Quels que soient les produits vendus par votre entreprise, il est fort probable qu'ils soient stockés sous forme d'inventaire sur un ou plusieurs sites. Qu'il s'agisse d'une pile de boîtes dans un garage ou de pièces et de composants dans différents entrepôts stratégiquement répartis dans le monde entier, votre inventaire est essentiel pour votre entreprise. Toutefois, avant de pouvoir réussir à vendre vos stocks, vous devez les gérer. 

La gestion des stocks est un ensemble complexe et multidimensionnel de tâches et de processus interconnectés. Elle débute là où votre entreprise stocke son inventaire principal, mais celui-ci et chaque élément de votre chaîne d'approvisionnement peut l'affecter. La gestion de l'inventaire est donc une priorité pour chaque entreprise qui vend des produits physiques.

Qu'est-ce qu'un inventaire, et qu'est-ce que la gestion des stocks ?

Voici une définition relativement simple : “Inventaire” réfère aux produits finis, travaux en cours et matières premières composant ce que vend et prévoit de vendre votre entreprise,.

La “gestion de l’inventaire,” toutefois, est bien plus complexe. Il s'agit d'un numéro de jonglage à plusieurs facettes qui inclut, sans s'y limiter, les éléments suivants :

Les entreprises conservent des stocks et ont besoin de gérer leur inventaire pour les 5 raisons suivantes.

Gestion de l'inventaire : Un bref historique

La gestion de l’inventaire ou des stocks existe depuis des milliers d'années, et ce partout où les humains ont fait du commerce. Le zéro, créé comme emplacement réservé pour la comptabilité et l'inventaire, a été découvert en Inde au cours du 5ème siècle. Les systèmes de comptage pour la gestion des stocks datent d'au moins 5 000 ans.

Plus récemment, la gestion des stocks a fait un bond en avant grâce à l'invention du premier système de caisse automatisée. Créée à l'université de Harvard durant les années 30, celle-ci utilisait des cartes perforées et un ordinateur primitif, cependant était bien trop chère pour la plupart des commerces ;

Les précurseurs des systèmes moderne de code-barre ont fourni des alternatives plus pratiques et plus abordables à partir des années 40 jusqu'aux années 60, lorsque le Code Produit Universel (UPC, Universal Product Code) a été créé. Un autre ensemble de technologies a été basé sur la recherche et le développement qui découle de la seconde guerre mondiale. L'identification par fréquence radio, ou RFID, par exemple, est un composant essentiel de la gestion des stocks fournie par l'IT d'aujourd'hui. 

De nos jours, de petites étiquettes RFID peu coûteuses envoient, sans fil, les informations relatives à l'inventaire vers des applications mobiles sur des appareils à main ou des scanners intelligents situés dans les usines et les entrepôts. Nous sommes loin des employés qui courent entre les étagères et qui se déplacent d'un site à un autre avec bloc-notes et crayons - une méthode toujours utilisée dans certaines petites entreprises. 

La plupart des grandes entreprises modernes utilisent des codes-barres, le RFID ou un mélange des deux, en plus d'un logiciel avancé pour recueillir, traiter et analyser les données. Les systèmes basés sur les codes-barres sont largement utilisés dans le commerce de détail, avec les scanners à codes-barres connectés, mis en évidence, à un grand nombre de terminaux de point de vente (TPV) dans les magasins, les restaurants et dans d'autres commerces. Bon nombre d'industries et de fabricants se basent sur les systèmes RFID, surtout lorsqu'il est essentiel d'avoir un accès immédiat aux informations en temps réel sur les stocks et les connexions de la chaîne d'approvisionnement. Au Japon et aux États-Unis, on trouve des restaurants de sushi qui utilisent des étiquettes RFID attachées aux plats pour effectuer le suivi des stocks de fruits de mer et de leur fraîcheur.

Gestion de l'inventaire et gestion des actifs

La gestion de l'inventaire et la gestion des actifs sont liéess, et on les confond parfois en pensant qu'il s’agit de concepts identiques, bien qu’ils soient différents. L'inventaire représente une partie des actifs d'une entreprise, qui passe par l'argent comptant et l'équipement jusqu'aux personnes, la propriété intellectuelle et même la réputation et la bonne volonté. Les biens informatiques de votre entreprise sont également des actifs essentiels. L'IT fournit les outils et les systèmes de gestion d'inventaire et des actifs, ainsi que les services qui alimentent vos opérations.

Généralement des équipes, des outils et des processus différents gèrent les stocks, différents types d'actifs et les actifs informatiques. Dans l'idéal, votre gestion des actifs informatiques fournit un support adéquat de manière constante pour votre inventaire et d'autres initiatives de gestion des actifs.

Pourquoi la gestion de l'inventaire est-elle importante ?

