프로젝트 관리란?

프로젝트 관리는 해당 조직의 기준에 따라 특정 목표를 성공적으로 달성하기 위해 프로젝트의 계획, 목표, 이정표 및 결과물을 구성하고 팀 구성원, 일정 및 예산을 관리하는 프로세스를 말합니다. 프로젝트 관리에는 한정된 시간 범위와 예산이 존재하며 최종 결과물을 수반합니다.


프로젝트 관리를 단순한 '관리'와 구분하는 두 가지 핵심 요소는 최종 결과물과 유한한 시간 범위입니다. 지속적으로 진행되는 프로세스인 관리와는 달리, 프로젝트 관리에는 명확한 목표와 이를 달성하기 위한 제한된 시간이 존재하고, 프로젝트의 종료 시 해당 목표에 따른 최종 결과물을 얻게 됩니다. 이 때문에 프로젝트 전문가에게는 광범위한 기술, 그리고 확실한 인력 관리 능력과 우수한 비즈니스 인지도 등이 필요합니다.

프로젝트 관리에는 다음과 같은 필수 프로세스가 포함됩니다.

  • 프로젝트 타당성 평가: 적절한 기간 내에 주어진 비용(예산)으로 프로젝트를 성공시킬 수 있는지 여부를 결정합니다. 프로젝트 관리 삼각형을 사용하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.
  • 프로젝트 관리 계획을 만듭니다.
  • 주요 프로젝트 결과물(최종 제품, 서비스 또는 결과의 구성요소)을 식별합니다.
  • 프로젝트 결과물을 관리하기 쉬운 작업으로 나누고, 팀과 직원에게 할당합니다.
  • 프로젝트가 시작된 후에도 원활하게 실행되도록 합니다.
프로젝트 관리 골든 트라이앵글 - ITSM 전문 소프트웨어 Freshservice

참고 – 프로젝트 관리 삼각형 (Project Management Triangle)

프로젝트 관리 삼각형은 시간, 프로젝트 비용 및 범위라는 프로젝트 관리자에 대한 세 가지 요구사항을 시각화하는 방법입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 삼각형을 사용하여 자신이 수행 중인 세 가지 프로젝트 제약 조건 간의 ‘균형’을 이해할 수 있습니다. 즉, 프로젝트 관리 삼각형의 기초가 되는 기본적인 가정은 ‘한 분야에 더 많은 주의를 기울이면 다른 두 영역에서는 더 나쁜 결과가 초래된다’는 것입니다.

예를 들어, 시간을 우선시하면 프로젝트를 빨리 완수할 수 있습니다. 하지만, 해당 시간 내에 완수할 수 있는 프로젝트의 범위가 충분히 넓지 않거나, 더 짧은 시간 내에 작업을 완료하기 위해 더 많은 비용을 지출해야 합니다.
프로젝트 비용이 최우선이라면 프로젝트 예산 범위 내에서 마무리될 것입니다. 더 적은 인원을 고용하거나 혹은 더 저렴한 인원을 고용할 수 있기 때문입니다. 하지만 프로젝트 범위를 축소하게 되거나 원하는 마감일을 놓칠 수 있습니다.
프로젝트 범위에 초점을 맞추면 출시 시기가 지연되거나 예산을 초과하는 등의 리스크가 있지만, 고품질의 제품을 출시할 가능성이 높습니다.

프로젝트 관리 툴이란?

프로젝트 관리 툴은 개인 또는 팀이 프로젝트 및 작업을 효과적으로 구성하고 관리하는 데 도움이 되는 도구입니다. 일반적으로 온라인에서 구입하거나 무료로 사용할 수 있는 프로젝트 관리 소프트웨어를 말합니다.
프로젝트 관리 도구는 프로젝트 관리자만을 위한 것이 아닙니다. 규모와 목표를 다른 팀의 요구에 맞게 커스터마이징 할 수 있습니다.
일반적으로 프로젝트 관리 도구에는 다음과 같은 기능이 포함됩니다.

계획/스케줄링

프로젝트 관리 도구를 사용하여 작업, 하위 작업, 폴더, 템플릿, 워크플로우 및 캘린더를 한 곳에서 계획 및 위임할 수 있습니다.

협업

이메일이 팀의 유일한 커뮤니케이션 방식일 경우, 중요 정보 누락 등 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하면 작업 할당, 주석 추가, 대시보드 구성, 변경 사항 승인 등 팀과 더 나은 공동 작업 방식을 구축할 수 있습니다.

문서화

파일을 편집, 버전 관리 및 저장할 수 있는 파일 관리 기능을 사용하여 누락되거나 오래된 파일을 방지합니다.

평가

리소스 관리 및 보고를 통해 생산성 및 성장을 추적하고 평가합니다.

요약하자면, 프로젝트 관리 툴은 개별 프로젝트를 구성하고, 작업 및 업데이트 현황 관리 및 추적, 팀 간 협력 및 아이디어 공유, 평가 등의 협업 기능을 통해 조직의 최종 목표를 성공적으로 달성하는 데 도움이 되므로 비즈니스에 매우 중요합니다.

