¿Qué es ITSM?

ITSM (del inglés Information Technology Service Management) es la gestión de los servicios de tecnologías de la información de una empresa e incluye su ciclo de vida completo: el diseño, desarrollo, implementación, soporte y gestión de estos. En pocas palabras, los servicios de TI (tecnologías de la información) están relacionados con todos los equipos tecnológicos y su funcionamiento, como ordenadores, aplicaciones instaladas, impresoras o la gestión de cuentas de usuario y contraseñas, por ejemplo.

¿Qué son los servicios de TI? Muchas empresas piensan que la ITSM es, simplemente, el soporte técnico. Pero va mucho más allá de las incidencias diarias. Los equipos de ITSM son responsables de todos y cada uno de los elementos relacionados con los sistemas informáticos de su negocio y son, por tanto, un pilar de cualquier empresa. Un software de ITSM como Freshservice le ayudará a cubrir todas estas necesidades.

En este vídeo, Stephen Mann le ofrece más detalles de la ITSM y su impacto en el buen funcionamiento de su negocio a corto, medio y largo plazo.

Descubra más sobre la ITSM aquí

¿Por qué es importante la ITSM?

La ITSM o gestión de servicios de TI es fundamental para cualquier empresa moderna. Su implementación puede ayudarle a estandarizar todos sus procesos, estructurar sus servicios informáticos y de documentación y, como consecuencia, ahorrar costes con base en predicciones realistas y eficientes.

De esta forma, el desarrollo de su negocio se basará en decisiones informadas y en una planificación detallada. No deje la toma de estas decisiones en manos de la improvisación y empiece a usar nuestra ITSM hoy mismo.

Beneficios de los procesos de ITSM

Los beneficios de la implementación de los procesos de ITSM no se limitan a los relacionados con las tecnologías de la información, sino que también tienen un impacto en su negocio a nivel empresarial. A continuación, le mostramos algunos de los más destacados.

Beneficios de la ITSM para las TI Beneficios de la ITSM para las empresas
Aumento en la eficiencia y productividad de las TI gracias a roles y responsabilidades estructuradas y definidas Una mayor comprensión de sus necesidades empresariales
Implementación de procesos con base en las mejores prácticas Mayores niveles de disponibilidad de servicios de TI para aumentar su productividad
Un mayor nivel de soporte técnico para superar los desafíos a nivel de normativas y de cumplimiento Mayor valor y rentabilidad
Mayor visibilidad y comprensión de los servicios de TI Una gestión de las expectativas realista y eficiente
Un sistema de incidencias más eficiente y con ciclos de vida más cortos Minimiza el impacto de las incidencias en el funcionamiento general de su empresa

¿Por qué una empresa necesita la gestión de servicios de TI?

Toda empresa cuenta, al menos, con un responsable de los servicios de TI, un “técnico” del equipo que cubre en mayor o menor medida sus necesidades de gestión de dichos servicios. Si es así, usted ya está implementando este recurso. Sin embargo, dichas necesidades y procesos aumentan según crece su empresa.

Los beneficios más comunes de la ITSM son:

  • Reducción de todos los costes de TI
  • Mejora en la calidad de todos sus servicios
  • Clientes más satisfechos
  • Una mejor administración que minimice los riesgos
  • Aumento de la competitividad de su empresa
  • Servicios más flexibles y personalizados
  • Una mayor agilidad a la hora de introducir nuevos servicios de TI

Descubra más detalles sobre la importancia de este sistema de gestión en el siguiente vídeo.

¿Cómo ayuda la ITSM a reducir costes?

Como hemos visto anteriormente, uno de los principales beneficios de la ITSM es la reducción de costes. La gestión de servicios de TI puede ayudarle a conseguirlo de la siguiente manera:

  • Incrementando la eficiencia de las TI
  • Mejorando la eficiencia de su negocio
  • Eliminando los gastos en TI innecesarios

En el siguiente vídeo profundizamos un poco más en esta cuestión

La ITSM incrementa la eficiencia de las TI

Para una mayor eficiencia, la gestión de servicios de TI puede ayudarle con:

El flujo de trabajo de sus procesos

Sáquele el máximo partido a la tecnología con flujos de trabajo que reduzca las tareas manuales repetitivas y mejoren así la colaboración entre sus equipos.

