칸반(Kanban)이란?

칸반의 개념

칸반(Kanban)은 단계별 작업 현황을 열(column) 형식의 보드 형태로 시각화하는 프로젝트 관리 방법을 말합니다. 각 열(column)은 작업의 단계를 나타내며, 열마다 개별 작업을 나타내는 카드가 표시됩니다. 칸반 보드를 통해 작업이 시작되어 완료될 때까지 단계별로 진행 상황을 확인할 수 있어 효과적으로 팀의 협업을 관리할 수 있습니다.

칸반의 역사를 살펴보면, 일본의 도요타 자동차의 생산시스템에서 유래된 용어로 적시 생산 방식 (JIT; Just in Time) 시스템의 생산통제수단으로 개발되었습니다. 수요를 예측해서 생산하는 예전 방식에서 발생하는 낭비를 최소화하고, 대신 소비자의 수요에 따라 필요한 때에 필요한 물건을 필요한 양만큼만 만들어서 보다 빨리, 보다 싸게 생산 및 공급하기 위한 목적으로 활용되었습니다.

칸반 프레임워크는 지난 수십 년 동안 디지털화하고, 조정 및 개선되어 오늘날 많은 기업에서 사용하는 프로젝트 관리 시스템이 되었습니다. 현대식 칸반 프레임워크는 효율적인 팀의 협업 및 작업 관리를 위한 온라인 형태의 시각적 프로젝트 관리 방법입니다.

칸반(Kanban)이란? 단계별 작업 현황을 열(column) 형식의 보드 형태로 시각화하는 프로젝트 관리 방법을 말합니다 칸반(Kanban)이란? 단계별 작업 현황을 열(column) 형식의 보드 형태로 시각화하는 프로젝트 관리 방법을 말합니다

칸반의 이점

오늘날 칸반은 비즈니스 환경에서 가장 인기 있는 형태의 비주얼 프로젝트 관리 방식 중 하나입니다. 모든 팀의 관계자가 프로젝트의 작업 현황을 한눈에 확인할 수 있고, 이를 바탕으로 작업 관련 인사이트를 얻는 데 효과적이기 때문입니다. 칸반의 주요 이점은 다음과 같습니다.

1. 가시성 확보 - 팀에 풍부한 요약 정보를 제공할 수 있습니다.

칸반 보드를 구축하면 개별 작업 또는 결과물을 한눈에 볼 수 있습니다. 칸반 보드의 각 작업 카드는 해당 작업을 할당받은 담당자, 마감기한 날짜 및 우선순위, 또는 작업의 유형과 같은 다양한 요약 정보를 표시합니다. 작업 관리 도구를 사용하면 카드를 확장하여 작업 세부 정보, 컨텍스트, 관련 파일 등을 볼 수도 있습니다.

2. 커스터마이징 - 팀의 니즈에 맞게 사용자 정의가 가능합니다.

일반적으로 칸반 보드의 열은 작업 단계(예: 작업 요청, 진행 중, 완료)를 표시합니다. 그러나 팀의 니즈에 따라 원하는 것을 표시할 칸반 보드의 열을 직접 설정할 수도 있습니다. 작업 담당자 및 책임, 마감 기한 등을 기준으로 열을 작성할 수 있습니다.

1st State of Kanban의 보고서에 따르면, 기업이 칸반 방식을 택하는 주된 이유는 ‘업무 가시성 확보’이다. 1st State of Kanban의 보고서에 따르면, 기업이 칸반 방식을 택하는 주된 이유는 ‘업무 가시성 확보’이다.

칸반 프로세스

칸반 프로세스 설명 - IT 프로젝트 관리 소프트웨어 Freshservice 칸반 프로세스 설명 - IT 프로젝트 관리 소프트웨어 Freshservice

1. 워크플로우 시각화

칸반에는 기본적으로 3개의 열이 있습니다.

칸반 카드를 사용하여 모든 개별 작업을 생성하고, 각 카드는 작업이 진행됨에 따라 다음 단계로 이동합니다. 작업 상태가 다음 단계로 원활하게 이동하는 것이 가장 이상적이지만, 실제로는 병목 현상과 장애가 발생하는 것이 일반적입니다.

2. 진행 중인 작업 제한하기

칸반을 통해 프로젝트를 관리할 때, 관리 가능한 수만큼의 작업 항목이 활성화되도록 제한할 수 있습니다. 이때, 단계별로 활성화 가능한 최대 작업의 수를 설정하면 작업 처리가 가능할 때만 카드가 다음 단계로 이동됩니다.