프로젝트 관리의 좋은 예

프로젝트 관리 사례를 통해 지침과 방향을 살펴보는 것이 도움이 될 수 있습니다. 에어비앤비(Airbnb)의 우수한 프로젝트 관리의 실제 사례를 살펴보고, 이를 통해 얻을 수 있는 프로젝트 관리 팁을 알아보겠습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 글로벌 시장으로 서비스 확장한 Airbnb

Airbnb Experience는 현지 전문가들이 주최하는 1박 2일 여행을 통해 여행객들에게 독특한 문화 체험을 제공하는 에어비앤비의 핵심 서비스입니다. 사이트를 통해 제공되는 액티비티는 다음과 같습니다.

하지만 에어비앤비와 같은 유명 기업에도 출시 후 새로운 서비스를 확장하는 것은 나름의 어려움이 있었습니다.

목표

비디오 트레일러, 사진 및 기타 디지털/인쇄 자산의 생산을 초기 12개 도시에서 전 세계 50개 도시로 4배 증가시키기

문제

당시 크리에이티브 프로덕션(수천 개의 자산)은 온라인 스프레드시트를 사용해 관리되었습니다. 하지만 빈번한 변경, 동시 사용자, 세부 요구사항 및 방대한 콘텐츠 볼륨을 따라가지 못하는 문제가 있었습니다.

에어비앤비의 크리에이티브 프로덕션 매니저인 김훈 씨에 따르면, “스프레드시트에 계속 오류가 발생했고, 팀원들은 문서를 복제한 후 자신의 작업에 사용했습니다. 그런데 복제 후 업데이트된 내용이 마스터 문서에 연결되지 않아 모두가 혼란을 겪었습니다.”

해결책

김 씨와 그의 팀은 그들의 작업 방식을 간소화할 수 있는 도구가 필요했습니다. 세일즈포스 및 이메일을 포함하여 이미 사용 중인 다른 툴과 통합할 수 있는 중앙 작업 관리 플랫폼을 원했습니다. 팀원들이 세계 어디에 있든 소통하고 협업할 수 있는 도구가 필요했으며, 이러한 프로젝트 추적 기능을 제공하는 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택했습니다.

시사점

프로젝트의 성공을 위해서는 효과적인 커뮤니케이션이 필수적이며, 따라서 프로젝트 관리의 약 90%가 커뮤니케이션에 소비됩니다. Airbnb Experience의 사례를 통해 알 수 있듯이, 건전한 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 통해 모두가 동일한 목표를 향해 노력하도록 함으로써 서비스를 원활하게 확장할 수 있습니다.

프로젝트 관리에 시간이 중요한 이유

단순한 ‘관리’와 ‘프로젝트 관리’의 차이점을 위에서 언급했듯이, 프로젝트에는 항상 공식 종료일이 존재합니다. 모든 프로젝트에는 이 마감 날짜(데드라인)를 지키기 위한 일정이 필요합니다. 따라서, 자신과 팀의 시간을 관리하여 스케줄이 충족되도록 해야 합니다.

시간 관리에 실패할 경우, 프로젝트가 제시간에 완료되지 못하고 지연되거나 혹은 전혀 완료되지 않을 수도 있습니다. 이는 결국 프로젝트 매니저와 팀원들의 스트레스와 좌절감을 증가시킵니다. 따라서 시간 관리는 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다.

 

IT 프로젝트 관리

IT 프로젝트 일반적인 문제들과 프로젝트 관리 솔루션 - ITSM 전문 소프트웨어 Freshservice

IT 프로젝트의 실패율은 프로젝트 관리자의 가장 큰 걱정거리 중 하나입니다. 여기에 현재 코로나 19 팬데믹이 산업 전반에 끼친 악영향까지 더한다면 프로젝트 실패율은 더 악화될 수 있습니다.
IT 프로젝트가 실패하는 가장 일반적인 이유와 프로젝트 관리가 어떻게 IT 프로젝트 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있는지 알아보도록 하겠습니다.

다음은 IT 팀이 새로운 프로젝트를 수행할 때 직면하는 5가지 일반적인 문제입니다.

그렇다면 프로젝트 관리가 IT 프로젝트를 개선하는 데 어떻게 도움이 될까요?

 

01 프로젝트 계획을 개선합니다.

프로젝트 관리를 도입하면 관련된 모든 팀 구성원의 목표와 책임을 명확히 정의하는 데 도움이 됩니다. 또한 타임라인 및 달성해야 할 작은 이정표에 대한 관점을 제공하여 성공적으로 전체 프로젝트를 완수할 수 있습니다.

02 단일 플랫폼을 통해 협업을 개선합니다.