Un uso más eficiente de recursos humanos de TI limitados

Minimice las tareas administrativas, los tiempos de espera e incluso las emergencias con estrategias mejor definidas.

Una gestión de incidencias basada en servicios

Establezca sus prioridades y tiempos de resolución en base al impacto de las incidencias de las TI en el funcionamiento global de su negocio.

El ahorro de tiempo y costes

Una buena gestión de las incidencias y la gestión del conocimiento reducen los problemas recurrentes, los tiempos de resolución y su impacto tanto en los usuarios finales como en su negocio en general.

Informes relevantes

Automatice el proceso de generación de informes y reduzca los costes relacionados.

La ITSM incrementa la eficiencia de su negocio

La gestión de servicios de TI puede ayudarle a:

Reducir los tiempos de inactividad

La gestión de incidencias, problemas y disponibilidad minimiza sus tiempos de inactividad.

Evitar problemas antes de que ocurran

Anticipe y evite problemas que afecten gravemente al funcionamiento de su negocio mediante la gestión de problemas y la gestión de capacidad.

Ayudarle a recuperarse rápidamente de problemas de TI críticos

Una buena gestión de incidencias graves y la garantía en la continuidad de sus servicios reducen el impacto de cualquier incidencia crítica en sus servicios de TI.

La ITSM reduce los gastos innecesarios en TI

Finalmente, para reducir los gastos innecesarios, la gestión de servicios de TI puede:

Disminuir esfuerzos innecesarios

Ahorre tiempo, esfuerzos y costes innecesarios reduciendo pérdidas de tiempo y evitando la duplicación de procesos.

Optimizar el gasto

Asegúrese de que cualquier nuevo gasto de TI es esencial mediante la gestión de sus activos, su configuración y su capacidad.

Eliminar los costes de activos duplicados u obsoletos

La gestión eficaz de activos puede ayudarle a evitar la duplicación de aplicaciones, hardware, hosting y el soporte técnico relacionado con los mismos.

Facilitar la reimplementación de activos infrautilizados

Todos los equipos informáticos y los paquetes de software de productividad personal instalados deben ser monitorizados eficazmente para maximizar su rendimiento.

Evitar desperdicios relacionados con cambios o inconsistencias

Evite los costes de la repetición de procesos que pueden duplicar o incluso triplicar los recursos necesarios.

¿Cómo implementar los procesos de ITSM?

La mejor forma de implementar nuevos procesos de ITSM es con base en las necesidades de su negocio. Por ejemplo, si tiene un equipo de soporte informático pequeño que siempre trabaja en el mismo tipo de problemas, lo mejor sería encontrar la causa y resolverla de una vez. Un ejemplo sencillo de esto sería un problema de espacio de almacenamiento, en el que deben borrar archivos cada vez que el disco duro alcanza su capacidad máxima. Pero instalar un disco duro con mayor capacidad sería una solución mejor a largo plazo.

En el lenguaje de ITSM, este proceso pasa de la gestión de incidencias a la gestión de problemas. En el ejemplo anterior, la falta de espacio de almacenamiento sería la incidencia, mientras que la capacidad de almacenamiento del disco duro sería el problema subyacente.

No solo se requiere de una herramienta para implementar los procesos de ITSM, sino también de un cambio de cultura. Los usuarios finales deben ver al equipo de TI como un proveedor de servicios, más que como otro departamento de la empresa.

