Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban est un système de gestion des processus et des workflows basée sur des signaux visuels pour communiquer les informations et améliorer l'efficacité. Le secteur industriel, celui de l'amélioration des processus et l'ITSM utilisent le management visuel Kanban. Le mot « Kanban » est un mot japonais qui signifie “Étiquette”. En gestion des processus et des flux, ce terme revêt quatre sens différents :

Les concepts du système Kanban

Le système Kanban peut être décrit au moyen de quatre concepts simples :

Quelques exemples de l'utilisation courante du tableau Kanban ?

La plupart des professionnels ont déjà utilisé la méthode Kanban en action sans s'en rendre compte. En effet, celle-ci est largement utilisée dans un grand nombre de différents secteurs d'activité.

 

Un exemple du secteur industriel

La plupart des organisations industrielles utilisent la méthode kanban en gestion de projet dans leurs processus de production. L'industrie automobile est un bon exemple. Dans le passé, les véhicules étaient fabriqués puis inventoriés avant d'être vendus. Les techniques Kanban ont été introduites dans cette industrie aussi bien pour éviter les stocks invendus chez les concessionnaires que les goulots d’étranglement dans le processus de production, en passant vers un système de “fabrication à la demande” (made to order) en mode juste à temps (JIT). La première utilisation du Kanban dans le processus ? Elle se présente lorsqu'un consommateur se rend chez un concessionnaire pour commander un véhicule. Le concessionnaire envoie le bon de commande à l'usine, ce qui est en réalité un signal Kanban ordonnant à l'usine de fabriquer le véhicule en fonction des spécifications du client. La méthode Kanban est également utilisée dans le processus de fabrication. Par exemple, lorsque le nombre de volants dans le contenant Kanban de la ligne de production diminue jusqu'à un niveau défini, un signal Kanban est envoyé au fournisseur pour qu'il en fournisse davantage. Le fournisseur livrera la quantité suffisante pour remplir le contenant Kanban jusqu'au niveau prévu. La taille de ce contenant est essentielle pour assurer l'efficacité du processus de bout en bout.

Un exemple du secteur de la restauration rapide

Un restaurant fast-food est un autre exemple de l'utilisation de la méthode Kanban Agile. Les techniques pour les signaux et les contenants Kanban sont utilisées avec succès pour garantir que le nombre de burgers frais à vendre soit toujours suffisant, ce qui évite à la nourriture de refroidir et d'être gâchée. En utilisant le logiciel Kanban, le restaurateur va installer un ensemble de liens entre le point de service et la cuisine, avec un lien différent pour chaque type de burger. Une ligne sur chaque lien agit en tant que signal Kanban. Lorsque le nombre de burgers sur un lien diminue jusqu'à ce niveau, un signal Kanban envoie alors à la cuisine l'ordre de fabriquer un nombre défini de burgers frais. La taille du lot, ou la taille du contenant Kanban, va varier pour chaque type de burger en fonction de la vitesse à laquelle il est généralement vendu. Dans certains restaurants, la taille du contenant ainsi que le niveau à partir duquel le Kanban est déclenché peuvent varier en fonction du jour de la semaine ou du moment de la journée, pour faire face aux taux variables de vente de burgers. Pour les burgers les moins populaires, la taille du Kanban peut être aussi faible que 1. Si les tailles du contenant et les niveaux de déclenchement Kanban sont soigneusement déterminés, alors la majorité des clients recevront un burger fraîchement cuit sans attendre.

Quelle est l’histoire de la méthodologie Kanban ?

À la fin des années 40, Toyota souhaitait obtenir un flux régulier dans la production de ses véhicules et maintenir un minimum de stock de véhicules achevés. Taiichi Ohno, un ingénieur industriel de chez Toyota, eut l’idée du système Kanban pour résoudre ce défi. Son inspiration pour créer le Kanban lui vint d'une épicerie où le personnel commandait uniquement à leurs fournisseurs la quantité d'articles nécessaires pour remplacer ce que les clients avaient acheté. Ohno a développé une carte, alors appelée un Kanban, pour déclencher l'étape précédente du processus de production et donc remplir le stock. La nature visuelle du système Kanban a permis aux équipes de communiquer facilement au sujet du travail qui était nécessaire, et à quel moment, contribuant ainsi à réduire les pertes et à maximiser la valeur. De nouvelles applications de la méthode de gestion de production en flux tendu Kanban ont ensuite été développées en-dehors du secteur industriel, avec notamment, en 2007, la création d'un corpus de connaissances élargi sur le Kanban. Cela a rapidement conduit à l'adoption de différentes techniques Kanban dans le monde entier, dans un large éventail de secteurs et de disciplines.

