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¿Qué es un inventario y qué es la gestión de inventarios?

El término "inventario" se refiere a los productos terminados, productos intermedios y materias primas de lo que sea que su empresa vende o pretende vender, una definición relativamente clara.

Sin embargo, la "gestión de inventarios" es mucho más compleja. Es un polifacético acto de malabarismo que incluye, sin carácter restrictivo, los siguientes elementos:

Visibilidad y valuación de inventarios
Plazos para reposición de materias primas y productos terminados
Devoluciones de productos y materiales defectuosos
Gestión del espacio físico disponible
Gestión de los costes de pedido, despacho, manejo y almacenamiento
Pronóstico de futuros precios, niveles de inventario y demanda

Existen cinco razones fundamentales por las que las empresas tienen inventarios y precisan de la gestión de inventarios.

Para garantizar la disponibilidad de productos a pesar de las fluctuaciones en la cadena de suministros, tanto las esperadas como las inesperadas
Para responder a las fluctuaciones en la demanda, ya sean estacionales o generadas por eventos específicos
Para aprovechar los descuentos por volumen en artículos intermedios y materiales
Para evitar las dificultades y, potencialmente, los significativos costes adicionales de intentar satisfacer la demanda de cada producto individual
Para "añejar" productos cuyo valor aumenta con el tiempo (por ejemplo, cervezas, vinos o quesos).

Una breve historia de la gestión de inventarios

La gestión de inventarios ha existido durante milenios, en cada ocasión en la que los seres humanos han comerciado entre sí. El cero, creado como un marcador de posición para contabilidad e inventarios, se creó en la India durante el siglo V. Los sistemas de conteo para la gestión de inventarios tienen al menos 5.000 años de antigüedad.

Más recientemente, la gestión de inventarios experimentó un gran salto adelante con el advenimiento del primer sistema automatizado de cobro. Creado en la Universidad de Harvard durante la década de 1930, usaba tarjetas perforadas y un primitivo ordenador, pero resultaba demasiado costoso para la mayoría de las empresas.

Los precursores de los modernos sistemas de códigos de barras ofrecieron unas alternativas más prácticas y asequibles para automatización desde la década de 1940 hasta la década de 1960, cuando se inventó el Código Universal de Producto (UPC). Otro conjunto de tecnologías se basó en la I+D de la era de la Segunda Guerra Mundial. Por ejemplo, la identificación por radiofrecuencia, o RFID, es un componente fundamental de la gestión de inventario actual, potenciada por TI.

Hoy en día, unas pequeñas y muy baratas etiquetas de RFID envían información de inventario a aplicaciones móviles en dispositivos portátiles o escáneres inteligentes localizados en fábricas y almacenes. Muy lejos han quedado esas escenas de empleados gateando entre las estanterías y conduciendo de una ubicación a otra con portapapeles y lápices, un enfoque que aún se utiliza en algunas empresas más pequeñas.

La mayoría de las grandes empresas de la actualidad usan códigos de barras, RFID o alguna otra combinación de estos, además de software avanzado para la recolección, manipulación y análisis de los datos. Los sistemas basados en códigos de barras se usan ampliamente en el sector minorista, particularmente en las versiones conectadas a muchos terminales de punto de ventas (POS) en tiendas, restaurantes y otros comercios minoristas. Buena parte del sector de fabricación y otros dependen mucho de sistemas basados en RFID, especialmente en los casos en que resulta fundamental tener acceso inmediato a información en tiempo real acerca de las conexiones a la cadena de suministros y al inventario. Incluso algunos restaurantes de sushi en Japón y los EE. UU. les pegan etiquetas de RFID a los platos para hacer seguimiento a los inventarios y a la frescura de los productos.

¿Por qué es importante la gestión de inventarios?

El objetivo principal de la gestión de inventarios es proveer de información precisa, concienzuda y actualizada acerca de la ubicación y estado de todo elemento crítico en su inventario. Un objetivo secundario, pero igual de crítico, es la identificación de inventario extraviado o averiado, para su reemplazo o reparación de la manera más rápida y económica posible.

