発注管理の課題
① 発注（取引）状況の共有が困難
発注業務を担当する部門では、すべての購買依頼とその対応状況を管理します。
この管理にExcelやスプレッドシートを使うことは珍しくありません。
しかし、Excelやスプレッドシートを用いた管理では、手動でデータを入力しなければならず、更新のミスや遅れが出やすくなります。
また、複数人で更新するとシートのバージョン管理が難しいというデメリットもあります。
購買依頼の対応状況を正確に共有できていないと、取引自体に遅れが生じたり、同じ製品を複数回発注してしまったりといった問題が発生します。
効率的で安全な管理を行うためには、購買依頼の登録や発注状況の更新を自動で行える発注管理システムを利用し、正確な取引状況をリアルタイムに共有できる体制を整える必要があります。
② 発注・請求書の管理が煩雑
発注管理では、発注業務の過程で作られる購買依頼書や発注書、請求書などの書類の管理も重要な業務です。
請求書は5～7年間保管することが義務付けられており、合わせて対応する発注書も保管することになります。
請求書を発注書と突き合わせ、自社の取引で必要な情報が不足なく記載されていることを確認するというのは大変な業務です。
また、購買依頼書や発注書は、自社が発行するのでフォーマットを統一できますが、取引先から送られてくる請求書は、企業ごとに書式も形状もバラバラなため、適切な管理をしなければ支払い漏れの原因になります。
支払い漏れを防ぐためにも、確実な書類管理を行えるシステムづくりが発注管理の課題です。
