インベントリ管理とは、組織内のIT資産に関するすべてのデータを一元的に管理し、可視化する取り組みです。
管理する内容は、ハードウェアやソフトウェア、ライセンスの保有数や期限だけではなく、設置個所や利用者・利用履歴など、資産の活用状況についての情報も含まれるため多岐にわたります。
機器名、機器スペック情報、ディスク空容量、IPアドレス、導入日、所在、利用者、資産区分、利用区分など
インストール対象の機器、製品名、バージョン、実行ファイル情報、提供会社名、ライセンス情報、料金など
サーバー、資産管理番号、管理者名、リース情報など
ITIL 4のIT資産管理 ではこれらの管理項目を、ハードウェア管理・ソフトウェア資産管理 ・ライセンス管理 などに分類していますが、それぞれ連携して行うことが望ましいとされています。
インベントリ管理はこれらの管理を、一元化することで効率的なIT資産管理を行うことです。
適切なインベントリ管理はIT資産の運用を効率化し組織全体のコスト削減に貢献します。
IT資産の利用状況の正確な把握は、故障や人員異動などによる急な機材需要への即時対応を可能にします。
また、インベントリ管理では余分なIT資産や購入した資産の貢献度を可視化し、資産購入や契約更新時の妥当性判断を容易にします。
最新バージョンではないソフトウェアの利用や、悪意もしくは脆弱性のあるソフトウェアのインストールは、情報漏洩などのセキュリティリスクがあります。
インベントリ管理は、ソフトウェアの利用状況を把握し、バージョンアップデートや危険性のあるソフトウェアを排除することで、セキュリティを強化します。
インベントリ管理の最大の課題は、データの収集・更新に非常に手間がかかることです。
インベントリ管理で管理するデータは、IT資産の保有数や期限だけではなく、設置場所や利用者、利用履歴など、資産の活用状況についての情報も含まれるため、多岐にわたります。
それぞれの情報は、どの端末に、どのソフトウェアがインストールされ、どのようなライセンス状態で、誰に利用されているかを把握するために、関連する情報を紐づけて管理する必要があります。
また、IT資産の状況は、ソフトウェアの更新などによって頻繁に変化します。
セキュリティパッチの適用や利用状況の把握には、最新のデータが必要になるため、インベントリ情報は資産の購入時だけでなく、定期的に取得する必要があります。
さらに、ソフトウェアの利用状況など、ツールを用いずにデータを収集することが難しいものもあります。
膨大な量のデータを収集し管理するために、何らかのITSMS（ITSM に基づきITサービスを管理するツール）の導入が必要になります。
Freshserviceなら、ソフトウェア・ハードウェア・ライセンスすべてのIT資産を一元管理できます。
あらゆる資産を一つのツールで管理することで、資産の利用状況を正確に把握し、無駄なく配分することができます。
ディスカバリ機能が組織内のすべての資産を自動でスキャンし、資産の種類、バージョン、更新履歴を自動で取得・更新します。
また、ディスカバリ機能は組織内のIT資産の個別情報だけでなく、それぞれの関連性までも可視化します。これにより、なんらかのIT資産にトラブルが発生した場合、他の資産に及ぶ影響の範囲を迅速に特定することが可能です。
Freshserviceは、組織内全ての資産の利用頻度をトラッキングします。利用頻度の傾向データは次の資産購入や契約更新時の妥当性判断に役立ちます。
また、あまり利用されていないソフトウェアなどの不要な資産を回収し、別のユーザーへ再配布することも容易になるでしょう。
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