L'implémentation d'un logiciel de gestion des changements
Pour que votre entreprise tire le maximum de profit de son investissement dans un logiciel de gestion des changements, il est important de l'implémenter de façon réfléchie. Les deux choses les plus importantes à se rappeler lors de l'implémentation d'un logiciel de gestion des changements sont :
- Le logiciel va automatiser les processus que vous définissez
- Avec le temps, vous allez générer une quantité importante de données qu'il va falloir gérer.
Chaque plan d'implémentation va être différent en fonction de la culture, des processus de livraison, de l'environnement informatique et des objectifs en termes de changements de votre entreprise.
L'automatisation du processus
Le premier domaine sur lequel se concentrer pendant l'implémentation du logiciel de gestion des changements est la simplification des processus et des règles opérationnelles. Si vous automatisez un processus qui ne fonctionne pas, celui-ci ne fonctionnera toujours pas. Cherchez les occasions d'optimiser votre processus en éliminant les étapes inutiles, en réduisant le nombre de variantes du processus par la standardisation, en utilisant des modèles et en automatisant les règles de décision pour éviter la saisie manuelle de données.
Intégrez le logiciel de gestion des changements avec vos outils d'ingénierie et de gestion de projets pour fournir des processus de gestion des changements en circuit fermé qui couvrent le cycle de vie du changement dans son intégralité. Ceci est particulièrement important si votre organisation s'appuie sur (ou a l'intention d'implémenter) les méthodologies Agile, Scrum ou DevOps. Les intégrations permettent aux membres de l'équipe projet de préparer les changements sans subir les délais générés par un processus de demande de changement séparé.
Évitez de restreindre les activités de votre logiciel de gestion des changements à un seul utilisateur (tel que le médiateur du comité de contrôle des changements). Cela crée un goulet d’étranglement dans votre processus de gestion des changements. Au contraire, tirez parti de l'automatisation pour élargir votre processus. Si vous pensez encore avoir besoin d'inclure une personne dans la boucle, il est important que vous soyez conscients des éventuelles contraintes en termes de capacité et mettiez en place des plans d'urgence si cette personne n'est pas disponible.
Des données saines
Assurez-vous d'avoir en place un plan pour gérer la santé des données de façon régulière. Avec le temps, l'exécution de votre processus de gestion des changements va générer un grand nombre de données transactionnelles. Ce n'est pas parce que vous aviez besoin des informations pour prendre une décision que vous devez les conserver indéfiniment.
- Les projets seront achevés et/ou annulés, et lorsque c'est le cas, vous devrez vous occuper des données relatives au changement qui restent.
- La plupart des données de support qui ont été importées dans votre logiciel de gestion des changements sont disponibles à d'autres endroits (dans les systèmes source ou dans un entrepôt de données). Réfléchissez à la possibilité de remplacer les données copiées avec des liens pointant vers la source si celle-ci n'a pas été modifiée.
- La plupart des données deviennent obsolètes avec le temps et perdent leur sens et leur importance dans la prise de décisions. Il est donc essentiel d'avoir une bonne stratégie d'archivage et de nettoyage.
L'optimisation et la planification du processus pour la bonne santé des données sont des activités qui devraient être effectuées pendant l'implémentation du logiciel de gestion des changements. Il est préférable d'avoir des processus et des données saines dès le départ plutôt que d'avoir à revenir plus tard pour mettre de l'ordre.