Freshserviceがソフトウェア資産管理の課題を解決
1. ソフトウェア・ハードウェア・ライセンスを一つのツールで管理
Freshserviceなら、ソフトウェア資産の管理台帳に加え、ハードウェアやライセンスそれぞれに台帳を作成し、すべての資産を一元管理できます。
あらゆる資産を一つのツールで管理することで、資産の利用状況を正確に把握し、無駄なく配分することができます。
ITIL v3において、ソフトウェア資産管理（SAM: Software Asset Management）は、「ソフトウェア資産の効率的な管理、コントロール、および保護に欠かせないすべてのインフラ基盤とプロセスで、ソフトウェアを利用する間は常に行うもの。」と定義されています。
つまり、ソフトウェアを資産としてとらえ、契約内容や使用状況を把握し、適切に管理することです。
例えばソフトウェア資産管理では、社員に支給するPCにインストールするソフトウェアを把握し、契約の更新やバージョンアップデートなどを行います。
あなたが企業支給のPCにインストールされているソフトウェアを、ライセンスの状態を気にすることなく利用できているならば、企業のソフトウェア資産管理は適切に行われているといえるでしょう。
ソフトウェア資産管理では、どのPCに、どのソフトウェアがインストールされ、どのようなライセンス状態で利用されているかを把握する必要があります。
そのためには、ソフトウェア資産管理の国際規格であるISO/IEC 19770-1において、重要とされている以下の3点を押さえて、ソフトウェア資産管理を行う必要があります。
つまり、ソフトウェア資産管理を行うにはハードウェア管理・ライセンス管理も同時に行う必要があり、それぞれの連携が課題となります。
ソフトウェアは有償・無償に関わらず「著作物」なので、使用にはサービス提供者の「使用許諾（ライセンス）」を得る必要があります。契約したライセンス数を超える不正な利用やソフトウェアの違法コピーは、著作権法に抵触する行為です。
そのためソフトウェア資産管理では、どのPCにどのソフトウェアがインストールされているかのほか、ライセンスの使用期限や更新状況なども管理し、不正利用を防止する必要があります。
ライセンスごとに異なる契約内容や更新期限・更新履歴、ライセンス証書の管理は、膨大な工数を必要とするため、これらの効率化はソフトウェア資産管理の課題の一つです。
ソフトウェア資産管理では、契約の妥当性を監視する必要があります。契約の妥当性とは、余分なライセンスを購入していないか、購入したソフトウェアが実際に利用され、業務に貢献しているかを継続的に確認することです。
しかし、無形資産であるソフトウェアは、PCなどのハードウェアと異なり、現物と台帳を突き合わせて確認することができません。そのため、管理者が人力で利用状況を把握するのは困難です。
最新バージョンでないソフトウェアの利用や、悪意もしくは脆弱性のあるソフトウェアのインストールは、情報漏洩につながるリスクがあります。
ソフトウェアの利用状況を把握し、バージョンアップデートや危険性のあるソフトウェアを排除または、インストールできないようにすることも、ソフトウェア資産管理の課題です。
Freshserviceなら、ソフトウェア資産の管理台帳に加え、ハードウェアやライセンスそれぞれに台帳を作成し、すべての資産を一元管理できます。
あらゆる資産を一つのツールで管理することで、資産の利用状況を正確に把握し、無駄なく配分することができます。
ディスカバリ機能がネットワーク内のすべてのソフトウェア資産をスキャンすることで、組織内のあらゆる資産の種類、バージョン、更新履歴を自動で取得・更新します。
また、契約更新や失効が近づいた場合、ソフトウェアのインストール数が購入したライセンス数を超えた場合には、自動で通知が送信され、ライセンスの不正利用を防止します。
組織内全てのソフトウェア資産を常にトラッキングし、資産所有者と使用状況を把握。ソフトウェアの貢献度の指標として、ライセンス購入・更新時の契約最適化につながります。
禁止ソフトウェアを事前設定し、危険性のあるソフトウェアのインストールを抑制します。
また、禁止ソフトウェアの設定以前にインストールしているユーザーへ、アンインストールを依頼したり、強制アンインストールしたりすることが可能です。
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