テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所・時間にとらわれない柔軟な働き方を指します。

「離れた所」(tele)と「働く」(work)をあわせた造語で、遠隔で仕事をするという意味のリモートワークとほぼ同義です。

テレワークの種類には、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」「ワーケーション」などがあります。

在宅勤務

在宅勤務は、勤務場所を自宅とするテレワークを指します。

通勤時間の削減が最も大きなメリットとなります。

モバイルワーク

モバイルワークは、出先で仕事をすることを指します。

新幹線、飛行機での移動中や、移動の合間に喫茶店などで行うもので、モバイルワークの体制を整えておくことで、勤務時間を最大限有効に活用することができます。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、本社・本拠から離れた場所に設置されたオフィスでの勤務を指します。

主に首都圏に本社を置く会社が、地方にサテライトオフィスを設置することで、混雑を回避し、地方の優秀な人材を採用できるようになります。

ワーケーション

ワーケーションは、「働く」(work)と「休暇」(vacation)をあわせた造語です。

観光地やリゾート地で行うテレワークで、働きながら休暇をとる過ごし方です。

テレワークを導入するメリット

総務省が公開している「働き⽅改⾰のためのテレワーク導⼊モデル 」では、経営課題に対するテレワークの有効性として、「⽣産性向上」「⼈材確保」「外部環境変化への対応」「BCP(業務継続)対応 」を挙げています。

テレワーク導入のメリット

⽣産性向上

テレワークの導入にあたる業務フローの見直しや、通勤時間が大幅に削減されることによる身体的負担の軽減が労働生産性を向上させます。

また、通勤費の削減や、資料の電子化による紙のコスト削減、オフィスのテナント料の削減など資本生産性の向上も期待できます。

⼈材確保

働く場所が自由になることで、採用強化と離職防止の両面から人材を確保することができます。

採用強化の面では、地方で働く人材を募集することができることと、従業員のワークライフバランスを重要視しているという点が企業イメージの向上につながることがメリットです。

離職防止の面では、時間・場所にしばられずに働けるため、育児や介護などをしながらでも継続して勤務が可能になり、個人事情による優秀な人材の離職を防ぐことができます。

外部環境変化への対応

外部環境変化への対応は、「グローバル対応」「合併対応」「地⽅創⽣」があります。

グローバル化が進展し、海外企業との連携が⽇常的になりつつあります。時差のある海外とのやり取りでもテレワークを活⽤することで、早朝出勤や深夜残業をせずに、在宅での対応が可能となります。

拠点が離れている企業が合併した場合には、リモート会議の導入や他拠点をスポットオフィスとして利⽤することにより、コミュニケーションの促進や業務の効率化を図れます。

また、都市部から地⽅への⼈や仕事の流れを創出し、地⽅創⽣の実現に寄与することができます。

BCP(業務継続)対応

自然災害やパンデミックなどの緊急事態には、組織が事業を継続させることが困難な場合があります。

そういった場合に事業の復旧が遅れることは、取引の機会を失うことになるほか、組織の信頼度の低下にもつながります。

テレワークを導入することで、災害でオフィスが利用できなくなる場合でも、事業を継続させることができます。

テレワークの導入手順

➀ 基本方針の決定

自社の目的に合ったテレワークを導入しなければ期待した効果を得ることはできません。ただ漠然とリモートワークを導入するのではなく現場の状況を考慮したうえで、なぜリモートワークが必要なのか、どのような問題点を解決したいのかを明確にして、基本方針を決定する必要があります。

例えば、人材の確保を目的としている場合、在宅勤務やサテライトオフィスを強化すべきで、モバイルワークが行える環境を整えるだけではあまり効果はないでしょう。

② ルール・制度の見直し

テレワークの導入で働き方が大きく変化しますので、労務管理制度を整えなければなりません。

どの部署で、どの業務なら、どの程度の頻度でテレワークを行えるのかといった点から、社内情報の持ち出しに関する規則、労働時間の確認方法や評価方法など制度的な部分まで見直してテレワークに関するルールを決定します。

③ 環境の整備

実際にテレワークを導入するために、ノートPCやWebカメラの支給、会社のデータにアクセスできるシステムの構築などを行って、自宅などオフィス以外で勤務する環境を整備します。

テレワークの課題

セキュリティ対策

テレワーク導入の最大の課題はセキュリティ対策です。

企業で管理する情報が、テレワークによって、インターネット上を流れたり、持ち運びが容易なノートPC等の端末で利用されたり、第三者が近くにいる状況下で画面に表示されたり、という形で外部に持ち出されます。

企業のオフィス内では、厳重なセキュリティ対策が実施されることが一般的ですが、クラウドサービスを活用してオフィス内のネットワークを経由することなくインターネットに直接アクセスする場合、オフィスのセキュリティ対策はそのままでは機能しません。

そのため、マルウェア等の感染やインターネット経由でのサイバー攻撃、テレワーク端末や記録媒体の紛失・盗難、通信内容の窃取やのぞき見等の「脅威」にさらされやすくなります。

テレワーク下で最適なセキュリティ対策を行うとともに、社員のセキュリティ意識の改善も行う必要があります。

オンボーディング

リモートワークを導入することで、オンボーディング の難易度が上がります。

新規に採用された人材には、配属する部署や役職に応じた、データのアクセス権やソフトウェア、SaaSアプリケーションのアカウントを付与し、業務指導を行う必要があります。

一括採用を行った後などは、各部門で複数の新入社員に対応しなければなりません。

リモートワークでは対面よりもコミュニケーションエラーが起こりやすく、こうした基本的な受け入れ作業にも、必要以上に時間がかかってしまうものです。

ツールを導入するなどして、アカウント管理を効率化することで、オンボーディングの負担を減らす工夫が必要です。

評価制度と労働時間

テレワークは、人事評価が難しいことも課題の一つです。その主な理由には以下の3つがあります。

どれも従業員の状況が見えづらいため起こる問題ですが、ツールの導入によって操作ログを確認できるようにする、評価項目を明確化し共有する、など個別に対応する必要があります。

テレワークの導入・運用をサポートするサービスデスクツール Freshservice

セキュリティ対策されたリモートデスクトップ

リモートデスクトップ は、社内PCの画面情報を、作業するPCに転送して表示させるシステムです。

端末間で社内のデータを送受信することがないため、自宅のPCに保存する必要がなく、情報漏洩のリスクが小さくなります。

しかし、インターネット経由で接続するため、利用するポートから不正ログインをするマルウェアが問題になっています。

Freshserviceのリモートデスクトップ機能には、IDとパスワードでの認証に加えて、QRコードを利用した多要素認証が採用されており、万が一、マルウェアに感染しても、PCへのログインをブロックすることができます。

QRコードを用いた多要素認証

オンボーディングサポート

Freshserviceは、オーケストレーション 機能により、新入社員に必要なアカウントやツールの割り当てを自動で行います。

新入社員の配属先や役割に応じて、割り当てるアプリケーションを自動で選択し、各アプリケーションにおけるアカウントの追加、アクセス権の設定を行います。

例えば、営業職の社員が入社した場合にはZoomとカレンダーを、エンジニアが入社した場合にはそれらに加えてAWSとSlackのログイン権限を自動で付与する、といった処理が可能です。

結果としてアカウント発行・付与の手間は大幅に削減され、オンボーディングを担当する社員の負担を軽減することができます。

オーケストレーション機能でオンボーディングを効率化