Les méthodes agiles, comme la méthode Kanban, définissent des modes de gestion de projets ou de développement. L’approche consiste à fractionner le projet en tâches ou en objectifs à courts termes, plutôt que de prévoir la planification du projet dans sa totalité.

Lorsqu’un projet est découpé de la sorte, par tâches ou cycles (nommés itérations), on parle de développement itératif.

Ces systèmes de planification sont basés sur les méthodes qui ont été mises au point dans les années 1950. Et notamment pour la multinationale Toyota. Cette dernière les a d’ailleurs appliqués avec succès dans ses processus de fabrication.

En bref, la méthode Kanban vise à améliorer les performances d’une entreprise ou d’une organisation. Cadrer ses projets avec cette méthodologie, c’est s’assurer d’optimiser la qualité et la rentabilité de sa production.

Nous faisons le tour de la question. Retrouvez ici tout ce qu’il vous faut savoir pour mettre en place le système Kanban avec succès.

Table des matières :

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

Si l’on devait donner une définition de la méthode Kanban, on dirait qu’il s’agit d’une méthodologie agile qui permet de suivre l’avancement d’un projet ou d’un processus au sein d’une équipe, de manière visuelle.

Une méthodologie agile ? C’est une méthode qui se base sur le fractionnement des étapes pour la gestion d’un projet ou d’un développement produit.

Avec le système Kanban, cela se fait à l’aide d’étiquettes qui désignent une activité, une étape ou une tâche. Ces étiquettes, souvent appelées cartes Kanban, sont positionnées sur un tableau dont les colonnes représentent différentes étapes.

D’ailleurs, Kanban, également orthographié Kamban, signifie "étiquette" en japonais.

Une méthode qui permet alors d’exposer clairement l’avancement d’un processus métier. Comprenez l’avancement des tâches liées à l’atteinte d’un objectif ou à l’achèvement d’un projet.

La méthode Kanban offre aussi un grand nombre d’informations sur le flux de travail et les tâches qui le composent, et ce, en un coup d’œil.

Kanban, Lean, JIT : des concepts liés.

La méthode Kanban est un concept lié à la production allégée (Lean) et à la production dite « juste à temps » (JIT, pour Just In Time).

Elle sous-entend donc un système à flux tirés, comprenez une production déclenchée par la demande effective du client. Kanban est alors un système de planification particulièrement utile pour indiquer ce qu’il faut produire. Mais aussi quand le produire, et la quantité à produire.

Et si l’industrie du logiciel fut l’une des premières à l’adopter pour son efficacité, le système Kanban est désormais utilisé par bien d’autres secteurs d’activités.

Mieux identifier les obstacles à la productivité.

Disposer d’un système visuel de gestion du travail, c’est aussi pouvoir identifier rapidement d’éventuels goulots d'étranglement dans le processus, et ce, avant qu’ils n’arrivent.

Qu’est-ce qu’un goulot d'étranglement ?

Un goulot d’étranglement, c’est tout simplement une étape, un individu, ou encore un service qui se voit recevoir une charge de travail supérieure à sa capacité. Résultat ? Même si votre entreprise opère au maximum de sa capacité, cela vient créer une interruption du flux de travail. Comme un bouchon. Et donc, des retards dans le processus de production.

Ainsi, identifier d’éventuels goulot d’étranglement avant qu’ils ne surviennent permet sans conteste une production plus fluide et plus rentable. Mais aussi une cadence optimale.

Le problème, c’est que sans outil de cadrage de gestion de projet, qui plus est, visuel comme le système Kanban, les goulots d’étranglement sont rarement identifiables en amont.

Comment fonctionne la méthode Kanban ?

En fractionnant le projet en tâches et en objectifs à courts termes et clairement identifiables, vous pouvez facilement optimiser le flux de travail.

Il devient en effet plus facile de prioriser certains processus pour augmenter les performances. Les flux sont alors améliorés, les cycles de production sont réduits, et la valeur pour le client est augmentée. Avec le système Kanban, une plus grande prévisibilité devient aussi possible.

Tous ces éléments renforcent l’agilité globale d’une entreprise, qui se veut alors résolument compétitive.

