Los "nerds" informáticos tienen fama de trabajar aislados en garajes y sótanos, con la mirada fija en pantallas monocromas y cursores parpadeantes, alimentándose a base de pizza y evitando cualquier tipo de interacción con el mundo exterior. Puede que se trate simplemente de un estereotipo, puesto que no es la norma entre los profesionales de TI. La tecnología de la información es un deporte de equipo. Formar parte de un equipo de TI permite a personas brillantes crear sistemas, procesos, soluciones y resultados extraordinarios. Los equipos de TI suelen ser pequeños grupos de profesionales capaces de desarrollar, implementar y mantener sistemas a gran escala para garantizar el funcionamiento de las empresas modernas.

¿Cuál es la función de un equipo de TI?

Cada equipo de TI es diferente, según la cultura y las necesidades de su empresa, la experiencia y las habilidades de los miembros del equipo y los tipos de sistemas en los que trabajan. Algunos equipos de TI son generalistas de tecnología y trabajan con una amplia gama de sistemas y servicios. Otros equipos de TI son especialistas y se centran en tecnologías específicas (como redes o servicios web) o un tipo de sistema específico (soporte de ventas, fabricación, logística, etc.). Algunos equipos de TI están enfocados solo en tecnología, mientras que otros podrían incluir especialistas en datos o analistas con amplia experiencia en procesos comerciales. Los equipos de TI tienen éxito porque son el grupo de personas adecuado para superar cualquier desafío que se les presente.

Tipos de equipos de TI

Aunque cada equipo de TI es único, existen varias razones comunes por las que se forman los equipos de TI. Algunos equipos de TI son permanentes, mientras que otros existen durante un periodo de tiempo determinado para lograr un resultado específico y, posteriormente, se disuelven.

Equipos de operaciones

Estos equipos se enfocan en la infraestructura de tecnología operativa (redes, centros de datos y servicios web), los monitorean y se aseguran de que los servicios y sistemas estén disponibles y funcionando con normalidad para respaldar las operaciones del negocio. Estos equipos suelen denominarse equipos de gestión de servicios de TI (ITSM) y su principal objetivo es mantener el ecosistema de TI en funcionamiento. Los equipos de operaciones son permanentes y con frecuencia los respalda una sofisticada infraestructura de tipo centro de comandos y monitoreo.

Equipos de proyectos

Estos equipos se crean para resolver un problema específico, implementar un sistema o realizar un cambio. Los proyectos son, por definición, esfuerzos temporales, por lo que una vez que se completa el proyecto, lo habitual es que el equipo se disuelva (los miembros del equipo son reasignados) o que todo el equipo pase a un proyecto diferente. Los equipos de proyectos de TI suelen centrarse en una única versión o grupo de versiones, pero muy pocas veces "poseen" un sistema una vez que se pone en marcha.

Equipos de soporte

Estos equipos son similares tanto a los equipos de operaciones como a los de proyectos. Los equipos de soporte de TI son permanentes, (como los equipos de operaciones). Estos ejecutan funciones de gestión de servicios de TI para ayudar a mantener las operaciones comerciales en funcionamiento sin problemas. El trabajo de estos equipos también es similar al de los equipos de proyectos, ya que también abordan problemas específicos. A los equipos de soporte de TI se les suele considerar equipos de operaciones asignados para completar muchos miniproyectos cada día.

Equipos de procesos

Estos equipos (también conocidos a veces como equipos de soporte de TI de empresa) son permanentes y tienen la tarea de poseer, gestionar y mejorar los sistemas de TI de un proceso empresarial específico. Normalmente, estos equipos cuentan con analistas, gestores de proyectos y expertos en datos y colaboran con equipos de proyectos para proporcionar resultados específicos.

Roles y responsabilidades de los equipos de TI

Las funciones y responsabilidades específicas de un equipo de TI dependen de las asignaciones del equipo. A algunos equipos de TI se les asigna la tarea de impulsar resultados de proyectos específicos, mientras que otros son responsables de brindar productividad y rentabilidad a largo plazo en los procesos comerciales. Sin embargo, todos los equipos de TI tienen algunas similitudes. El propósito principal de cualquier equipo de TI es ayudar a generar resultados comerciales, para que los miembros del personal de la empresa no tengan que hacerse expertos en tecnología. Los equipos de TI gestionan la tecnología, para que el personal de la empresa pueda concentrarse en las actividades del negocio. Estas son algunas de las funciones comunes de los equipos de TI:

Experiencia tecnológica

Los equipos de TI se diferencian de los equipos de procesos comerciales en que cuentan con expertos en tecnología y personas que son especialistas en comprender cómo se puede aplicar la tecnología para mejorar el rendimiento de una empresa.