3. 흐름 관리

흐름이란 생산 공정을 통해 작업 아이템을 예측 가능하며, 지속 가능한 속도로 이동하는 것을 의미합니다. 칸반 시스템을 시행하는 주요 목표는 원활하고, 건강한 프로젝트 흐름을 만드는 것입니다. 업무 프로세스를 관리하여 칸반 시스템을 통해 작업을 더 빠르게 수행할 수 있는 방법을 이해하는 데 집중해야 합니다.

4. 프로세스 정책 명시

프로세스가 명확하게 정의 및 공지되어야 개선점을 찾을 수 있습니다. 팀원들 모두가 공통의 목표를 잘 이해하고 있을 때, 효율적으로 일하고 올바른 결정을 내릴 수 있습니다.

5. 피드백 루프

작업의 민첩성을 높이려면 피드백 루프 구현은 필수입니다. 이는 조직이 잠재적인 변화에 적절히 대응하고, 이해관계자 간에 지식을 이전하는 데 도움이 됩니다.

칸반의 종류

프로덕션 칸반

가장 기본적인 형태의 칸반으로, 생산 지시 칸반이라고도 합니다. 제조에서 소프트웨어 개발에 이르기까지 다양한 분야에서 사용됩니다. 프로덕션 칸반은 특정 시간에 완료해야 하는 모든 항목을 포괄적으로 나열하는 것으로 시작합니다.

워크 스테이션에서 필요한 자재 유형 또는 작업을 요청하는 카드를 시설 내의 영역에 제공하면 프로덕션 칸반 카드는 생산 시스템을 시작하라는 신호를 보내며, 생산해야 할 물건의 질과 양을 설명합니다.

인수 칸반(이동 칸반)

인수 칸반 시스템은 품목 및 부품의 ‘이동’과 관련이 있습니다. 기업이 물리적인 제품을 생산하든, 디지털 제품을 생산하든, 일부는 다른 분야 팀들의 작업이 필요합니다. 한 팀이 맡은 작업을 완료하면 다음 작업을 위해 다른 담당 팀이나 생산 영역으로 넘어갑니다. 이를 위해 후속 공정팀은 인수(이동) 카드를 사용하여 이전 공정팀으로부터 작업을 인수할 준비가 되었다는 것을 알립니다. 팀이 작업할 준비가 되면, 이전 작업 섹션에 카드를 보내 신호를 주는 것입니다. 이때, 일반적으로 카드에 필요한 작업 항목의 수를 지정할 수 있습니다.

칸반의 6가지 규칙

칸반의 6가지 규칙 - Freshservice 칸반의 6가지 규칙 - Freshservice

칸반의 6가지 규칙이 생산과 지식 업무에 어떻게 적용되는지 알아보겠습니다.

1. 결함이 있는 제품은 통과시키지 않습니다.

품질 기준과 수준이 팀의 목표 기대치를 충족하지 못하는 제품을 통과시켜서는 안 됩니다. 불량품(혹은 디지털 제품인 경우, 오류나 이슈가 있는 제품)은 생산 및 개발 라인에서 제거 및 처리해야 합니다. 이를 통해 시간과 비용 등 자원 낭비가 줄어들며, 양질의 제품만이 고객에게 전달되어 고객 불만이 줄어듭니다.

예를 들어, 소프트웨어 개발에서는 애플리케이션이 출시되기 전에 엄격한 품질 보증 테스트를 거칩니다. 기능 및 성능 테스트 등이 있을 수 있습니다. 이러한 테스트를 통과하여 팀이 동의하는 경우, 그 때야 비로소 제품을 시장에 출시할 수 있습니다.

2. 필요한 것만 챙기세요.

성공적인 칸반 구현을 위해서는 필요한 프로세스만 끌어내야 합니다. 이를 통해 과잉 생산을 방지하고, 비용을 절감하며, 시장의 요구에 맞게 비즈니스를 운영할 수 있습니다.

이 규칙을 적용하는 것은 매우 간단합니다. 지식 작업의 경우, 고객 요청이나 주문이 필요할 때만 작업하는 것으로 볼 수 있습니다. 이는 백로그*의 우선순위를 따라 작업한다는 것을 의미하기도 합니다.

참고 | 백로그 (backlog): 기업에서 이미 정보 시스템에 대한 개발 계획을 수립했지만 우선적으로 개발해야 하는 다른 시스템으로 인해 개발을 보류한 시스템.

3. 정확한 수량을 생산합니다.

칸반의 여섯 가지 규칙 중 세 번째 규칙은 두 번째 규칙과 함께 적용됩니다. 필요한 것만 챙기며 필요한 양의 제품만 정확히 생산하게 됩니다.

