La gestión de licencias de software es, posiblemente, una de las funciones más importantes que llevan a cabo los equipos de TI. A lo largo de los años, muchos de los debates sobre la gestión de TI se han centrado en recursos físicos como servidores y dispositivos de punto final. Sin embargo, estos no son más que meros hosts y mecanismos de entrega; los activos que los usuarios realmente utilizan y que, de hecho, ejecutan la mayoría de empresas son los softwares. La omnipresencia e importancia del software dentro de la empresa hacen que su gestión sea una prioridad para todos los equipos de TI. Y los desafíos que ello conlleva comienzan por las licencias que rigen los costes, el acceso y las responsabilidades del software.

¿Qué es la gestión de licencias de software?

En términos generales, por «gestión de licencias de software» se hace referencia a los procesos y herramientas que usa una empresa para controlar y documentar qué productos de software utiliza, y dónde y cómo lo hace. Este proceso de gestión es esencial para garantizar que la empresa cumpla con todas las licencias empresariales y contratos de licencia de usuario final (EULA) pertinentes.

Más concretamente, las licencias de software determinan las condiciones contractuales y los detalles que establecen cómo se puede utilizar el software y cómo se debe compensar al proveedor. Por lo general, estos contratos especifican el número de licencias adquiridas, instalaciones permitidas y lo que sucede si las licencias utilizadas superan las adquiridas. Una SLM eficaz debe realizar un seguimiento de todos estos aspectos y ofrecer funciones que ayuden a la empresa a evitar el incumplimiento del contrato y las sanciones correspondientes.

Funciones de la gestión de licencias de software

La gestión de licencias de software (o SLM por sus siglas en inglés) es un elemento esencial de lo que se conoce como «gestión de activos de software» (SAM), que es, a su vez, una parte primordial de la «gestión de activos de TI» (ITAM). La SAM abarca, básicamente, todas las herramientas y procesos necesarios para gestionar, controlar y proteger los activos de software en cada uno de sus ciclos de vida. Es evidente que, para lograr estos objetivos, se requiere una gestión eficaz, así como cumplir con las licencias de software.

La ITAM, por su parte, también es una selección de funciones y tareas específicas. Entre ellas se incluyen las que se detallan a continuación.

Todas y cada una de estas funciones dependen en gran medida del software y cada software se rige por una licencia. Por consiguiente, la gestión de licencias de software es tanto un elemento principal de la gestión de activos de TI, como un conjunto de prácticas que deben abarcar todas las herramientas de software de la ITAM.

¿Por qué es tan importante la gestión de licencias de software?

La gestión de licencias de software (SLM) es un elemento esencial para que la gestión de activos de TI (ITAM) sea eficaz. Esto, a su vez, hace que la SLM sea un factor de éxito crítico para otras iniciativas de TI, especialmente para la ITSM y la gestión de operaciones de TI. La SLM también es importante para la ciberseguridad, la gestión general y la maximización del valor empresarial del patrimonio de TI.

Además, llevar a cabo una gestión de licencias de software eficaz ofrece beneficios adicionales tanto a la TI como a la empresa.

Gestión de costes: 

El software tiende al aprovisionamiento excesivo, es decir, la compra de licencias «adicionales» que están destinadas a garantizar la disponibilidad, pero que a menudo no se utilizan. El objetivo es evitar el coste y las dificultades de adquirir y poner en marcha licencias adicionales cuando se descubre una carencia. Sin embargo, el aprovisionamiento excesivo puede convertirse rápidamente en un gasto considerable e invisible al mismo tiempo. La gestión de licencias de software ayuda a mantener alineado el número de licencias adquiridas y las necesidades de la empresa.

Credibilidad, cumplimiento y protección contra auditorías: 

Los principales proveedores de software empresarial llevan años aprovechando la posibilidad de «mejorar» los contratos de licencia de software de sus clientes para generar mayores ingresos. Esto se debe a que las diferencias entre los términos contractuales y el uso real del software casi siempre dan como resultado sanciones y costes que superan el presupuesto (o ambas cosas). En este sentido, la gestión de licencias de software es la primera y mejor línea de defensa contra auditorías y otros desafíos relacionados con el cumplimiento de licencias. No se debe olvidar que estos desafíos pueden resultar muy costosos.

