de la empresa. Esto es importante, puesto que el concepto de "traiga su propio dispositivo" (BYOD, del inglés Bring Your Own Device) se ha vuelto muy común.

Datos digitales de operaciones

Cada vez más, a los datos se les trata como activos de TI, que tienen un valor, costo, gestión y mantenimiento durante su ciclo de vida. Los datos operativos son particularmente importantes para las empresas digitales

¿Qué es el ciclo de vida de un activo de TI?

Los activos son aquellas cosas que tienen una vida útil finita. Para maximizar el valor generado para la empresa, los procesos de gestión de activos emplean el concepto de ciclo de vida del activo para estructurar las actividades y apoyar la toma de decisiones. Tal como se explicó anteriormente, cada tipo de función de gestión de activos dentro una organización dada puede tener su propia definición de las etapas del ciclo de vida y de la información que les interesa. Sin embargo, sin importar si se refieren a edificios, equipos o software, el ciclo inherente es el mismo. La gestión de activos es el proceso sistemático de desarrollar, operar, mantener, actualizar y desechar activos de manera económica.

En el contexto de gestión de activos de TI, la estructura del ciclo de vida de un activo suele tener esta forma:

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Planificación

La estrategia y decisiones acerca de cuáles activos se necesitan dentro de la organización, cómo obtenerlos, cómo se usarán y cómo serán financiados. La planificación suele incluir análisis de TCO y de costo/beneficio de las alternativas.

Adquisición

La procura de activos a través de su construcción, compra, arrendamiento u obtención de licencias.

Asignación

Introducción del activo en el ecosistema de TI Esto incluye la instalación, integración con otros componentes, establecimiento de procesos de operación / soporte, y suministro de acceso a los usuarios.

Mantenimiento

A medida que los activos se operan y usan, el mantenimiento, reparación, mejoras y reacondicionamientos pueden ser necesarios para maximizar el valor para los usuarios, prolongar la vida útil del activo, mitigar riesgos y reducir los costos de soporte.

Retiro

Al final de la vida útil del activo, este debe ser desechado o eliminado de cualquier otra manera. El retiro suele incluir el hacer la transición de los usuarios a otros recursos, la actualización de los registros de activos, la cancelación de acuerdos de soporte, la finalización de renovaciones de licencias y el inicio de la planificación de activos de repuesto.

Todo el mundo debe lidiar con el cambio, y cada quien tiene una perspectiva diferente acerca de lo que es la gestión de cambios. Al comprender mejor las similitudes y diferencias, usted estará mejor preparado para seleccionar la mejor infraestructura de gestión de cambios y el software de gestión de cambios que mejor se ajusten a las necesidades de su empresa.

¿Qué es una herramienta de gestión de activos?

La gestión de activos es un conjunto de procesos que implican el manejo de gran cantidad de datos. La automatización puede jugar un papel importante en ayudar a la organización a captar, catalogar, gestionar, analizar y reportar datos de los activos. En las organizaciones modernas, la tecnología de gestión de activos es fundamental para permitir el escalamiento de los procesos operacionales y la toma de decisiones en conjuntos de activos de gran tamaño.  Aquí le presentamos algunos ejemplos de las funcionalidades de las herramientas que las empresas están utilizando para sus procesos de gestión de activos:

Descubrimiento de inventario / inventario automatizado

"Descubrir" de manera inteligente los componentes de software y de hardware que están instalados en el ecosistema de TI de la empresa.

Gestión de licencias

Ofrecer un repositorio para acreditación de licencias, que puede ser comparado contra los datos suministrados por las herramientas de inventario para ofrecer a la organización una visión de dónde hay falta de licencias (so pena de auditorías de conformidad) o exceso de licencias (desperdicio de dinero en compras innecesarias de software). Las herramientas de gestión de licencias también hacen seguimiento a los términos de las licencias (también conocidos como EULA) y sus fechas de caducidad.

Gestión de parches y versiones

Automatiza la implementación de parches de software para garantizar que los computadores estén actualizados y cumplan con los estándares aplicables de seguridad y eficiencia.

Gestión de solicitudes

(Que suele ser parte de un sistema de procura o aprovisionamiento) permite a los empleados hacer solicitudes de productos de software, dispositivos u otros activos usando un formulario centralizado y diseñado para captar y evaluar requisitos específicos de las licencias, así como para gestionar y hacer seguimiento a los procesos de implementación y procura.

Catálogo de servicios / productos

Ofrece una lista maestra de los activos y recursos aprobados para su uso dentro de la organización. Esto puede incluir tanto ofertas estandarizadas como elementos no estandarizados aprobados. El catálogo capta información específica del producto, tal como su nombre, edición, versión y tipo de acuerdo de licencia, además de otros datos claves.

Base de datos de gestión de la configuración (CMDB)

Típicamente parte del sistema de gestión de servicios de TI de la organización, la CMDB es un repositorio centralizado para registrar los activos de TI, sus configuraciones y relaciones con los demás componentes.

Sistema de activos fijos

Parte del sistema de gestión financiera de la organización, el repositorio de activos fijos tiene la responsabilidad de gestionar y informar acerca de los datos de los activos para apoyar en los procesos financieros.

Gestión de activos digitales

El proceso de negocios que sirve para organizar, almacenar y recuperar medios importantes y gestionar derechos digitales y permisos.  Los activos de medios importantes incluyen fotos, música, videos, animaciones, podcasts y otros contenidos multimedios.

Software de seguimiento de activos

El seguimiento de activos combina dispositivos físicos, software de escritorio, escáneres de códigos de barras, etiquetas de códigos de barras y dispositivos móviles para agilizar el seguimiento de los activos, desde su adquisición hasta su retiro dentro de una organización.

