La façon dont les entreprises et les personnes travaillent évolue rapidement, et c’est aussi vrai pour leurs attentes. La vitesse des changements apportés par la technologie s'accélère, des pratiques de gestion des changements sont nécessaires pour répondre aux besoins de leur clients et parer aux changements constants de l'environnement professionnel.

La gestion des changements représente un moyen de s'assurer que les opérations informatiques passent de pratiques existantes à un état optimisé de manière systématique et transparente.

Qu'est-ce que la gestion des changements ?

La gestion des changements est un processus structuré garantissant que l'ensemble des changements requis -qu'il s'agisse de changements simples apportés aux processus ou de changements stratégiques majeurs- soient effectués de manière fluide, en réalisant les bénéfices à long terme du dit changement.

Les différents niveaux de la gestion des changements

La gestion des changements est un processus structuré visant à garantir que l'ensemble des changements requis -qu'il s'agisse de changements simples apportés aux processus ou des changements stratégiques majeurs - soient effectués de manière fluide, en réalisant les bénéfices à long terme du dit changement.

La gestion des changements individuels

À la base de chaque effort de gestion des changements, on trouve les individus. La gestion des changements individuels nécessite une bonne compréhension de ce qui permet aux personnes de changer, et de la façon dont ils vivent ces changements.

La gestion des changements organisationnels

Bien souvent, il n'est pas réaliste qu'une équipe projet gère le changement de manière individuelle. La gestion des changements organisationnels prend en charge les projets en créant des plans personnalisés, des formations, des étapes et des actions à mettre en place qui vont impacter les participants à un projet.
Tandis que la gestion des projets s'occupe de la conception, du développement et de la livraison des solutions du projet, la gestion des changements organisationnels garantit que la solution du projet soit réellement adoptée.

La gestion des changements d'entreprise

Lorsque la gestion de changements devient partie intégrante des structures, du management, des rôles, des processus et des projets de l'entreprise, elle devient la gestion des changements d'entreprise. La gestion des changements permet aux organisations d'adopter de nouvelles technologies et de répondre à l'évolution du marché plus rapidement, et ce avec un minimum d'impact sur la productivité.

Pourquoi la gestion des changements est-elle importante ?

Le processus de gestion des changements est essentiellement un cycle. De manière générale, les quatre phases du processus de gestion des changements sont :

Modèles populaires de gestion des changements

Les modèles appropriés de gestion des changements sont choisis pour exécuter un plan de gestion des changements. Certains des modèles couramment utilisés sont :

  • La gestion des applications
  • La disponibilité et performance
  • La gestion des configurations
  • Les systèmes de gestion des bases de données (DBMS)
  • La gestion des évènements, des pannes et des journaux
  • La gestion des actifs informatiques (ITAM)
  • Le service informatique https://www.freshworks.com/freshservice/ Helpdesk
  • La planification des tâches
  • La gestion du réseau
  • La gestion des points de sortie, notamment la gestion des imprimantes et d'autres périphériques
Modèle ADKAR

Le modèle se concentre sur la création de bonnes conditions pour tout collaborateur impacté par le changement, afin que chacun s’adapte à de nouvelles méthodes de travail. Le modèle comporte cinq étapes consécutives :

Le processus en 8 étapes de Kotter permettant de diriger les changements

Les huit étapes pour réussir la transformation de l'organisation :

Le modèle 7S de McKinsey

Les huit étapes pour réussir la transformation de l'organisation :

Le modèle de transition de Bridges

Les huit étapes pour réussir la transformation de l'organisation :

Il ne fait aucun doute que les collaborateurs accordent de l'importance aux interactions personnelles, et ne souhaitent pas que tout devienne digital. Toutefois, la transformation numérique joue un rôle considérable dans les interactions non-digitales, tout comme l'autonomisation des agents qui font face du public. Le parcours de transformation numérique pousse les organisations à adopter une gestion des changements agile afin de rester souple et de s'adapter aux changements rapidement. 

Qu'est-ce que la gestion des changements agile ?

Ces dernières années, Agile a été incorporé au-delà du développement logiciel : dans la gestion de projets, la gestion de produits, la prise de décisions, et maintenant, dans la gestion des changements. Agile nécessite d’implémenter des tactiques plus souples pour gérer les changements au niveau de l'organisation. Cette méthode apporte davantage de transparence et de visibilité sur l'avancement du projet, et permet une meilleure collaboration transversale par rapport aux approches traditionnelles.

La gestion des changements Agile fournit aux collaborateurs une approche flexible et itérative pour mener un changement durable.

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises prennent leurs marques en ce qui concerne les méthodes et principes agiles appliqués à leur mode de fonctionnement. Toutefois, la plupart des pratiques de gestion des changements sont développées à partir de méthodes de travail linéaires, contrairement à Agile.
 
