PMI의 2017년 글로벌 프로젝트 관리 설문조사에 따르면, 경영진의 37%가 조직 내 프로젝트 실패의 두 가지 주요 원인은 “진척 상황을 측정할 수 있는 명확한 목표와 이정표가 부족하기 때문”, 그리고 “전략 구현 시 규율이 부족했기 때문”이라고 답했습니다.
프로젝트의 성공 여부를 결정할 만큼 중요한 목표 설정과 규율, 이것이 의미하는 바는 무엇일까요. 하나의 프로젝트를 들여다보면 여러 가지 파트로 분류되고 여기에는 수많은 작업, 즉 ‘태스크(task)’들이 수반됩니다. 이러한 각 파트의 태스크가 모여 하나의 프로젝트를 이루는 것이므로, 전체 프로젝트를 성공으로 이끌기 위해서는 목표와 이정표를 명확하게 설정하고 각 파트가 규율을 따르도록 하는 것이 중요합니다.
그렇다면 프로젝트의 성패를 좌우하는 ‘태스크 관리’란 무엇인지, 그리고 태스크 관리를 성공적으로 도와주는 툴에는 어떤 것들이 있는지 알아보도록 하겠습니다.
태스크 관리는 프로젝트의 작업을 처음부터 끝까지 단계별로 모니터링하는 프로세스입니다. 여기에는 실시간으로 발생할 수 있는 변경 사항을 수용하기 위한 적극적인 의사결정이 수반되며, 작업의 성공적인 완료를 최종 목표로 합니다.
태스크 관리는 프로젝트 관리
의 중요한 측면 중 하나입니다. 일반적으로 프로젝트의 작업을 분류할 때 프로젝트를 관리 가능한 파트로 나누고, 이러한 파트는 더 작은 섹션인 ‘태스크’로 구성되며, 이 태스크는 가장 낮은 수준의 하위 태스크들로 구성됩니다. 이러한 태스크를 우선순위에 따라 관리하는 동시에 비용 및 스케줄 기준을 준수하는 것이 태스크 관리의 기본입니다.
태스크 관리 툴은 팀 또는 개인이 태스크 관리를 더 생산적이고, 효율적으로 할 수 있도록 돕는 도구를 말합니다. 일반적으로 태스크를 관리하는 방법은 다음의 세 가지 범주로 나눌 수 있습니다.
어떤 태스크 관리 툴이 팀에 가장 적합한지 결정하는 것은 각 비즈니스의 결정권자에게 달려 있습니다. 하지만, 프로젝트를 성공적으로 완수할 수 있는 가장 확실한 태스크 관리 툴은 바로 ‘클라우드 기반의 소프트웨어’입니다.
클라우드 기반의 소프트웨어를 활용한 IT 태스크 관리가 가장 쉽고 확실한 태스크 관리 툴인 이유가 있습니다. 바로 하나의 통합 시스템을 통한 시간 관리 및 협업 생산성 향상의 측면에서 다른 방식과는 월등한 차이를 보이기 때문입니다.
예를 들어, 모든 기록을 일일이 손으로 작성하던 옛날의 수기 방식에는 여러 단점이 존재했습니다. 중요하지 않은 세부 작업들을 처리하느라 많은 작업 시간이 소요되고(비생산성), 계산 오류나 정보 누락과 같은 사람의 실수 등 리스크가 존재하며, 공유를 통한 협업이 힘들다는 문제(비효율성)가 있었습니다. 이를 보완한 엑셀과 같은 전자 툴의 도입이 비즈니스에 혁신을 가져오며 각 산업의 발전에 크게 기여했다는 것은 모두가 아는 사실입니다.
하지만 이러한 전자 툴 역시 완벽하지는 않습니다. 협업에 있어 실시간 업데이트가 힘들고, 오류 발생 시 데이터 손실이나 시스템 다운 등의 문제가 존재합니다. 기업 간에, 그리고 전 세계에 분포하는 글로벌 팀 간의 협업에서는 빠른 공유와 자동화를 통한 시간 관리가 비즈니스에 엄청난 영향을 미칩니다.
따라서, 작업의 우선순위 설정, 시간 관리, 마감일 설정, 진행 상황 추적 및 커뮤니케이션 등 모든 협업 기능을 한 곳에서 통합 관리할 수 있는 클라우드 기반의 소프트웨어가 여러 프로젝트를 동시에 관리하는 가장 쉽고 스마트한 방법입니다.
각자의 세부 업무는 다르더라도, 우리는 비즈니스 내에서 모두 비슷한 목적을 갖고 있습니다. 바로 제한된 시간 동안 많은 일을 해내는 것입니다. 시간 관리와 태스크 관리 모두 ‘협업’ 및 ‘작업 완료’와 직결된 비즈니스의 필수 요소입니다. 그렇다면 시간 관리와 태스크 관리는 어떻게 다를까요?