Gestión de inventarios: beneficios para la empresa

Una gestión de inventarios eficaz puede hacer mucho más que simplemente rastrear el inventario a medida que se va desplazando por la cadena de suministro de su empresa. Una variación del clásico efecto Pareto, también conocido como la "regla del 80/20", indica que el 20% de los productos y/o servicios de su empresa representan el 80% de sus ventas. La gestión de inventarios puede brindar información para ayudar a su empresa a determinar cuáles de sus productos y/o servicios representan la mayor parte de sus ventas, y rastrean el cambio en esa "mezcla" a medida que van cambiando las estaciones o las dinámicas del mercado.

Además, un análisis cuidadoso de la información histórica de inventarios puede ayudarle a hacer unos pronósticos más precisos de sus ventas y sus compras. Unos mejores pronósticos pueden ayudarle a reducir los costes de inventario, como el almacenamiento, seguros e impuestos. Una gestión de inventarios eficaz puede incrementar sus ventas, reducir sus costes y mejorar sus márgenes de ganancia.

Una gestión de inventarios eficaz también puede mejorar las relaciones de su empresa con otros contribuyentes a su cadena de suministros. Un mejor conocimiento de su inventario, de lo que necesita y dónde lo necesita puede reducir o eliminar entregas o pedidos erróneos, retrasados o prematuros. Una menor cantidad de errores beneficia a todos los participantes de todas las cadenas de suministros.

Una gestión de inventarios deficiente puede ser muy costosa para su empresa

La gestión de inventarios es extremadamente importante para sus resultados finales. En las ventas minoristas, las pérdidas de inventario debido al robo, fraude o errores de gestión o documentales se conocen como "reducción". En los Estados Unidos, la Encuesta Nacional de Seguridad en Ventas Minoristas de 2018 de la Federación Nacional de Minoristas concluyó que la reducción de inventarios les costó a los minoristas un promedio del 1,33% de las ventas totales del 2017. Esto se traduce en "un impacto total para la economía de los EE. UU. equivalente a 46,8 millardos de USD", informó la asociación.

Una empresa de cualquier tamaño que gestione cualquier tipo de inventarios puede resultar seriamente perjudicada si no gestiona correctamente su inventario. Cualquier interrupción en la cadena de suministros que no se pueda evitar o resolver rápidamente puede perjudicar a sus ventas, ingresos, beneficios, costes, la satisfacción de sus clientes y asociados y la percepción y reputación de su empresa. Estos factores hacen que la gestión eficaz de inventarios sea un requisito esencial para el éxito de cualquier empresa.

Gestión de inventarios y TI: conexiones fundamentales

Hoy en día, los activos y recursos de TI son la base de la gestión de inventarios, al igual que ocurre con casi todas las demás funciones críticas de negocios. Por tanto, su empresa debe contar con los recursos necesarios para lograr y sustentar una gestión de inventarios eficaz para la mejor gestión y protección posibles para sus activos de TI. Esto, a su vez, hace que la gestión de su inventario de TI sea fundamental para la supervivencia, crecimiento, evolución y oportunidad de prosperar de su empresa.

Gestión de inventarios y gestión de activos de TI (ITAM)

En el pasado reciente, la gestión del inventario de TI de una empresa típicamente implicaba poco más que saber cuántos ordenadores y programas instalados había en las instalaciones de una empresa. Sin embargo, ahora su inventario de activos de TI puede comprender desde ordenadores in situ, servidores y software, pasando por suscripciones a recursos basados en la nube y hasta dispositivos móviles que la empresa o los empleados posean o tengan alquilados.

Como no es posible ponerles etiquetas con códigos de barras o de radiofrecuencia (RFID) a los recursos basados en la nube, sus soluciones de gestión de inventarios deben incluir de alguna manera información acerca de las licencias que gobiernan el acceso a estos recursos. Esto crea tanto la necesidad como la oportunidad de conectar sus soluciones de gestión de activos de TI (ITAM) y sus soluciones de gestión de inventarios con los elementos de sus activos de TI que los alojan.

