ライセンス管理とは、IT資産管理(※)のうち、ソフトウェアのライセンスの契約内容や使用状況の管理を行うことです。

ソフトウェアは有償・無償に関わらず「著作物」なので、使用にはサービス提供者の「使用許諾(ライセンス)」を得る必要があります。契約したライセンス数を超える不正な利用は、著作権法に抵触する行為です。

契約したライセンス数と使用中のライセンス数を把握して、ソフトウェアの不正利用を防止することはライセンス管理の役割です。

また、ライセンス管理を行っていれば、ライセンスの不要な購入を避けられ、PCの廃棄などにより発生する「余剰ライセンス」を別のPCに振り分けるなど、有効活用することができるため、全体のコスト削減にもつながります。

※ IT資産管理とは

IT資産管理(IT Asset Management)とは、企業・組織内にあるハードウェア、ソフトウェア、周辺機器、インフラなどのIT資産に対する管理を意味します。

また、ハードウェアやソフトウェア本体だけではなく、そのライセンス証書、保守契約などの契約書も管理対象になります。

ライセンス管理の課題

 

1. ハードウェア・ソフトウェア管理との連携

ライセンスはソフトウェアの契約に付帯するものであり、ソフトウェアはハードウェアにインストールして利用するものです。

そのため、ライセンスの管理を行うには、同時にハードウェア管理・ソフトウェア管理 も行う必要があり、それぞれの連携が課題となります。

 

2. ライセンスの契約内容の管理

ライセンスは種類や形態よって、契約内容が異なります。

ライセンスの形態と使用許諾条件の違い

例えばMicrosoft Officeの場合、電気量販店でパッケージを購入したのか、PCの購入時にプリインストールされていたのかによって使用許諾条件が変わってきます。

プリインストール版は、プリインストールされていたPCでのみソフトウェアの使用が許諾されています。対して、パッケージ版は、利用者が同じであれば、複数のPCでの使用が許諾されています。このように同じソフトウェアでも、入手方法によって種類や形態が異なり、使用許諾条件も変わってきます。

さらに、使用許諾条件以外にも、契約期間や更新期限、ライセンス証書など、一つのライセンスに対してだけでも管理する項目は多数あります。

ライセンス管理では組織内すべてのソフトウェアのライセンスを管理するため、膨大な工数が必要です。

契約内容の適切な管理は、ライセンスの不正利用の防止にもつながるため、ライセンス管理において非常に重要であり、この効率化はライセンス管理の課題の一つです。

3. 契約が適正かどうかの判断

ライセンス管理では、契約の妥当性を監視する必要があります。契約の妥当性とは、余分なライセンスを購入していないか、購入したソフトウェアが実際に利用され、業務に貢献しているかを継続的に確認することです。

しかし、無形資産であるライセンスは、PCなどのハードウェアと異なり、現物と台帳を突き合わせて確認することができません。そのため、管理者が人力で利用状況を把握するのは困難です。

Freshserviceがライセンス管理の課題を解決

1. ソフトウェア・ハードウェアライセンスを一つのツールで管理

Freshserviceなら、ライセンスの管理台帳に加え、ハードウェアやソフトウェアそれぞれに台帳を作成し、すべての資産を一元管理できます。

あらゆる資産を一つのツールで管理することで、資産の利用状況を正確に把握し、無駄なく配分することができます。

また、契約更新や失効が近づいた場合やソフトウェアのインストール数が購入したライセンス数を超えた場合には、自動で通知が送信され、ライセンス不正利用の防止にも役立ちます。

すべてのIT資産を一元管理

2. シンプルなUIで詳細な設定が可能

シンプルなUIのため、最小限のトレーニングでライセンス管理が可能です。

ライセンスに関する登録内容は、ライセンスの種類や形態、使用許諾条件、契約番号、契約期間など必要な項目を網羅しているほか、関連する資産の登録や、更新履歴も確認できます。

シンプルなUIで詳細な設定が可能

3. 使用頻度のチェック

組織内全てのソフトウェア資産を常にトラッキングし、資産所有者と使用状況を把握。ソフトウェアの貢献度の指標として、ライセンス購入・更新時の契約最適化につながります。

ソフトウェアの使用頻度をチェック