SaaS管理とは

SaaS管理とは、組織内で導入されているSaaSの購入・契約情報、更新情報、アカウント情報を管理することを指します。

また導入されたSaaSの利用状況を監視し、契約内容の最適化を図ることもSaaS管理の役割です。

 

SaaS管理の課題

アカウントの管理

近年SaaSの導入が急速に広まり、多くの企業が複数のSaaSを利用しています。

2019年の調査では、1社が平均で7つのSaaSを導入しているという結果になりました。

企業の平均SaaS利用数

(画像出典元:2019年12月株式会社HENNGE「企業のSaaS利用に関する調査結果 」)

導入するSaaSが増えるほど、アカウントの管理工数は増大します。

例えば7個のSaaSを導入している企業では、10人の新入社員が入社した場合、最大で70個の新たなアカウントを用意しなければなりません。

大量のアカウントを用意し、それぞれに権限を設定していくのは大変な労力がかかります。

データのアクセス権の設定を誤れば情報漏洩のリスクがありますし、退職者のアカウントを放置してしまうと不正アクセスの原因となります。

利用するSaaSが増えるほど、効率的なアカウント管理システムの構築が必要になってくるのです。

 

契約内容の管理

複数のSaaSを導入すると、アカウントの管理だけでなく、契約内容の管理も煩雑になります。

契約期間や更新期限、契約関連の書類や請求書など一つのSaaSだけでも管理する項目は多岐に渡ります。

組織内すべてのSaaSを管理するためには膨大な工数を要します。

契約内容の適切な管理は、不正利用の防止にもつながるため、SaaS管理において非常に重要であり、この効率化はSaaS管理の課題の一つです。

契約の最適化

多数のSaaSを導入しても、すべての社員が等しくすべてのサービスを利用するわけではありません。

企業が契約しているSaaSのアカウントの約30%は使われていないといわれています。

不要アカウントの削減や使用率が低いサービスの解約で大幅なコスト削減が見込めます。

不要なアカウントや使用率が低いサービスを把握するには、すべてのSaaSの利用状況を、アカウントや部門別で計測しなければなりません。

そのため、SaaS管理ツールの導入によるユーザーの利用状況の監視が必要になります。

FreshserviceがSaaS管理の課題を解決

Freshserviceは、SaaS管理を含めたIT資産管理 を最適化するITSMSです。

オーケストレーション機能によるID管理の自動化

Freshserviceは、オーケストレーション機能により、ユーザーの人事異動や入退社があった場合に、各SaaSアプリケーションにおけるアカウントの追加・変更・削除を自動で行えます。

加えて、登録時にユーザーの役割を設定することで、割り当てるアプリケーションの選択も自動で行い、SaaS管理におけるアカウントの管理業務を大幅に効率化します。

例えば、営業職の社員が入社した場合にはZoomとカレンダーを、エンジニアが入社した場合にはそれらに加えてAWSとSlackのログイン権限を自動で付与する、といった処理が可能です。

オーケストレーション機能によるID管理の自動化

IT資産管理

FreshserviceのIT資産管理機能では、SaaSを含めたソフトウェア ・ハードウェア・ライセンス など、すべての資産を一元管理します。

資産ごとに契約書や請求書を登録し、契約関連の書類整理の手間を大幅に削減します。

また、ディスカバリ機能が組織内のすべての資産を自動でスキャンし、資産の種類、バージョン、更新履歴を自動で取得・更新します。

これによってSaaSの更新期限が近づくと自動で通知を送り、アップデートや契約の更新忘れを防止します。

全ての資産を一元管理し費用を把握

IT資産の利用頻度を確認

Freshserviceでは、ディスカバリープローブが組織内全てのIT資産の利用状況を自動で検出・更新します。

全てのIT資産の利用状況を監視することで、組織全体であまり利用されていないSaaSや、特定のSaaSを利用していないアカウントを発見し、不要なSaaSの解約や、契約するアカウント数の最適化に貢献します。

SaaSの利用頻度を確認