Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM)?

Selon l’association internationale des gestionnaires d'actifs informatiques (IAITAM), la gestion des actifs informatiques (ITAM) est un « ensemble de pratiques métier qui intègrent les actifs informatiques à l’ensemble des différents unités business au sein de l’organisation. Elle englobe les responsabilités de gestion financière, gestion de l’inventaire, des contrats et des risques pour gérer le cycle de vie complet de ces actifs, y compris la prise de décision tactique et stratégique. » Les actifs comprennent tous les éléments logiciels et matériels qui se trouvent dans l’environnement de l'entreprise.

La gestion des actifs informatiques est parfois appelée gestion de l’inventaire informatique parce qu’elle comporte généralement la collecte d’informations des inventaires de matériel et de logiciel qui sont ensuite utilisées pour décider des achats et de la façon dont les actifs seront utilisés. Un inventaire précis des actifs informatiques permet aux entreprises d’utiliser leurs actifs de manière plus efficace et d’éviter les achats inutiles d'actifs en réutilisant les ressources existantes. La gestion des actifs informatiques permet également aux organisations de réduire le coût des risques associés à l’élaboration de nouveaux projets informatiques sur la base d’une infrastructure dépassée (ou inconnue).

La gestion des actifs informatiques est rendue plus efficace par l’utilisation de dossiers électroniques et de métadonnées pour suivre et catégoriser les actifs de l’organisation. Les métadonnées sont la description des actifs physiques ou numériques et toutes informations supplémentaires nécessaires pour éclairer les décisions de gestion des actifs. Le degré de détail des métadonnées peut varier selon les besoins de l'organisation.

Examinons maintenant d’un peu plus près les domaines suivants :

Pourquoi la gestion des actifs est-elle importante pour l’IT ?

Les organisations informatiques gèrent une grande proportion de la couverture totale des actifs de l’entreprise. Les actifs informatiques sont à la fois coûteux à acquérir et à entretenir. Il en résulte que la gestion des actifs joue un rôle essentiel pour aider les équipes informatiques à garantir l’utilisation efficiente des ressources de l'organisation, tout en prenant en charge les besoins des utilisateurs et des fonctions de l'entreprise.

Gartner définit ainsi la gestion des actifs informatiques (ITAM) : « fournir un compte-rendu précis des coûts et des risques du cycle de vie des actifs technologiques pour maximiser la valeur ajoutée des décisions en termes de stratégie, d'architecture, de financement, de contrat et d’approvisionnement de l'entreprise. » Cette définition démontre que la gestion des actifs informatiques ne s’occupe pas seulement de répertorier les actifs, mais de la façon dont l’information est utilisée pour influencer les décisions. Les organisations informatiques se concentrent de plus en plus sur la facilité d'utilisation et la valeur informative des données des actifs informatiques pour créer de la valeur au lieu de se focaliser uniquement sur la quantité et la précision des données.

Voici quelques-uns des objectifs principaux de la gestion des actifs dans l'IT :

Types de gestion des actifs informatiques

La gestion des actifs est un terme assez large qui peut vouloir dire beaucoup de choses. Voici quelques-uns des types les plus courants de gestion des actifs qu’on retrouve souvent dans les organisations informatiques

La gestion des actifs informatiques

Est l’ensemble global des pratiques professionnelles qui relient les fonctions financières, contractuelles et d’inventaire pour soutenir la gestion du cycle de vie et la prise de décisions stratégique pour l’environnement informatique.  L’ITAM fait partie de la fonction de gestion des services informatiques d’une entreprise.

La gestion des actifs numériques

Fait partie des fonctions de gestion de la propriété intellectuelle de l'entreprise et est une forme de gestion du contenu électronique concernée par la gestion des actifs numériques, tels que les photos, les vidéos et les données numériques que l'entreprise produit elle-même ou acquiert de parties tierces.

La gestion des actifs logiciels et la gestion des licences

Concernent l'efficacité de la gestion, le contrôle et la protection des actifs logiciels. Ceci comprend les actifs produits par l'entreprise et ceux provenant de tierces parties pour vérifier que tous les logiciels utilisés au sein de l’organisation sont correctement payés et sont conformes aux accords de licence en vigueur.

Pouvez-vous donner un exemple d'actif informatique ?