예를 들어, 고객이 앱에서 보고서를 다운로드할 수 있는 기능을 원할 경우, 인쇄 기능까지 추가할 필요가 없습니다. 즉, 최소 요구사항에 집중하는 것입니다. 시장에서 요구하는 대로 또는 제품 방향에 따라 제품을 구축하면 됩니다.

4. 생산 수준을 안정적으로 유지합니다.

안정적인 작업 흐름을 위해서는 칸반 시스템 내의 모든 단위가 제한된 담당자(또는 처리 시스템)의 작업량에 따라 작업 항목의 수를 처리해야 합니다. 예를 들어, A 기계는 500대를 생산할 수 있지만, 후속 공정인 B 기계는 한 번에 300대만 처리할 수 있다고 가정해 보겠습니다. 만약 A 기계가 500개를 생산하게 한다면 한 번에 300대만 처리할 수 있는 B 기계에는 병목 현상이 발생할 것입니다. 이를 방지하고, 원활한 작업을 진행하기 위해서는 A 기계의 생산량을 300개로 제한해야 합니다.

지식 작업에서는 칸반의 모든 단계의 작업량을 측정하여 이를 확인할 수 있습니다. 병목 현상을 발견한 경우, 리소스를 늘리거나 담당자(작업 처리자)를 기준으로 ‘진행 중’ 작업 수에 제한을 설정하여 부담을 완화할 수 있습니다.

5. 프로덕션 또는 프로세스 최적화를 위해 미세 조정합니다.

칸반을 구현하고 나면, 다음 목표는 칸반 시스템을 활용하여 문제점 및 개선 기회를 노출하는 것입니다. 이를 위해서는 작업이 어떻게 진행되는지 자세히 살펴보고, 성과를 측정해야 합니다. 리드 타임, 사이클 타임, 처리량과 같은 칸반 측정 기준은 팀이 작업에 대한 정량적이고, 객관적인 평가를 받는 데 도움이 됩니다. 흐름도를 통해 병목 현상을 발견하고, 팀이 경험, 문제점 및 개선 제안 등에 대해 논의한 다음, 이를 해결할 솔루션을 구축하는 정기적인 팀 검토 미팅이 도움이 될 것입니다.

6. 프로세스를 안정화하고 표준화합니다.

팀의 운영 방식에 대해 모두가 이해할 수 있도록 프로세스를 문서화하고, 프로세스 표준은 정책에 의해 관리되어야 합니다. 기준이 명시되어 있으면 팀이 예측 가능성과 일관성을 가지고 운영할 수 있는 강력한 기반이 됩니다. 또한, 프로세스를 세부적으로 조정함에 따라 정책 및 표준은 시간이 지남에 따라 발전할 수 있습니다.

ITSM 소프트웨어를 통해 칸반 시스템 시작하기

칸반 보드는 작업을 시각화하는 데 효과적이기 때문에 프로젝트 관리 도구의 핵심 구성요소로 꼽힙니다. 일부 기업에서는 화이트보드와 펜을 사용하는 방식의 칸반 시스템을 사용하는데요. 이러한 전통적인 방식의 칸반은 소규모 기업의 경우, 프로젝트의 흐름과 가시성을 확보할 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 하지만 칸반 시스템을 프로젝트에 도입하고자 하는 중견 기업 이상 규모의 조직이라면, 수기로 관리하는 방식보다는 ITSM 소프트웨어의 칸반으로 시작하는 것이 좋습니다. 이는 마치 비즈니스 환경에서 수기 작성 방식이 전자 툴 및 클라우드 방식으로 전환됨에 따라 사람의 실수로 인한 오류가 감소하고, 업무의 생산성은 향상하며, 물리적으로 멀리 떨어져 있는 팀과도 효과적으로 협업할 수 있게 된 것과 같습니다.

Freshservice ITSM 솔루션을 사용하면 칸반 보드를 쉽게 만들고, 실시간 프로젝트 대시보드로 프로젝트의 진행 상황을 시작부터 종료까지 한눈에 확인할 수 있습니다. 프로젝트의 모든 세부 정보를 하나의 창에서 간편하게 확인하고, 발생한 모든 사항을 기록 및 추적하는 작업 로그로 프로젝트의 세부 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 마지막으로, Freshservice의 스마트한 통합 기능을 통해 칸반 보드 내에서 팀원들과 작업에 관한 의견을 나누고, 프로젝트 진행 상황을 알려주는 추적 표시 기능을 통해 마감 기한 위반 시 알림을 받을 수도 있습니다.

사람이 수동으로 처리하기 힘든 작업을 효과적으로 관리하도록 도와주는 Freshservice의 ITSM 소프트웨어를 통해 효과적으로 팀의 프로젝트를 관리하고, 작업과 관련된 인사이트를 얻어 더 나은 의사결정을 내리세요!