Qu'est-ce que la gestion des applications SaaS ?

La gestion des applications SaaS (SAM) est une solution d'entreprise proactive permettant, au sein du portefeuille de l'entreprise, de superviser et de gérer les achats, la gestion des licences, la maintenance, le renouvellement, la conformité en termes de sécurité, et la résiliation des applications SaaS basées sur le cloud.

Au sein de votre organisation, un système de gestion des applications SaaS efficace représente un investissement sur le long terme vous permettant d'optimiser vos dépenses SaaS, de maximiser votre ROI, de rester conforme aux normes de sécurité, et de tirer profit de vos investissements basés sur le cloud. 

Le SaaS est devenu, sans conteste, le visage du logiciel moderne. De plus en plus d'entreprises choisissent d'adopter les avantages de l'accès sur le cloud basé sur abonnement. Gartner explique que le logiciel en tant que service (SaaS) représente actuellement la part de marché la plus importante, avec une croissance prévue qui devrait atteindre 104,7 milliards de dollars en 2020. La caractéristique qui fait du modèle le SaaS le choix préféré de beaucoup est celle qui présente les plus grands problèmes pour le département IT dans l'entreprise : un accès rapide et une configuration simple. N'importe qui avec une carte de crédit et une adresse e-mail peut souscrire à un abonnement. Cela pose un problème pour les entreprises qui tentent de garder le contrôle sur leur gestion des licences, des accords, et la sécurité de leurs données commerciales.  

Gartner, le premier cabinet de recherches et d'analyses IT dans le monde, estime que les dépenses annuelles d'achat et de gestion des applications et licences logicielles peut représenter jusqu'à quatre fois le coût de l'achat initial. Les entreprises dépensent près de 75 pour cent du total de leur budget informatique pour maintenir et faire fonctionner leurs systèmes et logiciels existants.

Les 4 défis principaux de la gestion du SaaS

Gestion des applications SaaS : le remède au chaos du SaaS

Préparez-vous à contrôler les dépenses SaaS inutiles, à rationaliser votre gestion des applications SaaS, et à utiliser votre budget IT pour vos initiatives de transformation. Il est essentiel d'avoir une stratégie solide pour garder le contrôle, et avoir une meilleure visibilité sur vos applications et licences SaaS. Voici quelques mesures pouvant aider les organisations à reprendre le contrôle sur leur utilisation SaaS, à économiser de l'argent sur les applications redondantes, et à devenir expertes dans la gestion des applications SaaS.

 

1. Sécurisez vos comptes Saas

Les applications SaaS apportent une aide précieuse aux organisations en raison de leur évolutivité, de leur simplicité, et de leurs faibles coûts initiaux. Toutefois, à cause du shadow IT, les utilisateurs finaux se procurent souvent des licences et des applications sans autorisation formelle du département IT, créant ainsi des angles morts en termes de sécurité. Cela mène les organisations à s'exposer au vol de données propriétaires, ce qui crée un risque conséquent en termes de respect des normes.

Formez vos utilisateurs finaux aux risques associés à l’utilisation d’applications et de licences non autorisées.

Vérifiez que votre organisation soit conforme au RGPD, au HIPAA, et aux autres normes protégeant l'intégrité et la confidentialité de l'organisation.

Créez, au sein de l'organisation, une équipe dédiée au traitement de ces angles morts en termes de sécurité.

Mettez en place un protocole de vérification de la sécurité régulière pour vous assurer que les applications et les logiciels SaaS qui sont utilisés ne créent aucun risque pour l'organisation.

 2. Optimisez vos dépenses SaaS

Demandez-vous si chacune des applications et des licences qui sont achetées est utilisée au maximum de ses capacités. Offrez-vous des packs de fonctionnalités supérieures à tous vos employés, peu importe leurs besoins ? Votre organisation est-elle victime de dépenses SaaS cachées ?

Le SaaS est facile à acheter et à déployer, n'importe qui en possession d'une adresse e-mail et d'une carte de crédit peut le faire en un clin d'œil. Le problème avec le SaaS, c'est qu'il prolifère. La plupart des applications SaaS achetées ne sont jamais utilisées. Cela mène à des dépenses SaaS hors de contrôle. 

 

Développez une stratégie solide pour votre gestion des licences SaaS.

Diminuez la redondance SaaS.

Formez vos utilisateurs sur la manière d'améliorer l'adoption et l'engagement SaaS.

De temps en temps, renégociez les termes des contrats avec vos fournisseurs.

Investissez dans l'automatisation afin de rationaliser vos achats d'applications et de licences SaaS, ainsi que vos processus de renouvellement.

3. Faites la lumière sur le Shadow SaaS

Bien souvent, les employés achètent des licences et des applications sans aucune autorisation formelle de l'IT car ils pensent que les processus IT sont lents et problématiques. Pour la plupart des employés, le Shadow IT signifie simplement qu'ils peuvent remplir leurs obligations de la manière la plus efficace et effective possible. Cela occasionne des problèmes pénibles, comme par exemple des abonnements SaaS redondants, des applications non autorisées qui hébergent vos données confidentielles, et une augmentation des risques en termes de sécurité et de respect des normes.  

 

Effectuez le suivi de l'ensemble de vos applications et licences SaaS : autorisées, non autorisées, approuvées ou non.

Identifiez les applications shadow SaaS.

4. Gérez vos renouvellements SaaS

La gestion des licences SaaS nécessite de porter une grande attention aux détails. Il n'est jamais simple d'obtenir une visibilité totale sur les achats et les renouvellements basés sur le cloud pour l'ensemble de l'organisation. Plus vos employés se procurent de licences et d'applications SaaS, plus elles sont difficiles à entretenir. Ces achats, renouvellements de contrats, ou licences SaaS possèdent un nombre infini de règles de facturation, de contrats à rallonge, et de termes compliqués.

Il est essentiel d'avoir un processus de renouvellement SaaS clairement défini pour surmonter ces obstacles, et ainsi permettre à votre organisation de faire des économies.

 

Identifiez le département d'achat et le responsable individuel pour chaque application SaaS.

Gagnez en visibilité sur toutes les dépenses associées au Saas et au cloud.

Gardez la trace de tous vos contrats et des détails de vos contrats pour faciliter la gestion.

Conservez un calendrier contenant les détails de renouvellement, les dates importantes et les renouvellements automatiques.

Créez un processus automatique pour acheter des applications et des licences SaaS/cloud.

Idéalement, les organisations ont besoin d'une source unique de vérité pour obtenir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur l'utilisation du cloud, source où vous pouvez ajuster vos dépenses SaaS et garantir une meilleure sécurité. Discutez avec nos experts SaaS chez Freshservice pour choisir la solution SAM la mieux adaptée à votre organisation.