La gestión de inventarios y la ciberseguridad

La ciberseguridad crea necesidades y oportunidades adicionales para conectar sus soluciones de ITAM y de gestión de TI a sus soluciones de gestión de inventarios. Como sus activos de TI son la base de todo lo anterior, son potencialmente vulnerables ante hackers y otros malhechores. Resulta absolutamente esencial protegerse contra los abusos, tanto accidentales como intencionales, de estas vulnerabilidades, tanto en sus sistemas de gestión de inventarios como en los demás.

Durante mayo de 2017, Inc.com publicó un artículo llamado "El 60% de las empresas quiebran en 6 meses debido a esto (y no es lo que se imagina)". Ese artículo se basó en investigaciones de la National Cyber Security Alliance (Alianza Nacional para la Ciberseguridad). La Alianza encontró que casi el 50% de las pequeñas empresas habían sido víctimas de ciberataques. Y lo más alarmante fue que hasta un 60% de estas empresas habían tenido que cerrar sus puertas en un transcurso de 6 meses desde haber sufrido los ataques.

Los medios de comunicación han informado de ataques por parte de cibercriminales incluso a las mayores empresas del mundo. Esos ataques están aumentando tanto en número como en su sofisticación y facilidad de uso. Incluso hay criminales que venden paquetes de "malware-como-servicio", cuyo precio se basa en la cantidad de sistemas a atacar. La continua evolución y ampliación de la escala de las amenazas de ciberseguridad incrementa la presión sobre los gerentes de ciberseguridad y de activos de TI en empresas de todos los tamaños.

La gestión de inventarios y el "Big Data"

Mientras más grande y complejo sea su inventario, mayor será la gama y cantidad de elementos a rastrear; por tanto, sus tecnologías de seguimiento basadas en TI están generando grandes cantidades de datos. Para aprovechar esos datos, usted precisa de herramientas potenciadas por TI para su ITAM y su análisis de datos.

Dependiendo de las necesidades y nivel de sofisticación de su empresa de TI, una aplicación sencilla de hoja de cálculo o de software exclusivamente para análisis de datos pueden servir para analizar esos datos. Sin embargo, antes deben ser recolectados, protegidos, verificados, racionalizados y almacenados. Además, el transformar esos datos en información útil exige unas funcionalidades flexibles de generación de informes. Es posible que ya cuente con herramientas con esas funcionalidades para ITAM y otras tareas de gestión de TI. El usar las herramientas de las que ya dispone para reportar datos relativos a la gestión de inventarios es un gran incentivo para conectar sus soluciones de gestión de inventarios con esas herramientas mediante las TI.

Gestión de inventarios: desafíos para lograr el éxito

Durante el mes de octubre de 2018, el editor jefe de SearchERP.Techtarget.com, David Essex, les pidió a "un puñado de analistas, proveedores y usuarios" sus opiniones acerca de los principales desafíos que enfrentaban los gerentes de inventario. Los encuestados "se centraron en cinco temas, todos ellos relacionados con poner información de alta calidad en manos del personal más entendido en el momento oportuno". Esos temas se presentan aquí en las palabras y el orden en que aparecieron en el artículo original.

"Integración de la planificación de la demanda y la planificación de inventario"

Estas funciones, que son igual de fundamentales e interdependientes, son gestionadas por diferentes personas, procesos y herramientas. Una gestión de inventarios eficaz requiere que los sistemas e información que cada uno utiliza se interconecten para obtener una visión integral de la realidad actual y para hacer unos pronósticos más precisos. La integración de estos sistemas y datos, así como de otras aplicaciones y funciones relacionadas puede resultar difícil, larga y costosa.

