発注管理とは?

発注管理とは、製造業者や小売業者が、部品や製品を集めるために行う仕入れと、Webサイトの作成やライティングのような業務の委託を管理する業務です。

発注管理では、単に不足した部品や製品の補充や業務の委託をするだけでなく、在庫状況の把握や発注先の選定、取引状況の管理なども行います。一般的に、IT資産やIT関連業務の委託に関する発注管理は、IT資産管理 やサプライヤ管理 の一環としてサービスデスク部門が担う事が多いです。

発注管理のプロセス

購買依頼書の作成

部品や製品の仕入れの場合、在庫管理の担当者が現状の在庫状況と必要になる数量から購買依頼書を作成します。

依頼書には、商品の種類や数・発注の目的・希望納期・納入場所などを記載します。

社外に業務を委託する場合は、現場の担当者が業務委託の依頼書を作成します。

作成した依頼書は、購買部門などの発注担当者へ受け渡されます。

発注先の選定と契約

発注業務の担当者は依頼書をもとに、発注先を選定します。

過去の取引実績を参照しつつ、発注先の候補に対して相見積もりを行い、価格や納期、スキルなどを検討して発注先を決定します。

発注先が決まったら、発注書(注文書)を作成し、発注先に送付します。

また、業務委託の場合は業務委託契約を結ぶことになります。

取引状況の管理

発注ミスを減らすために、発注業務を担当する部門内での取引状況の正確な共有が重要になります。

また、発注後にはスケジュールや納期の管理も行います。

そのため、発注した業務がどのような進捗状況にあるのかを把握できるようにしておく必要があります。

発注管理の課題

① 発注(取引)状況の共有が困難

発注業務を担当する部門では、すべての購買依頼とその対応状況を管理します。

この管理にExcelやスプレッドシートを使うことは珍しくありません。

しかし、Excelやスプレッドシートを用いた管理では、手動でデータを入力しなければならず、更新のミスや遅れが出やすくなります。

また、複数人で更新するとシートのバージョン管理が難しいというデメリットもあります。

Excelで発注業務を管理

購買依頼の対応状況を正確に共有できていないと、取引自体に遅れが生じたり、同じ製品を複数回発注してしまったりといった問題が発生します。

効率的で安全な管理を行うためには、購買依頼の登録や発注状況の更新を自動で行える発注管理システムを利用し、正確な取引状況をリアルタイムに共有できる体制を整える必要があります。

② 発注・請求書の管理が煩雑

発注管理では、発注業務の過程で作られる購買依頼書や発注書、請求書などの書類の管理も重要な業務です。

請求書は5~7年間保管することが義務付けられており、合わせて対応する発注書も保管することになります。

請求書を発注書と突き合わせ、自社の取引で必要な情報が不足なく記載されていることを確認するというのは大変な業務です。

また、購買依頼書や発注書は、自社が発行するのでフォーマットを統一できますが、取引先から送られてくる請求書は、企業ごとに書式も形状もバラバラなため、適切な管理をしなければ支払い漏れの原因になります。

支払い漏れを防ぐためにも、確実な書類管理を行えるシステムづくりが発注管理の課題です。

発注管理機能を備えたサービスデスクツール Freshservice

チケットシステムで発注管理を効率化

Freshserviceは、優れた発注管理機能を備えたサービスデスクツールです。

すべての発注依頼をチケットとして一か所で管理し、取引状況をステータスとしてユーザー全員にリアルタイムで共有します。

チケットに固有のIDを割り振り、発注先の担当者に共有することで、お互いにチケットの対応状況を確認可能です。

取引先とのスムーズなコミュニケーションを実現しているほか、チケットIDを参照した発注書や請求書の検索機能が、書類管理の労力を大幅に削減します。

また、請求書に記載が必要な情報をあらかじめ登録しておくことで、取引先から届いた請求書に不備があった場合に通知し、すみやかに必要な情報の記載を依頼できます。

全ての発注依頼をチケットとして管理

複数の承認依頼を自動で処理

実際に製品を発注するまでには、複数人の担当者から承認を得る必要がある場合も多いものです。

Freshserviceでは、発注業務のワークフローを登録することで、担当者への承認依頼を自動で送信します。

対応遅れの原因となりやすい他部門の担当者の承認をすみやかに処理し、迅速な取引を実現します。

注文書に関連する承認を容易に

サプライヤと過去の取引データの管理

Freshserviceは、過去の発注先をサプライヤとして登録できるサプライヤ管理機能を備えています。

住所や連絡先など基本情報はもちろん、取扱製品の価格、保証期間や契約関連の書類も登録できます。

レポート機能では、過去の取引データから取引量や納期遵守率を確認できるだけでなく、サービスデスクに寄せられる問い合わせと関連付けて分析することで、製品のインシデント発生率なども確認でき、サプライヤの選定・評価をサポートします。

サプライヤと過去の取引データの管理