¿Qué es un software de gestión de activos de TI? Funciones y ventajas

Un aspecto clave de la gestión de activos informáticos (ITAM) es determinar cómo la tecnología de la información respalda su negocio. En este sentido, cabe destacar cuatro razones básicas por la que esta gestión es importante:

1. Información de activos centralizada

A menudo los activos de una organización pertenecen y son objeto de uso de múltiples personas, sin un punto de información centralizado disponible que permita rastrear esos activos. Su seguimiento manual da como resultado muchas inexactitudes y un mal uso de algunos recursos. Con la gestión de activos de TI (ITAM), podrá ofrecer a toda su organización una fuente única de información sobre todos sus activos, ahorrando también recursos que podrá dirigir hacia aquellos problemas de TI que requieren un enfoque humano.

2. Se elimina el despilfarro

Al monitorear y actualizar la información de los activos en tiempo real, se elimina el derroche de recursos, se mejora su utilización, se ahorra dinero al reducir las compras innecesarias y aumenta la seguridad y el cumplimiento legal, reduciendo así riesgos.

3. Aumenta la productividad

Con la llegada de la transformación digital, los equipos necesitan, más que nunca, la gestión de activos de TI para ofrecer servicios sin comprometer su confiabilidad. Además, se pueden evitar gastos innecesarios, lo que a su vez aumenta la productividad.

4. Se da apoyo a todos los equipos de la organización

Al centralizar los datos de los activos y ponerlos a disposición de todos los equipos, la gestión de activos de TI proporciona a la organización una ventaja competitiva: ofrece información, predice cambios y permite gestionar problemas, lo que resulta en valor para la empresa.

1. Identificación de activos

El primer paso es identificar y crear una lista de los activos informáticos de la organización. La gestión de inventario permite identificarlos todos y optimizar aquellos que son redundantes.

2. Seguimiento de activos

Una vez que se han identificado los activos, el siguiente paso es utilizar una herramienta para monitorear y darles seguimiento, independientemente de si están utilizando en ese momento o no. Esto también implica recopilar información relacionada con el costo de los activos, las licencias, las garantías, la ubicación, su estado, etc.

3. Mantenimiento de activos

Dado que el valor de los activos infromáticos disminuye con el tiempo, se les realiza mantenimiento en función de su ciclo de vida respectivo. El mantenimiento de los activos implica reparaciones oportunas, actualizaciones y reemplazos de activos. Este tipo de mantenimiento se registra en el software y los datos se utilizan posteriormente para determinar el rendimiento de los activos.

En los últimos años, ha habido un aumento de lo que se denomina "shadow IT" (su traducción sería "TI en la sombra"), que es el uso de dispositivos, software, sistemas de tecnología de la información, aplicaciones y servicios sin la aprobación explícita del equipo de TI. Si bien esto ha ayudado a reducir la dependencia de los equipos de TI, también plantea preocupaciones de seguridad y cumplimiento legal.Teniendo en cuenta esto, algunos beneficios de la gestión de activos informáticos son:

• Implementar visibilidad y responsabilidad: con una gestión eficiente de los activos informáticos se puede disponer de una fuente unificada de información sobre todos los activos actualmente en uso dentro de la organización. Así pues, un buen portal tendrá un panel de administración que compile datos de proveedores, garantías, plazos de arrendamiento y acuerdos, aumentando así la visibilidad y la responsabilidad. La información debe estar actualizada y mostrarse de manera clara y concisa. Todo ello permitirá a las organizaciones centralizar la información sobre sus activos y mantenerla ordenada.

• Mejorar el presupuesto y ahorrar dinero: con un proceso definido, se puede dar seguimiento al uso de los activos y optimizarlo. Además, la gestión de activos de TI puede evitar la futuras compras innecesarias para la organización, evitando así gastos no deseados.

• Garantizar el cumplimiento: en el caso de la shadow IT, pueden darse algunos problemas de cumplimiento. Así pues, es importante cumplir las políticas de seguridad corporativas y los requisitos normativos de la organización, entre otras regulaciones. Una buena gestión de activos de TI reduce los riesgos legales y de seguridad, asegurando que estén listos para ser auditados.

• Mejorar la productividad: la gestión de activos de TI (ITAM) también da apoyo a otros procesos de ITIL como la gestión de cambios y la gestión de problemas. Si un activo se ve afectado por un cambio, un problema o un incidente, se puede acceder de manera rápida y sencilla a la información para garantizar que haya un impacto mínimo. También ayuda a realizar el análisis de la causa raíz y llegar a una solución lo antes posible.

 

Planificación

Esta fase incluye la estrategia y decisiones acerca de cuáles activos se necesitan dentro de la organización, cómo obtenerlos, cómo se usarán y cómo serán financiados. La planificación suele implicar análisis de TCO y de costo/beneficio de las alternativas.

Adquisición

La procuración de activos a través de su construcción, compra, arrendamiento u obtención de licencias.

Asignación

Introducción del activo en el ecosistema de TI. Esto incluye la instalación, integración con otros componentes, establecimiento de procesos de operación/soporte, y suministro de acceso a los usuarios.

Mantenimiento

A medida que los activos se operan y usan, el mantenimiento, reparación, mejoras y reacondicionamientos pueden ser necesarios para maximizar el valor para los usuarios, prolongar la vida útil del activo, mitigar riesgos y reducir los costos de soporte.

Retiro

Al final de la vida útil del activo, este debe ser desechado o eliminado de cualquier otra manera. El retiro suele incluir el hacer la transición de los usuarios a otros recursos, la actualización de los registros de activos, la cancelación de acuerdos de soporte, la finalización de renovaciones de licencias y el inicio de la planificación de activos de repuesto.

