Gestión de proyectos, ¿qué es y para qué sirve?

En todas las compañías es necesario desarrollar estrategias orientadas al cumplimiento de objetivos. Para lograrlo, se deben tener en cuenta múltiples factores, desde contar con un excelente ambiente laboral, hasta determinar las herramientas, recursos y personal adecuado para cumplir ese objetivo inicial.

La gestión de proyectos (o Project Management Software, por su nombre en inglés) se encarga de la gestión de cada una de las acciones que van encaminadas al cumplimiento de ese determinado objetivo.

Sin importar el tamaño de su empresa, a lo largo de su vida creará múltiples proyectos que necesitarán determinar cuáles son los recursos adecuados para completarlos de manera adecuada, veloz y con el menor costo posible.

Además, es esencial contar con un buen trabajo en equipo, ya que una gestión efectiva del proyecto, desde el comienzo hasta el fin, será lo que determinará su éxito.

Ahora bien, para comprender qué es la gestión de proyectos, debemos empezar definiendo qué es un proyecto.

Se entiende por proyecto a la planeación de actividades que en conjunto logran un único resultado, por ejemplo:

  • La solución de un problema específico;
  • La creación de un producto o servicio;
  • La creación de estrategias que beneficiarán a la compañía.

Iniciar cualquier proyecto implica entender cuál es el objetivo específico del mismo. Por lo tanto, el primer paso es reunir al equipo encargado de su desarrollo y definir qué se quiere lograr con el proyecto y cuáles son los principales resultados que se esperan de él.

En segundo lugar, hay que determinar las estrategias a implementar. Para ello es recomendable tener en cuenta factores como la posibilidad de que el proyecto crezca; la importancia y relevancia que tiene en el desarrollo de la empresa y sus actividades; y la complejidad de las tareas que deberán ser realizadas para el efectivo cumplimiento del proyecto.

En pocas palabras, la gestión de proyectos sirve para organizar todo ese proceso y, en última instancia, multiplicar los beneficios que brinda a la organización.

Estos beneficios pueden ser, entre otros:

  • Resultados económicos (ampliación de sedes, ganancia de clientes, crecimiento en redes sociales).
  • Beneficios varios (reducción de costos, mejoras en el ambiente laboral o instalaciones).
  • Objetivos estratégicos (duplicar ganancias, rendimiento, mejora en resultados).

Herramientas para la gestión de proyectos

Son muchas las empresas que están lograron sus objetivos mediante un software para la gestión de proyectos, ya que, además de brindar claridad antes de iniciarlos, proporciona seguridad sobre cada decisión y movimiento que se tome.

Por otra parte, permite encontrar falencias que pueden ser mejoradas durante el proyecto y mejorar procesos internos de la compañía, su rentabilidad y tiempos de producción.

A simple vista puede parecer fácil realizar una gestión de proyectos. Bastaría tan solo reunir al equipo de trabajo y plantear objetivos.

Sin embargo, iniciar un proyecto sin gestión, es un desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos.

¿Por qué? Porque la gestión de proyectos va más allá de coordinar actividades; es en realidad un cambio y evolución a nivel corporativo.

¿Cómo realizar una correcta gestión de proyectos?

Además de definir el objetivo al que se quiere llegar, una gestión de proyectos [ap1] debe cumplir con ciertos parámetros para garantizar su efectividad.

De hecho, este proceso ha sido adoptado por tantas compañías que incluso se ha creado un modelo estandarizado para la gestión de proyectos, el cual consta de 5 fases:

 

Etapas de una gestión de proyectos

etapas de gestion de proyectos desde estudio a planificacion ejecucion seguimento y cierre

Metodologías para la gestión de proyectos

Sabemos que cada proyecto dependerá, de la necesidad, el problema o el objetivo que quiere lograrse.

Por esa razón existen diferentes metodologías de gestión de proyectos que se adaptan a las necesidades específicas de cada proyecto y que permiten cumplir con su objetivo mientras se optimiza tiempo/dinero, sin dejar de lado la calidad.

Los métodos más utilizados para la gestión de proyectos son:

1. Diagrama de Gantt

Este método es uno de los más conocidos y utilizados debido a su simplicidad, ya que utiliza un diagrama en donde se explican con detalle las actividades y tareas de cada proyecto junto con los encargados de realizarlas.

Además, en este diagrama se ve reflejado el progreso de cada tarea, explicando en detalle el avance de cada una de las actividades realizadas.