El seguimiento de activos tiene tres funciones principales:
¿Por qué necesitamos software de seguimiento de activos?

Debido a su naturaleza, los activos se compran e implementan en diversos lugares. En el caso de los activos de TI, la implementación varía con frecuencia, y ocurre en múltiples oficinas o ubicaciones. Cuando un activo específico requiere de resolución de problemas, puede resultar muy difícil el hacer seguimiento a todo lo que ha ocurrido con este. No tendrá suficientes datos para tomar una decisión. El seguimiento de activos ofrece un historial de los activos y de todos los cambios que estos han experimentado durante cierto período, de modo que se le facilita enormemente a un agente del Service desk el resolver cualquier tipo de problema que pueda presentar el activo.

A medida que pasa el tiempo, los activos se deterioran y deben ser reemplazados o recibir mantenimiento. El seguimiento de activos permite predecir el momento en que esto ocurrirá, y hace posible estar al día con los ciclos de vida de los activos, garantizando así que nuestras finanzas y responsabilidades fiscales estén al día.

Gestión de licencias

La gestión de licencias nos permite reducir los riesgos, costos y complejidades asociadas a los activos de software. Todo el mundo desea gastar menos en activos de software, y al mismo tiempo asegurarse de estar totalmente conformes a las reglas de otorgamiento de licencias. La gestión de licencias suele conllevar la creación de una demostración o versión de prueba del software, la obtención de claves de licencia para el software, la activación y desactivación del software, así como asegurarse de que los softwares renueven en el momento apropiado para garantizar que las operaciones se ejecuten con fluidez para los usuarios finales. También conlleva el ejecutar revisiones frecuentes a todas las licencias de software por las cuales se está pagando, y asegurarse de que no se esté gastando excesivamente en licencias.

Beneficios de la gestión de activos de TI

Decisiones informadas para compras e implementación

Un beneficio clave de la gestión de activos de TI es la comprensión que qué activos se tienen, y para qué se están usando. El contar con datos de gestión de activos de TI que sean exactos y estén actualizados puede ayudar a una organización a evaluar sus decisiones pasadas de compras e implementación, y así guiar sus acciones a futuro. Esto incluye el seleccionar a los mejores proveedores basándose no solo en el precio de compra, sino también la calidad del producto/servicio, y el soporte postventa. La gestión de activos de TI también puede ayudar a mejorar las decisiones de implementación y evitar la sobrecompra de recursos que no se necesitan.

Continuidad del negocio

Las interrupciones y los desastres ocurren. Los datos de los activos de TI y de sus configuraciones pueden ayudar a tanto a líderes como a empleados a identificar los impactos de los eventos que impacten al negocio, y a tomar decisiones aún más informadas para restaurar los servicios a los usuarios. Los datos de los activos también pueden resultar una fuente valiosa de información para el desarrollo de arquitecturas de TI que sean redundantes y tengan alta resistencia ante variedad de situaciones.

Conformidad de licencias y suscripciones

Uno de los desafíos más importantes para las organizaciones de TI modernas es el hacer seguimiento a las licencias de software y a las suscripciones a servicios basados en la nube que la empresa no use, recursos por los cuales no se esté pagando, o recursos pagos que no son necesarios. La no conformidad no solo representa un riesgo legal y financiero para la empresa, sino también un problema potencialmente costoso de remediar.

Costo total de propiedad

El costo de un activo de TI es mucho mayor que simplemente el precio de compra que se pagó para adquirirlo. Para que los activos de TI puedan crear valor, deben ser operados, recibir soporte y ser mantenidos durante sus ciclos de vida. El TCO es una medida del costo global de tener y operar un activo. La gestión del TCO ayuda a eliminar eficazmente los costos de duplicación de activos, o de no usarlos después de haberlos comprado.

Estandarización

Los equipos y software no estandarizados pueden costarle mucho dinero a la organización. Provocan que el personal de TI sea menos productivo, porque no cuentan con la experiencia necesaria para gestionar los activos no estandarizados, de modo que cada problema implica un proceso de aprendizaje. La utilización de estándares en activos de TI no solo hace mucho más productivo al personal de TI, sino que los usuarios también son más productivos al interactuar con sistemas y datos con los cuales están familiarizados.

Estándares de gestión de activos de TI

Si bien la ITIL y otras infraestructuras ofrecen orientación para procesos de gestión de activos en el contexto operacional, los estándares oficialmente reconocidos para la gestión de activos de TI son los establecidos por la Organización Internacional de Normalización (ISO, del inglés International Organization for Standardization). La familia de estándares ISO 19770 consta de 5 partes principales, y ha sido actualizada en 2017.

ISO/IEC 19770-1: Una infraestructura de procesos que resalta las mejores prácticas para la gestión de activos de TI en una organización. Permite demostrar a una organización que está ejecutando la ITAM en suficiente conformidad con el estándar establecido como para satisfacer los requisitos de gobierno corporativo y apoyar a las actividades de gestión de servicios.

ISO/IEC 19770-2: Un estándar de datos para etiquetas de identificación de software (SWID). Este estándar permite a las organizaciones el identificar de manera única al software implementado en un dispositivo específico.

ISO/IEC 19770-3: Un estándar de datos para describir las acreditaciones y derechos referentes a un software específico y al método de medición del consume de la licencia/acreditación.

ISO/IEC 19770-4: Un estándar de medición que permite la generación de informes estandarizados de uso de recursos. Este estándar es particularmente importante al gestionar licencias complejas de centros de datos, y para la gestión de software basado en la nube y recursos de hardware.

ISO/IEC 19770-5: Ofrece una perspectiva general del vocabulario y los estándares para ITAM definidos por la ISO.