Alors que les environnements IT deviennent de plus en plus complexes et diversifiés à mesure que la technologie évolue et que des tierces parties proposent de plus en plus d’offres, il peut devenir difficile de fournir une définition claire de ce qu'est un actif informatique.  Beaucoup d'entreprises ont commencé à s’éloigner des définitions strictes et , on voit plutôt la définition des actifs informatiques varier d’une organisation à une autre selon la nature du business, le rôle des différents types d’éléments au sein de l’écosystème informatique dans son ensemble, ainsi que la façon dont les informations doivent soutenir la prise de décisions.

Matériel d’infrastructure

Les appareils du réseau, centres de données, serveurs physiques, etc. que votre entreprise a acheté ou exploite.

Contrats de location pour les installations et l’infrastructure

L’infrastructure fournie par des parties tierces n'est pas considérée comme un actif de votre entreprise. Les accords qui permettent d’accéder à ou d’utiliser l’infrastructure tierce peuvent être considérés comme des actifs.

Logiciel développé en interne

Tout ce qui a été écrit ou construit en interne par votre équipe IT et que votre entreprise possède.

Licences logicielles

Parfois appelés logiciels prêts à l’emploi (COTS), ce sont les logiciels créés par quelqu’un d’autre pour lesquels vous avez acheté une licence d’utilisation pour une période de temps donnée. N'oubliez pas que l'actif est la licence, et non pas le logiciel en lui-même.

Appareils pour les utilisateurs qui appartiennent à l’entreprise

Les ordinateurs de bureau, les moniteurs, les imprimantes, les téléphones et tous les autres appareils pour les utilisateurs sont traditionnellement considérés comme des actifs informatiques. N’oubliez pas que les appareils fournis par ou appartenant à l’employé ne sont pas des actifs de l'entreprise. Ceci est important car le BYOD (« bring your own device » = apportez vos appareils personnels) est de plus en plus accepté.

Données numériques provenant des opérations

Les données sont de plus en plus traitées comme un actif informatique auquel on attribue une valeur, un coût et qui est géré et entretenu tout au long de son cycle de vie. Les données opérationnelles sont particulièrement importantes pour les entreprises numériques

Qu'est-ce que le cycle de vie d’un actif informatique ?

Les actifs sont des choses qui ont une durée de vie utile définie. Pour maximiser la valeur créée pour l’entreprise, les processus de gestion des actifs utilisent le concept du cycle de vie de l'actif pour structurer les activités et soutenir la prise de décisions. Comme il a déjà été dit, chaque type de fonction de gestion des actifs au sein d’une organisation peut avoir sa propre définition des étapes du cycle de vie et de l’information auxquels ils se rapportent, mais qu’on parle d’immeubles, d’équipement ou de logiciel, le cycle sous-jacent est le même. La gestion des actifs est le processus systématique de développer, exploiter, maintenir, mettre à jour et éliminer les actifs de manière rentable.

Dans le contexte de la gestion des actifs informatiques, le cycle de vie de l'actif est souvent structuré comme suit :

Planifier

La stratégie et les décisions quant aux actifs nécessaires dans l’organisation, comment se les procurer, comment les utiliser et les financer. La planification inclut souvent le coût total de possession (TCO) et l’analyse coûts-bénéfices des options alternatives.

Acquérir

L’approvisionnement en actifs par leur construction, achat, location ou octroi de licence

Mettre en service

Introduction de l'actif dans l’écosystème informatique. Ceci comprend l’installation, l’intégration avec d’autres composants, la mise en place de processus d'exploitation et de support et la fourniture d'accès utilisateur.

Entretenir

Une fois que l'actif est exploité et utilisé, la maintenance, les réparations, les mises à jour et les révisions peuvent s’avérer nécessaires pour maximiser la valeur pour les utilisateurs, allonger la durée de vie utile de l’actif, réduire les risques et les coûts de support.

Mettre hors service

À la fin de la durée de vie utile des actifs, il faut céder ou éliminer l'actif. La mise hors service inclut souvent la migration des utilisateurs vers d’autres ressources, la mise à jour des dossiers de l'actif, l’annulation des accords de support, la résiliation des renouvellements de licence et commencer à planifier des actifs de remplacement.

Tout le monde doit gérer le changement et peut avoir un point de vue différent sur ce qu'est la gestion des changements. En comprenant les points communs et les différences, vous serez mieux équipés pour sélectionner le meilleur cadre de gestion des changements et le logiciel de gestion des changements qui répondra aux besoins de votre organisation.

Qu'est-ce qu’un outil de gestion des actifs ?

