Sin importar qué venda su empresa, lo más probable es que esos productos se almacenen como inventario en una o más ubicaciones. Sin importar si se trata de una torre de cajas en un garaje o piezas y materiales contenidos en múltiples almacenes posicionados estratégicamente en el mundo entero, su inventario es fundamental para su empresa. Sin embargo, antes de poder venderlo hay que gestionarlo. 

La gestión de inventarios es un conjunto complejo y polifacético de tareas y procesos interconectados. Comienza en el sitio en que su empresa almacena su inventario principal, pero se ve afectada por todos y cada uno de los elementos de la cadena de suministros de su empresa. La gestión de inventarios, por tanto, es una prioridad fundamental para cualquier empresa que venda bienes de consumo.

¿Qué es un inventario y qué es la gestión de inventarios?

El término "inventario" se refiere a los productos terminados, productos intermedios y materias primas de lo que sea que su empresa vende o pretende vender, una definición relativamente clara.

Sin embargo, la "gestión de inventarios" es mucho más compleja. Es un polifacético acto de malabarismo que incluye, sin carácter restrictivo, los siguientes elementos:

Existen cinco razones fundamentales por las que las empresas tienen inventarios y precisan de la gestión de inventarios. 

Una breve historia de la gestión de inventarios

La gestión de inventarios ha existido durante milenios, en cada ocasión en la que los seres humanos han comerciado entre sí. El cero, creado como un marcador de posición para contabilidad e inventarios, se creó en la India durante el siglo V. Los sistemas de conteo para la gestión de inventarios tienen al menos 5.000 años de antigüedad.

Más recientemente, la gestión de inventarios experimentó un gran salto adelante con el advenimiento del primer sistema automatizado de cobro. Creado en la Universidad de Harvard durante la década de 1930, usaba tarjetas perforadas y un primitivo ordenador, pero resultaba demasiado costoso para la mayoría de las empresas.

Los precursores de los modernos sistemas de códigos de barras ofrecieron unas alternativas más prácticas y asequibles para automatización desde la década de 1940 hasta la década de 1960, cuando se inventó el Código Universal de Producto (UPC). Otro conjunto de tecnologías se basó en la I+D de la era de la Segunda Guerra Mundial. Por ejemplo, la identificación por radiofrecuencia, o RFID, es un componente fundamental de la gestión de inventario actual, potenciada por TI. 

Hoy en día, unas pequeñas y muy baratas etiquetas de RFID envían información de inventario a aplicaciones móviles en dispositivos portátiles o escáneres inteligentes localizados en fábricas y almacenes. Muy lejos han quedado esas escenas de empleados gateando entre las estanterías y conduciendo de una ubicación a otra con portapapeles y lápices, un enfoque que aún se utiliza en algunas empresas más pequeñas. 

La mayoría de las grandes empresas de la actualidad usan códigos de barras, RFID o alguna otra combinación de estos, además de software avanzado para la recolección, manipulación y análisis de los datos. Los sistemas basados en códigos de barras se usan ampliamente en el sector minorista, particularmente en las versiones conectadas a muchos terminales de punto de ventas (POS) en tiendas, restaurantes y otros comercios minoristas. Buena parte del sector de fabricación y otros dependen mucho de sistemas basados en RFID, especialmente en los casos en que resulta fundamental tener acceso inmediato a información en tiempo real acerca de las conexiones a la cadena de suministros y al inventario. Incluso algunos restaurantes de sushi en Japón y los EE. UU. les pegan etiquetas de RFID a los platos para hacer seguimiento a los inventarios y a la frescura de los productos.

Gestión de inventarios y gestión de activos

La gestión de inventarios y gestión de activos están relacionadas, y a veces se confunden entre sí, a pesar de ser muy diferentes. El inventario es un tipo específico de activos, que van desde el efectivo y los equipos hasta las personas, propiedad intelectual y hasta la reputación y los fondos de comercio. Los elementos de TI en su empresa también representan unos activos fundamentales. Típicamente constituyen la base de las herramientas y sistemas de gestión de inventarios, así como de los sistemas en los que se basan sus operaciones comerciales.

Lo típico es que equipos, herramientas y procesos diferentes gestionen tanto los inventarios como múltiples tipos de activos (incluyendo los de TI). Idealmente, su gestión de activos de TI brindará de manera consistente un apoyo adecuado a su inventario y a otras iniciativas de gestión de activos.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios?

El objetivo principal de la gestión de inventarios es proveer de información precisa, concienzuda y actualizada acerca de la ubicación y estado de todo elemento crítico en su inventario. Un objetivo secundario, pero igual de crítico, es la identificación de inventario extraviado o averiado, para su reemplazo o reparación de la manera más rápida y económica posible.