먼저, 시간 관리는 특정 작업(task), 프로젝트 또는 목표에 시간을 얼마나 할애할지 계획하고, 구성하는 프로세스입니다. 이는 더 효과적으로 일하기 위해 주어진 활동에 얼마나 많은 시간을 소비할지를 의식적으로 통제하는 것을 포함합니다. 시간이 어떻게 사용되고 있는지 추적하고, 방향을 정함으로써 비생산적인 활동에 드는 시간을 줄일 수 있습니다. 시간 관리는 계속해서 마감일을 기준으로 업무를 처리해야 하는 사람들에게 적합한 옵션입니다.
하지만 시간 관리의 문제점은 모든 작업을 ‘시간’을 기준으로 수행한다는 기본 전제에 있습니다. 시간 계획을 잘 세워 제한된 시간에 가능한 최대한의 업무를 처리한다고 해도, 항상 더 많은 일이 기다리고 있습니다. 예를 들어, 업무 시간 내에 가능한 최대한 많은 이메일에 답장한다고 가정해보겠습니다. 한 번으로 끝나는 일회성 작업이 아닌 이상, 계속되는 업데이트와 추가 업무가 진행될 것입니다. 이는 또 다른 업무 과부하를 초래하고, 악순환이 계속될 것입니다. 스트레스와 압박은 결국 업무 효율성의 저하를 가져오게 됩니다.
반면에 태스크 관리는 단순히 ‘수행되어야 할 작업’을 기준으로 합니다. 태스크 관리는 계획, 개발, 완료 등 다양한 단계를 통해 작업을 관리하는 프로세스로, 명확한 목표를 설정하고 이를 달성하도록 함으로써 개인과 그룹 차원에서 모두 효과가 있습니다.
시간 관리보다 태스크 관리가 더 쉬운 이유는 명확한 제한 사항이 있기 때문입니다. 수행해야 할 구체적인 태스크 목록이 존재하며, 우선순위를 정해 해당 작업을 가장 효율적이고 빠르게 완수할 수 있는 인력과 스케줄을 따라 진행됩니다. 또한, 태스크 관리 툴을 사용할 경우 진행률 추적을 통해 작업의 진전을 확인할 수 있으며, 문제가 있는 경우 빠른 극약처방이 가능합니다. 즉, 태스크 관리는 최적의 시나리오대로 프로젝트를 완수할 수 있도록 비즈니스에 효율적이고 생산적인 솔루션을 제공합니다.
새 기능, 작업 항목, 결함 등 작업 유형을 정의합니다. 팀의 구성원 및 모든 관계자들이 해야 할 일을 이해하는 데 도움이 됩니다.
모든 팀 구성원이 우선순위 시스템을 이해하도록 합니다. 이를 위해서는 우선순위의 다양성에 대한 연습이 필요합니다. 예를 들어, 1순위가 가장 중요하고 3순위가 가장 중요하지 않다고 가정했을 때, 모든 작업을 1순위로 지정하는 것은 말이 되지 않습니다.
태스크가 적절한 팀원에게 올바르게 할당되도록 합니다. 또한, 태스크의 소유권이 명확하고 합리적인지 확인합니다. 업무량이 균형 잡히고 공정해야 하며, 필요 시 다른 팀 구성원으로부터 도움을 쉽게 받을 수 있어야 합니다.
계획의 단계별 목표를 위한 작업, 즉 ‘타깃’을 지정합니다. 남은 과제와 이슈를 계획과 다시 연관시킬 수 있다면, 지표를 통해 진행률을 측정하기가 쉬워집니다. 이는 팀원들이 계속 집중하고 공동의 목표를 향해 노력할 수 있게 합니다.
각 태스크에 대한 전체 작업 기록을 유지합니다. 이는 현재 남아 있는 문제, 계획 개선 방법, 프로세스 문제 이해 및 수정, 그리고 산업 표준을 준수하는 데 도움이 됩니다.
태스크 관리 툴을 사용하면 모든 팀 구성원이 자신의 계정에 액세스하여 할당된 모든 작업에 대한 자신의 일정, 작업 목록 및 지정된 만료 날짜 등을 확인할 수 있습니다. 또한 파이프라인의 모든 프로젝트를 한눈에 볼 수 있습니다. 모든 태스크와 작업 중인 팀 구성원이 표시되므로 향후 프로젝트에 대한 용량을 더 잘 예측할 수 있으며, 동시에 여러 프로젝트에서 작업하도록 사용자를 스케줄링 할 수도 있습니다. 이는 팀 구성원들이 협업 및 프로젝트를 수행하는 가장 쉬운 방법입니다.
구체적으로 태스크 관리 툴을 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
IT 프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)의 일부로서, IT 서비스 제공과 결합된 태스크 관리는 일관된 비즈니스 결과를 보장하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.
전문 IT 태스크 관리 툴 Freshservice를 사용해보고 IT 서비스 관리에 미치는 긍정적인 영향을 경험해 보십시오.
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