Comment mettre en place la méthode Kanban?
La méthode Kanban est mise en place au moyen d'un tableau d'affichage qui peut être aussi bien physique que logiciel. Il est standardisé et ses fonctionnalités sont pensées pour assurer une transparence totale du déroulement des processus et du travail requis pour un projet.
Créer un tableau Kanban
Les tableaux Kanban (Kanban Board ou bien encore tableau japonais) fonctionnent en faisant correspondre des tâches individuelles à des notes autocollantes colorées. Elles sont placées en colonnes sur un grand tableau. Les colonnes de cet outil de visualisation représentent la chaîne de valeur - une séquence d'étapes spécifiques que les tâches ou les produits doivent franchir du début à la fin du travail. Les éléments de travail sont notés sur des cartes et placés dans leurs colonnes respectives. De plus en plus les équipes de développement utilisent un logiciel agile qui reprend la même structure que le tableau japonais physique. Il dispose de fonctions avancées qui favorisent le travail collaboratif.
Définissez vos flux
La visualisation du flux de travail (Workflow) est à la base de la méthode Kanban. C’est un élément essentiel pour maintenir l'efficacité du système de flux en mode « PULL ». Un système « PULL », dit flux tiré à la différence de « PUSH » flux poussé, permet d’éviter les gaspillages. Il consiste à mettre en place un nouveau travail sur demande du client. Le « PUSH » étant plutôt une proposition de la part de l’équipe de développement. Le « PULL » a pour avantage de ne répondre qu’aux besoins réels des clients. C’est le meilleur moyen pour économiser les ressources et aussi pour éviter de sur-stocker.
Il faut être aussi précis que possible lorsque que l’on prépare le tableau Kanban. Pour favoriser l’aspect collaboratif de la méthode Kanban les cartes affichées au tableau établissent clairement le planning d’avancement. Chaque partie du processus est détaillée et les étapes de chaque phase sont déterminées. En général, l'étape « En Cours » est décomposée en autant de sous-étapes que possible. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble du flux de travail et de repérer instantanément tout problème. Idéalement, une définition précise des flux conduit à une quasi-automatisation de la réalisation des tâches par l’équipe ou au moyen d’un système d’intégration continue et de livraison continue. (CI/CD).
Déterminer les étapes du processus
La décomposition des étapes d’un processus est fondamentale pour l’approche agile. Pour assurer la fluidité de votre flux, vous devez noter avec soin la durée du cycle de toutes les cartes qui passent par vos tableaux Kanban. La réduction du temps de cycle passe par la décomposition du travail en tâches dont la spécification est précise. Elles ne nécessitent pas plus de quelques jours pour passer de la demande à la réalisation.
Cela permettra à l’équipe de faire passer plus souvent le travail d'une étape à l'autre et de maintenir toutes les parties de votre processus en fonctionnement. Ainsi, non seulement vous réduirez la durée du cycle itératif de vos missions, mais vous augmenterez le débit de votre système de « PULL ». L’avancement du projet est mieux supervisé et bien plus rapide.
Cibler les goulots d’étranglement
Les goulots d'étranglement font inévitablement partie de tout processus, quel que soit son degré d'avancement et sont la conséquence de l’impossibilité de ne pas réussir à établir un flux de travail fluide. Le problème provient de la différence de capacité entre les différentes étapes du flux de travail. Si 10 développeurs, par exemple, travaillent sur une nouvelle version d’un produit et qu'une seule personne est responsable de l'étape de révision du code, il n'est pas surprenant que cette étape soit un goulot d'étranglement.
Le véritable problème de la gestion des goulots d'étranglement est qu'ils ne sont pas visibles. Si le flux de travail a été cartographié précisément sur un tableau Kanban, les goulets d’étranglement sont aisément repérables. Lorsqu'une étape est en passe de devenir un goulot d'étranglement, le Chef de Projet fait preuve de réactivité et recherche la cause profonde du problème. Des mesures appropriées sont prises par le développeur pour éradiquer le goulot d'étranglement ou pour l'empêcher de bloquer le processus et d'entraver votre flux. Cette flexibilité est garante de l’amélioration continue pour la gestion de projet agile.
Déterminer les états
Les états d'avancement d'un projet suivant la méthode Kanban servent à effectuer un suivi opérationnel des processus et du travail effectué par l'équipe de développement. Au fur et à mesure de l'évolution du projet, un effet tunnel peut être constaté. Toutes les activités liées au projet sont de moins en moins nombreuses lorsqu'une tâche passe de la colonne « A faire » dans sa « Swim Lane » à la colonne « Fait » qui en signifie l’achèvement.
Personnaliser (couleurs, typologie, etc)
Différentes couleurs de cartes sont utilisées pour prioriser différents types d'éléments de travail. Sur un Kanban Board les rangées horizontales sont appelées « Swim Lanes ». Elles sont utilisées pour organiser les équipes travaillant sur le même tableau. La capacité de certaines colonnes est limitée pour assurer la fluidité du travail. Les membres de l'équipe tirent les cartes et les déplacent dans les colonnes de gauche à droite au fur et à mesure que le travail progresse. La gestion de projet est alors facilement suivie et transparente pour toute l’équipe.
En résumé:
Si la méthode Kanban est largement adoptée par tous types d’industries c’est d’abord à cause de sa simplicité.
L’avancement des travaux d’une équipe projet est affiché sur un tableau Kanban. Il est composé de 3 colonnes qui exposent les progrès de chacun des travaux en cours (WIP). Ceux-ci sont figurés sur des lignes indépendantes (Swim Lanes) et chacun des processus qui les composent sont détaillés (ressources, délais, etc.) sur des cartes de couleurs. Au fur et à mesure de leur réalisation, ces cartes autocollantes sont déplacées chronologiquement de gauche à droite.
Grâce à cet aperçu d’ensemble du projet il est facile de détecter des goulots d’étranglement et d’y remédier. Enfin, les nouvelles demandes clients sont intégrées séquentiellement en utilisant le système « PULL ».