購買管理とは
JIS(日本産業規格）において、購買管理は「生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」と定義されています。
つまり購買管理とは、物品を外部から購入する場合に、決められたものを要求通りの品質・価格・期日で調達することです。
購買管理の5原則
購買管理は「購買管理の５原則」に則って行われます。
適切な購買管理を行うためには、この5つの原則を満たす必要があります。
- 適切な取引先の選定
- 適正な品質の確保
- 適正な数量の決定・確保
- 適正な納期の設定・指示
- 適正な価格での購入
5原則に準拠した購買管理の業務フロー
① 取引先の選定
初めに取引を行う取引先の候補を選定し、製品やサービスの見積もりをとります。
見積もりをもとに取引先を決定しますが、この際、価格だけでなく、納品場所や不良品の返品規定などの条件も確認しておきます。相見積もりや価格交渉が行われる場合もあります。
② 発注作業
決定した取引先に対し、発注します。
この際、取引条件を再確認し、納期や検収基準、支払い方法、支払い期日などを詳細に明記した書面で契約を交わします。
③ 納期管理
契約時に決定した納期に間に合うかを確認し、入荷が遅れた場合には必要な対応を行います。
④ 入荷・検収・検査
納品物を受け入れ、品質や数を確認し支払い処理を行います。
不良品や数量不足が発覚した場合は、契約書類に準じて対応します。
⑤ 出荷・保管
購入した製品を必要な現場に振り分けます。すぐに利用されるものでない場合、在庫として保管します。
⑥ 棚卸し
5原則では明言されていませんが、棚卸しも購買管理の重要なテーマです。
仕入れた商品の在庫がいくつ残っているのか、商品の品質に問題がないかなどを細かくチェックします。
棚卸しは、在庫を正確に把握し、購買計画を策定するために定期的に行う必要があります。
