프로젝트 관리: 비즈니스를 쉽게 계획, 추적 및 관리하기

프로젝트 관리 삼각형은 시간, 프로젝트 비용 및 범위라는 프로젝트 관리자에 대한 세 가지 요구사항을 시각화하는 방법입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 삼각형을 사용하여 자신이 수행 중인 세 가지 프로젝트 제약 조건 간의 ‘균형’을 이해할 수 있습니다. 즉, 프로젝트 관리 삼각형의 기초가 되는 기본적인 가정은 ‘한 분야에 더 많은 주의를 기울이면 다른 두 영역에서는 더 나쁜 결과가 초래된다’는 것입니다.

예를 들어, 시간을 우선시하면 프로젝트를 빨리 완수할 수 있습니다. 하지만, 해당 시간 내에 완수할 수 있는 프로젝트의 범위가 충분히 넓지 않거나, 더 짧은 시간 내에 작업을 완료하기 위해 더 많은 비용을 지출해야 합니다.
프로젝트 비용이 최우선이라면 프로젝트 예산 범위 내에서 마무리될 것입니다. 더 적은 인원을 고용하거나 혹은 더 저렴한 인원을 고용할 수 있기 때문입니다. 하지만 프로젝트 범위를 축소하게 되거나 원하는 마감일을 놓칠 수 있습니다.
프로젝트 범위에 초점을 맞추면 출시 시기가 지연되거나 예산을 초과하는 등의 리스크가 있지만, 고품질의 제품을 출시할 가능성이 높습니다.

프로젝트 관리의 좋은 예

프로젝트 관리 사례를 통해 지침과 방향을 살펴보는 것이 도움이 될 수 있습니다. 에어비앤비(Airbnb)의 우수한 프로젝트 관리의 실제 사례를 살펴보고, 이를 통해 얻을 수 있는 프로젝트 관리 팁을 알아보겠습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 글로벌 시장으로 서비스 확장한 Airbnb

Airbnb Experience는 현지 전문가들이 주최하는 1박 2일 여행을 통해 여행객들에게 독특한 문화 체험을 제공하는 에어비앤비의 핵심 서비스입니다. 사이트를 통해 제공되는 액티비티는 다음과 같습니다.

• 푸에르토리코에서 열리는 살사 댄스파티
• 멕시코 바하(Baja)에서 별을 바라보며 현지 와인 맛보기
• 아바나(Havana)에서 DJ와 함께 쿠바의 음악 현장 탐험하기
• 모로코 마라케시(Marrakech)에 있는 아틀라스 산맥 하이킹 투어

하지만 에어비앤비와 같은 유명 기업에도 출시 후 새로운 서비스를 확장하는 것은 나름의 어려움이 있었습니다.

목표

비디오 트레일러, 사진 및 기타 디지털https://www.freshworks.com/freshservice/인쇄 자산의 생산을 초기 12개 도시에서 전 세계 50개 도시로 4배 증가시키기

문제

당시 크리에이티브 프로덕션(수천 개의 자산)은 온라인 스프레드시트를 사용해 관리되었습니다. 하지만 빈번한 변경, 동시 사용자, 세부 요구사항 및 방대한 콘텐츠 볼륨을 따라가지 못하는 문제가 있었습니다.

에어비앤비의 크리에이티브 프로덕션 매니저인 김훈 씨에 따르면, “스프레드시트에 계속 오류가 발생했고, 팀원들은 문서를 복제한 후 자신의 작업에 사용했습니다. 그런데 복제 후 업데이트된 내용이 마스터 문서에 연결되지 않아 모두가 혼란을 겪었습니다.”

해결책

김 씨와 그의 팀은 그들의 작업 방식을 간소화할 수 있는 도구가 필요했습니다. 세일즈포스 및 이메일을 포함하여 이미 사용 중인 다른 툴과 통합할 수 있는 중앙 작업 관리 플랫폼을 원했습니다. 팀원들이 세계 어디에 있든 소통하고 협업할 수 있는 도구가 필요했으며, 이러한 프로젝트 추적 기능을 제공하는 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택했습니다.

시사점

프로젝트의 성공을 위해서는 효과적인 커뮤니케이션이 필수적이며, 따라서 프로젝트 관리의 약 90%가 커뮤니케이션에 소비됩니다. Airbnb Experience의 사례를 통해 알 수 있듯이, 건전한 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 통해 모두가 동일한 목표를 향해 노력하도록 함으로써 서비스를 원활하게 확장할 수 있습니다.