La gestion des actifs est un ensemble de traitements intensifs en données . L’automatisation peut jouer un rôle important pour aider une organisation à capturer, cataloguer, gérer, analyser et créer des rapports sur les données des actifs. Dans les organisations modernes, la technologie de gestion des actifs est essentielle pour étendre les processus opérationnels et la prise de décisions à des ensembles d’actifs de plus grande envergure. Voici un échantillon de quelques types courants de fonctionnalités d’outils utilisées par les entreprises pour prendre en charge les processus de gestion des actifs.

Découverte / Inventaire automatisé

« Découvre » de façon intelligente des composants matériels et logiciels installés dans l’écosystème informatique de l'entreprise.

La gestion des licences

Fournit un répertoire pour les droits de licence (qui peuvent ensuite être rapprochés des données fournies par les outils d’inventaire pour permettre à l’organisation de voir à quels niveaux elle manque de licences (un risque en cas d’audit de conformité) ou en possède trop (perdant de l’argent sur des achats inutiles de logiciels). Les outils de gestion des licences surveillent également les termes des contrats des licences (parfois appelés CLUF) et les dates d'expiration.

La gestion des patchs et des versions

Automatise le déploiement des patchs de logiciels pour permettre la mise à jour des ordinateurs et répondre aux normes de sécurité et d’efficacité en vigueur.

La gestion des demandes

(souvent un élément du système d’approvisionnement ou d’attribution) permet aux employés de soumettre des demandes pour des produits logiciels, des appareils ou d'autres actifs en utilisant un formulaire centralisé et conçu pour capturer et évaluer les besoins en termes de licence spécifique, ainsi que pour gérer et surveiller le processus d’approvisionnement et de déploiement.

Le catalogue de services/ produits

Fournit un répertoire général des actifs et des ressources approuvées pour l’utilisation au sein de l’organisation. Ceci peut inclure aussi bien des offres standard que des articles approuvés non-standard. Le catalogue capture les informations spécifiques au produit, telles que le nom, l’édition, la version et les types d’accord de licence ainsi que d'autres données essentielles.

La base de données de gestion des configurations (CMDB)

Faisant généralement partie du système de gestion des services informatiques de l’organisation, la CMDB fournit un répertoire centralisé pour enregistrer les actifs informatiques, leur configuration et leur relation avec d’autres composants.

Le système pour les actifs immobilisés

Un élément du système de gestion financière de l’organisation, le répertoire des actifs immobilisés est responsable de la gestion et du reporting des données des actifs pour soutenir les processus financiers.

La gestion des actifs numériques

Le processus business pour organiser, stocker et extraire le contenu des médias enrichis et gérer les droits et les autorisations numériques. Les actifs de médias enrichis comprennent les photos, vidéos, animations, podcasts et tout autre contenu multimédia.

Logiciel de suivi des actifs

Le suivi des actifs allie des appareils physiques, des logiciels d’ordinateurs, des scanneurs de code-barres, des étiquettes de code-barres et des appareils mobiles pour simplifier le suivi des actifs dans une organisation, depuis l'acquisition jusqu’à la mise hors service.

Le suivi des actifs a trois fonctions principales de base :
Pourquoi avons-nous besoin de logiciels de suivi des actifs ?

De par nature, les actifs sont achetés et déployés à différents endroits. Si l’on considère les actifs informatiques, le déploiement varie souvent et peut être réparti sur de nombreux bureaux ou sites différents. Lorsqu’un actif doit être dépanné, il peut être très difficile de suivre exactement tout ce qui a été fait sur cet actif. Vous n’aurez pas suffisamment de données pour prendre une décision. Le suivi des actifs nous fournit un historique des actifs et de tous les changements subis par l'actif au cours d’une période de temps donnée, ce qui permet à un agent du centre de services de résoudre facilement tout problème qui survenant pour cet actif.

Au bout d’un certain temps, l’actif vieillit et doit être remplacé ou entretenu. Le suivi des actifs permet de prévoir le moment où cela peut se produire et nous pouvons suivre les actifs tout au long de leur cycle de vie, permettant ainsi de contrôler les données financières et les taxes.