Quels sont les principes du tableau Kanban ?

Lors de sa première version du système Kanban, Toyota a développé des règles pour l’appliquer. Celles-ci peuvent se résumer par les principes suivants :

Quels sont les bénéfices de l'utilisation du système Kanban ?

L'utilisation du système Kanban présente des bénéfices importants dans les workflows et les processus de production. L'utilisation efficace de la méthode Kanban en gestion des workflows et des processus peut :

La visualisation partagée d'un processus à l'aide de panneaux Kanban encourage la collaboration entre les équipes, qui peuvent voir le travail progresser dans le système vers la livraison finale. Les équipes peuvent également identifier les tâches qui ne sont pas terminées comme prévues en un coup d’œil, ce qui leur permet de collaborer et résoudre les problèmes. Les tableaux Kanban fournissent également aux managers une vue d'ensemble, facile à comprendre, de la charge de travail et de la façon dont le travail progresse. Enfin, les panneaux Kanban peuvent aider les responsables à comprendre l'impact du travail non planifié sur leurs équipes, et leur permettre de fixer des priorités réalistes et de gérer les attentes du management.

Le logiciel Kanban en ITSM

La méthode Kanban en gestion de projet est un système de gestion des workflows qui fournit des signaux visuels afin de communiquer les informations. Sur un tableau Kanban simple, ces étapes peuvent être “À faire,” “En cours” et “Terminé.” Une bonne pratique consiste à garder les tableaux Kanban aussi simples que possible et possèdent les caractéristiques suivantes :

Comment la méthode Kanban peut améliorer la performance de vos équipes

La mise à jour du statut des tâches sur les tableaux Kanban doit être effectuée en équipe plutôt que par des individus travaillant seuls. Cette approche permet aux membres de l'équipe de se connaître, et de partager ouvertement les progrès et les obstacles. Le système Kanban encourage ainsi la responsabilité collective concernant le déplacement des tâches dans le workflow jusqu'à leur réalisation. Les tâches bloquées sont visibles par tous, ce qui évite aux collaborateurs de garder les informations pour eux-mêmes. Les mises en œuvre efficaces du management visuel Kanban donnent naissance à une culture du soutien, où les gens s'entraident. Tous ces impacts culturels et comportementaux améliorent la performance des équipes mais aussi des individus.

Scrum ou Kanban ?

Un grand nombre d'équipes de développement utilisent à la fois les systèmes Scrum et Kanban. L'approche Scrum utilise une technique complétant les développements logiciels sur des périodes de temps données, ou sprints, standards. Chaque sprint inclut la livraison de différents travaux et affiche des dates de début et de fin prévues. Tout travail non terminé à la fin du sprint est reporté dans l’arriéré du produit. La date de fin n'est pas retardée pour permettre l'achèvement du travail.

L’approche Scrum contraste avec l'approche Kanban pour le développement logiciel. Avec le système Kanban, le concept d'intervalles standards pour les cycles de développement où les dates de fin sont prévues n’existe pas et le développement d'un ouvrage se poursuit jusqu'à ce qu'il soit terminé et livré.

Les équipes de développement logiciel qui utilisent Scrum utilisent souvent un tableau Kanban qui leur fournit des illustrations visuelles du contenu et du statut des sprints ; toutefois, le tableau Kanban est effacé à la fin de chaque sprint et est ensuite rempli par les nouveaux travaux dont la réalisation est convenue au cours du prochain sprint. Un tableau Kanban utilisé par la technique Scrum contient également des dates fixes pour la réalisation, tandis qu'un vrai panneau Kanban n'a pas de dates associées aux colonnes.