L'objectif principal de la gestion de l'inventaire est de fournir des informations exactes, complètes et récentes sur l'emplacement et l'état de chaque élément critique de votre inventaire. Un objectif secondaire mais tout aussi essentiel est d'identifier les stocks manquants ou défaillants, et de les remplacer ou de les réparer aussi rapidement et économiquement que possible.

Gestion de l'inventaire : Bénéfices pour l'entreprise

Une gestion efficace de l'inventaire, c’est bien plus que simplement les stocks tout au long de la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise. Selon une variante de la loi de Pareto classique, également appelé la “règle du 80/20,” 20% des produits et/ou services de votre entreprise représentent 80% de vos ventes. La gestion de l’inventaire permet de fournir des informations afin d’aider votre entreprise à savoir quels produits et/ou services représentent la majorité de ses ventes, et de contrôler la façon dont cet ensemble évolue au fil des saisons ou des fluctuations dans les dynamiques de marché. 

De plus, une analyse minutieuse des informations historiques de l'inventaire peut permettre de faire des prévisions exactes en termes de ventes et d'achats. De meilleures prévisions permettent de réduire les coûts de détention, notamment les coûts de stockage, d'assurance ainsi que les taxes. Une gestion efficace de l'inventaire permet d'augmenter les ventes, de réduire les coûts et d'améliorer les marges.

Une gestion efficace de l'inventaire permet également d'améliorer les relations de votre entreprise avec les autres acteurs de la chaîne d'approvisionnement. Avoir une meilleure connaissance de votre inventaire, savoir de ce dont vous avez besoin et où vous en avez besoin permet de réduire ou d'éliminer les commandes et les livraisons erronées, retardées ou prématurées. La réduction des erreurs est bénéfique pour chaque participant de la chaîne d'approvisionnement.

Une gestion inefficace de l'inventaire peut coûter cher à votre entreprise

La gestion des stocks est extrêmement importante pour vos bénéfices nets. Dans le commerce de détail, les pertes d'inventaire causées par le vol, la fraude, les erreurs de gestion ou de documentation sont appelées "réduction" ou "contraction". Aux États-Unis, l'enquête de sécurité menée par Fédération national du commerce de détail en 2018 expose que ces pertes représentent pour les commerçants une moyenne de 1,33% des ventes totales durant l'année 2017. Cela se traduit par "un impact total de 46,8 milliards de dollars sur l'économie pour l'ensemble des États-Unis," rapporte l'association commerciale.

N'importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille, et qui gère n'importe quel type d'inventaire, peut être sérieusement impactée si elle ne gère pas efficacement ses stocks. Toute défaillance dans la chaîne d'approvisionnement qui ne peut être évitée ou résolue rapidement peut porter atteinte à vos revenus, à vos profits, à vos ventes, à la satisfaction client et à la réputation de l'entreprise. Ces facteurs font d'une bonne gestion de l'inventaire un critère essentiel du succès de n'importe quelle entreprise.
 

Gestion de l'inventaire et IT : connexions vitales

De nos jours, les actifs et ressources informatiques alimentent la gestion de l'inventaire, ainsi que pratiquement toutes les autres fonctions essentielles de l'entreprise. Votre entreprise doit donc avoir les capacités d'atteindre et de maintenir une gestion efficace de l’inventaire pour gérer et protéger votre parc informatique de la meilleure façon possible. Ceci, à son tour, rend la gestion de vos inventaires informatiques essentiels pour la survie, la croissance, l'évolution de votre entreprise et ses opportunités de développement.

Gestion de l'inventaire et gestion des actifs informatiques (ITAM)

Jusqu’à très récemment, la gestion de l'inventaire informatique d'une entreprise ne signifiait guère plus qu'un contrôle des ordinateurs et des logiciels hébergés sur les sites de l'entreprise. Toutefois, de nos jours, votre inventaire des actifs informatiques peut varier en allant des ordinateurs, serveurs et logiciels hébergés sur site aux abonnements à des ressources basées sur le cloud et des appareils mobiles que l'entreprise ou les employés possèdent ou louent.

Puisque qu'il n'est pas possible d'attacher des codes-barres ou des étiquettes RFID aux ressources basées sur le cloud, vos solutions de gestion d'inventaire doivent être capables d'inclure des informations relatives aux licences qui régissent ces ressources. Cela créé à la fois un besoin et une occasion de connecter les solutions de gestion des actifs informatiques (ITAM) et de l'inventaire, et les éléments de votre parc informatique qui les hébergent.