Gestión de datos

Muchos equipos de TI son administradores de datos para sus organizaciones. Puesto que los datos comerciales se almacenan y administran cada vez más en sistemas de TI, los equipos de TI suelen estar mejor posicionados para comprender los datos de la empresa, cómo se relacionan con otros datos y el uso de los datos.

Automatización de procesos

Una de las principales actividades de los equipos de TI es utilizar la tecnología para automatizar procesos comerciales. La automatización de procesos implica comprender los procesos comerciales, así como la tecnología, y adaptar los flujos de trabajo del sistema para que se integren con las actividades del personal de la empresa.

Integración de sistemas

La mayoría de los procesos comerciales se basan en más de un sistema de TI para tener éxito. Los equipos de TI suelen ser responsables de desarrollar, operar y mantener integraciones entre los sistemas de TI de la empresa, así como con sistemas y servicios de terceros.

Gestión de carteras

Los equipos de TI son los administradores de la cartera de inversiones en tecnología de la empresa. No solo son responsables de que los sistemas funcionen correctamente para mantener el negocio en funcionamiento, sino que también gestionan el coste total de la propiedad de los sistemas de TI y toman decisiones sobre el ciclo de vida de la tecnología.

Gestión y mantenimiento de sistemas de TI

Las empresas invierten una enorme cantidad de tiempo y dinero en implementar sistemas de TI. Para garantizar el máximo rendimiento  de esa inversión, los equipos de TI deben mantener y actualizar continuamente los sistemas para mantenerlos al día y ayudarles a evolucionar para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.

Seguridad de la información y del sistema

Los sistemas de TI son una parte fundamental de las operaciones de la empresa. Los equipos de TI no solo tienen la responsabilidad de desarrollar y ejecutar estos sistemas, sino también de mantenerlos seguros. Evaluar, gestionar y mitigar las vulnerabilidades de seguridad y los riesgos relacionados con la tecnología son partes importantes del trabajo del equipo de TI.

Gestión de proveedores

La mayoría de los sistemas de TI incluyen algún tipo de componentes de terceros. La infraestructura de telefonía, los servicios en la nube y el software de terceros son comunes en la mayoría de los entornos empresariales. El equipo de TI no solo es responsable de brindar garantía de que estos sistemas funcionen correctamente, sino también de gestionar y facilitar las relaciones con proveedores de tecnología externos y equipos de soporte.

Soporte tecnológico

Quizás este sea el papel más visible de un equipo de TI: reparar los sistemas tecnológicos cuando no funcionan correctamente. Los equipos de TI suelen ofrecer asistencia técnica, soporte de campo y servicios de respuesta a incidentes para abordar las interrupciones tecnológicas.

Estructuras organizativas del equipo de TI

A medida que se expande el entorno tecnológico de una empresa, también lo hace el tamaño de su organización de TI. Dentro de TI, pueden funcionar muchos modelos diferentes de diseño organizacional. Sin embargo, es muy importante asegurarse de que cada equipo de TI (y subequipo) tenga un alcance claro de responsabilidad y autoridad para tomar decisiones sobre los recursos y las tecnologías que implementan. A continuación, se muestran algunos ejemplos de estructuras organizativas típicas del equipo de TI, alguna de las cuales podría corresponder a la forma en que está organizado su departamento de TI:

Equipos alineados con la tecnología

Esta estructura organizativa fue una de las primeras configuraciones de los equipos de TI y fue la estructura organizativa predeterminada durante gran parte de la década de los 90. Básicamente, es una estructura organizativa jerárquica y clasificada por áreas de tecnología, por ejemplo, un equipo de redes, un equipo de centro de datos, un equipo de base de datos y un equipo web.

