購買管理とは

JIS(日本産業規格)において、購買管理は「生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」と定義されています。

つまり購買管理とは、物品を外部から購入する場合に、決められたものを要求通りの品質・価格・期日で調達することです。

 

購買管理の5原則

購買管理は「購買管理の5原則」に則って行われます。

適切な購買管理を行うためには、この5つの原則を満たす必要があります。

 

5原則に準拠した購買管理の業務フロー

 

購買管理の業務フロー

 

① 取引先の選定

初めに取引を行う取引先の候補を選定し、製品やサービスの見積もりをとります。

見積もりをもとに取引先を決定しますが、この際、価格だけでなく、納品場所や不良品の返品規定などの条件も確認しておきます。相見積もりや価格交渉が行われる場合もあります。

② 発注作業

決定した取引先に対し、発注します。

この際、取引条件を再確認し、納期や検収基準、支払い方法、支払い期日などを詳細に明記した書面で契約を交わします。

③ 納期管理

契約時に決定した納期に間に合うかを確認し、入荷が遅れた場合には必要な対応を行います。

④ 入荷・検収・検査

納品物を受け入れ、品質や数を確認し支払い処理を行います。

不良品や数量不足が発覚した場合は、契約書類に準じて対応します。

⑤ 出荷・保管

購入した製品を必要な現場に振り分けます。すぐに利用されるものでない場合、在庫として保管します。

⑥ 棚卸し

5原則では明言されていませんが、棚卸しも購買管理の重要なテーマです。

仕入れた商品の在庫がいくつ残っているのか、商品の品質に問題がないかなどを細かくチェックします。

棚卸しは、在庫を正確に把握し、購買計画を策定するために定期的に行う必要があります。

購買管理の課題

ドキュメントの管理

製品やサービスの購入・契約では、契約書・注文書・請求書・見積書など、様々な書類が取り交わされます。取引に関する書類の保存期間は法令で7年間と決められているため、その保管も購買管理の業務となります。

これらに加えて、製品やサービスによって個別に管理する必要のある書類もあります。

例えばソフトウェアライセンス購入の際には、使用許諾条件や更新期限、ライセンス証書なども管理する必要があります。

すべての製品やサービスの契約書類を管理するには、膨大な工数が必要となるため、この効率化は購買管理の課題の一つです。

複数承認による遅延

購買業務では、一つの取引に際して複数の部署からの承認が必要なことも多いです。

例えば新たにPCを購入する際に、当該部門の上長とシステム部門両方からの承認が必要なことがあります。

複数の部署や関係者からの承認を得るために購買手続きが複雑化すると、製品やサービスの導入までに時間がかかり、その分生産性を低下させてしまいます。承認フローの効率化は購買管理の大きな課題です。

購買業務の可視化、データの共有

組織内で購買基準を明確化し、購買手順を共有することで、誰が担当しても同じ品質で、納期に遅れず商品の購入ができるようなります。

その際に、過去のすべての購買データを、各担当者が確認できる状態になっていれば、取引先の選定、価格の検討が容易になります。

また、組織内の全ての購買業務を可視化することで、部門・部署間での重複発注を防止するほか、複数の仕入れ先に分散発注していたものを一括で購入できるため、コストの削減にもつながります。

さらに、すべての購買活動の履歴が可視化されるため、人的ミスや意図的な不正の防止・早期発見も期待できます。

購買管理システム

日を追うごとに増加する取引データ管理の手間は膨大です。それでも購買状況の共有はリアルタイムで行う必要がありますし、承認を遅延させるわけにはいきません。

そのため購買データの一元管理と購買状況の可視化のために購買管理システムを導入するのが一般的です。

 

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ドキュメントの一元管理

ハードウェア、ソフトウェアに関わらず、すべての資産に関する情報を一か所に集約。

製品やサービス、取引先ごとに、情報の登録が可能で、請求書や発注書などの契約関係書類をまとめて管理できます。

ドキュメントの一元管理

複数担当者への承認依頼機能

独自の承認ワークフローを設定することで、複数人の承認依頼も自動で通知。リードタイムの短縮に貢献します。

複数担当者への承認依頼

製品のトラッキング、取引状況の可視化

すべてのIT資産をトラッキングし、取引状況を含めたステータスを一覧で把握できます。

製品の在庫や使用状況も確認できるため、過剰な発注も抑制されます。

過去の取引情報に加えて、複数の仕入れ先情報を登録可能。これによって仕入れ先同士の比較が容易に行え、コストの削減に貢献します。

取引状況の把握