ベンダーマネジメントとは、システム開発やソフトウェアの調達、インフラの保守を依頼するIＴベンダーのパフォーマンスを最大化させるために、開発の過程を管理することを指します。
日本の企業はIT人材の保有率が低く、約30％といわれています。そのため、システムの開発から運用・保守にいたるまで、すべての段階でIＴベンダーに多くの仕事を依頼します。
また、SaaSなどクラウドサービスが普及したことで、企業が取引するベンダーの数は増加傾向にあります。
このような背景から、ベンダーマネジメントの重要性も高まっています。
VMO（Vender Management Office）はベンダーマネジメントを行うために社内に設ける専任組織です。
VMOの業務は、市場の調査、ベンダーの選択、見積もり、契約管理、関係管理、パフォーマンス管理など多岐にわたります。
また、複雑で多様なベンダー管理業務を遂行する中で得られるノウハウをナレッジとして共有し、組織内に蓄積するのもVMOの役割のひとつです。
ベンダーマネジメントが行う業務は多岐にわたりますが、なかでも中心となるのが「契約管理」「パフォーマンス管理」「関係管理」の3つです。
ベンダーとの契約内容を最適化する業務です。
見積もりや契約交渉、契約書の管理に加え、解約条件や違反時のペナルティーなどを含めた契約内容全般の管理を行います。
契約内容に準じたパフォーマンスをベンダーが行っているかを評価します。
適切にパフォーマンスを評価するためには、ベンダーとのやり取りを密にして、納品や運用の状況を把握する必要があります。
また契約時には、評価指標やお互いの業務範囲を明確にしておくことも重要です。
ベンダーとの関係性を構築する業務です。
ベンダーにとって取引先は自社だけではありません。そんな中で、自社に多くのリソースを割いてもらうためには、日ごろから密にコミュニケーションを取り、良好な関係を保つことが大切です。
ベンダーマネジメントの業務は、ベンダー選定から依頼書の策定、見積もりの稟議、契約交渉など複雑なものが多いうえに、企業特有のルールや慣習があることも多いため、ベテラン社員の知識や経験に依存しやすい内容です。
ところが、ベテラン社員の裁量によるベンダーマネジメントが行われていると、相見積もりをせずに人脈やコネでベンダーが選定されたり、適切な価格交渉が行われなかったり、といった問題が発生します。本来、ベンダーの選定にあたっては、データに基づく客観的な基準での評価を根拠としなければなりません。
また、ベテラン社員の知識や経験に依存したベンダーマネジメントのままでは、マネジメント業務自体の改善も見込めず、ノウハウを蓄積することもできません。
ベンダーマネジメントで課題となるのが、ベンダーの作業状況の把握です。
ベンダーに依頼している作業は、自社のプロジェクトの一部であるため、その進捗状況は他のタスクやプロジェクト全体の進行に影響します。しかし、実際にベンダーとやり取りするのは多くの場合現場サイドの部門であり、VMOがベンダーのパフォーマンスを詳細に把握するのは困難です。
正確な状況をつかむにはベンダーや現場部門とのマメな連絡が必要ですが、あまりにも頻繁な連絡は、ベンダーや現場の負担にもなりますので、タスク管理システムをベンダーと共有するといった工夫が必要になります。
Freshserviceは、カンバン方式とガントチャート方式の双方に対応した管理表で、プロジェクトのスケジュールやタスクの進捗を共有する、優れたプロジェクト管理機能を備えています。
ベンダー担当者にアカウントを発行し、入力を依頼することも可能です。直感的なインターフェースで構成されており、社外の方でもすぐに利用を開始することができます。
社外や現場部門で進行中のタスクを容易に把握できるほか、ベンダーや現場の担当者にとっても、進捗報告の手間を省くことができるという利点があります。
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