Gestión de inventarios: beneficios para la empresa

Una gestión de inventarios eficaz puede hacer mucho más que simplemente rastrear el inventario a medida que se va desplazando por la cadena de suministro de su empresa. Una variación del clásico efecto Pareto, también conocido como la "regla del 80/20", indica que el 20% de los productos y/o servicios de su empresa representan el 80% de sus ventas. La gestión de inventarios puede brindar información para ayudar a su empresa a determinar cuáles de sus productos y/o servicios representan la mayor parte de sus ventas, y rastrean el cambio en esa "mezcla" a medida que van cambiando las estaciones o las dinámicas del mercado. 

Además, un análisis cuidadoso de la información histórica de inventarios puede ayudarle a hacer unos pronósticos más precisos de sus ventas y sus compras. Unos mejores pronósticos pueden ayudarle a reducir los costes de inventario, como el almacenamiento, seguros e impuestos. Una gestión de inventarios eficaz puede incrementar sus ventas, reducir sus costes y mejorar sus márgenes de ganancia.

Una gestión de inventarios eficaz también puede mejorar las relaciones de su empresa con otros contribuyentes a su cadena de suministros. Un mejor conocimiento de su inventario, de lo que necesita y dónde lo necesita puede reducir o eliminar entregas o pedidos erróneos, retrasados o prematuros. Una menor cantidad de errores beneficia a todos los participantes de todas las cadenas de suministros.

Una gestión de inventarios deficiente puede ser muy costosa para su empresa

La gestión de inventarios es extremadamente importante para sus resultados finales. En las ventas minoristas, las pérdidas de inventario debido al robo, fraude o errores de gestión o documentales se conocen como "reducción". En los Estados Unidos, la Encuesta Nacional de Seguridad en Ventas Minoristas de 2018 de la Federación Nacional de Minoristas concluyó que la reducción de inventarios les costó a los minoristas un promedio del 1,33% de las ventas totales del 2017. Esto se traduce en "un impacto total para la economía de los EE. UU. equivalente a 46,8 millardos de USD", informó la asociación.

Una empresa de cualquier tamaño que gestione cualquier tipo de inventarios puede resultar seriamente perjudicada si no gestiona correctamente su inventario. Cualquier interrupción en la cadena de suministros que no se pueda evitar o resolver rápidamente puede perjudicar a sus ventas, ingresos, beneficios, costes, la satisfacción de sus clientes y asociados y la percepción y reputación de su empresa. Estos factores hacen que la gestión eficaz de inventarios sea un requisito esencial para el éxito de cualquier empresa.
 

Gestión de inventarios y TI: conexiones fundamentales

Hoy en día, los activos y recursos de TI son la base de la gestión de inventarios, al igual que ocurre con casi todas las demás funciones críticas de negocios. Por tanto, su empresa debe contar con los recursos necesarios para lograr y sustentar una gestión de inventarios eficaz para la mejor gestión y protección posibles para sus activos de TI. Esto, a su vez, hace que la gestión de su inventario de TI sea fundamental para la supervivencia, crecimiento, evolución y oportunidad de prosperar de su empresa.

Gestión de inventarios y gestión de activos de TI (ITAM)

En el pasado reciente, la gestión del inventario de TI de una empresa típicamente implicaba poco más que saber cuántos ordenadores y programas instalados había en las instalaciones de una empresa. Sin embargo, ahora su inventario de activos de TI puede comprender desde ordenadores in situ, servidores y software, pasando por suscripciones a recursos basados en la nube y hasta dispositivos móviles que la empresa o los empleados posean o tengan alquilados.

Como no es posible ponerles etiquetas con códigos de barras o de radiofrecuencia (RFID) a los recursos basados en la nube, sus soluciones de gestión de inventarios deben incluir de alguna manera información acerca de las licencias que gobiernan el acceso a estos recursos. Esto crea tanto la necesidad como la oportunidad de conectar sus soluciones de gestión de activos de TI (ITAM) y sus soluciones de gestión de inventarios con los elementos de sus activos de TI que los alojan.

La gestión de inventarios y la ciberseguridad

La ciberseguridad crea necesidades y oportunidades adicionales para conectar sus soluciones de ITAM y de gestión de TI a sus soluciones de gestión de inventarios. Como sus activos de TI son la base de todo lo anterior, son potencialmente vulnerables ante hackers y otros malhechores. Resulta absolutamente esencial protegerse contra los abusos, tanto accidentales como intencionales, de estas vulnerabilidades, tanto en sus sistemas de gestión de inventarios como en los demás. 

