IT-werkzaamheden: insourcing vs outsourcing
Het insource of outsourcen van IT-services is een overweging die voor ieder bedrijf anders is. Er is sowieso geen one-size-fits-all. Wanneer is insourcen de beste keuze, en wanneer outsourcen? In dit artikel gaan we in op de definitie van beiden, bekijken we de voor- en nadelen en bespreken we de vijf stappen die u kunt nemen bij het maken van een keuze tussen in- en outsourcen.
Insourcing vs. outsourcing: definities en het verschil
Voor we gaan kijken naar wat de voor- en nadelen zijn van zowel in- als outsourcing, is het goed om helder te hebben wat deze twee begrippen precies inhouden. En belangrijker nog: wat het verschil is tussen de twee?
Insourcing
De definitie van insourcing is heel simpel gezegd: de operationele werkzaamheden van een bedrijf laten uitvoeren door werknemers van het bedrijf. In het geval van het insourcen van IT services, betekent dat dus dat de IT-werkzaamheden van het bedrijf worden toegewezen aan experts die in dienst zijn van deze organisatie, en dat zij deze dus ook zelf uitvoeren. Deze deskundigen worden dus specifiek aangenomen voor het uitvoeren van deze taken voor de organisatie waar zij zelf voor werken. Dit gebeurt al dan niet in een bestaande afdeling van het bedrijf.
Outsourcing
Bij outsourcing gaat het er heel anders aan toe. Bij outsourcing kiest een bedrijf ervoor om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan een externe partij. In het geval van het outsourcen van IT-services worden de IT-werkzaamheden van het bedrijf dus niet uitgevoerd door (werknemers van) het bedrijf zelf, maar door (werknemers van) een ander bedrijf dat zij speciaal voor dit doel inhuren.
Het verschil
Het verschil is dus dat de IT-werkzaamheden bij insourcing intern gebeuren, en dat ze bij outsourcing extern gebeuren. De reden hiervoor kunnen enorm uiteen lopen en hangen onder andere af van het soort bedrijf, de core business, de IT-strategie, de werkzaamheden zelf, en van andere belangrijke zaken zoals personeel en budgetteringen.
Voordelen en nadelen insourcing
Voordelen
- Gebruik van reeds bestaande resources, namelijk interne medewerkers. Deze kunt u zelf selecteren, heeft u zelf in dienst, en kunt u trainen op de specifieke werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden op de manier die past bij uw organisatie.
- Meer controle op de uitvoering. Omdat alles letterlijk en figuurlijk ‘in huis’ gebeurt, heeft u directe invloed op wat er gebeurt, hoe het gebeurt, wanneer het gebeurt en door wie het gebeurt.
- Vertrouwelijke informatie blijft binnen 4 muren. In tijden van datalekken en cyber dreigingen, betekent kiezen voor insourcing weer 1 risico minder op het verliezen van vertrouwelijke informatie.
- Kennis en kunde: de kennis en expertise van uw medewerkers komen volledig ten gunste van uw bedrijf en bijbehorende doelstellingen.
Nadelen
- Het samenstellen van een team of afdeling is tijdrovend
- Als IT niet uw core business is, is het vaak lastig voldoende budget te hebben voor deze werkzaamheden
- De werkzaamheden kosten tijd, die u niet aan uw core business kunt besteden.
Voordelen en nadelen outsourcing
Voordelen
-
- Hoge mate van expertise: voor u is IT wellicht niet de core business, maar voor de IT-leverancier wel. U bent dus verzekerd van deskundigheid.