Les méthodes linéaires sont efficaces dans les organisations traditionnelles travaillant de manière séquentielle ; par exemple, il est nécessaire de comprendre  le but du changement, puis d’associer les parties prenantes clés, pour ensuite développer des plans de communication, et ainsi de suite.

Toutefois, la gestion des changements agile est tout sauf linéaire. Dans un environnement agile, alors qu’une entreprise est à peine sortie de la première ou deuxième étape de la gestion des changements, le premier sprint agile est terminé et est déjà en production pour voir les résultats du travail minimal. Dans de tels environnements, la gestion des changements traditionnelle sera soit trop lente, soit trop compliquée pour le rythme auquel l'entreprise fonctionne. C'est là que la gestion des changements agile peut s'avérer bénéfique : avec des approches en temps réel, adaptées au but recherché, qui s'alignent parfaitement à une méthode agile de mener l'entreprise.

La gestion des changements agile ouvre la voie à une approche collaborative au changement permettant aux professionnels du changement de s'adapter aux priorités en constante évolution et de concentrer rapidement les efforts sur les domaines qui seront le plus impactés.

 

La gestion des changements dans une organisation agile

Les référentiels de gestion des changements traditionnels permettant de gérer des volumes importants de changements existent depuis longtemps. Lorsque les organisations réussissent leur transformation vers Agile, elles ont besoin de modèles de gestion des changements agile, qui les rendent aussi flexibles que les structures Agile nouvellement adoptées. Cela permet aux organisations de réussir à gérer le flux constant de changements importants introduits dans leur écosystème. 

Implémenter le changement organisationnel en temps réel

Les principes Agile mettent l'accent sur la réalisation en temps réel : rapide et individuelle. Les leaders du changement doivent intégrer les processus de changement et la gestion des changements agile qui prennent place à un moment donné, où tous ceux qui sont impliqués dans les sprints effectuent la gestion des changements en même temps qu’ils travaillent, afin qu'elle devienne partie intégrante du travail en lui-même.

Adopter une attitude adaptée à l'objectif

 “Adapté à l'objectif” est un concept inhérent à Agile, qui signifie qu'une solution n'est pas artificiellement gonflée par des fonctionnalités ou des caractéristiques inefficaces. La gestion des changements Agile est l'application de concepts adaptés à l'objectif pour la gestion des changements, où les enquêtes, analyses, tableurs, et plans de projets ne doivent plus être constamment consultés. 
Pour citer un exemple, s'il n'y a pas suffisamment de temps disponible pour créer un plan de communications complet, la gestion des changements agile permet de déterminer le nombre minimum de messages essentiels à envoyer aux parties prenantes identifiées comme étant les plus importantes, avant de déployer la solution.

Adapter les plateformes existantes

Le travail agile se produit souvent à la volée, et il n'est donc pas toujours possible de prévoir la façon dont les évènements vont se dérouler, ou de déterminer ce qui sera nécessaire d’effectuer pour la réalisation du changement. Les équipes de gestion des changements agile interviennent pour entretenir la sensibilisation des structures et des plateformes existantes pouvant être exploitées pour les résolutions agiles.
Pour citer un exemple, les réseaux sociaux sont une plateforme où les collaborateurs peuvent se rencontrer et partager des informations, que ce soit de manière publique ou privée. Quoi qu’il en soit, pour envoyer rapidement un message concernant le processus d'un changement, la gestion des changements agile exploite les plateformes existantes afin de communiquer sans délai inutile. S'il est nécessaire d'envoyer des informations au personnel d'une organisation, la gestion des changements agile utilise également des structures sociales et physiques pouvant elles aussi être adaptées à l'utilisation agile. Une réunion rapide du personnel dans l'espace détente/cafétéria du bureau pour communiquer physiquement sur le changement fait également partie du processus de gestion de changements agile. Bien qu'il existe une myriade de choses, comme par exemple des vidéos ou des affiches, permettant de réaliser l'objectif consistant à communiquer le message, utiliser une plateforme qui existe déjà peut s’avérer être très efficace.

La gestion des changements au sein d’une organisation agile nécessite d’avoir une approche plus fluide. En gestion des changements agile, il s'agit d'être proactif pour tout ce qui concerne les ressources, les prospects et ou les obstacles à venir.

Les obstacles courants liés à l'intégration de la gestion des changements agile

La gestion des changements n'est pas un autre type de gestion de projets. Il s'agit de la gestion de l'implémentation et de l'exécution de fonctionnalités disponibles dans l'environnement organisationnel. Accueillir la gestion des changements agile, être à l'aise avec les situations ambiguës et mettre sans relâche l'accent sur le client peut représenter un défi dans les cultures organisationnelles où un modèle de prestation de type cascade (waterfall) est profondément enraciné.