Mejor ciberseguridad: 

Los softwares fraudulentos y las versiones antiguas con funciones de seguridad desactualizadas cuentan con puntos de entrada susceptibles de recibir ataques de ransomware y otro tipo de malware. Una gestión de licencias de software eficaz puede mejorar la ciberseguridad al identificar, reducir o incluso restringir el software no autorizado o poco protegido.

Mayor agilidad: 

Dar soporte a varias versiones de software y mantener en funcionamiento las versiones antiguas puede agotar los recursos de TI, ya de por sí limitados. Una gestión de licencias eficaz puede ayudar a su empresa a identificar y eliminar versiones de software antiguas, así como a concentrar sus recursos de TI en las versiones actuales.

Tipos de licencias de software

La continua evolución de la TI viene acompañada de la amplia gama de licencias de software disponibles actualmente. Una misma empresa puede necesitar gestionar licencias para softwares que se ejecutan en servidores locales; softwares que se ejecutan en una o más nubes públicas; softwares híbridos o elementos empresariales integrados en aplicaciones personalizadas. A menudo se proporcionan diferentes tipos de software con distintas clases de licencias. A continuación, se muestra una lista alfabética con los tipos de licencias de software empresariales más habituales.

Dispositivo

Una licencia aplicada a un hardware de función específica, como un servidor de aplicaciones especializado, un enrutador o una central telefónica. Los términos y condiciones específicos dependen de la función de la aplicación y del proveedor.

Cliente-servidor

Una licencia compuesta por dos partes que abarca un servidor específico y un número de «licencias de acceso de cliente» (CAL, por sus siglas en inglés). Las licencias cliente-servidor pueden permitir la compra de licencias de acceso de cliente adicionales, así como modificarse para admitir servidores físicos y virtuales.

Usuario simultáneo 

Una licencia que admite un número máximo de usuarios simultáneos; dicho límite suele estar impuesto por las funciones de registro, salida y exclusión de usuarios.

Core points

Bajo esta licencia, el proveedor asigna valores clave a elementos de procesamiento lógico individuales, también conocidos como núcleos (cores), dentro de servidores físicos o virtuales. Por ejemplo, una aplicación con un valor asignado de 100 puntos por núcleo requiere una compra de 200 puntos para ejecutarse en un servidor de dos procesadores (o 400 puntos para hacerlo en un servidor de cuatro procesadores). Este tipo de licencia se utiliza principalmente con aplicaciones que se ejecutan en centros de datos.

Empresa

Una licencia que permite a una empresa instalar un número ilimitado de copias de un paquete de software concreto. Los contratos o licencias de empresa de algunos proveedores requieren un número específico de licencias, por lo que es esencial realizar un análisis exhaustivo de los términos y condiciones.

Evaluación

Una licencia que permite utilizar un software durante el período de prueba. Algunas licencias de evaluación tienen un límite de tiempo y dejan de funcionar por completo una vez finalizado este período. Algunas de estas licencias solo ofrecen una selección de funciones del software. Muchas de ellas incluyen funciones para una conversión sin interrupciones a una versión de pago del software completamente funcional.

Usuario designado

Similar a una licencia de usuarios simultáneos, con la diferencia de que incluye usuarios designados. Algunas de estas licencias permiten transferir el acceso a otros usuarios, mientras que otras no (si no se modifica la licencia).

Nodo bloqueado

Normalmente se utiliza en aplicaciones basadas en servidores. Este tipo de licencias restringen el acceso a un conjunto específico de ordenadores «designados». En algunos casos, permiten la transferencia a otros ordenadores mediante la solicitud y aprobación de una nueva clave de licencia.

Fabricante de equipos originales (OEM)

Las licencias OEM se suelen aplicar a softwares básicos que se suministran con un hardware específico. Por lo general, este tipo de licencias no se pueden transferir a otros hardwares.