Wellington의 State of Project Management 2020 보고서에 따르면, 설문 응답자의 4분의 1은 협업이 업무 시간의 큰 부분을 차지함에도 불구하고 올바른 협업 툴이 없다고 답했습니다. 프로젝트 관리 요구사항과 정기적인 IT 서비스 관리를 위한 올바른 프로젝트 관리 툴을 갖추면 하나의 키로 두 마리 토끼를 잡을 수 있습니다. 즉, 모든 서비스 데스크 활동 및 프로젝트 관련 작업을 하나의 툴로 수행할 수 있어 처리 시간이 단축되고, 팀원들의 피로가 줄어듭니다.

03 생산성을 높입니다.

올바른 프로젝트 관리 툴을 사용하면 마감 시간 내에 프로젝트를 완료할 수 있어 팀의 역량에서 가장 가시적인 개선이 나타납니다. 시간 추적과 같은 기능은 IT 프로젝트의 성공률을 향상하려는 관리자에게 있어 중요한 프로젝트 관리 기능 중 하나입니다.

04 프로세스 유연성을 향상합니다.

올바른 프로젝트 관리 툴을 마련하더라도 획일적인 접근 방식을 취한다면 계획 프로세스에 역효과를 가져올 수 있습니다. 프로젝트를 원하는 관점에서 필요한 모드로 실행할 수 있는 옵션은 관리자뿐만 아니라 관련 팀 구성원에게도 매우 중요합니다. 따라서 작업을 완료하는 데 필요한 적절한 접근 방식을 채택할 수 있는 유연성을 향상하는 것이 중요합니다.

05 투자 수익(ROI)이 증가합니다.

프로젝트 관리를 통해 많은 비용을 절감할 수 있습니다. 한 조사 결과에서, 프로젝트 관리 툴을 사용할 때 정해진 기한 내에 프로젝트를 완료한 기업은 무려 60%에 달합니다. 반면에 프로젝트 관리 툴을 사용하지 않은 기업은 전체의 40%만이 프로젝트를 완료할 수 있었습니다. 이것은 엄청난 격차이며 사업이 수익화되는 것과 망하는 것의 차이일 수 있습니다.

프로젝트 관리의 5단계

프로젝트 관리의 5단계 - ITSM 툴 Freshservice

프로젝트 관리는 관리자 또는 팀이 프로젝트를 시작할 때 시작됩니다. 프로젝트 관리의 다섯 가지 단계는 다음과 같습니다.

1. 프로젝트 시작

모든 프로젝트는 탄탄한 준비가 필수적입니다. 시작 단계는 프로젝트의 범위가 결정되고, 기반이 수립되는 단계로 이 단계를 급하게 진행하거나 가볍게 건너뛴다면 프로젝트의 성공률이 크게 저하됩니다. 시작 단계에는 프로젝트에 대한 개략적인 개요가 포함되며, 프로젝트 단계와 전체 예산도 이 단계에서 결정됩니다. 여기서 프로젝트팀이 만들어집니다.

2. 프로젝트 계획

팀은 프로젝트 일정에 대해 고객/클라이언트와 그들 스스로 동의합니다. 또한 팀은 주요 담당자들과의 커뮤니케이션 일정을 작성하고, 프로젝트의 표준을 결정하며, 이 단계에서 예산을 책정할 수 있습니다.

3. 프로젝트 실행

이 단계에서는 작업이 완료됩니다. 직원들은 이전 단계에서 결정된 작업에 대해 독립적으로 또는 팀으로 일할 수 있습니다.

4. 프로젝트 모니터링 및 제어

프로젝트 관리자는 프로젝트가 전체 마감일을 준수하고 목표를 달성하기 위해 궤도에 오르게 되는 과정에서 각 개인 또는 팀의 진행 상황을 모니터링합니다. 이 단계는 종종 실행 단계와 동시에 발생합니다.

* 프로젝트 중에 범위가 변경될 경우, 변경 사항을 문서화하는 것이 중요합니다.

5. 프로젝트 마감

마지막으로, 프로젝트 관리자는 팀이 합의된 기준에 따라 프로젝트를 완료했는지 확인하고 팀이 프로젝트를 완료했음을 알립니다.
계약을 체결했다면, 이 시점이 공식적으로 계약이 종료되는 시점입니다. 가능한 경우, 이 단계에서는 무엇이 잘 진행되었고 계획대로 진행되지 않은 것은 무엇인지, 향후 팀 및 프로젝트가 이 단계에서 배울 수 있는 방법에 대한 전체 검토 또는 감사가 포함됩니다.
세부사항에는 약간의 차이가 있을 수 있지만, 이것이 보편적으로 합의된 프로젝트 관리 5단계입니다. 프로젝트 관리는 프로세스를 잘 따르는 것도 중요하지만 완벽한 팀을 구성하는 것이 필수적입니다.

이제 프로젝트 관리가 프로젝트에 미치는 영향에 대해 확신을 가지셨을 것입니다. 다음 단계는 비즈니스에 적합한 프로젝트 관리 툴을 선택하는 것입니다. 무료 체험판을 통해 Freshservice의 프로젝트 관리 기능을 직접 확인하고 결정하세요!