¿Qué es la gestión de activos informáticos?

Según la Asociación Internacional de Administradores de Activos Informáticos (IAITAM), la gestión de activos informáticos (ITAM, por sus siglas en inglés) es un "conjunto de prácticas empresariales que incorporan los activos informáticos en todas las unidades de negocios en el seno de la organización. Se une a las responsabilidades financieras, contractuales, de inventario y de gestión de riesgos para gestionar el ciclo de vida general de estos activos, incluyendo la toma de decisiones tácticas y estratégicas". Los activos incluyen todos los elementos de software y de hardware que se encuentran en el entorno empresarial.

En ocasiones, la gestión de activos de TI es llamada gestión de inventarios informáticos porque, por lo general, incluye la recogida de información detallada de las existencias de hardware y de software, información que, posteriormente, se usa para tomar decisiones acerca de las compras y de cómo usar los activos. Disponer de un inventario de activos informáticos preciso ayuda a las empresas a usar con más eficiencia sus activos y evitar las compras innecesarias de activos mediante la reutilización de los recursos existentes. La gestión de activos informáticos también permite que las organizaciones reduzcan los costes debidos al riesgo de crear inconscientemente nuevos proyectos informáticos basados en infraestructuras obsoletas o desconocidas.

La gestión de activos informáticos se hace efectiva usando metadatos y registros electrónicos para controlar y categorizar los activos de la organización. Los metadatos constituyen la descripción de los activos físicos o digitales, y cualquier información de respaldo necesaria para fundamentar las decisiones en la gestión de activos. La amplitud de los metadatos puede variar en función de las necesidades de la organización.

Ahora, permítanos profundizar en las siguientes áreas:

¿Por qué es importante la gestión de activos en las tecnologías de la información?

Las organizaciones informáticas gestionan una gran parte de la superficie total de activos de las empresas y estos activos informáticos son costosos de adquirir y mantener. Como resultado, la gestión de activos desempeña un papel fundamental a la hora de ayudar a los equipos informáticos a garantizar el uso eficiente de los recursos de las organizaciones, ofreciendo soporte en lo concerniente a las necesidades de los usuarios y de los departamentos, divisiones y otras unidades de negocio.

Gartner define la gestión de activos informáticos (ITAM) como: "la provisión de un informe preciso de los costes de los ciclos de vida de los activos y riesgos tecnológicos para maximizar el valor comercial de la estrategia tecnológica, la arquitectura, la financiación, y las decisiones contractuales y de abastecimiento". Esta definición destaca que la gestión de activos informáticos no trata únicamente de inventariar los activos, sino también de usar la información registrada para impulsar las decisiones. Cada vez más, las organizaciones informáticas se centran en la utilidad y el valor informativo de los datos de los activos informáticos para potenciar el valor comercial, en lugar de centrarse solo en la cantidad y la precisión de los datos.

A continuación, algunos de los objetivos claves de la gestión de activos en las tecnologías de la información:

Tipos de gestión de activos informáticos

La gestión de activos es un término amplio con diversos posibles significados. A continuación, algunos de los tipos de gestión de activos más comunes que, por lo general, están presentes en las organizaciones informáticas.

Gestión de activos informáticos

Es el conjunto general de prácticas empresariales que vincula las funciones financieras, contractuales y de inventario para respaldar la gestión de ciclo de vida y la toma de decisiones estratégicas concernientes al entorno tecnológico. La gestión de activos informáticos forma parte del Departamento de Gestión de Servicios Informáticos de una empresa.

Gestión de activos digitales

Forma parte del Departamento de Gestión de la Propiedad Intelectual de una empresa y es una forma de gestión de contenidos de medios electrónicos que se ocupa de gestionar los activos digitales como fotos, vídeos y datos digitales autorizados por terceros o producidos por la empresa.

Gestión de activos de software y gestión de licencias

Se ocupan de la gestión eficaz, el control y la protección de los activos de software. Estos incluyen aquellos producidos por la propia empresa y aquellos autorizados por terceros para garantizar que se pague debidamente por todo el software que se utilice en el seno de la organización y que se cumpla con los contratos de licencia.

¿Cuál sería un ejemplo de activo informático?