- Geen grote investering nodig binnen de eigen organisatie
- Meer ruimte om u te focussen op uw core business, en geen zorgen meer over uw IT
- Efficiënter in kosten
-
-
- Veel IT-hulp nodig? Dan kunt u profiteren van schaalvoordeel
- Weinig IT-hulp nodig? Dan hoeft u vaakgeen grote investering te doen, maar enkel expertise in te kopen wanneer dit nodig is
-
- Flexibiliteit
- Ideaal als u zelf niet de juiste mensen in dienst heeft of kunt vinden
Nadelen
- Minder concrete ‘grip’ op de werkzaamheden
- Leverancier voor nodig, wat operationele gevolgen heeft (het traject van de juiste partij zoeken maar ook administratie, facturatie, etc)
- Risico op loss of ownership
- Externe partijen hebben vaak minder kennis van uw organisatie dan uzelf
Stappen bij het kiezen tussen insourcing en outsourcing
Zoals we al eerder aangaven is er geen one-size-fits-all, en ook geen goed of fout. Het kiezen voor het insourcen of outsourcen van IT-werkzaamheden is van heel vaal factoren afhankelijk. Neem daarom deze overwegingen altijd mee bij het overwegen wat de beste optie is voor uw bedrijf:
- Inventarisatie
Breng eerst goed in kaart welke IT-werkzaamheden en -uitdagingen er binnen uw bedrijf bestaan. Zijn dit eenmalige activiteiten, of doorlopende werkzaamheden? Wat is de exacte scope (in uren en in werkzaamheden)? Neem hierbij ook doorlopende zaken zoals service en onderhoud in mee. Zo krijg u inzicht in wat u precies nodig heeft: 1 persoon? Een hele afdeling? Service enkel op afroep? Eenmalig of continue? etc.
- Budgettering
Zodra u grofweg weet wat er moet gebeuren, is het tijd om voor beide opties een budgettering te maken. Wat kost het om te insourcen en wat kost het om te outsourcen? Vergeet bij beide opties niet het wervings- en onboardingstraject mee te nemen – dit kost zowel tijd als geld.
Hou vervolgens uw kosteninschatting naast het budget dat uw bedrijf heeft voor IT-services. Wellicht is de keus dan al snel gemaakt, omdat er dan al snel een optie afvalt. Zo niet, dan gaat u door met de volgende stap:
- Zoektocht resources
Ga ‘de markt’ op en bekijk welke resources voor beide opties beschikbaar zijn. Dus zowel vast personeel in het geval van insourcing, als externe leveranciers in het geval van outsourcing.
Let er bij insourcing op dat de personeelskosten slechts een deel zijn van de totale kosten. Personeel huisvesten en uitrusten met de juiste training, technologie en software moet hier ook bij worden meegenomen. Betrek sowieso altijd uw HR-afdeling bij dit gedeelte van uw zoektocht. Het kan zijn dat u de juiste mensen al in dienst heeft, maar het kan ook zo zijn dat u nieuwe mensen moet gaan werven.
Voor de outsourcing-optie gaat u op zoek naar bedrijven die gespecialiseerd zijn in het soort IT-services dat uw bedrijf nodig heeft. Bespreek altijd duidelijk uw wensen, eisen en voorwaarden en ga alleen het gesprek aan met bedrijven die daaraan kunnen voldoen.
- Trials
Veel IT-bedrijven bieden de mogelijkheid hun diensten een bepaalde periode gratis uit te proberen. Maak hier altijd gebruik van! Zo ondervindt u zelf of het bedrijf, de mensen, de software en de werkwijze bij u passen of niet. Door dit bij meedere bedrijven te doen, krijgt u een duidelijk beeld van wat de markt aanbiedt, en welke partij het beste bij u zou passen.
- Kiezen: insourcing of outsourcing
Dit is het moment dat u een keuze maakt: gaat u insourcen of gaat u outsourcen? Op basis van uw bevinden uit bovenstaande stappen, zou u nu deze beslissing moeten kunnen nemen. Bespreek uw bevinden met het hoger management en toets het ook aan de overkoepelende strategie van uw organisatie.
Conclusie
Het kiezen voor IT-services insourcen of outsourcen is complex. Het is dan ook belangrijk hier goed de tijd voor te nemen en alle voordelen, nadelen en opties goed te overwegen en de juiste personen uit de organisatie hierbij te betrekken. Freshservice biedt een breed scala aan opties voor IT Service Management, met slimme en intuïtieve software en een ROI van meer dan 300%.