Por dispositivo

Probablemente sea el tipo de licencia más conocido; establece un límite en el número total de instalaciones autorizadas que se han adquirido. Por lo general, estos softwares se pueden transferir de un dispositivo a otro, siempre y cuando no se exceda el límite de instalaciones especificado.

Por procesador (o por CPU)

A diferencia de las licencias de «core point», este tipo de licencia se basa en el número de «sockets» del procesador físico en los que se va a ejecutar la aplicación.

Por usuario

Esta licencia se centra en el número total de usuarios permitidos. Por lo general, cada usuario puede instalar el software en varios dispositivos (siempre y cuando no se exceda el límite permitido), y todos ellos cuentan como un solo usuario.

Perpetua

Pague una única tarifa y utilice el software de manera indefinida. Este tipo de licencias pueden impedir la transferencia del software a otros dispositivos o establecer tarifas adicionales por mantenimiento o actualizaciones.

Tiempo de ejecución

Las aplicaciones de software suelen incluir componentes de terceros. Este tipo de licencias permiten que dichos elementos se ejecuten en apoyo de la aplicación principal. Por lo general, las limitaciones y restricciones específicas se detallan en la licencia que rige la aplicación principal.

Sitio

Una licencia que permite instalar un paquete de software en un número ilimitado de ordenadores en un único sitio físico.

Cabe señalar que existen otros tipos licencias además de las enumeradas en dicha lista.

Es posible que su empresa también necesite gestionar licencias para aplicaciones móviles, productos de software como servicio (SaaS) basados en suscripciones, interfaces de programación de aplicaciones (API) o elementos de proyectos de consultoría. Cada uno de estos puede tener variantes, condiciones o excepciones específicas. Si tiene contratados los servicios de un asesor jurídico experto en contratos, lo más probable es que deba incluir a dicho experto tanto en las negociaciones del contrato como en la gestión de licencias de software.

Gestión de licencias de software: Desafíos y facilitadores

Más allá de los retos descritos anteriormente, existen tres amplios tipos de desafíos para que la gestión de licencias de software, o cualquier otra iniciativa de TI, tenga éxito. A continuación, se muestran algunos de los retos que puede encontrarse al gestionar licencias de software.

 SLM: Desafíos organizacionales

SLM: Desafíos tecnológicos 

SLM: Desafíos culturales 

Los facilitadores se pueden agrupar en las mismas categorías que los desafíos descritos anteriormente.

SLM: Facilitadores organizacionales

SLM: Facilitadores tecnológicos

SLM: Facilitadores culturales

Gestión de licencias de software: Mejores prácticas

Para que la gestión de operaciones de TI sea eficaz y constante, es necesario cumplir ciertos requisitos previos. Puede abordarlos en un orden distinto al de la lista, pero cada uno de ellos es esencial para que la gestión de licencias de software tenga éxito.

Involucre al equipo directivo 

Para que la gestión de licencias de software tenga éxito, es necesario mantener un compromiso constante de recursos. La participación y empeño de los directivos puede facilitar la búsqueda de dicho compromiso. Asimismo, este apoyo puede facilitar los cambios culturales y minimizar o superar cualquier dificultad.

Quédese donde está (tanto como sea posible) 

Seguir adquiriendo y pagando softwares costosos con recursos de gestión de licencias inadecuados es, literalmente, desperdiciar el dinero. Detenga, documente y justifique sus procesos de adquisición de software en la medida en que sea posible, siempre y cuando no obstaculice actividades empresariales importantes. O, por lo menos, procure que dichos procesos sean más transparentes y consecuentes antes de volver a ponerlos en funcionamiento.

Sea consciente de lo que tiene 

Identificar y documentar todos los aspectos relevantes del software que utiliza su empresa puede ser el mayor desafío para una gestión de licencias de software eficaz. Necesita conocimientos precisos, completos y actualizados sobre los principales softwares que se utilizan en su empresa (incluso si esto implica tener que recopilar la información de manera manual y en persona). Debe contar con una base de conocimientos gestionable que contenga toda la información de su licencia de software, además de soluciones sólidas para el descubrimiento y almacenamiento de dicha información en su patrimonio de TI. Si su empresa carece de estos dos elementos, sus objetivos de SLM pueden ayudar a justificar su adquisición. En función del tamaño y la complejidad de su patrimonio de TI, así como de los recursos de gestión disponibles, este descubrimiento puede comenzar con una auditoría manual del software. Asimismo, debe prepararse para realizar auditorías internas cada cierto tiempo, a fin de evitar auditorías de proveedores y sanciones.