Durante mayo de 2017, Inc.com publicó un artículo llamado "El 60% de las empresas quiebran en 6 meses debido a esto (y no es lo que se imagina)". Ese artículo se basó en investigaciones de la National Cyber Security Alliance (Alianza Nacional para la Ciberseguridad). La Alianza encontró que casi el 50% de las pequeñas empresas habían sido víctimas de ciberataques. Y lo más alarmante fue que hasta un 60% de estas empresas habían tenido que cerrar sus puertas en un transcurso de 6 meses desde haber sufrido los ataques. 

Los medios de comunicación han informado de ataques por parte de cibercriminales incluso a las mayores empresas del mundo. Esos ataques están aumentando tanto en número como en su sofisticación y facilidad de uso. Incluso hay criminales que venden paquetes de "malware-como-servicio", cuyo precio se basa en la cantidad de sistemas a atacar. La continua evolución y ampliación de la escala de las amenazas de ciberseguridad incrementa la presión sobre los gerentes de ciberseguridad y de activos de TI en empresas de todos los tamaños.

La gestión de inventarios y el "Big Data"

Mientras más grande y complejo sea su inventario, mayor será la gama y cantidad de elementos a rastrear; por tanto, sus tecnologías de seguimiento basadas en TI están generando grandes cantidades de datos. Para aprovechar esos datos, usted precisa de herramientas potenciadas por TI para su ITAM y su análisis de datos.

Dependiendo de las necesidades y nivel de sofisticación de su empresa de TI, una aplicación sencilla de hoja de cálculo o de software exclusivamente para análisis de datos pueden servir para analizar esos datos. Sin embargo, antes deben ser recolectados, protegidos, verificados, racionalizados y almacenados. Además, el transformar esos datos en información útil exige unas funcionalidades flexibles de generación de informes. Es posible que ya cuente con herramientas con esas funcionalidades para ITAM y otras tareas de gestión de TI. El usar las herramientas de las que ya dispone para reportar datos relativos a la gestión de inventarios es un gran incentivo para conectar sus soluciones de gestión de inventarios con esas herramientas mediante las TI. 

Gestión de inventarios: desafíos para lograr el éxito

Durante el mes de octubre de 2018, el editor jefe de SearchERP.Techtarget.com, David Essex, les pidió a "un puñado de analistas, proveedores y usuarios" sus opiniones acerca de los principales desafíos que enfrentaban los gerentes de inventario. Los encuestados "se centraron en cinco temas, todos ellos relacionados con poner información de alta calidad en manos del personal más entendido en el momento oportuno". Esos temas se presentan aquí en las palabras y el orden en que aparecieron en el artículo original.

"Integración de la planificación de la demanda y la planificación de inventario"

Estas funciones, que son igual de fundamentales e interdependientes, son gestionadas por diferentes personas, procesos y herramientas. Una gestión de inventarios eficaz requiere que los sistemas e información que cada uno utiliza se interconecten para obtener una visión integral de la realidad actual y para hacer unos pronósticos más precisos. La integración de estos sistemas y datos, así como de otras aplicaciones y funciones relacionadas puede resultar difícil, larga y costosa.

"Capacitación para los usuarios de software de planificación de demanda y de gestión de inventarios"

El mejor software de planificación de demanda o de gestión de inventarios del mundo no resultará valioso para una empresa hasta que sus usuarios designados sean capaces de usarlo con facilidad. Se trata de unas disciplinas complejas, y el software que usan suele reflejar tales complejidades. Por tanto, puede resultar difícil y caro tanto el encontrar usuarios con la capacitación y experiencia necesarias como el "crearlos" internamente.

"Dejar de lado las hojas de cálculo y el papel"

Los viejos hábitos y las prácticas cómodas son difíciles de abandonar, incluso ante el advenimiento de alternativas nuevas y mejores, y especialmente para ciertos gerentes y usuarios que tienden a evitar cualquier nueva tecnología. La resistencia ante los procesos o herramientas modernizadas puede tomar muchas formas; sin embargo, todas ellas pueden contribuir a crear una gestión de inventarios inconsistente e inadecuada si no se admiten y resuelven.

"Estandarización de los datos"

Su empresa y sus iniciativas de gestión de inventarios son vulnerables al viejo adagio de "si entra basura, saldrá basura". Con la gestión de inventarios, múltiples versiones y definiciones de los mismos datos pueden producir puntos de vista inexactos, incompletos o anticuados de los inventarios y las cadenas de suministros. Estos pueden llevar directamente a la toma de decisiones no óptimas que pueden perjudicar a sus ventas, ingresos, satisfacción de sus clientes y a la percepción de su empresa.