"Capacitación para los usuarios de software de planificación de demanda y de gestión de inventarios"

El mejor software de planificación de demanda o de gestión de inventarios del mundo no resultará valioso para una empresa hasta que sus usuarios designados sean capaces de usarlo con facilidad. Se trata de unas disciplinas complejas, y el software que usan suele reflejar tales complejidades. Por tanto, puede resultar difícil y caro tanto el encontrar usuarios con la capacitación y experiencia necesarias como el "crearlos" internamente.

"Dejar de lado las hojas de cálculo y el papel"

Los viejos hábitos y las prácticas cómodas son difíciles de abandonar, incluso ante el advenimiento de alternativas nuevas y mejores, y especialmente para ciertos gerentes y usuarios que tienden a evitar cualquier nueva tecnología. La resistencia ante los procesos o herramientas modernizadas puede tomar muchas formas; sin embargo, todas ellas pueden contribuir a crear una gestión de inventarios inconsistente e inadecuada si no se admiten y resuelven.

"Estandarización de los datos"

Su empresa y sus iniciativas de gestión de inventarios son vulnerables al viejo adagio de "si entra basura, saldrá basura". Con la gestión de inventarios, múltiples versiones y definiciones de los mismos datos pueden producir puntos de vista inexactos, incompletos o anticuados de los inventarios y las cadenas de suministros. Estos pueden llevar directamente a la toma de decisiones no óptimas que pueden perjudicar a sus ventas, ingresos, satisfacción de sus clientes y a la percepción de su empresa.

“Elegir un software que se ajuste a su empresa"

Toda empresa que venda artículos de cualquier tipo necesita alguna versión de la gestión de inventarios; sin embargo, las necesidades específicas de su empresa son únicas. Estas necesidades deben definir y establecer la prioridad para la selección de las soluciones de gestión de inventarios específicas que usted debe elegir e implementar. ¿Dónde están ubicados los productos que vende? ¿Dónde están sus clientes? ¿Cómo les entrega sus productos? ¿La mayoría de sus ventas son transacciones grandes o pequeñas? Estos y otros factores afectan directamente al tipo de herramientas que necesitará y a su importancia relativa para su empresa.

Gestión de inventarios: buenas prácticas

Existen múltiples prerrequisitos para lograr una gestión de inventarios que sea eficaz y consistente. Es posible procurar implementar todo ello en un orden diferente del indicado abajo, pero cada elemento es fundamental para el éxito de su gestión de inventarios.