Al ser los entornos informáticos cada vez más complejos y más diversos a medida que la tecnología evoluciona y aumentan las ofertas disponibles de terceros, es difícil dar una definición precisa de lo que es un activo informático. Son muchas las empresas que empiezan a desmarcarse de las definiciones estrictas y en su lugar la definición de activos informáticos variará de una organización a otra en función de la naturaleza del negocio, el papel de los distintos tipos de cosas en el seno del ecosistema informático general y las necesidades de información para apoyar la toma de decisiones.

Hardware de infraestructura

Incluye los dispositivos de red, los centros de datos, servidores físicos, etc. que su empresa ha comprado y utilizado.

Contratos de arrendamiento de instalaciones e infraestructuras

La infraestructura suministrada por terceros no se considera como un activo de su empresa. Los contratos para acceder y usar las infraestructuras de terceros sí pueden considerarse activos.

Software desarrollado en la empresa

Todo lo que su personal informático haya escrito o compilado internamente pertenece a su empresa.

Licencias de software

Ocasionalmente denominado software comercialmente disponible, el concepto incluye los programas creados por otra persona por los que usted ha pagado una licencia para usarlos por un periodo de tiempo determinado. Tenga en cuenta que son las licencias las que constituyen los activos y no el software en sí.

Dispositivos de usuario final propiedad de la empresa

Ordenadores de escritorio, monitores, impresoras, teléfonos y otros dispositivos de usuario final suelen considerarse activos informáticos. Tenga en cuenta que los dispositivos propiedad de los empleados —o provistos por ellos— no son activos de la empresa. Esto es importante, ya que la política empresarial conocida como BYOD (Bring Your Own Device ,trae tu propio dispositivo) goza cada vez más de mayor aceptación.

Datos digitales provenientes de las operaciones

Cada vez más, los datos se tratan como un valioso activo informático que se costea, gestiona y mantiene a lo largo de su ciclo de vida. Los datos operacionales son particularmente importantes para las empresas digitales.

¿Qué es el ciclo de vida de los activos informáticos?

Los activos tienen una vida útil finita. Para maximizar el valor generado para la empresa, los procedimientos de gestión de activos hacen uso del concepto de ciclo de vida para estructurar las actividades y respaldar el proceso de toma de decisiones. Tal como se discutió anteriormente, cada tipo de Departamento de Gestión de Activos en el seno de las empresas puede tener su propia definición de lo que son las etapas de un ciclo de vida y de la información que les importa, sin embargo, ya sea que se hable de edificios, equipos o software, el ciclo subyacente es el mismo. La gestión de activos es el proceso sistemático de desarrollar, operar, mantener, actualizar y disponer de los activos de una manera rentable.

En el contexto de la gestión de archivos informáticos, el ciclo de vida de los activos se estructura, por lo general, de la siguiente manera:

Planificación

La estrategia y las decisiones en relación con qué activos se necesitan en la organización, cómo obtenerlos, cómo se usarán y cómo se financiarán. Por lo general, la planificación incluye el coste total de propiedad y un análisis de costes y beneficios de las alternativas.

Adquisición

La adquisición de activos a través de la creación, compra, arrendamiento o contratación de licencias.

Encargo

Introducción del activo en el sistema informático. Esto incluye la instalación, integración con otros componentes, establecimiento de las operaciones/procesos de soporte y la provisión de acceso a los usuarios.

Mantenimiento

Durante la operación y uso del activo, puede requerirse mantenimiento, reparaciones, actualizaciones y revisiones para maximizar el valor para los usuarios, extender la vida útil, mitigar los riesgos y reducir los costes del soporte.

Eliminación

Finalizada la vida útil de un activo, este debe desecharse o disponer de él de otro modo. Por lo general, la eliminación supone mudar a los usuarios a otros recursos, actualizar los registros de activos, cancelar los contratos de soporte, cancelar las renovaciones de las licencias e iniciar la planificación para reemplazar los activos.

Todos tenemos que lidiar con el cambio y cada cual tiene su propia perspectiva de lo que es la gestión del cambio. Al comprender las similitudes y las diferencias, usted estará mejor preparado para seleccionar el mejor marco de gestión de cambios y el mejor software de gestión de cambios para satisfacer las necesidades de su organización.Todo el mundo debe lidiar con el cambio, y cada quien tiene una perspectiva diferente acerca de lo que es la gestión de cambios. Al comprender mejor las similitudes y diferencias, usted estará mejor preparado para seleccionar la mejor infraestructura de gestión de cambios y el software de gestión de cambios que mejor se ajusten a las necesidades de su empresa.

¿Qué es una herramienta de gestión de activos?