El diagrama de Gantt funciona también como cronograma de actividades, lo que ayudará a llevar un seguimiento y control durante el proceso y para así mejorar la ejecución y alcance del proyecto.

2. Método tradicional: CPM/PERT

Se compone de diferentes etapas secuenciales, en donde se debe terminar una para empezar con la siguiente.

Durante estos procesos, es necesario generar y archivar informes en donde deben mencionarse los problemas, ganancias y beneficios del proceso, documentando cada fase de inicio a fin.

La ventaja de esta metodología de gestión es la capacidad que brinda a cada miembro del equipo de validar información y que permite un control total por parte de los responsables del proyecto gracias a una lista de tareas.

Por último, tiene la posibilidad de ser complementada con dos tipos de enfoques:

CPM
PERT

Se encarga de diseñar una ruta de ejecución para cada una de las actividades, esta ruta debe seguirse al pie de la letra para garantizar la efectividad de cada una de las actividades.

Para facilitar este proceso, se deben simplificar al máximo cada una de las tareas y definir una lista de prioridades.

Con esta metodología se pueden proyectar tiempos estimados de cada tarea y del proyecto en su totalidad.

Con los resultados de este análisis y de las herramientas de gestión de proyectos se generan rutas para prevenir la desviación de las actividades y asegurar el cumplimiento de objetivos.

3. Agile

Esta metodología se destaca por dividir cada una de las tareas y actividades en procesos más cortos con tiempos establecidos de cumplimiento. Este proceso le agrega valor, calidad y compromiso a cada una de las actividades, sin dejar de lado el cumplimiento de entregas y fechas establecidas.

4. Change management o control de cambio

El enfoque principal es la prevención de riesgos, planificando estrategias que permitan tomar el control a tiempo, antes de que se produzca un problema potencialmente irremediable.

A pesar de que estas son las principales metodologías que suelen emplearse para la gestión de proyectos, existen muchas otras que se pueden ajustarse al correcto desarrollo y desempeño de su proyecto.

Gestión de proyectos para Tecnología de la Información (TI)

Dentro de una organización o empresa, las tecnologías de la información son uno de los lugares más comunes donde se utiliza la gestión de proyectos.

Esto ocurre porque la mayoría de las inversiones e iniciativas de TI se ajustan al perfil de “proyecto”, ya que tienen un calendario limitado, un alcance definido, resultados/objetivos deseados y un conjunto de recursos que deben coordinarse.

En pocas palabras, la gestión de proyectos de TI es una subdisciplina de la gestión de proyectos, en la que se planifican, ejecutan y controlan los proyectos de tecnología.

Todo comienza en el nivel del portafolio (o cartera de servicios y productos). Allí, la visión estratégica de la organización se transforma en medidas de valor y se identifican posibles inversiones y sus respectivos beneficios.

La mayoría de las organizaciones tienen un conjunto limitado de recursos financieros, humanos y técnicos disponibles. Por eso, gestionar una cartera de proyectos ayuda a la organización a seleccionar los mejores proyectos para generar el valor deseado, con los recursos disponibles.

Al utilizar procesos estructurados, la organización puede seguir el rendimiento de cada proyecto de la cartera, además de conocer el valor que entrega cada una de las tareas que lo conforman.

En los últimos años, las empresas han incorporado algunas metodologías populares de la gestión de proyectos y las han aplicado en sus proyectos de TI, entre ellas: Waterfall, Scrum (utilizada en el desarrollo de software) y la ya mencionada, Agile.

Cada una de estas variantes tiene características únicas que repercuten en el tiempo en que se demora en obtener valor, la forma en que interactúan los miembros del equipo y la manera en que el proyecto se integra con otros proyectos de la cartera de la organización.

Ahora bien, todas estas metodologías tienen algo en común: Pueden ser más eficientes si son aplicadas a través de un software de gestión de proyectos de TI, como Freshservice.

Beneficios de contratar un software para la gestión de proyectos TI

Nuestra solución en la nube para la gestión de proyectos TI ofrece diferentes metodologías que pueden ser implementadas dependiendo de la necesidad de su compañía.

Nuestro principal objetivo es cumplir con los suyos.

Por lo tanto, aseguramos un completo acompañamiento y efectividad desde el inicio hasta el fin de cada tarea y estrategia, brindando múltiples beneficios al desempeño de su compañía.