Gestion de l'inventaire et cyber-sécurité

La cyber-sécurité génère des besoins mais également des occasions supplémentaires de connecter votre ITAM et vos solutions de gestion informatique à vos solutions de gestion de l'inventaire. Puisque c'est votre parc informatique qui les alimente, ces dernières sont potentiellement vulnérables face aux hackers et autres personnes malveillantes. Il est essentiel que vous vous protégiez contre l'exploitation accidentelle et intentionnelle de ces faiblesses, au sein et au-delà de vos systèmes de gestion des stocks. 

Au mois de mai 2017, Inc.com a publié “La raison pour laquelle 60% des entreprises échouent dans les 6 mois (Ce n'est pas de ce que vous croyez).” Cet article est basé sur la recherche de l'Alliance nationale pour la cyber sécurité. L'alliance a découvert que près de 50 pour cent des PME ont été victimes d'une attaque informatique. Plus inquiétant, près de 60 %  de ces entreprises ont fermé leurs portes dans les six mois suivant l'attaque. 

Les médias rapportent que les pirates informatiques réussissent même à attaquer les plus grandes entreprises. Ces attaques sont de plus en plus fréquentes et sophistiquées. Certains criminels vendent même des packs de “malware-as-a-service” avec des prix basés sur le nombre de systèmes qui sont ciblés et à compromettre. L'évolution et l'escalade continue des menaces en termes de cyber-sécurité met une pression accrue sur les actifs informatiques et les responsables de la cyber-sécurité dans les entreprises, quelles que soient leur taille et leur type.

Gestion de l'inventaire et "big data"

Plus votre inventaire est important et complexe, plus vous devez surveiller une gamme étendue d'éléments ; par conséquence, les technologies de suivi fournies par l'IT que vous choisirez génèreront une grande quantité de données. Pour exploiter ces données, vous aurez besoin d'outils informatiques pour l'ITAM et pour l'analyse des données.

En fonction des besoins de votre entreprise et de son niveau de complexité informatique, l'utilisation d'une simple application de tableau ou d'un logiciel dédié à l'analyse des données permet d’effectuer des analyses ; les données doivent toutefois être recueillies, sécurisées, vérifiées, rationalisées et stockées. Transformer ces données en informations exploitables nécessitera également de disposer de fonctionnalités de reporting flexibles. Il se peut que vous ayez déjà des outils équipés de ces fonctionnalités pour l'ITAM ou d'autres tâches de gestion informatique. Utiliser des outils existants pour rapporter les données de gestion des inventaires est un incitatif puissant pour connecter vos solutions de gestion de l'inventaire à ces autres outils via l'IT. 

Gestion de l'inventaire : Les obstacles à la réussite

En octobre 2018, David Essex, directeur exécutif de SearchERP.Techtarget.com, a demandé à “une poignée d'analystes, de fournisseurs et d'utilisateurs” ce qu'ils pensaient des défis principaux auxquels pouvaient faire face les gestionnaires de stocks. Les personnes interrogées “se sont rassemblées autour de cinq thèmes, tous relatifs à la qualité de l'information mise entre les mains des personnes les mieux informées au bon moment.” Ces thèmes sont présentés ici en utilisant les mots et l'ordre dans lesquels ils apparaissent dans l'article d'origine.

“Intégrer la planification de la demande et la planification de l'inventaire"

Ces fonctions également essentielles et interdépendantes sont gérées par différentes personnes, différents processus et différents outils. Une gestion efficace de l’inventaire nécessite l'interconnexion des systèmes et des informations utilisés par chacune pour obtenir une vue complète de la réalité et donc effectuer des prévisions de manière plus précise. L'intégration de ces systèmes et de ces données, ainsi que d'autres applications et fonctions associées, peut toutefois s'avérer être une tâche difficile, longue et coûteuse.

“Former les collaborateurs sur le logiciel de planification de la demande et de gestion de l’inventaire"

Même le meilleur logiciel de planification de la demande et de gestion de l'inventaire au monde ne pourra jamais fournir la totalité de sa valeur à l'entreprise avant que les personnes qui l'utilisent le maîtrisent et deviennent des experts. Il s'agit de disciplines complexes, et le logiciel utilisé pour les gérer reflète souvent cette complexité. Par conséquent, il peut être à la fois difficile et coûteux de trouver des utilisateurs formés et expérimentés, et de le faire "pousser" en interne.

“Laissez tomber ces vieux tableurs et le papier”

Les vieilles habitudes ont la vie dure, même face à de nouvelles alternatives plus performantes, surtout pour certains gestionnaires d'inventaire et les utilisateurs, ainsi qu'un bon nombre de personnes qui souhaitent éviter l’adoption de toute nouvelle technologie. La résistance aux processus ou aux outils modernisés peut revêtir de nombreuses formes ; toutefois, toutes peuvent contribuer à une gestion d'inventaire incohérente et inadéquate si cette résistance n'est pas identifiée et résolue.