La gestión de activos se refiere a una serie de procesos con uso muy intensivo de datos. La automatización puede desempeñar un papel importante ayudando a las organizaciones a registrar, catalogar, gestionar, analizar e informar los datos de los activos. En las organizaciones modernas, la tecnología de gestión de activos es esencial para posibilitar los procesos operacionales y la toma de decisiones para escalar a lo largo de las grandes superficies de activos. A continuación, una muestra de los tipos comunes de capacidades de herramientas que las empresas están utilizando para respaldar los procesos de gestión de activos:

Detección y automatización de inventarios

Detecte inteligentemente los componentes de hardware y de software instalados en el ecosistema informático de la empresa.

Gestión de licencias

Proporcione un repositorio destinado a los derechos de licencia, el cual puede reconciliarse contra los datos obtenidos mediante las herramientas de inventario para proporcionar a la organización una visión de dónde se encuentra en términos de licencias faltantes (ante el riesgo de una auditoría de conformidad) o licencias sobrantes (perdiendo dinero en compras innecesarias de software). Las herramientas de gestión de licencias también controlan las cláusulas de las licencias —o ALUF (Acuerdo de Licencia de Usuario Final), como también se denominan en ocasiones— y las fechas de vencimiento.

Gestión de revisiones y versiones

Permite la automatización de la implantación de las revisiones de software para garantizar que los ordenadores estén actualizados y cumplan con las normas de seguridad y eficiencia en vigor.

Gestión de solicitudes

Por lo general, forma parte de un sistema de compras o abastecimiento y permite a los empleados realizar solicitudes de software, dispositivos y otros activos usando un formulario centralizado diseñado para registrar y evaluar los requisitos específicos de las licencias, así como para gestionar y controlar los procesos de adquisición e implantación.

Catálogo de productos y servicios

Proporciona una lista maestra de activos y recursos aprobados para su uso en el seno de la organización. Esta puede incluir tanto ofertas normalizadas como elementos aprobados no normalizados. El catálogo registra información específica del producto como el nombre, la versión y los tipos de contratos de licencia, así como otros datos claves.

Base de datos de gestión de la configuración (CMDB)

Parte habitual del sistema de gestión de servicios informáticos de las empresas, la base de datos de gestión de la configuración (CMDB) proporciona un repositorio centralizado para el registro de los activos informáticos y sus configuraciones, y las relaciones de dichos activos con otros componentes.

Sistema de activos fijos

Formando parte del sistema de gestión financiera de la organización, el repositorio de activos fijos es el responsable de gestionar e informar de los datos de los activos con el fin de respaldar los procesos financieros.

Gestión de activos digitales

El proceso de negocio para organizar, almacenar y recuperar medios enriquecidos y gestionar los permisos y derechos digitales. Los activos de medios enriquecidos incluyen fotos, música, vídeos, animaciones, redifusiones multimedia (podcasts) y otros contenidos multimedia.

Software de control de activos

El control de activos combina dispositivos físicos, software para ordenadores de escritorio, escáneres y etiquetas de códigos de barras, y dispositivos móviles para simplificar el control de los activos, desde el momento de su adquisición hasta que son eliminados de la organización.

Básicamente, el control de activos tiene tres funciones principales:
¿Por qué es necesario un software de control de activos?

Los activos, según su naturaleza, se compran e implantan en varios lugares. Si considera los activos informáticos, la implantación también varía frecuentemente y se distribuye entre múltiples oficinas y ubicaciones. Cuando un activo en particular requiere un diagnóstico de averías, podría ser verdaderamente difícil hacer un seguimiento de todo lo que le ha ocurrido. Usted no dispondrá de la información suficiente para tomar una decisión. El control de activos  le proporciona el historial de los activos y todos los cambios que estos hayan sufrido durante un periodo de tiempo, por lo que resulta muy fácil para un agente de un Service Desk solucionar cualquier problema que pudiera surgir con ellos.

Con el paso del tiempo, los activos envejecen y se deben reemplazar o someter a tareas de mantenimiento. El control de activos posibilita la predictibilidad de lo que puede suceder, permitiendo controlar los activos a lo largo de su ciclo de vida y, de este modo, garantizar el control de las finanzas e impuestos.