Haga que su directiva participe. La gestión de inventarios exige un compromiso de recursos grande y continuo. La implicación y el apoyo de la directiva pueden facilitar esos esfuerzos, así como los cambios culturales que harán falta y también que inspirarán. Recibir apoyo por parte de la directiva en las primeras etapas de una iniciativa de gestión de inventario también puede minimizar la probabilidad de que surja resistencia, así como de cambios súbitos en la directiva una vez que la iniciativa esté en progreso.
Sepa lo que tiene. Usted no podrá gestionar su inventario hasta que tenga una base de información precisa, exhaustiva y actualizada acerca de este. Dependiendo del tamaño y complejidad de su inventario y los recursos de gestión disponibles, es posible que deba comenzar por una auditoría manual y meticulosa de su inventario.
Categorice. No se puede gestionar lo que no se sabe que existe, así que debe asegurarse de que pueda descubrir y asignar todos sus activos de TI críticos y mantener actualizada esa información. Sin unos conocimientos integrales del estado de su TI, no podrá protegerla eficazmente contra amenazas cibernéticas, ni tampoco podrá medir o hacer seguimiento al cómo las aplicaciones, datos y otros recursos que dependen de la TI se usen ─o se dejen de usar─ en su empresa.
Priorice. No todos los inventarios son iguales. Los diferentes elementos de su empresa podrían beneficiarse de gestionar diferentes elementos de su inventario de manera diferente, basándose en la criticidad o valor de cada elemento para su empresa.
Elija su(s) método(s) de gestión. Existe una amplia variedad de métodos y técnicas de gestión de inventarios. Por ejemplo, para gestionar sus compras usted podría usar fórmulas de cantidad económica de pedido (EOQ) o cálculos de mínimos y máximos. También podría usar la revisión continua (la misma cantidad para cada pedido) o la revisión periódica (la misma hora para cada pedido). Use las necesidades y objetivos de su empresa para determinar qué método o métodos son los mejores para su situación.
Elija su(s) método(s) de implementación. Si opta por múltiples métodos de implementación, también es posible que deba considerar múltiples modalidades de implementación. Algunas de las alternativas existentes incluyen el tener personal y consultores exclusivamente dedicados a la gestión de inventarios, así como proveedores de "gestión de inventarios como servicio". Evalúe concienzudamente los métodos potenciales. Si le hace falta experiencia externa, entonces preste atención especialmente a la experiencia relevante y a la transparencia en términos de los costes.
Planifique. Asegúrese de que sus criterios de control de calidad y entrega de pedidos sean factores determinantes en su plan de gestión de inventarios. Adicionalmente, asegúrese de que sus planes de gestión de inventarios estén alineados con las necesidades, expectativas y limitaciones de sus canales principales de distribución y logística.
Limpie sus datos. Antes de avanzar demasiado en cualquier solución específica, asegúrese de que sus datos existentes sean lo más precisos, completos, consistentes y actuales posible. Es posible que deba reformatear los datos heredados antes de que la solución de gestión de inventarios que haya elegido pueda aprovecharlos.
Automatice. Identifique las tareas prosaicas y repetitivas que puedan automatizarse con facilidad. Entonces, automatice esas tareas usando políticas y procesos empresariales como guía. (Es posible que quiera comenzar con tareas relacionadas con la recolección periódica de datos de códigos de barras y/o de etiquetas RFID. Esto se conoce como captación automática de datos e identificación, o AIDC). La automatización le garantiza que las tareas se ejecuten de manera consistente y cumpliendo con las reglas u objetivos empresariales. La automatización puede reducir o eliminar el error humano asociado con esas tareas repetitivas y prosaicas. También puede liberar a los miembros de su equipo para que realicen tareas más complejas, incrementando su valor para la empresa y su satisfacción profesional personal.
Simplifique. Use las herramientas y procesos de gestión de inventarios que haya elegido para simplificar las tareas relacionadas con los inventarios. Por ejemplo, las soluciones de AIDC pueden ayudarle a simplificar la reorganización de los componentes del inventario, acortando o eliminando los retrasos o errores en la cadena de suministros y en los requisitos de reparación o reemplazo.
Integre. Siempre que sea posible, integre la gestión de inventarios con otras funciones potenciadas por TI, como la gestión de recursos empresariales (ERP) y la gestión de activos de TI (ITAM). Haga lo que pueda para evitar el tener que implementar múltiples herramientas para ejecutar tareas para las que ya tiene funcionalidades o soluciones disponibles. Esto es particularmente importante en casos relacionados con la recolección y análisis de datos. Si su empresa no está ya usando una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) para consolidar los datos de gestión de TI, entonces ofrecer la capacidad de incorporar los datos de gestión de inventarios podría justificar la inversión de tiempo y esfuerzo.
Aprenda de los demás. Su empresa no es la primera de su sector en enfrentarse a los desafíos de la gestión de inventarios, cosa que es muy positiva para usted, su equipo y su empresa. Las asociaciones comerciales, los eventos y publicaciones del sector, los grupos y foros online y hasta las web de los proveedores pueden brindarle casos prácticos o estudios acerca de cómo otras empresas han ejecutado la iniciativa que usted pretende llevar a cabo. No repita los errores de los demás.
Empodere. Asegúrese de que todos los individuos directamente relacionados con los esfuerzos de gestión de inventarios de su empresa reciban una formación inicial y periódica exhaustiva acerca de sus soluciones y procesos elegidos. Comuníquese con ellos y con los principales interesados en su empresa regularmente para crear una cultura de concienciación acerca de la gestión de inventarios en toda su empresa.
Asóciese. Para poder brindar beneficios a su empresa de manera sustentable, su iniciativa de gestión de inventarios debe ser un compromiso de alto nivel y a largo plazo. Además de proporcionar las funcionalidades que su empresa necesita, los proveedores de soluciones y de servicios que elija deben estar igualmente comprometidos. Usted debe garantizar que estos proveedores tengan la fuerza y experiencia relevantes para cumplir con sus compromisos actuales y futuros.