Equipos alineados con el negocio

Esta estructura organizativa se desarrolló en apoyo a grandes sistemas de plataforma, como los sistemas ERP, HRM y CRM que se hicieron populares a principios del año 2000. En esta estructura organizativa, los equipos de TI están alineados con las funciones de los procesos del negocio y actúan como una organización de TI semiautónoma para esa unidad de negocio.

Equipos funcionales de la gestión de servicios de TI (ITSM)

Normalmente, los proyectos de TI complejos requieren recursos de varias disciplinas y con distintas habilidades y experiencia. Como los equipos de proyecto son temporales, las empresas suelen emplear enfoques de gestión matricial, en los que los recursos del proyecto permanecen alineados con una estructura organizativa primaria (alineada con el negocio o la tecnología) y se asignan a equipos de proyecto que pueden coordinarse con otras partes de la organización de TI.

Equipos de proyectos matriciales

La mayoría de los procesos comerciales se basan en más de un sistema de TI para tener éxito. Los equipos de TI suelen ser responsables de desarrollar, operar y mantener integraciones entre los sistemas de TI de la empresa, así como con sistemas y servicios de terceros.

Equipos híbridos de negocios/TI

La transformación digital de los negocios y el aumento en la integración de los servicios tecnológicos y los procesos comerciales ha llevado a muchos equipos de TI a consolidarse con equipos de procesos comerciales. Estos equipos híbridos de negocios/TI suelen incluir tanto expertos en procesos comerciales con poca experiencia en tecnología como tecnólogos y expertos en datos.

Equipos virtuales

La tecnología de colaboración y la amplia disponibilidad de acceso a Internet de banda ancha han reducido la necesidad de que los equipos de TI tengan que ubicarse físicamente en el mismo lugar para ser efectivos. Los equipos virtuales son muy comunes dentro de la industria de TI, lo que permite a las empresas contratar tanto a expertos especializados como a recursos tecnológicos de bajo coste de todo el mundo. Los equipos virtuales son particularmente efectivos para proyectos a corto plazo donde los miembros del equipo también son responsables de continuar con sus trabajos diarios.

Oficinas de gestión de proyectos/programas (PMO)

Las PMO son estructuras organizativas centralizadas y diseñadas para proporcionar gobernanza, coordinación y una toma de decisiones centralizada en las organizaciones de TI distribuidas. Las PMO suelen encargarse de actividades como la elaboración de presupuestos, la planificación de versiones y la gestión de riesgos, donde se requiere un alto grado de coordinación interfuncional.

Centros de excelencia

Los centros de excelencia (CoE) son una estructura organizativa que se utiliza en combinación con las estructuras de otros equipos de TI (como equipos alineados con el negocio o equipos de proyectos matriciales) como una forma de capturar, desarrollar y compartir las mejores prácticas en toda la organización. Los CoE promueven la innovación controlada, evitando a su vez el riesgo de que los equipos de TI autónomos desarrollen formas de trabajo incoherentes.

Equipos de proyectos permanentes

Los proyectos de TI son esfuerzos temporales y están diseñados para una conclusión firme y, posteriormente, la disolución del equipo de TI. Esto puede generar desafíos para la planificación profesional y la gestión de recursos humanos si no existe un plan estructurado para reasignar recursos. Un enfoque común es organizar los recursos de TI en equipos permanentes que pasen como una unidad de un proyecto a otro. Cuando se completa un proyecto, todo el equipo pasa a la siguiente tarea.

Pools de recursos

Algunas empresas organizan los recursos de TI en grupos basados en disciplinas laborales, un enfoque derivado de los modelos de negocio de consultoría. Cuando surgen proyectos y otras necesidades de TI, los recursos se extraen del banco y se asignan a una tarea. Cuando se completa el proyecto, el recurso vuelve a un estado no asignado y se reasigna a otro lugar.

Equipos alineados geográficamente

Las empresas internacionales suelen estructurar una parte de su organización de TI como equipos localizados alineados con regiones geográficas específicas. Es particularmente frecuente en situaciones en las que el idioma, los factores culturales o los requisitos reglamentarios requieren una presencia localizada. Los equipos alineados geográficamente suelen utilizarse en combinación con estructuras de equipos de TI centralizados, PMO y CoE para facilitar los estándares globales y reducir los costes de TI.