“Elegir un software que se ajuste a su empresa"

Toda empresa que venda artículos de cualquier tipo necesita alguna versión de la gestión de inventarios; sin embargo, las necesidades específicas de su empresa son únicas. Estas necesidades deben definir y establecer la prioridad para la selección de las soluciones de gestión de inventarios específicas que usted debe elegir e implementar. ¿Dónde están ubicados los productos que vende? ¿Dónde están sus clientes? ¿Cómo les entrega sus productos? ¿La mayoría de sus ventas son transacciones grandes o pequeñas? Estos y otros factores afectan directamente al tipo de herramientas que necesitará y a su importancia relativa para su empresa.

Gestión de inventarios: buenas prácticas

Existen múltiples prerrequisitos para lograr una gestión de inventarios que sea eficaz y consistente. Es posible procurar implementar todo ello en un orden diferente del indicado abajo, pero cada elemento es fundamental para el éxito de su gestión de inventarios.

Gestión de inventarios: ¿qué sigue?

Usted debe comenzar su camino hacia una gestión óptima de su inventario con los elementos más críticos o complejos de su inventario, tales como productos acabados de alto valor, materias primas difíciles de conseguir, segmentos de su cadena de suministros, etc. Sean cuales sean, el iniciar una adecuada gestión de esos elementos del inventario que sean los más críticos y complejos sienta un precedente positivo para la mayoría de los esfuerzos posteriores.

El siguiente paso debe ser una documentación cuidadosa y exhaustiva de esas experiencias iniciales, tanto las positivas como las negativas. Usted puede usar estas experiencias para refinar su enfoque hacia sus futuros esfuerzos de gestión de inventarios. Para "tomar prestado" un enfoque muy popular entre los emprendedores de Silicon Valley, podemos decir que lo que debe hacer es "fallar pronto". Desarrolle un plan inicial y elija sus herramientas, ejecútelo y aprenda de todos y cada uno de los errores y pasos en falso, para después iterar de nuevo lo más rápido posible. 

A medida que su empresa mejore y vaya ampliando su gestión de inventario, asegúrese de estar optimizando la integración con sus esfuerzos de ITAM y otros esfuerzos de gestión de TI relevantes. Estas integraciones pueden resultar complejas, dependiendo de las funcionalidades y flexibilidad de sus soluciones en estas áreas. Sin embargo, estos esfuerzos pueden redundar en beneficios significativos para todas sus iniciativas de gestión que estén conectadas.

Una gestión de inventarios óptima aplicada a sus activos de TI puede mejorar su ITAM. Una ITAM mejorada puede incrementar la ciberseguridad de todos sus recursos de TI y también la prestación y gestión de servicios de TI y empresariales. Unos activos de TI más seguros y bien gestionados pueden llevar directamente a mejoras adicionales en la gestión de inventarios.
 

Gestión de inventarios: fundamental para el éxito de su empresa

Usted y sus colegas tienen múltiples opciones a su disposición para gestionar su inventario de la mejor manera posible. El qué tan bien gestione su empresa sus inventarios afecta directamente a sus ventas, ingresos, beneficios, costes, la satisfacción de sus clientes y asociados y la percepción y reputación de su empresa. Sus elecciones de gestión de inventarios, por tanto, son sumamente importantes y sus colegas, clientes, asociados, ejecutivos e influencers los analizarán en detalle.

Usted debe implementar los mejores procesos, servicios y herramientas posibles para la gestión de inventarios. Lo ideal es basarse en sus éxitos iniciales para optimizar la gestión de todos los elementos de su inventario y de la cadena de suministros que lleva su inventario a sus clientes.

Lo más probable es que su iniciativa de gestión de inventarios incluya a una amplia variedad de proveedores de soluciones, así como expertos externos. Los socios que elija deben demostrar una comprensión de las necesidades únicas de su empresa. También deben suministrar evidencias creíbles de tener las soluciones, experiencia y ecosistemas necesarios para ayudarle a alcanzar sus objetivos.

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Aquí en Freshworks nos encantaría tener la oportunidad de conversar con usted acerca de sus dificultades actuales de gestión de inventarios, y las posibilidades que existen para superarlas. Reciba más información acerca de Freshworks y sus soluciones de gestión de TI y otras funciones empresariales en línea, o contacte a Freshworks. Permítanos mostrarle lo que sabemos, lo que hemos hecho y lo que podemos hacer por usted y con usted.