Aujourd’hui, un grand nombre d'équipes de développement utilise un mélange de Scrum et de Kanban. Scrum est utilisé pour les travaux planifiés en vue de livrer des nouvelles fonctionnalités et des correctifs non urgents. L’outil Kanban est utilisé pour développer des correctifs urgents qui doivent être livrés avant la date de fin prévue du sprint.

Comment utiliser la méthode Kanban en ITSM ?

Les systèmes Kanban peuvent être appliqués à un grand nombre d'aspects de l'ITSM. En voici quelques-uns :

Gestion des changements

Les panneaux Kanban sont souvent utilisés dans les processus de gestion des changements afin de visualiser le statut de ces changements. Chaque changement est représenté sous forme de tâche unique sur le panneau Kanban. Les colonnes habituelles affichant le statut de la tâche sur le panneau Kanban sont “Reçu” “En révision”, “En attente d'approbation,” “Approuvé” et “Implémenté.” On peut également ajouter au tableau Kanban des zones séparées pour “Rejeté” et “Informations supplémentaires requises.” Les tâches sont déplacées dans les colonnes du panneau Kanban lors des réunions régulières, où tous ceux qui sont impliqués dans le workflow du changement se rassemblent debout autour du panneau pour revoir la progression, discuter des problèmes et effectuer toutes les validations nécessaires.

Gestion des incidents

Lorsqu'une organisation ne reçoit habituellement qu'un faible nombre d'incidents, il est recommandé d’utiliser un panneau Kanban afin de gérer ces incidents. Le tableau Kanban contient des colonnes pour "Backlog", "En-cours", "Résolu en attente de l'acceptation de l'utilisateur" et "Entièrement résolu". Une tâche est créée pour chaque incident reçu, et est placée dans la colonne "En attente d'attribution" sur le panneau. La tâche est ensuite déplacée dans les colonnes à mesure que son statut change. Une telle utilisation du tableau Kanban mettra en évidence le moment où la file d'attente des incidents augmente. Si les tâches reçoivent un code couleur en fonction de l'impact et de l'urgence, le panneau Kanban peut également contribuer à la priorisation des incidents.

Gestion des problèmes

Pour cette utilisation de la méthode agile kanban, chaque problème possède sa propre tâche sur le tableau Kanban. Celui-ci peut être associé à un panneau Kanban pour la gestion des incidents, et une tâche problème sera créée pour chaque incident dont la cause première est inconnue. Les tâches problème sont déplacées sur le panneau Kanban lorsque leur statut change, par exemple de “Enquête en cours” à “Cause première identifiée.” L'utilisation de panneaux Kanban pour la gestion des problèmes permet souvent de mettre en évidence le fait qu'il y a davantage de problèmes à résoudre que de ressources disponibles. Cela peut freiner l'utilisation des panneaux Kanban pour la gestion des problèmes.

Démarrer avec Kanban en ITSM

Le tableau Kanban est un moyen idéal pour commencer à utiliser la méthodologie Kanban en ITSM. Les panneaux Kanban sont simples et peu onéreux ; beaucoup d'organisations commencent avec un tableau blanc et des feutres effaçables. La gestion des mises en production est le processus idéal pour commencer à utiliser les panneaux Kanban, étant donné que la plupart des organisations a déjà des plans de mise en production. Nous vous conseillons de créer un panneau Kanban de haut niveau montrant le statut actuel de toutes les mises en production, avec un post-it indiquant une tâche pour chacune d'entre elles. Organisez ensuite un rassemblement hebdomadaire, ou plus fréquent, autour du tableau Kanban avec les personnes responsables de chaque mise en production. Le responsable du processus pour la gestion des mises en production en ITSM devrait faciliter la réunion Kanban, en demandant à chaque représentant/e de résumer brièvement le statut de sa mise en production, en déplaçant la tâche vers l'étape suivante le cas échéant. Chaque tâche sur l’outil Kanban devrait fournir juste assez d'informations. Si une mise en production importante avec un plan complexe est en cours, créez un tableau Kanban séparé pour celle-ci et encouragez les équipes et les individus concernés à remplir ce panneau avec les tâches de leurs plans de projet. Pour connaître le succès avec la méthode kanban en gestion de projet, il suffit de commencer petit et d'élargir ensuite son utilisation à mesure que les connaissances et la confiance se développent.

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