La méthode Kanban, un système évolutif et non perturbateur.

La méthode Kanban est une méthode évolutive et non perturbatrice. Elle permet en effet une amélioration progressive des processus au sein d’une organisation.

Comment ? En améliorant les processus existants, étapes par étapes. Il s’agira de mettre en œuvre de nombreux changements mineurs (plutôt qu'un seul et grand changement). En procédant ainsi, les risques pour le système global sont considérablement réduits.

L'approche évolutive du système Kanban permet également de limiter les résistances de l'équipe et des différentes parties prenantes.

Le tableau de Kanban.

La première étape de la mise en place d’un système Kanban consiste à visualiser le flux de travail. Cela se fait à l’aide d'un tableau de Kanban, généralement à fond blanc, et de cartes Kanban (des notes autocollantes, cartes de couleur, ou étiquettes). Chacune de ces cartes représente alors une tâche.

Pour ce qui est du tableau de Kanban, le modèle classique comporte 3 colonnes :

Une méthodologie particulièrement simple, qui offre pourtant à elle seule une excellente visibilité sur la répartition du travail. Mais aussi sur d’éventuels goulots d'étranglement pouvant causer des problèmes à terme.

Exemple de la méthode Kanban.

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Source: Kanbanize

Méthode Kanban : un système adaptable.

Notons que les tableaux de Kanban peuvent présenter des flux de travail plus élaborés et alors contenir plus de colonnes.

Tout dépend de la complexité du flux de travail et de la nécessité de visualiser et d'examiner des parties spécifiques de celui-ci. En examinant spécifiquement certaines parties, vous aurez plus de facilité à repérer d’éventuels goulots d'étranglement à éliminer.

Quelles sont les différentes méthodes agiles ?

Il existe cinq grands types ou familles de méthodes agiles, que nous vous présentons ci-dessous. Sachez qu’il n’est pas rare que certaines équipes utilisent plusieurs méthodes combinées, ou outils qui les composent.

Notez qu’il est également fréquent d’intégrer aux différentes méthodes agiles d’autres concepts. Comme par exemple, les cycles en V, où la phase descendante correspond à la réalisation, et la phase montante, au contrôle qualité.

La méthode Scrum.

De tous les cadres de développement agile (ou framework), Scrum est le plus utilisé. On l’utilise généralement dans la gestion des projets de développement de logiciels. Mais on peut aussi l’appliquer dans un contexte commercial.

Ce système se caractérise par des cycles (ou étapes de développement), appelés sprints. Chaque jour, une équipe Scrum se réunit environ 15 minutes. Cette « mêlée » (scrum en anglais) quotidienne a pour objectifs de synchroniser les activités et de planifier au mieux la journée de travail.

La méthode Kanban.

La méthode agile Kanban repose sur un paradigme temporel, le "juste à temps". Elle se présente sous la forme d'un tableau de Kanban, divisé en colonnes, et affiche chaque flux de production.

Chaque nouvelle tâche donne lieu à l’affichage d’une nouvelle carte Kanban sur le tableau et au fil de l'avancement du projet, ces cartes avancent, jusqu’à atteindre la colonne « Terminé ».

C’est une méthode qui exige une communication permanente entre les membres de l’équipe. La transparence est en effet de mise pour connaître avec précision le stade d'avancement du projet.

Le Lean Development.

Il s’agit d’une méthodologie directement issue du Lean Manufacturing, créée par Toyota, et appliquée au développement de logiciels. Elle repose sur divers grands principes et les efforts sont mis sur :

Enfin, le Lean Development vise également à optimiser le système en prenant en compte l’ensemble de celui-ci, plutôt que d’avancer avec un point de vue orienté « projet ».

La Programmation Extrême (XP).

Divers types d’entreprises peuvent adopter ce cadre de développement agile. Il met l'accent sur des valeurs telles que la communication, la simplicité, le retour d'information, le courage, et le respect. La satisfaction du client est également au cœur des priorités ici.

Les membres de l’équipe projet doivent accepter les changements d’exigence du client. Et ce, quel que soit le stade de développement. Le produit, en général un logiciel, est testé dès le premier jour afin de recueillir des commentaires qui permettront d’améliorer en permanence son développement.