Equipos Agile y Scrum

Desde 2009, muchos equipos de TI se han organizado de acuerdo con las metodologías Agile y Scrum, que promueven el uso de equipos pequeños y autoorganizados. Algunas empresas han intentado implementar metodologías Agile y Scrum dentro del contexto de las estructuras organizativas de TI existentes y les ha resultado muy difícil debido al factor de la cultura. Normalmente, la implementación de Agile o Scrum requiere una reorganización de los recursos y cambios en los procesos operativos.

Disciplinas laborales en un equipo de TI

Las disciplinas que se encuentran en un equipo de TI suelen ser tan diversas como los componentes del propio equipo. Se tiende a pensar que el equipo es un grupo de tecnólogos, pero muchas de las disciplinas laborales de las personas que trabajan en TI actualmente no son técnicas. Incluyen una combinación de experiencia empresarial y operativa destinada a ayudar al equipo de TI a ofrecer resultados que tengan el máximo impacto en las funciones de la empresa.

Procesos del equipo de TI

Los equipos de TI no utilizan un conjunto estándar de procesos, porque los equipos de TI podrían recibir una amplia variedad de asignaciones que requerirían diferentes conjuntos de procesos. Las empresas también pueden definir un conjunto de estándares corporativos que todos los equipos de TI deban cumplir para garantizar, por ejemplo, la toma de decisiones centralizada, la gestión de carteras, la gestión de riesgos, la seguridad de la información y la garantía de servicio. Es muy importante que todos los equipos de TI establezcan y definan un conjunto de procesos que guíen las actividades de los integrantes del equipo y garanticen que los recursos del equipo se utilicen de manera eficaz y eficiente. Hay 3 conjuntos de procesos estándar de TI  que la mayoría de los equipos utilizan como punto de partida para el desarrollo de procesos y todos los profesionales de TI deben estar familiarizados con ellos.

Ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC) 

La construcción básica de un ciclo de vida de desarrollo de software se conoce desde hace décadas y es el punto de partida para los procesos en la mayoría de los equipos de TI. Aunque su nombre implica que es solo para el desarrollo de software, alguna variante del SDLC se utiliza como estructura de apoyo para el desarrollo de sistemas y servicios de TI de todo tipo de tecnología. El SDLC es un marco de proceso centrado en el desarrollo de nuevas capacidades de TI. Podrían ser sistemas completamente nuevos o cambios en sistemas existentes.

El SDLC comienza con algún tipo de necesidad u oportunidad y termina con la satisfacción de esa necesidad a través de algún tipo de procedimiento tecnológico. El SDLC consiste en una serie de etapas de actividad destinadas a capturar y aclarar la necesidad y desarrollar respuestas tecnológicas apropiadas.

Cada una de las etapas incluye un conjunto de actividades que se realizan con el objetivo de hacer avanzar la unidad de trabajo hasta la siguiente etapa. El SDLC está estrechamente relacionado con lo que se conoce comúnmente como metodologías de “gestión de proyectos en cascada”. Sin embargo, también apoya los métodos Agile modernos. Es importante comprender que el SDLC no se utiliza como un conjunto prescriptivo de tareas, sino para proporcionar al profesional de TI una idea general de cómo se traducen las necesidades comerciales en capacidades de TI a través de las actividades de los equipos de TI.

Biblioteca de infraestructura de TI (ITIL)

La biblioteca de infraestructura de TI es uno de los marcos de procesos más ampliamente reconocidos y adoptados dentro de la industria de TI. Mientras que el SDLC se centra en impulsar el cambio (en el contexto de los proyectos), la ITIL se centra en aportar valor a la organización a través de la operación de sistemas y servicios de TI. El nombre ITIL tampoco debe interpretarse como una restricción de su uso solo a los servicios de TI. ITIL se puede utilizar para gestionar servicios empresariales y también servicios híbridos de negocios/TI. Se ha escrito mucho sobre los orígenes y la historia de ITIL, pero para el profesional de TI es más importante comprender que ITIL es esencialmente un ciclo de mejora continua (una derivación del ciclo de Deming).

