契約管理とは？サービスデスクにクラウド契約管理システムを導入するメリット

契約管理とは

契約管理とは、契約内容管理と契約書管理の両方を指す単語で、企業において取り交わされる多様な契約の内容や期限、それらを定めた契約書を管理することです。

ガバナンスの強化やコンプライアンスが重視される昨今、契約管理は企業の社会的信用にかかわる重要な業務となっています。

契約に関する民法は明治の制定から120年を経た2020年4月に、初めて大きく改正されました。（債権法改正について：法務省 ）

民法において契約とは、「2者以上の間における、法的な拘束力を持った合意」を指します。

契約が成立すると当事者は、その内容の順守に法的な拘束力が生じ、契約内容に違反した場合、損害賠償などの制裁が加えられることもあります。

企業においては、売買契約、賃貸借契約、雇用契約などが日常的に結ばれており、年に数千～数万件の契約を結ぶ場合もあります。

サービスデスクにおいても業務委託先との契約やソフトウェアのライセンス契約など、多様な契約を効率的に管理することがミッションとなります。

契約内容管理

契約内容管理では、契約期限をはじめとして、解約条件や違反時のペナルティーなどの契約内容全般を管理します。

契約内容の中でも、契約期限の管理は特に重要です。

契約の中には、期限が来たら自動的に更新されるものも多いです。

次の更新のタイミングで契約の見直しをしたいと考えていても、自動更新によってその機会を逃してしまい、契約内容の変更のために違約金を払って一度解約する、といったことが起こり得るためです。

サービスデスクで管理される携帯キャリアとの契約やライセンス契約がその最たる例となります。

契約書管理

「法定保存文書」として、契約書を定められた期間保管しておくのが契約書管理です。

• 権利や財産の得喪等に関する重要な契約書　･･･永久保存
• 効力の永続する契約に関する文書　　　　　･･･永久保存
• 満期・解約となった契約書　　　　　　　　･･･10年保存
• 軽易な契約関係書類　　　　　　　　　　　･･･3年保存

（参考：総務省オンライン・契約管理 ）

また、昨今はデジタル化によって検索性を高めて必要な契約書をすぐに取り出せる環境を構築したり、クラウドによって契約の取り交わしをスムーズにすることも求められています。

契約管理システムの利点

契約書の中には、書面で取り交わされるもの少なくありませんが、紙の契約書は複数の問題を抱えています。

ファイリングして保管する場所も必要ですし、作成時や契約時には、印刷代、収入印紙、郵送代などコストがかかります。参照した際に紛失や戻し忘れが発生するリスクもありますし、保管場所が他部門や他支社であった場合、参照するのに時間がかかります。閲覧や更新の履歴を記録することもできません。さらに新規の契約を結ぶたびに書面を郵送して署名・押印するのでは時間もかかります。

契約管理システムは、書類をデジタルデータで管理するので、紙ベースで発生していた問題点を解決することができるのです。

デジタル化すれば書類作成時のコストや時間を節約することができ、契約書を一元管理することで、社内の全てのデータにアクセスできるようになります。閲覧範囲は社員の部署や権限に合わせて設定可能です。社名や製品名から検索して確認しやすくなることや、商談時に社外からでも契約情報を確認出来ることもメリットです。

また、閲覧や更新、稟議の記録をつけることで、万が一情報漏洩が発生しても最終アクセス者をたどることができますし、その他のセキュリティ対策も行いやすくなります。

サービスデスクにおける契約管理のシステム化

契約管理は、サービスデスク の多くの業務と密接に関係しています。

契約先を管理するサプライヤ・ベンダー管理 はサービスデスクの業務ですし、SLAに基づくサービスレベルの管理 、ソフトウェアやハードウェアの契約更新・メンテナンス契約などのIT資産管理 でも、契約管理による、契約内容の明確化や更新期限の管理などが重要な役割を果たします。

そのため、サービスデスクの契約管理をシステム化するにあたっては、契約管理に特化したシステムではなく、契約管理に加えてサービスデスクに必要なITSM機能を備えたオールインワンのツールを導入すべきです。