Les méthodes agiles Crystal.

Il s’agit en fait d’une famille de méthodologies. On choisira ses variantes (clear, yellow, orange et red) en fonction de la taille des équipes (de 10 à 1000 personnes).

Elles mettent en avant certains principes (les individus, les interactions, la communauté, les compétences, le talent et la communication) en vue de fournir le meilleur processus de développement possible.

L'interaction et la symbiose entre les différents membres du projet permettent d'augmenter leur efficacité.

Méthode Kanban VS Scrum : quelles différences ?

Bien que ces méthodes agiles permettent toutes deux de donner un cadre visant à optimiser le flux de travail et à réduire le gaspillage des ressources, il existe des différences de concepts notables entre les deux

Toutefois, la méthode agile Kanban fonctionne bien lorsqu'elle est combinée à la méthode Scrum (on parle de Scrumban). Mais aussi à toute autre méthode agile.

Fondamentalement, on peut utiliser la méthode Kanban pour visualiser et améliorer les flux de travail, quelle que soit la méthodologie principale utilisée.

Méthode Kanban VS Scrum : tableau comparatif.
SCRUM
KANBAN
Cas d’usage les plus adapté

Idéal pour les équipes dont les priorités sont stables (ou variant peu au fil du temps).

Idéal pour les projets dont les priorités sont susceptibles de varier considérablement.

Principal indicateur de la productivité

La vélocité durant les sprints. Chaque sprint repose sur le succès de celui qui le précède.

Le Cycle Time (temps de cycle). Soit le temps que prend une tâche dans une certaine colonne, comme « À faire ».

Rôles et responsabilités

Chacun a un rôle prédéfini. Le Scrum Master dicte les délais, le Product Owner définit les buts et les objectifs, et l’équipe de développement exécute le travail.

Aucun rôle prédéfini. Bien qu'il y ait toujours un chef de projet, l'équipe est encouragée à collaborer et à intervenir et les responsabilités sont flexibles.

Échéances et délais de livraison

Déterminés par des sprints, (périodes de temps clairement définies, ou itérations), durant lesquels un ensemble de tâches doit être achevé, puis évalué. 

La livraison se fait en continu, selon les besoins et quand le travail est prêt, mais avec des dates d'échéance déterminées.

Délégation et hiérarchisation des priorités

Fonctionnement en mode « Pull ». Les membres s’affairent à un lot entier de tâches à chaque nouvelle itération.

En mode « Pull » également, mais ici, les tâches sont réalisées une à une, dès lors que la tâche précédente est terminée.

Modifications et changements

Les changements pendant le sprint sont peu envisageables et déconseillés, afin de ne pas perturber le système global.

Les changements peuvent être apportés à tout moment, pour une amélioration en continu.

Méthode Kanban VS Scrum : l’essentiel à retenir.

Le domaine du logiciel apprécie particulièrement la méthode Kanban pour son côté visuel et son tableau. Elle expose en effet très clairement les avancements des processus métiers, en identifiant et en éliminant les goulots d’étranglement.

Avec le système Kanban, l’accent est mis sur l’amélioration continue et sur des évolutions possibles tout au long du projet, et la méthode ne nécessite pas la mise en place de rôles prédéfinis.

La méthode Scrum, a contrario, profite de moins de flexibilité. Kanban semble ainsi être la solution idéale pour les projets dont les priorités sont susceptibles de varier en cours de route.

Les avantages de la méthode Kanban.

Travailler en mode agile, avec de surcroît le système Kanban, offre de nombreux avantages. Grâce à la livraison des produits en continu, les clients bénéficient d’une mise à disposition plus rapide. Mais il ne s’agit pas là du seul avantage de la méthode agile Kanban. On compte également :

Utiliser une méthode agile, c’est également profiter d’impacts positifs sur la productivité et la valeur pour le client :

Quid des inconvénients de la méthode Kanban ?

Malgré sa grande flexibilité, il est possible que ce cadre ne convienne pas à toutes les organisations.

Quand utiliser la méthode Kanban ?

La méthode agile Kanban est destinée à toute organisation qui souhaite devenir agile et mettre en œuvre un cadre pour la gestion de ses projets, sans pour autant remanier entièrement ses flux de travail existants.