Defina y priorice sus objetivos 

Sus principales objetivos a la hora de gestionar licencias de software deben ser garantizar el cumplimiento del contrato y evitar auditorías que den lugar a sanciones. Más allá de estos objetivos, su empresa debe centrarse en asegurarse de obtener el máximo valor de cada inversión en software. Todo negocio y patrimonio de TI es una combinación única de elementos de TI, procesos incumbentes, recursos disponibles y objetivos empresariales. Y, como cabe esperar, los elementos de su negocio pueden tener objetivos o limitaciones exclusivas. Todos estos factores se deben tener en cuenta a la hora de planificar y gestionar las licencias de software. Evalúe quién utiliza cada paquete de software, cuánto lo usa y el valor que tiene para su empresa.

Escoja cuidadosamente su(s) método(s) de gestión de licencias de software 

Si elige varios métodos de gestión de software o de TI, puede que también deba considerar varias rutas de aplicación y puesta en funcionamiento. Entre las alternativas se incluyen: el personal de gestión especializado, los asesores y la «gestión de inventario como servicio» que brinda el propio proveedor. Evalúe los posibles métodos exhaustivamente. Si decide contratar a expertos externos, preste especial atención a su experiencia y transparencia con respecto a los precios.

Planificación 

Asegúrese de que su plan de gestión de licencias de software se base en los objetivos de TI de su empresa y en su propia transformación digital. Asimismo, también debe garantizar que este plan refleje las aportaciones de todas las partes interesadas y personas influyentes.

Mantenga los datos actualizados

Las decisiones de SLM deben basarse siempre en la información disponible sobre el software que se utiliza en la empresa. Antes de profundizar demasiado en una solución concreta, asegúrese de que sus datos de gestión actuales sean lo más precisos, completos, coherentes y actualizados posible. Puede que deba reformatear los datos antiguos antes de permitir que la solución escogida los utilice. Asimismo, posiblemente tenga que actualizar o reemplazar cualquier ITAM, ITSM u otra herramienta de gestión que no sea compatible con las soluciones de SLM que haya escogido. Y, por último, necesita herramientas y procesos que le ayuden a mantener la información de las licencias de software actualizada, precisa y completa.

Automatización 

La automatización garantiza que las tareas se lleven a cabo de manera coherente, evita los errores humanos y libera a los trabajadores cualificados para que puedan centrar sus esfuerzos en tareas más complejas y valiosas. En este sentido, la automatización puede ser útil en el descubrimiento, asignación, recopilación y generación de informes (todas estas tareas esenciales para una SLM eficaz). Asimismo, también puede serle de ayuda a la hora de descubrir un nuevo software y abordar sus requisitos de SLM nada más ponerlo en funcionamiento en su entorno de trabajo. Las funciones automatizadas también pueden evitar que el departamento de TI instale softwares no autorizados o ilegales y realizar análisis periódicos para llevar un seguimiento de las actualizaciones de hardware y software.

Integración 

Siempre que sea posible, integre la SLM con otras funciones de gestión de TI, especialmente, con la ITSM y la ITAM. Evite adquirir e instalar herramientas que lleven a cabo tareas para las que ya dispone de funciones o soluciones. Esto es especialmente importante a la hora de recopilar y analizar datos o generar informes. Si su empresa todavía no utiliza una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) para consolidar los datos de gestión de TI, sus esfuerzos por integrar la SLM y la gestión de TI podrían justificar la inversión y el esfuerzo.

Aprenda de los demás 

Puede obtener información muy valiosa para la gestión de licencias de software a través de asociaciones comerciales, eventos, publicaciones del sector, foros, grupos en línea e incluso páginas web de proveedores. Aproveche cada oportunidad que se le presente para evitar repetir los errores que otros han cometido.