“La standardisation des données”

Votre entreprise et son initiative de gestion d'inventaire font l’objet de cet adage, souvent répété, “garbage in, garbage out” (les ordures entrent, les ordures sortent). Grâce à la gestion de l'inventaire, différentes versions et définitions des mêmes données peuvent avoir pour résultat des vues inexactes, incomplètes ou obsolètes des stocks et des chaînes d'approvisionnement. Cela peut conduire à la prise de mauvaises décisions qui seront dommageables pour les ventes, le chiffre d'affaires, la satisfaction client et l'image de votre entreprise.

“Choisir un logiciel qui correspond à votre entreprise”

Toute entreprise qui vend des biens physiques, quel qu'en soit le type, a besoin d'une forme de gestion de l’inventaire ; toutefois, les besoins spécifiques de votre entreprise sont uniques. Les solutions spécifiques de gestion de l'inventaire que vous choisirez de déployer seront définies et priorisées en fonction de ces besoins particuliers. Où se trouvent les biens que vous vendez ? Où se trouvent vos clients ? Comment vos produits leur sont-ils livrés ? La majorité de vos ventes se font elles sous forme de petites ou grandes transactions ? Ces facteurs, et d'autres, affectent directement les outils dont vous avez besoin et l'importance qu'ils revêtent pour votre entreprise.

Gestion de l'inventaire : Bonnes pratiques

Une gestion efficace de l'inventaire nécessite plusieurs prérequis. Si vous pouvez suivre ces prérequis dans n'importe quel ordre à partir de notre liste ci-dessous, chaque élément de cette liste est essentiel pour la réussite de votre gestion de l'inventaire.

Gestion de l'inventaire : et après ?

Vous devez débuter votre parcours de gestion optimale de votre inventaire par les éléments les plus critiques et/ou difficiles de votre stock, tels que les produits finis, les matières premières difficiles à trouver, et les segments de votre chaîne d'approvisionnement. Quels qu'ils soient, la mise en place d'une bonne gestion de ces éléments les plus essentiels ou délicats de votre inventaire créé un précédent positif pour l’ensemble des efforts de suivi.

La prochaine étape devrait consister à documenter soigneusement et de manière exhaustive ces premières expériences, qu’elles soient positives ou négatives. Vous devriez utiliser ces expériences pour affiner votre approche envers vos futurs efforts de gestion de l'inventaire. Pour emprunter un dicton familier des entrepreneurs de la Silicon Valley, vous voulez “échouer rapidement.” Développez un plan initial, choisissez vos outils, exécutez votre plan et apprenez du moindre faux pas ou erreur qui a pu se produire, puis recommencez rapidement. 

Au fur et à mesure que votre entreprise s'agrandit et élargit sa gestion des stocks, vérifiez que vous optimisez l'intégration à votre ITAM et à vos autres initiatives en termes de gestion informatique. De telles intégrations pourraient s'avérer difficiles, en fonction des fonctionnalités et de la flexibilité de vos solutions dans ce domaine. Mais cet effort, toutefois, peut avoir pour résultat des avantages significatifs pour toutes vos initiatives de gestion connectées.

La gestion optimale de l'inventaire appliquée à votre parc informatique permet d’améliorer la gestion des actifs informatiques. L'amélioration de l'ITAM permet d'améliorer la cyber sécurité de l'ensemble du parc informatique, ainsi que la prestation et la gestion des services informatiques et professionnels. Un parc informatique plus sûr et bien géré peut directement conduire à d'autres améliorations en termes de gestion de l'inventaire.
 

Gestion de l'inventaire : Essentielle à la réussite de votre entreprise

De nombreuses options se présentent à vous pour gérer votre inventaire du mieux possible. La manière dont vous gérez votre inventaire impacte directement les ventes, le chiffre d'affaires, les profits, les coûts, la satisfaction des clients et des partenaires, ainsi que l'image et la réputation de votre entreprise. Vos choix en termes de gestion d'inventaire sont donc essentiels, et vos collègues, partenaires, responsables et influenceurs vont soigneusement les étudier.

Mettez en place les meilleurs processus, services et outils possibles pour la gestion de l’inventaire. Vous devez bâtir sur vos premiers succès pour optimiser la gestion de chaque élément dans votre inventaire, ainsi que la chaîne d'approvisionnement qui transporte votre stock vers vos clients.

Votre initiative de gestion de l'inventaire inclura certainement plusieurs fournisseurs de solutions, et éventuellement des experts externes. Les partenaires que vous choisirez doivent pouvoir démontrer une bonne compréhension des besoins uniques de votre entreprise. Ils doivent également fournir la preuve crédible qu'ils ont les solutions, l'expertise et l'écosystème nécessaires pour vous aider à atteindre vos objectifs.

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