Gestion des licences

La gestion des licences nous aide à réduire les risques, les coûts et la complexité associés aux actifs logiciels. Tout le monde souhaite dépenser moins sur les actifs logiciels, tout en s’assurant qu’ils soient parfaitement conformes aux règles d’octroi des licences. La gestion des licences implique généralement la création d’un pilote ou d’une démo pour les logiciels, l’obtention de clés de licence pour les logiciels, l'activation et la désactivation des logiciels ainsi que de s’assurer de renouveler les logiciels au bon moment pour que les opérations fonctionnent parfaitement pour les utilisateurs. Cela implique aussi des vérifications fréquentes sur toutes les licences de logiciels que nous payons pour s'assurer que nous ne dépensons pas trop pour les licences.

Les avantages de la gestion des actifs informatiques

Des décisions éclairées pour l'achat et le déploiement

Un des avantages clés de la gestion des actifs informatiques est de connaître les actifs que vous possédez et ce pour quoi ils sont utilisés. Des données de gestion des actifs informatiques précis et maintenus régulièrement peuvent aider une organisation à évaluer les achats passés et les décisions de déploiement pour mieux guider leurs actions à l'avenir. Ceci comprend la sélection des meilleurs fournisseurs sur la base non seulement du prix d’achat mais également de la qualité du service ou du produit et du support après-vente. La gestion des actifs informatiques peut également améliorer les décisions de déploiement et éviter d’acheter trop de ressources inutiles.

Continuité des opérations

Les catastrophes et les pannes, ça arrive. Les données des actifs informatiques et de configuration peuvent aider les décideurs et le personnel à identifier les impacts des événements impactant le business et de prendre des décisions en toute confiance pour rétablir les services aux utilisateurs. Les données des actifs peuvent être des informations précieuses pour développer des architectures informatiques qui soient redondantes et résilientes dans un grand nombre de situations.

Conformité de la licence et de l’abonnement

Un des plus grands défis pour les organisations informatiques modernes est de contrôler les licences logicielles et les abonnements sur le cloud pour s'assurer que l'entreprise n’utilise pas des ressources impayées ou ne paye pas pour des ressources inutiles. La non-conformité est non seulement un risque juridique et financier pour l’entreprise, mais également un problème qui peut coûter assez cher à remédier.

Coût total de possession (TCO)

Le coût d’un actif informatique représente bien plus que le prix d’achat qui a été payé pour l’obtenir. Pour que les actifs informatiques créent de la valeur, ils doivent être exploités, pris en charge et entretenus tout au long de leur cycle de vie. Le TCO est une mesure du coût total de possession et d’exploitation d’un actif. Une gestion efficace du TCO permet d’éliminer les coûts liés à la duplication des actifs ou à leur non-utilisation après l'achat.

Standardisation

Les équipements informatiques et les logiciels non standard peuvent coûter cher à une organisation. Le personnel informatique perd en productivité car il leur manque l'expertise nécessaire pour gérer les actifs non-standards, ce qui fait que chaque problème entraîne un processus d’apprentissage.  Appliquer les standards sur les actifs informatiques rend non seulement le personnel IT plus productif, mais les utilisateurs sont eux aussi plus productifs avec des systèmes et des données auxquels ils sont habitués.

Normes de gestion des actifs informatiques

Tandis que l’ITIL® et les autres cadres méthodologiques fournissent des conseils en termes de processus de gestion des actifs dans un contexte opérationnel, les normes officiellement reconnues pour la gestion des actifs informatiques sont maintenues par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO). La famille de normes ISO 19770 est composée de 5 parties principales et a été récemment mise à jour en 2017.

ISO/IEC 19770-1 : Un cadre de processus qui souligne les meilleures pratiques pour la gestion des actifs informatiques dans une organisation. Il permet à une organisation de prouver qu'elle effectue l’ITAM suffisamment en conformité avec la norme pour satisfaire aux exigences de gouvernance d’entreprise et soutient les activités de gestion des services informatiques.

ISO/IEC 19770-2 : Une norme sur les données pour les marqueurs d’identification de logiciel (SWID). Cette norme permet aux organisations d’identifier de façon unique le logiciel déployé sur n’importe quel appareil.

ISO/IEC 19770-3 : Une norme de données pour décrire les droits relatifs à un logiciel et la méthode pour mesurer la consommation de la licence/droit.

ISO/IEC 19770-4 : Une norme de mesure qui permet de standardiser les rapports d’utilisation des ressources. Cette norme est particulièrement importante lorsqu’on gère des licences complexes pour des centres de données et pour la gestion des logiciels basés sur le cloud et des ressources matérielles.

ISO/IEC 19770-5 : Fournit un aperçu des normes et du vocabulaire ITAM définis par l’ISO.