Estos son los principales beneficios que nuestro software para la gestión de proyectos TI le brindará a su negocio:

1. Análisis de tiempos y recursos

Cada compañía cuenta con objetivos diferentes. Por eso, uno de los pasos más importantes es el análisis previo al inicio de cada proyecto, ya que, al entender sus necesidades específicas, se podrán diseñar actividades personalizadas que se ajusten al contexto de cada empresa.

Una correcta gestión ayudará a definir tiempos y recursos, evitará gastos innecesarios e incluso puede llegar a proyectar un retorno de inversión, sin siquiera estar iniciado el proyecto. De esta manera, se garantiza que cada proceso traerá beneficios, lo que otorga valor real y rentabilidad al proyecto.

2. Liderazgo

Sin un gestor, los proyectos podrían estar encaminados de manera incorrecta y no llegar a cumplir sus objetivos. El liderazgo en un proyecto evita la confusión entre las actividades y orienta el rumbo de una manera eficaz para alcanzar el éxito.

3. Visión

Es importante tener una visión del proyecto antes de empezarlo. Solo así se podrán prevenir muchas situaciones que pueden no ser convenientes y anticipar tantas otras, sin importar el método que se emplee.

Freshservice le ayudará visualizar y planificar cada proyecto, priorizar tareas, identificar riesgos, optimizar los tiempos, y desarrollar cronogramas que permiten un mayor control y manejo del proyecto durante todas sus etapas.

4. Control de calidad

Un gerente de proyectos se encargará de apoyar a cada uno de los miembros del equipo de trabajo durante sus tareas y verificará sus resultados una vez las entreguen. Por esta razón, la gestión de proyectos garantiza la calidad del proceso en cada una de sus fases.

5. Prevención de riesgos

Una planificación detallada permitirá identificar y mitigar los riesgos que puedan presentarse. En una correcta gestión de proyectos se analizarán los posibles problemas que pueden surgir, incluso antes de empezar el desarrollo del proyecto.

Por lo tanto, durante su gestión y avance, podrán reducirse costos, esfuerzos y pérdida de tiempo en la solución de problemas.

6. Orden

Gracias a la gestión de proyectos, cada proceso quedará almacenado en una base de datos automatizada que puede ser modificada por cada miembro autorizado del equipo, acortando tiempos, evitando frustraciones y aumentando la productividad durante cada tarea.

Además, esta claridad en los procesos permitirá un mayor entendimiento de las funciones y actividades a desarrollar, garantizando que el proyecto esté alineado a la estrategia inicial y al cumplimiento de objetivos. 

7. Aprendizaje

Al realizar informes del proceso y de cada resultado, se conocerán errores recurrentes y soluciones que pueden emplearse en futuras gestiones y proyectos a realizar. De esa manera, cada revisión puede ser analizada, sistematizada y será tenida en cuenta en el futuro.

La gestión de proyectos con Freshservice

Además de estos beneficios, Freshservice garantiza que, desde un comienzo, las tareas estén perfectamente alineadas y gestionadas para minimizar el estado de riesgo y asegurar que cada proceso se ajuste perfectamente al contexto y objetivo de su empresa.

Sin importar los problemas que surjan durante su proyecto, Freshservice se encargará de encaminarlo nuevamente sin la necesidad de realizar una nueva gestión (que tiene costos innecesarios).

El liderazgo que brinda una gestión de proyectos le permite a su equipo y compañía tener la tranquilidad de que el tiempo invertido en cada tarea traerá beneficios para todos, además de proporcionar motivación, visión y control durante cada actividad realizada.

El enfoque brindado a cada una de las tareas permite, además de especificar a cada miembro del equipo sus responsabilidades y evitar confusiones, impulsar el cumplimiento en los tiempos de entrega, sin perder los objetivos que han sido previamente definidos bajo expectativas claras y realistas, con presupuestos estimados y tiempos de entrega razonables.

Cada tarea entregada será validada por un correcto control de calidad o un Project Manager, para así garantizar su efectividad dentro del proyecto y verificar que el camino que está tomando la estrategia sea el adecuado para lograr los objetivos.

Por último, seguro habrá ocasiones en las que estas entregas no sean adecuadas debido a factores y problemas impredecibles. Por eso mismo, Freshservice garantiza una gestión de riesgos, capaz de disminuir problemas y evitar la creación de nuevos, de manera organizada y automatizada.