Gestión de licencias

La gestión de licencias le ayuda a reducir los riesgos, los costes y la complejidad asociada con los activos de software. Todos quieren ahorrar en los activos de software sin descuidar el pleno cumplimiento de las normas concernientes a las licencias. Por lo general, la gestión de licencias involucra la creación de pruebas o demostraciones del software, la obtención de las claves de licencia del software, la activación y desactivación del software, así como garantizar la renovación del software en el momento adecuado para que los usuarios finales no sufran interrupciones de las operaciones. También implica realizar revisiones frecuentes de todas las licencias de software por las que se esté pagando y garantizar que no se incurra en sobregastos.

Beneficios de la gestión de activos informáticos

Decisiones de compras e implantaciones bien fundamentadas

Un beneficio clave de la gestión de los activos informáticos es conocer qué activos se poseen y para qué se utilizan. Los datos de gestión de activos —precisos y consistentemente mantenidos— pueden ayudar a las organizaciones a evaluar decisiones de compras e implantaciones pasadas y servir de guía para las acciones futuras. Esto incluye la selección de los mejores proveedores en función no solo del precio de compra, sino también en función de la calidad del producto o servicio y de la asistencia posventa. La gestión de activos informáticos también puede ayudarle a mejorar las decisiones de implantación y evitar la sobrecompra de recursos no necesarios.

Continuidad empresarial

Los desastres y las interrupciones ocurren. Los activos informáticos y los datos de configuración pueden ayudar a los líderes y al personal a identificar los efectos de los eventos que impactan en los negocios y decidir más confiadamente sobre la restauración de los servicios a los usuarios, La información de los activos también puede constituir una valiosa contribución en el desarrollo de arquitecturas informáticas redundantes y resistentes a muchas situaciones.

Cumplimiento de licencias y suscripciones

Uno de los mayores desafíos de las organizaciones informáticas modernas es controlar las licencias de software y las suscripciones en la nube para evitar el uso de recursos por los que no se esté pagando o pagar por recursos innecesarios. Los incumplimientos no solo representan un riesgo legal y financiero para la empresa, sino también un problema potencialmente costoso de remediar.

Coste total de la propiedad

El coste de un activo informático es mucho más que el precio de compra que se pagó por adquirirlo. Para que los activos informáticos creen valor, deben ser compatibles, operados y mantenidos durante su ciclo de vida. El coste total de propiedad es una medida del coste general de poseer y operar un activo. La gestión eficaz de los costes totales de propiedad ayuda a eliminar costes debidos a la duplicación de activos o al hecho de no usarlos tras su compra.

Normalización

Tanto el software como los equipos informáticos no normalizados pueden costarles a las empresas una gran cantidad de dinero. La carencia de normalización hace que el personal informático sea menos productivo debido a la falta de experiencia en la gestión de dichos activos no normalizados, por lo que cada incidencia conduce a un proceso de aprendizaje. La aplicación de normas a los activos informáticos no solo mejora la productividad del personal informático, sino que también los usuarios son más productivos al interactuar con los sistemas y los datos con los que estén familiarizados.

Normas de gestión de activos informáticos

Si bien el marco de trabajo que supone la Biblioteca de Infraestructuras de Tecnologías de la Información (ITIL) y otros marcos ofrecen orientación acerca de los procesos de gestión de activos en el contexto de las operaciones, las normas con reconocimiento oficial para la gestión de activos informáticos están a cargo de la Organización Internacional de Normalización (ISO). La familia de normas ISO 19770 —recientemente actualizada en el año 2017— consiste en 5 partes principales.

ISO/IEC 19770-1:  Un marco de procesos que describe las mejores prácticas para la gestión de activos informáticos en una organización. Acredita si una organización lleva a cabo la gestión de activos informáticos de conformidad con la norma, de manera de satisfacer los requisitos de dirección de empresas y respaldar las actividades concernientes a la gestión de los servicios informáticos.

ISO/IEC 19770-2:  Una norma de datos destinada a las etiquetas de identificación de software (conocida como SWID). Esta norma permite a las organizaciones identificar el software implantado en un dispositivo determinado con un identificador único.

ISO/IEC 19770-3: Una norma de datos para describir los derechos y permisos asociados a una pieza de software y el método para medir el consumo de la licencia/derechos.

ISO/IEC 19770-4: Una norma de medición que prevé la información normalizada de la utilización de los recursos. Esta norma es particularmente importante a la hora de gestionar licencias de centros de datos complejos y para la gestión de software basado en la nube y recursos de hardware.

ISO/IEC 19770-5: Proporciona una descripción general de las normas de gestión de activos informáticos (ITAM) y el vocabulario según la ISO.