Le processus métier doit être répétable, et l’équipe de développement doit être d’accord et prête à mettre en place des changements pour devenir une équipe agile. L’équipe doit notamment être prête à limiter la planification et les réunions, pour se concentrer plutôt sur la livraison.

Notons aussi qu’un projet cadré par la méthode Kanban offre la possibilité d’une livraison continue de fonctionnalités et d'améliorations, plutôt qu'une livraison par versions/cycles fixes.

Projet informatique et méthode Kanban.

Dans un projet informatique, la méthode Kanban permet de visualiser le plan de développement dans des tableaux de gestion de flux dédiés.

Il est possible de répartir les tâches sur un ou plusieurs tableaux d'équipe de développement. L’avantage ? Cela vient créer une hiérarchie de travail qui s'étend sur plusieurs niveaux dans l'organisation, octroyant ainsi une transparence inégalée sur l'ensemble de la chaîne de valeur.

À mesure que l’équipe agile termine son travail sur le tableau d'équipe, les tableaux de gestion afficheront automatiquement la progression et les risques. Des aperçus permanents des plus utiles, qui favorisent la réactivité et la productivité des membres de l’équipe.

À retenir :

Comme toutes les méthodes agiles, le système Kanban offre de nombreux avantages. Il permet une grande flexibilité à l’organisation qui l’adopte, et met l’accent sur la livraison continue.

Dans la lignée des méthodologies Lean, la méthode agile Kanban permet d’éliminer le travail et les ressources superflues. De quoi se focaliser sur l’essentiel et supprimer rapidement les goulots d’étranglement.

Comment mettre en place la méthode Kanban ?

La première étape consiste à mettre en place un tableau d'affichage (il peut être aussi bien physique, que digital). Il est standardisé et ses fonctionnalités assurent une transparence totale. Tant sur le déroulement des processus que sur les tâches requises pour un projet.

Créer un tableau de Kanban.

On parle aussi de Kanban Boards ou encore de tableaux japonais pour désigner les tableaux de Kanban.

Leur fonctionnent est simple : chaque tâche du projet est notée individuellement sur une note autocollante, une carte, ou une étiquette colorée. Il faudra ensuite placer ces étiquettes sur un grand tableau à colonnes.

Chaque colonne du tableau représente une étape spécifique, que les tâches ou les produits doivent franchir, du début à la fin du projet. On parle de chaîne de valeur pour définir cette séquence d’étapes.

La précision est de mise avec le tableau de Kanban.

Lorsque que l’on prépare le tableau de Kanban, il faut être aussi précis que possible.

Afin de favoriser l’aspect collaboratif de cette méthode agile, les cartes ou étiquettes affichées au tableau doivent clairement établir le planning d’avancement. Ici, vous devez détailler chaque partie du processus et déterminer les étapes de chaque phase.

En général, la colonne qui représente l’étape « En Cours » est décomposée en autant de sous-étapes que nécessaires. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble du flux de travail et de repérer instantanément tout problème ou obstacle éventuel.

Idéalement, une définition précise des flux conduit à une quasi-automatisation de la réalisation des tâches par l’équipe.

Aujourd’hui, nombreuses sont les équipes de développement qui utilisent un logiciel agile reprenant la même structure que le tableau japonais physique. L’avantage du logiciel agile ? Il dispose de fonctions avancées qui favorisent le travail collaboratif.

Définir les flux.

La visualisation du flux de travail (ou Workflow) est à la base même de la méthode Kanban. C’est un élément essentiel pour maintenir l'efficacité du système de flux en mode « PULL ».

Système « PULL » et système « PUSH », quelles différences ?

Déterminer les états.

Les états d'avancement d'un projet cadrés par la méthode Kanban servent au suivi opérationnel des tâches effectuées par l'équipe de développement.

Au fur et à mesure de l'évolution du projet, vous pourrez constater un effet tunnel. Les tâches restantes au projet se réduisent à mesure que les tâches passent de la colonne « À faire », à la colonne « En cours », puis à la colonne « Fait », qui indique leur achèvement.

Déterminer les étapes du processus.