프로젝트 관리에 시간이 중요한 이유

단순한 ‘관리’와 ‘프로젝트 관리’의 차이점을 위에서 언급했듯이, 프로젝트에는 항상 공식 종료일이 존재합니다. 모든 프로젝트에는 이 마감 날짜(데드라인)를 지키기 위한 일정이 필요합니다. 따라서, 자신과 팀의 시간을 관리하여 스케줄이 충족되도록 해야 합니다.

시간 관리에 실패할 경우, 프로젝트가 제시간에 완료되지 못하고 지연되거나 혹은 전혀 완료되지 않을 수도 있습니다. 이는 결국 프로젝트 매니저와 팀원들의 스트레스와 좌절감을 증가시킵니다. 따라서 시간 관리는 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다.

 

IT 프로젝트 관리

IT 프로젝트의 실패율은 프로젝트 관리자의 가장 큰 걱정거리 중 하나입니다. 여기에 현재 코로나 19 팬데믹이 산업 전반에 끼친 악영향까지 더한다면 프로젝트 실패율은 더 악화될 수 있습니다.
IT 프로젝트가 실패하는 가장 일반적인 이유와 프로젝트 관리가 어떻게 IT 프로젝트 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있는지 알아보도록 하겠습니다.

다음은 IT 팀이 새로운 프로젝트를 수행할 때 직면하는 5가지 일반적인 문제입니다.

• 부실한 프로젝트 계획
• 프로젝트 담당자 간의 협업 부족
• 여러 툴을 저글링 하느라 소요된 시간
• 융통성 없는 프로젝트 일정
• 팀 활동에 대한 가시성 부족

그렇다면 프로젝트 관리가 IT 프로젝트를 개선하는 데 어떻게 도움이 될까요?

 

01 프로젝트 계획을 개선합니다.

프로젝트 관리를 도입하면 관련된 모든 팀 구성원의 목표와 책임을 명확히 정의하는 데 도움이 됩니다. 또한 타임라인 및 달성해야 할 작은 이정표에 대한 관점을 제공하여 성공적으로 전체 프로젝트를 완수할 수 있습니다.

02 단일 플랫폼을 통해 협업을 개선합니다.

Wellington의 State of Project Management 2020 보고서에 따르면, 설문 응답자의 4분의 1은 협업이 업무 시간의 큰 부분을 차지함에도 불구하고 올바른 협업 툴이 없다고 답했습니다. 프로젝트 관리 요구사항과 정기적인 IT 서비스 관리를 위한 올바른 프로젝트 관리 툴을 갖추면 하나의 키로 두 마리 토끼를 잡을 수 있습니다. 즉, 모든 서비스 데스크 활동 및 프로젝트 관련 작업을 하나의 툴로 수행할 수 있어 처리 시간이 단축되고, 팀원들의 피로가 줄어듭니다.

03 생산성을 높입니다.

올바른 프로젝트 관리 툴을 사용하면 마감 시간 내에 프로젝트를 완료할 수 있어 팀의 역량에서 가장 가시적인 개선이 나타납니다. 시간 추적과 같은 기능은 IT 프로젝트의 성공률을 향상하려는 관리자에게 있어 중요한 프로젝트 관리 기능 중 하나입니다.

04 프로세스 유연성을 향상합니다.

올바른 프로젝트 관리 툴을 마련하더라도 획일적인 접근 방식을 취한다면 계획 프로세스에 역효과를 가져올 수 있습니다. 프로젝트를 원하는 관점에서 필요한 모드로 실행할 수 있는 옵션은 관리자뿐만 아니라 관련 팀 구성원에게도 매우 중요합니다. 따라서 작업을 완료하는 데 필요한 적절한 접근 방식을 채택할 수 있는 유연성을 향상하는 것이 중요합니다.

05 투자 수익(ROI)이 증가합니다.

프로젝트 관리를 통해 많은 비용을 절감할 수 있습니다. 한 조사 결과에서, 프로젝트 관리 툴을 사용할 때 정해진 기한 내에 프로젝트를 완료한 기업은 무려 60%에 달합니다. 반면에 프로젝트 관리 툴을 사용하지 않은 기업은 전체의 40%만이 프로젝트를 완료할 수 있었습니다. 이것은 엄청난 격차이며 사업이 수익화되는 것과 망하는 것의 차이일 수 있습니다.