Les conflits naissent entre les approches de prestation agile et la gestion des changements lorsque les organisations ne réalisent pas que la gestion des changements doit également devenir agile. Les activités de livraison et d'implémentation ne peuvent pas être en conflit, mais doivent être équilibrées afin de trouver la cadence adaptée. Les bénéfices de la prestation agile ne peuvent être réalisés que si la gestion classique des changements devient une gestion des changements agile au moyen d'un rythme d'application correspondant.  
Voici cinq obstacles courants auxquels font face les organisations lorsque la gestion des changements est intégrée à un projet agile.

Il peut s’avérer difficile de fournir du coaching et du soutien pour la transition vers la gestion des changements agile. En effet, en plus des problèmes techniques, il faut faire face à l'état d'esprit des individus qui sont habitués à la gestion des changements traditionnelle. La gestion des connaissances est un autre problème dans les méthodes agile : les méthodes centrées autour de plans nécessitent une documentation importante et des rapports rigides ; Dans la gestion des changements agile, la connaissance est souvent tacite et reste dans la tête des parties prenantes.
 
Gérer la transition VERS Agile de manière efficace et l'application réelle de la gestion des changements DANS Agile sont les principaux obstacles que l'on trouve dans de nombreuses organisations lorsqu'elles mettent en place une gestion des changements agile. Les obstacles les plus importants rencontrés lors de la mise en application de la gestion des connaissances agile sont souvent des indications d'un support inefficace et d'un manque d'approbation pour les méthodologies agile dès le départ.

10 DOMAINES CLÉS DE LA PRATIQUE DE LA GESTION DES CHANGEMENTS
À QUOI ILS RESSEMBLENT DANS UN RAPPORT AGILE

Parrainage

Les sponsors doivent apprécier et adopter l'état d'esprit agile. La participation des sponsors doit être définie de manière plus claire, plus efficace.

L’approche

L'approche de gestion des changements doit être alignée aux phases du processus agile et doit être sélective en ce qui concerne les actions qui créent de la valeur.

Les ressources

Les besoins en termes de ressources pour la gestion des changements varient tout au long d'un développement agile. Elles doivent être prêtes à fonctionner en fonction de l'impact d'une phase du processus donné sur les employés.

L’intégration de la gestion des changements et de la gestion de projets

Les équipes de gestion des changements et les équipes projet doivent se regrouper au plus tôt, avec une meilleure communication et une meilleure collaboration

L’engagement du personnel

Les employés doivent être plus engagés et promouvoir la culture agile.

Les communications

Les communications nécessitent de la précision et doivent être plus fréquentes, en phase avec le processus agile, et, en même temps, ne pas tomber dans l'excès.

L’engagement du manager

Les managers ont besoin de recevoir des ressources et de la formation sur agile, ainsi que des communications individuelles

La formation

La formation doit être concentrée, précise et fréquente, avec l'accent mis sur le concept de juste à temps

La gestion de la résistance

Un plan formel de gestion de la résistance avec des communications plus fréquentes, l'accent sur le besoin du projet et de la méthode agile

Le renforcement

Un renforcement précoce et plus fréquent qui correspond à l'approche itérative, l’accent étant mis sur les objectifs et l'avancement.
Quelles sont les implications ?

Agile continue de s'imposer en tant que nouvelle méthode de gestion des pratiques consistant à les diviser en segments itératifs. L'application de la gestion des changements agile va bien au-delà des projets logiciels et informatiques, et inclut également des projets non informatiques. Au sein d'un projet qui utilise Agile, la gestion des changements peut soutenir l'implémentation et l'utilisation requise pour atteindre les résultats effectifs, mais le rythme et la nature d'un effort agile signifie que la gestion des changements doit également évoluer. Précision, compétence, attention, compromis opportuns, engagement précoce, équilibre : tout ceci doit être présent pour que la gestion des changements soit efficace sur un projet qui utilise un développement itératif.
La gestion des changements Agile est une méthodologie de gestion de projet qui fonctionne en transformant les changements, tout comme les projets, en cycles itératifs. Fondamentalement, la gestion des changements agile se base sur l'hypothèse que les circonstances changent à mesure qu'un projet avance. Dans la gestion des changements agile, les cycles de planification, de conception, de développement et de tests continuent d'évoluer à mesure que le projet prend forme.

Tout comme les autres disciplines de gestion de projets, le but de la gestion des changements agile est de faire aboutir les fonctions de l'entreprise et de gérer les changements opérationnels en temps et en heure, le tout dans le respect du budget et sans faire de compromis sur la qualité.