La décomposition des étapes d’un processus est fondamentale dans l’approche agile. Pour assurer la fluidité de votre flux, vous devez noter avec soin la durée du cycle de toutes les cartes qui passent par vos tableaux de Kanban.

La réduction du temps de cycle passe par la décomposition du travail en différentes tâches, dont les spécifications sont précises. Les tâches ne devraient pas nécessiter plus de quelques jours pour passer de la demande à la réalisation.

Accélérer l’avancement d’un projet.

Avec un tel système, l’équipe fait passer les tâches d'une étape à l'autre à une fréquence plus élevée. Tout en maintenant en fonctionnement toutes les parties du processus.

Ainsi, vous réduirez non seulement la durée du cycle itératif de vos missions, mais vous augmenterez aussi le débit de votre système de « PULL ». L’avancement du projet est mieux supervisé, et bien plus rapide.

Identifier les goulots d’étranglement.

Les goulots d'étranglement font inévitablement partie de tout processus, quel que soit son degré d'avancement. Et derrière ceux-ci, on retrouve généralement une impossibilité à établir un flux de travail fluide.               

Goulots d’étranglement : un problème de capacité ?

Le problème siège dans la différence de capacité entre les différentes étapes du flux de travail. À titre d’exemple, si 10 développeurs travaillent sur une nouvelle version d’un produit, mais qu'une seule personne est responsable de l'étape de révision du code, il n'est pas surprenant que cette étape constitue un goulot d'étranglement.

Des goulots d’étranglement difficilement identifiables.

Comme précédemment abordé, les goulots d'étranglement sont rarement visibles, ce qui complique leur gestion et leur suppression. En revanche, une fois que vous avez précisément cartographié le flux de travail sur un tableau de Kanban, il est beaucoup plus aisé de les identifier.

Que faire avec un goulot d’étranglement ?

Lorsqu'une étape est en passe de devenir un goulot d'étranglement, le Chef de Projet doit faire preuve de réactivité et rechercher la cause profonde du problème. Le développeur prend alors des mesures appropriées pour éradiquer le goulot d'étranglement ou pour l'empêcher de bloquer le processus et d'entraver le flux.

Cette flexibilité est garante de l’amélioration continue pour la gestion de projet agile.

Personnaliser le tableau de Kanban.

Afin de prioriser différents éléments de travail et tâches, il faut veiller à utiliser différentes couleurs de cartes. Aussi, il est bon de savoir que sur un tableau de Kanban, on appelle les rangées horizontales des Swim Lanes.

À quoi servent les Swim Lanes du tableau de Kanban ?

On utilise notamment les Swim Lanes pour organiser les équipes qui travaillent sur le même tableau. Elles permettent aussi de limiter le nombre de tâches dans certaines colonnes, pour assurer la fluidité du travail. Elles donnent aussi des détails sur les activités, les équipes, les services, ou autres ressources impliquées.

Faire avancer les cartes Kanban.

Au fil de l’avancement du projet et de l’achèvement des tâches, les membres de l'équipe déplacent alors les cartes de gauche à droite, dans les colonnes représentant les étapes spécifiques du projet.

Cela permet de faciliter la gestion du projet dans sa globalité, et l’ensemble de l’équipe peut profiter d’une grande transparence quant à son avancement.

À retenir :

Très simple d’utilisation, la méthode Kanban s’adopte rapidement et facilement. Il suffit de :

La méthode Kanban, en résumé :

Avec la méthode agile Kanban, la gestion de projet devient plus aisée, et ce, quelle que soit l’industrie. Ce système permet de disposer d’un affichage clair de l’avancement d’un projet.

On attribue, individuellement, une carte Kanban à chacune des tâches du projet. Il faudra ensuite placer ces cartes, qui comportent des détails (ressources, délais, etc.), dans le tableau de Kanban, dans la colonne qui correspond à l’étape d’avancement (avec un minimum de 3 colonnes : À faire/ En cours/ Fait).

Et c’est ainsi qu’au fur et à mesure de leur réalisation, les membres déplacent chronologiquement les cartes de gauche à droite. Avec un tel aperçu d’ensemble du projet, il est aisé de détecter des goulots d’étranglement et d’y remédier.

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