1. Gestión de activos en la nube

Como su nombre indica, la gestión de activos en la nube se centra en la gestión de activos a través de servicios en la nube como Microsoft, Google, Amazon, etc.

2. Gestión de activos de hardware y software

Este se enfoca en la gestión de activos de hardware como laptops, estaciones de trabajo, teléfonos móviles, etc., y activos de software tales como aplicaciones.

3. Gestión de activos fijos

Este se centra en monitorear, como su nombre indica, activos fijos que van desde escritorios e impresoras hasta los servidores.

4. Gestión de activos digitales

En la gestión de activos digitales, las organizaciones utilizan herramientas para rastrear y gestionar contenidos digitales como productos multimedia, metadatos, licencias, acuerdos de licencia, etc.

A medida que los activos de una organización crecen, puede resultar muy difícil controlarlos manualmente, desde la compra hasta su retiro. Contar con el software de gestión de activos de TI adecuado puede ayudarle a centralizar su gestión a lo largo de su ciclo de vida.

• Gestionar licencias: al tener la posibilidad de acceder a todas las licencias de activos informáticos, puede tomar decisiones informadas. Puede hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de los acuerdos de licencia, verificar si el activo en cuestión corre el riesgo de incumplir un acuerdo de licencia o si tiene exceso de licencias, etc.

• Gestionar versiones de activos: el software de gestión de activos de TI puede ayudarle a monitorear las versiones de los activos y asegurarle que el software y el hardware desplegados están actualizados y son seguros según los últimos estándares.

• Gestionar activos digitales: utilizando un software de gestión de activos de TI puede dar seguimiento y gestionar sus activos digitales, como sus productos multimedia y sus derechos digitales

Funciones de un software de gestión de activos de TI

1. Gestión del ciclo de vida de activos

Utilizando un software de gestión de activos informáticos puede localizar rápidamente los activos (hardware o software) que estén instalados en cualquier sistema de su organización. Al controlar su adquisición y su costo, puede optimizar y mejorar la gestión de su ciclo de vida mediante una solución integrada y automatizada para administrarlos desde la adquisición hasta su retirada.

2. Seguimiento de activos

Puede monitorear todos los activos de su organización mediante datos centralizados. Esto implica recopilar información relacionada con el costo del activo, las licencias, las garantías, su ubicación, su estado, etc.

3. Gestión de inventario

Un software de gestión de activos de TI puede ayudarle con la gestión del inventario al administrar y rastrear todos sus activos tanto físicos como en la nube. Esto facilita la toma de decisiones informada sobre la adquisición, gestión y utilización de activos.

4. Gestión de contratos

Un software de ITAM puede ayudarle a administrar sus contratos y licencias para planificar eficazmente futuras renovaciones y optimizar el uso de sus licencias de SaaS. Puede renovar contratos, arrendamientos y licencias de manera inteligente para reducir costos, estar listo para auditorías, eliminar trámites y mejorar el cumplimiento de la normativa.

5. Gestión de activos de software

Un software de gestión de activos le ayuda a optimizar el uso de su software y a automatizar procesos para todos sus programas locales y aplicaciones SaaS. Con toda la información centralizada, puede controlar el gasto y mejorar la planificación. Además, puede restringir el uso no autorizado de TI y desplegar medidas de manera preventiva para evitar riesgos de seguridad y cumplimiento.

6. Gestión de SaaS

Puede obtener una visión completa de su SaaS, identificar aplicaciones redundantes y subutilizadas, obtener información útil y automatizar procesos de optimización. Al contar con una única fuente de información veraz, puede evitar suscripciones aisladas de SaaS y estar al tanto de las renovaciones con información precisa sobre su uso.

7. Base de datos de gestión de configuración (CMDB)

Con el software adecuado, puede obtener una CMDB que le sirva como fuente de información integrada para sus activos y su ciclo de vida completo. Esto mejora la prestación de servicios así cómo la gestión de sus activos. Con una visión a tiempo real de su infraestructura, puede administrar todos sus activos, mitigar riesgos y obtener un contexto completo sobre las dependencias y asociaciones en una sola ventana.

Hoy en dia existen muchos softwares para la gestión de activos de TI. A la hora de buscar uno, es importante elegir aquél que se alinee con las necesidades y objetivos de su negocio y que le ayude a ofrecer el mejor servicio. Algunas razones por las que es recomendable utilizar este tipo de software son:

1. Ahorro de dinero

Cada vez es mayor la dependencia de las organizaciones a servicios software e infraestructuras relacionadas. Por ello es importante reducir costos optimizando las licencias.

2. Dependencia de hojas de cálculo

Aunque parezca que utilizar hojas de cálculo es una forma precisa de controlar los activos, pueden resultar problemáticas cuando no se puede mantener un ritmo de actualización acorde a los cambios organizativos. Tener a un empleado manteniendo esas hojas puede ser engorroso y llevar a errores a largo plazo.

3. Aumento del shadow IT

Con la creciente dependencia de softwares, licencias y aplicaciones, los empleados a menudo compran y utilizan estos recursos sin el conocimiento del equipo de TI. El uso de aplicaciones y licencias de manera no autorizada conlleva un alto riesgo y un aumento de los gastos.

El software de gestión de activos de TI adecuado puede:

• Ayudarle a crear y mantener una base de datos de activos centralizada para su organización.
• Proporcionar información en tiempo real sobre los activos y su soporte técnico mediante tickets de soporte.
• Tomar decisiones informadas sobre el uso de los activos en base al costo de gestionarlos.
• Asignar a los usuarios los activos adecuados para que sus empleados tengan los recursos técnicos necesarios a su disposición.

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