¿Qué es la gestión de aplicaciones SaaS?

La gestión de aplicaciones SaaS (SAM, por sus siglas en inglés) es una solución empresarial proactiva que supervisa y gestiona cualquier compra, licencia, mantenimiento, renovación, cumplimiento de seguridad y eliminación de aplicaciones de software como servicio basadas en la nube dentro de la cartera de una empresa.

Brindar un buen sistema de gestión de aplicaciones SaaS a su empresa es una inversión a largo plazo en términos de optimización del gasto en SaaS, maximización del ROI, cumplimiento de los requisitos de seguridad y aprovechamiento de las inversiones basadas en la nube. 

A medida que las empresas han ido aprovechando las ventajas del acceso a la nube basado en suscripciones, el SaaS se ha ido convirtiendo en el rostro visible del software moderno. De acuerdo con Gartner, el software como servicio (SaaS) es actualmente el mayor segmento del mercado y se prevé que crezca unos 104.7 mil millones de dólares en 2020. Sin embargo, lo que hace que el SaaS sea tan popular es lo que provoca mayores problemas a las empresas de TI: un acceso rápido y una configuración sencilla. Cualquier persona que disponga de una tarjeta de crédito y una dirección de correo electrónico puede adquirir una suscripción. Esto ha generado situaciones complicadas a aquellas empresas que intentan hacerlo lo mejor posible en términos de gestión de licencias, acuerdos y mantenimiento de la seguridad de los datos corporativos.  

Gartner, líder mundial en investigación de TI, estima que el coste anual de comprar y gestionar aplicaciones y licencias de software puede ser hasta cuatro veces mayor que el importe de la compra inicial. Las empresas gastan hasta el 75 % de su presupuesto total de TI solo en mantener y ejecutar los sistemas y software disponibles.

                           4 desafíos principales de la gestión de SaaS

Gestión de aplicaciones SaaS: Una solución al caos del SaaS

Prepárese para controlar el presupuesto desperdiciado en SaaS, optimizar la gestión de sus aplicaciones SaaS y emplear su presupuesto de TI en la transformación empresarial. Es fundamental contar con una estrategia sólida para llevar el control y obtener una mayor visibilidad de sus aplicaciones y licencias SaaS. A continuación, se muestran algunas medidas que pueden ayudar a las empresas a controlar el uso del SaaS, ahorrar dinero en aplicaciones innecesarias y adquirir experiencia en la SAM.

 

1. Proteja sus cuentas SaaS

Las aplicaciones SaaS son de gran ayuda para las empresas por su escalabilidad, simplicidad y menores costes iniciales. Sin embargo, debido al Shadow IT, los usuarios finales suelen adquirir licencias y aplicaciones sin la autorización formal del departamento de TI, lo que genera puntos ciegos de seguridad. Esto provoca que las empresas corran el riesgo de sufrir un robo de información protegida, lo que pone en un grave peligro el cumplimiento de la normativa.

Establezca un protocolo de control de seguridad periódico para garantizar que las aplicaciones y software SaaS en uso no representen ningún riesgo para la empresa.

Conciencie a los usuarios finales sobre los riesgos asociados a las aplicaciones y licencias no autorizadas.

Asimismo, asegúrese de que su negocio cumpla con el RGPD, la ley HIPAA y otras normativas que protejan la integridad y confidencialidad de la empresa.

Forme un equipo que trabaje en todos los puntos ciegos de seguridad de la empresa.

 2. Optimice su inversión en SaaS

Pregúntese si se está utilizando el 100 % de las aplicaciones y licencias adquiridas. ¿Todos sus empleados cuentan con paquetes de funciones de primera categoría, sin importar sus requisitos? ¿Su empresa es víctima de gastos SaaS encubiertos?

El SaaS es fácil de adquirir e implementar, cualquier persona con un ID de correo electrónico y una tarjeta de crédito puede hacerlo en un instante. Pero el problema del SaaS es que prolifera. La mayoría de las aplicaciones SaaS que se adquieren ni siquiera se utilizan. Esto provoca que el gasto en SaaS se descontrole. 

 

Adquiera una buena estrategia de gestión de licencias de SaaS.

Reduzca la redundancia de SaaS.

Informe a los usuarios sobre cómo mejorar la adopción y compromiso de SaaS.

Vuelva a negociar los términos contractuales con sus proveedores periódicamente.

Invierta en automatización para optimizar las aplicaciones SaaS y los procesos de adquisición y renovación de licencias.

3. Descubra el Shadow SaaS

Los empleados suelen adquirir licencias y aplicaciones sin la aprobación formal del equipo de TI, motivados por la idea de que los procesos de TI requieren mucho tiempo y son problemáticos. Para la mayoría de empleados, el Shadow IT está destinado simplemente a cumplir con sus obligaciones de la manera más eficaz y eficiente posible. Esto da lugar a consecuencias negativas como suscripciones de SaaS innecesarias, aplicaciones no autorizadas que alojan información protegida, aumento de la seguridad y riesgos normativos.  

 

Identifique las aplicaciones SaaS no autorizadas.

Lleve un seguimiento de todas sus aplicaciones y licencias de SaaS: autorizadas, no autorizadas, aprobadas y no aprobadas.

4. Gestione la renovación de sus SaaS

La gestión de licencias de SaaS requiere prestar atención a los detalles. Sabemos que no es fácil llevar un control total de las compras y renovaciones en la nube que se realizan dentro de una empresa. Cuantas más licencias y aplicaciones SaaS adquieran sus empleados, más difícil será mantenerlas. Estas compras, contratos de renovación o licencias de SaaS tienen reglas de facturación y duraciones de contratos infinitos, y condiciones difíciles de comprender.

Por ello, es esencial contar con un proceso de renovación de SaaS definido para superar estos obstáculos y generar ahorros a la empresa.

 

Identifique el departamento de compra y propietario de cada aplicación SaaS.

Lleve un seguimiento de todos los contratos y detalles de los mismos para facilitar su gestión.

Obtenga acceso a todos los gastos relacionados con el SaaS o la nube.

Elabore un calendario con los datos de renovación, fechas importantes y renovaciones automáticas.

Cree un proceso automatizado para la compra de licencias y aplicaciones SaaS/en la nube.

Las empresas necesitan una única fuente de información para tener una mayor visibilidad y control sobre el uso de la nube, optimizar debidamente el gasto en SaaS y garantizar una mayor seguridad. Hable con los expertos en SaaS de Freshservice para escoger la solución SAM que mejor se adapte a su empresa.