Formación 

Asegúrese de que todas las personas involucradas directamente en la gestión de licencias web de su empresa reciban una formación inicial y periódica de las soluciones y procesos que escoja. Contacte con ellos con regularidad, así como con todas las partes interesadas de su negocio, a fin de crear una cultura inclusiva en la que se tenga presente la gestión de licencias de software.

Escoja a sus socios minuciosamente 

Para que su empresa genere beneficios de forma constante, sus compromisos de SLM deben ser tanto de alto nivel como a largo plazo. Los proveedores de servicios y soluciones que escoja deben estar igual de comprometidos que usted con el éxito de su negocio, la gestión de licencias de software y mucho más. Por ello, debe asegurarse de que dichos proveedores tengan la solidez y experiencia necesarias para cumplir con los compromisos que asumen con su negocio, tanto ahora como en el futuro.

¿Qué le espera a la gestión de licencias de software?

Cuatro de los ámbitos más destacados de la TI son la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), el Internet de las cosas (IdC) y la digitalización. Es probable que estos cuatro ámbitos influyan y se vean afectados por la continua evolución de la gestión de licencias de software.

La IA, el aprendizaje automático y la SLM

Las herramientas de IA y aprendizaje automático (ML) ya se están utilizando para ayudar a mejorar la gestión de la TI. Es probable que ambas tecnologías se integren en el futuro para la gestión de activos de TI en general y la gestión de licencias de software en particular. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático le ayudarán a mejorar el descubrimiento, la gestión de relaciones y la gestión del cumplimiento. Dichas mejoras estimularán y requerirán la transformación de cómo se ven y gestionan los activos de TI, incluido el software. Asimismo, es probable que estas mismas tecnologías mejoren las futuras herramientas de auditoría de software.

El objetivo final del IdC es brindar conectividad e inteligencia a los dispositivos, más allá de los ordenadores, las tablets y los teléfonos inteligentes. Los denominados «dispositivos inteligentes» ahora abarcan desde cerraduras de puertas y enchufes hasta sensores que ayudan a regular la distribución de servicios públicos como el agua y la electricidad.

La gestión de licencias de software y el IdC

El Internet de las cosas (IdC) está provocando un crecimiento explosivo en el número de dispositivos conectados y las necesidades de seguridad y gestión de dichos dispositivos. Se estima que el número de dispositivos conectados hoy en día supera el de los humanos en la Tierra. De hecho, se prevé que en 2020 el número de dispositivos conectados al IdC ronde los 20 - 50 mil millones.

Posiblemente, su empresa ya esté experimentando un aumento significativo de los dispositivos de IdC. Quizás ya tenga cámaras y monitores de vídeo conectados en las salas de conferencia y espacios públicos de sus instalaciones. O a lo mejor dispone de electrodomésticos inteligentes que se pueden controlar a través de aplicaciones móviles en las cocinas y salas de descanso. O puede que cuente con sensores habilitados para el IdC en sus almacenes y cadena de suministro. 

Por desgracia, muchos de estos dispositivos, si no la mayoría, dependen de un software que se puede controlar o no a través de los procesos y herramientas de SLM actuales. Los softwares compatibles con monitores de vídeo inteligentes se pueden proporcionar bajo una licencia tradicional, pero es poco probable que esto también se aplique al software del sensor. 

Los fabricantes de dispositivos de IdC llevan años lidiando con problemas de licencias de software. Ya en 2015, la respetada empresa consultora de la industria tecnológica, Gartner, advirtió a los fabricantes de dispositivos de IdC que necesitaban nuevas soluciones de gestión y derechos de licencia. «Se prevé que en 2020, la falta de un sistema de gestión y derechos de licencia dé lugar a una caída del 20% de los ingresos potenciales generados por el software para los fabricantes de dispositivos conectados al IdC». Algunos de estos fabricantes están creando o considerando las «tiendas de aplicaciones» en línea, pero aún no existe un consenso en la industria sobre cómo emitir y gestionar licencias de software de IdC.