El marco ITIL consta de una serie de 5 etapas del ciclo de vida que se ejecutan en un bucle continuo. Las etapas suelen enumerarse en el siguiente orden, pero la mayoría de los profesionales de la gestión de servicios de TI recomiendan pensar en la mejora continua del servicio como el punto de partida para los esfuerzos relacionados con ITIL.

Los procesos SDLC e ITIL se superponen claramente, al igual que las actividades de los diferentes equipos de TI dentro de una organización. Aunque puede ser tentador intentar combinarlos en una sola metodología, muy pocos equipos de TI están asignados para gestionar el ciclo de vida del servicio de extremo a extremo. ITIL es una herramienta importante para determinar el alcance del esfuerzo de un equipo de TI y determinar qué tipos de procesos se necesitan, para que el equipo logre sus objetivos satisfactoriamente.

Métodos Agile

En 2004, conocer SDLC e ITIL habría sido suficiente para que la mayoría de los profesionales de TI reconocieran el papel de su equipo de TI y cómo encajan en el panorama general. La creciente popularidad de los métodos Agile está cambiando el panorama de los procesos de TI. Los marcos SDLC e ITIL fueron diseñados para optimizar las actividades holísticas de toda la organización de TI de una empresa, y no las actividades de un equipo individual. Los métodos Agile (incluidos Scrum y SAFe, por ejemplo) promueven la premisa de que los equipos de TI son más efectivos al centrarse en partes más pequeñas de trabajo, aprovechar los equipos autoorganizados y realizar cambios con mayor frecuencia. En lugar de separar las tareas, los métodos Agile brindan a los equipos de TI un alto nivel de autonomía para definir sus propios procesos y formas de trabajar, personalizados para la dinámica exclusiva de su equipo y los objetivos únicos de su equipo.

Los métodos Agile están modernizando la forma en que operan los equipos de TI. El Manifiesto Agile es un buen punto de partida para aprender sobre Agile, pero no se trata de un conjunto de procesos prescriptivos. Agile debe considerarse como un conjunto de principios sobre cómo y dónde aprovechar los marcos existentes, como SDLC e ITIL, y dónde personalizarlos para lograr la máxima eficacia y eficiencia del equipo de TI.

Herramientas para apoyar a los equipos de TI

Los equipos de TI modernos, al igual que las empresas a las que brindan soporte, pueden beneficiarse de forma significativa al utilizar la tecnología para orquestar procesos, gestionar datos, facilitar las interacciones de las partes interesadas y del equipo y realizar un seguimiento del trabajo en curso. Los tipos de sistemas que necesita un equipo de TI variarán según su tamaño/escala, el propósito del equipo y la necesidad de interactuar con los demás. Es posible que un equipo de TI pequeño solo necesite algunas capacidades básicas, mientras que el departamento de TI de una empresa multinacional importante podría requerir herramientas y sistemas grandes y robustos para respaldar la función de TI. Algunas de las capacidades clave de las herramientas que utilizan los equipos de TI son:

Las funciones del equipo de TI son una parte fundamental de cualquier negocio moderno. Gestionan las inversiones en tecnología de la empresa. Gestionan los datos que permiten tomar decisiones acertadas. Protegen a la empresa de los riesgos de seguridad de la información y permiten que la empresa siga evolucionando acorde a las necesidades comerciales cambiantes. Los equipos de TI son la piedra angular de lo que hace que esta función tenga éxito en el cumplimiento de su propósito establecido. Los equipos de TI proporcionan un contexto para que personas altamente capacitadas trabajen juntas, compartan ideas y colaboren en la amplia gama de actividades necesarias para desarrollar, evolucionar y operar los sistemas de TI de una empresa.

Los equipos de TI pueden tener un estatuto general, realizar actividades, como operaciones de servicio, o haber sido creados para un propósito específico (como implementar un nuevo software). Las disciplinas laborales de los miembros del equipo de TI pueden ser técnicas o pueden estar orientadas a los negocios. Los equipos de TI aprovechan los marcos de procesos existentes, tales como los métodos SDLC, ITIL y Agile, y respaldan esos procesos con herramientas y software que ayudan a los miembros del equipo a trabajar bien juntos. Lo que hace únicos a los equipos de TI es su enfoque común en el uso de la tecnología para mejorar la productividad y el rendimiento de la empresa.

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