Gestión de inventarios: ¿qué sigue?

Usted debe comenzar su camino hacia una gestión óptima de su inventario con los elementos más críticos o complejos de su inventario, tales como productos acabados de alto valor, materias primas difíciles de conseguir, segmentos de su cadena de suministros, etc. Sean cuales sean, el iniciar una adecuada gestión de esos elementos del inventario que sean los más críticos y complejos sienta un precedente positivo para la mayoría de los esfuerzos posteriores.

El siguiente paso debe ser una documentación cuidadosa y exhaustiva de esas experiencias iniciales, tanto las positivas como las negativas. Usted puede usar estas experiencias para refinar su enfoque hacia sus futuros esfuerzos de gestión de inventarios. Para "tomar prestado" un enfoque muy popular entre los emprendedores de Silicon Valley, podemos decir que lo que debe hacer es "fallar pronto". Desarrolle un plan inicial y elija sus herramientas, ejecútelo y aprenda de todos y cada uno de los errores y pasos en falso, para después iterar de nuevo lo más rápido posible.

A medida que su empresa mejore y vaya ampliando su gestión de inventario, asegúrese de estar optimizando la integración con sus esfuerzos de ITAM y otros esfuerzos de gestión de TI relevantes. Estas integraciones pueden resultar complejas, dependiendo de las funcionalidades y flexibilidad de sus soluciones en estas áreas. Sin embargo, estos esfuerzos pueden redundar en beneficios significativos para todas sus iniciativas de gestión que estén conectadas.

Una gestión de inventarios óptima aplicada a sus activos de TI puede mejorar su ITAM. Una ITAM mejorada puede incrementar la ciberseguridad de todos sus recursos de TI y también la prestación y gestión de servicios de TI y empresariales. Unos activos de TI más seguros y bien gestionados pueden llevar directamente a mejoras adicionales en la gestión de inventarios.

Gestión de inventarios: fundamental para el éxito de su empresa

Usted y sus colegas tienen múltiples opciones a su disposición para gestionar su inventario de la mejor manera posible. El qué tan bien gestione su empresa sus inventarios afecta directamente a sus ventas, ingresos, beneficios, costes, la satisfacción de sus clientes y asociados y la percepción y reputación de su empresa. Sus elecciones de gestión de inventarios, por tanto, son sumamente importantes y sus colegas, clientes, asociados, ejecutivos e influencers los analizarán en detalle.

Usted debe implementar los mejores procesos, servicios y herramientas posibles para la gestión de inventarios. Lo ideal es basarse en sus éxitos iniciales para optimizar la gestión de todos los elementos de su inventario y de la cadena de suministros que lleva su inventario a sus clientes.

Lo más probable es que su iniciativa de gestión de inventarios incluya a una amplia variedad de proveedores de soluciones, así como expertos externos. Los socios que elija deben demostrar una comprensión de las necesidades únicas de su empresa. También deben suministrar evidencias creíbles de tener las soluciones, experiencia y ecosistemas necesarios para ayudarle a alcanzar sus objetivos.

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Aquí en Freshworks nos encantaría tener la oportunidad de conversar con usted acerca de sus dificultades actuales de gestión de inventarios, y las posibilidades que existen para superarlas. Reciba más información acerca de Freshworks y sus soluciones de gestión de TI y otras funciones empresariales en línea, o contacte a Freshworks. Permítanos mostrarle lo que sabemos, lo que hemos hecho y lo que podemos hacer por usted y con usted.

La gestión de inventarios y lo que significa para su organización