El crecimiento del Internet de las Cosas y el Internet Industrial de las Cosas está impulsando la creación de nuevas arquitecturas y plataformas de seguridad y software habilitadas para el IdC. Asimismo, el IdC está comenzando a cambiar la forma en que se estructuran las licencias de software, tal como lo han hecho la informática en la nube y el entorno cliente-servidor. Es probable que la SLM siga evolucionando a medida que las nuevas tecnologías se integren en las áreas de TI. Cuanto mejores sean sus procesos y soluciones de SLM, más preparados estarán tanto usted como su negocio para el futuro, independientemente de lo que este depare.

La gestión de licencias de software y la digitalización

Todas las empresas están buscando o considerando la digitalización. Es un elemento necesario en cualquier negocio porque las tecnologías digitales están transformando la forma en que se construye el mundo, se compra y se vende, así como la manera en que los clientes y socios esperan hacer negocios.

En julio de 2019, Cloud Computing News se hizo eco de una encuesta reciente de Gartner, en la que participaron 473 directivos de empresas con ingresos anuales de más de 50 millones de dólares, y señaló que: «El 82 % de los encuestados de Gartner afirmaron que tenían una iniciativa de gestión o un programa de transformación en marcha para hacer que sus empresas fuesen más digitales». Eso representa un aumento del 62 % con respecto al año anterior.

La digitalización comienza y se centra profundamente en la TI. Y el software es la forma en que los usuarios, clientes, socios y empresas reciben los efectos y beneficios de la digitalización. A medida que los procesos de digitalización avanzan, es más probable que las opciones de software evolucionen con mayor frecuencia y rapidez. Por ello, es importante gestionar bien las licencias y contratos de software para mantener el ritmo y maximizar el valor de dichos esfuerzos.

Gestión de licencias de software: Su llamada a la acción

El software es la interfaz de usuario definitiva. Es la forma en que los usuarios acceden a los recursos que necesitan para llevar a cabo su trabajo y la manera en que los directivos empresariales ofrecen y miden el valor de sus inversiones en TI. Digamos que el software es el lugar en el que los objetivos y aspiraciones de los responsables de la toma de decisiones empresariales y de TI se encuentran con las realidades de los usuarios, clientes y socios.

La capacidad del software para satisfacer las necesidades y expectativas determina directamente el valor real y percibido de todo el patrimonio de TI. Y su eficacia a la hora de gestionar las licencias de software afecta directamente a dicho valor real y percibido. Una gestión de licencias de software eficaz maximiza el valor empresarial de la TI al reducir los costes y mejorar la agilidad y la ciberseguridad. Asimismo, fortalece las bases de la TI de cualquier negocio, al hacer que este esté más preparado y sea capaz de afrontar y aprovechar las nuevas tecnologías y oportunidades.

La gestión de TI de su empresa debe estar profundamente centrada en la SLM. Si esta gestión se lleva a cabo con éxito, se mejorará la gestión de TI y se logrará mantener el patrimonio de TI estrechamente alineado con sus necesidades y objetivos empresariales. 

Freshworks: Su socio para una SLM eficaz

En Freshworks, llevamos desde 2010 creyendo que empresas como la suya merecen un mejor software. Un software listo para utilizar, fácil de configurar y usar y que requiera una mínima personalización. Todos nuestros productos cumplen con esta premisa y cuentan con el respaldo de nuestro servicio de soporte de primera categoría. Y lo mejor de todo es que no tiene que desembolsar una gran suma de dinero para que funcionen.

Actualmente, más de 150 000 empresas confían en nuestro software para gestionar sus negocios. Y desde 2014, la solución Freshservice de Freshworks ha ayudado a muchas de esas empresas a transformar la manera en que gestionan y atienden a sus usuarios y entornos de TI. Freshservice ofrece una gestión de servicios de TI (ITSM) completa, fácil de usar y que incluye funciones de gestión de activos, incidencias y lanzamientos, así como un catálogo de servicios flexible. Además, cuenta con funciones integradas de gestión de activos de software (SAM, por sus siglas en inglés) que pueden ayudarle a mejorar la SLM.