Los puntos claves para tener en cuenta a la hora de implementar procesos de ITSM son:

Mejores prácticas de ITSM

Los procesos de gestión de servicios de TI se agrupan en diversas categorías en las ITIL. Para implementar las mejores prácticas, es necesario conocer las diferentes categorías de las ITIL. Estos procesos pueden encontrarse en otros marcos con otros nombres, pero, en términos generales, se reducen a:

Acceda a nuestra Guía Definitiva de Mejores Prácticas de ITSM para descubrir todo lo necesario sobre los procesos de cada categoría.

Mejores métricas de ITSM

Si no puede medirse, no puede gestionarse. Por eso, es necesario medir los parámetros de ITSM correctos para poder gestionar su organización de soporte de las tecnologías de la información. Tenga en cuenta que medir los parámetros equivocados implicará una mala gestión de TI, además de generar gastos innecesarios de recursos. Los principales parámetros de ITSM a la hora de realizar una buena gestión son:

Herramientas de ITSM

Entendemos por herramienta de ITSM a cualquier software que se utilice para prestar sus servicios de TI. Puede ser un software independiente o un paquete de aplicaciones que realice una o varias funciones. Puede desempeñar múltiples funciones, como la gestión de incidencias, de solicitudes de servicio, de problemas o de implementación y gestión del cambio, etc. Una herramienta de ITSM también suele incluir una CMDB.

En ITIL, un service desk es una de las principales funciones de la gestión de servicios de tecnologías de la información. Como herramienta de ITSM, actúa como un punto único de contacto (SPOC) entre los clientes (externos o internos) y el proveedor de servicios y tiene la responsabilidad de monitorizar constantemente los servicios y de brindar soporte en caso de interrupciones. Generalmente, un service desk se encarga de atender las incidencias, solicitudes de servicio, contratos externos y licencias de software, entre otros.

¿Cómo elegir una herramienta de ITSM?

La elección de una herramienta de ITSMITSM afecta al funcionamiento general de toda su empresa y debe tener en cuenta todos los procesos existentes en cuanto a la gestión de servicios de TI. Antes de seleccionar una, hágase estas preguntas:

Puede obtener más información acerca de cómo seleccionar la herramienta más adecuada en nuestro.

Pruebe nuestra herramienta de ITSM gratis

ITSM vs. ITIL

ITIL (Information Technology Infrastructure Library, en español Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información) es el marco de trabajo de ITSM más utilizado, pero es solo una de las opciones a la hora de gestionar sus servicios de TI. En pocas palabras, ITIL es ITSM, pero no toda ITSM es ITIL.

Por tanto, una compañía puede estar empleando ITSM, pero no ITIL, sino un estándar o marco de trabajo diferente como:

Por supuesto, una empresa puede utilizar múltiples marcos de trabajo o estándares, como COBIT + ITIL.

Procesos de ITSM en ITIL

ITIL, el marco de trabajo más popular para mejores prácticas de ITSM, se divide en cinco libros fundamentales. Cada uno de estos libros está relacionado con una parte diferente de lo que ITIL llama el "ciclo de vida del servicio":

El proceso de gestión de problemas de TI (o gestión de incidencias en ITIL) es tan solo uno de los procesos de la operación de servicios. Otros procesos comunes de ITIL son:

¿Qué es la certificación en la gestión de los servicios de TI?

No existe una certificación en ITSM, pero sí en los diversos frameworks o marcos de trabajo más populares, como ITIL o COBIT. Si bien el ITIL es el marco de trabajo de ITSM más habitual, una certificación ITIL se suele considerar equivalente a una certificación en ITSM. Existen varios niveles de certificación en ITIL. ITIL v3 tiene cinco niveles de certificación, que son

ITIL v4 tiene cuatro niveles de certificación:

Puede consultar los centros de certificación de ITIL más cercanos en la página web de Axelos.

La IA en la gestión de servicios de TI

La IA en la ITSM puede ayudarle a desviar tickets de N1, ofrecer asistencia a sus agentes y ofrecer soporte 24/7, entre otros. La implementación de la IA en la ITSM puede ocurrir de diversas maneras, como:

Obtenga más información acerca del papel de la IA en la ITSM aquí.

Material de consulta